高校会计核算业务外包管理策略探索

陈琳　叶青松

摘要：在高校财务内外部环境不断变化、财务管理实务持续创新的背景下，财务外包服务开始融入高校财务管理模式。国内多所高校针对工作量大、重复性强的会计核算业务已经引入专业的外包服务。结合SWOT矩阵对高校会计核算业务外包的内部优势和劣势、外部机遇和威胁进行综合分析，找出客观影响因素，从而提供相关外包风险控制和管理策略。

关键词：高校财务；会计核算；业务外包

0 引言

近年来，在“大智移云”技术、科研经费“放管服”改革及政府会计准则制度实施的推动下，高校财务报销审核工作量不断增加，会计核算复杂程度逐渐加深，财务人员工作更加繁忙。同时，在国有资产清查、专项资金督查、校企改制等外部监管的要求下，高校财务接受外部巡视、审计、检查的力度明显增强。高校财务在内部管理的新形势和外部监管的新常态下不断探索转型升级。立足新阶段，贯彻新理念，高校开始效仿企业财务外包的管理经验，将会计核算等财务业务进行服务外包，让财务人员从繁重的基础性和重复性事务中解放出来，集中精力办大事[1]，构建高质量、可持续的财务管理新格局。

1 高校财务业务外包的发展状况

1.1 高校财务业务外包的含义

财务外包作为服务外包的重要组成部分，在我国各行各业得到了广泛应用，应用范围也从最初的企业逐步扩展到高校、医院、科学事业单位等。高校财务业务外包是指高校结合自身需求，利用外部资源，将日常业务中部分非核心和辅助性的业务剥离出来，委托外部专业的财务服务机构办理，将财务工作的主要精力和有效资源投入到标准化建设和管理提升上来[1]。

1.2 高校财务业务外包的发展阶段

财务业务外包在各类外资企业、跨国公司、中小型企业中发展迅速，业务范围逐渐扩大，服务模式不断创新。江苏省于2018年开始实施“放管服”改革，以南京财经大学、南京医科大学、南京工业大学和江苏省水利科学研究院为试点对象，实施科研财务助理制度和第三方代理服务制度，使得财务外包领域的服务对象逐渐向高校扩展。同时，随着大数据和人工智能的发展，以共享会计模式为抓手的高校财务新思维出现，同济大学、浙江大学等多所高校开始公开招标财务外包服务。高校正在逐步探索和推广财务业务外包模式，但仍处于初级阶段，外包服务的规范标准和管理经验與各类企业相比存在较大差距。

1.3 高校财务业务外包的范围

在合理确定财务外包边界的前提下，高校需结合自身需求和实际，确定业务外包的内容和范围。高校财务业务包括预算管理、科研经费管理、会计核算、出纳付款、税务管理、工资管理、凭证装订等基础性的日常工作，以及年终决算、财务分析、内部控制等专业性较强的阶段性工作。其中，业务工作量大、占用时间和人力多、响应速度慢的主要是各项经费的报销审核、凭证制单、凭证档案扫描装订等工作。高校采取外包的形式将这些会计核算工作剥离，自主聘请会计师事务所或代理记账公司等第三方服务机构完成。目前，同济大学、浙江大学、东南大学、苏州大学等多所高校的财务业务外包内容均以会计核算业务为主，从而可将更多人力和精力用于财务服务质量提升、信息化建设和财务监管，实现会计核算从报账服务向决策服务转型升级。

2 高校会计核算业务外包的SWOT矩阵分析

SWOT矩阵分析是从内部优势（Strength）和劣势（Weakness）、外部机会（Opportunity）和威胁（Threat）出发，对组织的内部条件、外部环境进行系统分析。采用SWOT矩阵对高校会计核算业务外包的内部条件和外部环境进行全面、深入分析，可以更好地发挥业务外包在高校财务工作中的优势，利用外部机会改善会计核算质量，从而制定以问题为导向的高校财务管理策略。

2.1 优势分析

2.1.1 弥补财务人员不足，转嫁人员流动风险

高校财务内部组织队伍配备事业编人员、雇员、外聘人员等多种身份人员，因为编制障碍、身份界限、晋升较难及同工不同酬、超负荷工作量等，高校财务人员外流现象严重，财务人才队伍不稳定。高校会计核算的基础性工作耗费了大量人力，引入财务外包服务人员能够弥补现有财务人员不足，减少外聘人员，转嫁财务人员流动风险。

2.1.2 优化业务流程，提高工作效率

高校财务信息化平台实现了会计核算的基础数据采集电子化、单据流转系统化、账务处理智能化，高校与之相关的业务流程也相对固化。财务外包服务机构凭借其服务经验，帮助高校财务找出流程缺陷，通过单一化和标准化的“流水线作业”，及时消化大量会计原始凭证，提高会计核算制单工作效率，优化业务流程，实现规模效益。

2.1.3 专注核心业务，提高财务服务质量和水平

将会计核算这类占用较多时间和人力的常规性业务服务外包后，高校财务人员可以从繁重的日常凭证制单工作中解脱出来，集中力量构建增值型财务管理模式；将有限的精力和资源投入到内部控制、绩效评价、信息化建设等财务管理职能拓展，以及优化财务服务流程、创新财务服务方式等财务服务综合效率提升之中，专注财务核心业务，进一步优化和提高财务服务质量和服务水平。

2.2 劣势分析

2.2.1 对外包服务机构产生依赖性

高校会计核算业务外包服务周期通常为3～5年。从短期来看，高校大量的会计核算基础性工作外包给服务机构，能有效提高财务工作效率；从长期来看，高校内部财务人员长时间不接触凭证制单等工作，容易出现情绪懈怠和知识老化现象，业务处理能力减弱，能动性下降，对外包服务机构产生依赖性。尤其当外包协议到期、服务机构退出后，高校财务部门可能陷入内部不适应的困境。

2.2.2 对外包人员缺乏控制

高校会计核算业务外包一般由外包服务机构派出人员利用高校财务部门提供的设备和工作场所开展工作。外包人员作为第三方与高校内部财务人员一同工作，但外包人员由外包服务机构按照自身制定的规章制度进行管理，高校财务领导无法对外包人员的工作情况、人员调配进行直接控制，无法通过出勤情况、凭证制单量、错误率等对外包人员进行绩效考核，不能完全保证对外包服务机构的有效监管。

2.2.3 存在财务信息外泄风险

高校会计核算业务外包要向外包服务机构开放部分财务信息，增加了财务信息外泄的风险。一方面，高校财务信息系统通过增加用户及权限让外包人员登录，外包人员能查询系统中大量部门预算、科研经费项目、校内人员身份、银行卡等内部信息。另一方面，为保证核算质量，财务内部的报销规定、制度、相关文件都共享给外包人员。若外包人员出现失误或缺乏职业道德，很有可能造成高校财务信息泄露。

2.3 机会分析

2.3.1 国家相关政策的支持

2016年，财政部发布的《会计改革与发展“十三五”规划纲要》提出，大力发展会计服务市场，探索建立政府购买代理记账服务制度。2017年4月，杭州市开始试点，停止招录、调入财务人员，将市属机关事业单位的财务管理工作以购买服务的形式外包给会计师事务所。相关政策文件大力推广政府机关单位及行政类、公益一类和公益二类事业单位购买服务，为高校引入财务外包服务提供了政策支持。此外，政府会计制度的全面推进也为高校会计核算业务外包提供了发展契机。

2.3.2 “大智移云”等信息技术的发展

随着大数据、人工智能、移动互联网、云计算等信息技术的交融发展，高校财务管理模式开始转型。高校财务全面实行网上预约报销，自助投递机统一收单，物流系统扫描分配，凭证自动转入，会计档案电子化，报销业务实现流水化作业。在新的发展阶段，高校财务推动业财融合，搭建财务共享服务智能平台，建立标准化的业务流程，为会计核算业务引入外包服务提供了技术支撑。

2.3.3 财务外包服务机构涌现

近年来，专业化的财务服务机构不断涌现。在政府购买服务改革、信息技术发展及政府会计制度实施的契机下，众多会计师事务所和代理记账公司等第三方外包服务机构抓住机遇，扩展财务服务业务范围，开拓高校财务服务领域，结合高校需求，探索以共享会计模式为抓手的高校会计核算外包服务模式。

2.4 威胁分析

2.4.1 外包人员流动频繁、稳定性差

相对而言，外包服务机构人员流动性较大，派出人员更换较为频繁。若临时加派新手，则需要对其重新进行培训，既额外增加了成本，又降低了工作效率。尤其在年底报销旺季，报销单据的审核制单工作量巨大，外包人员不稳定将直接影响高校会计核算工作质量和师生满意度。此外，中止服务的外包人员也存在泄露高校财务信息的可能。

2.4.2 存在外包服务商选择性风险

高校客户因其特殊性，难以选择与财务业务相匹配的服务机构。众多高校通过招标方式采购外包服务，由于信息不对称，无法真正了解第三方外包服务机构的服务能力、社会声誉和业绩经验。如果外包服务机构选择不当，业务量或工作质量不达标，不但发挥不了财务业务外包的优势，还会影响高校财务工作的正常运行[2]。

2.4.3 财务外包法律法规缺失

财务外包服务作为一种新兴业务，在我国各高校中还处于探索和推广阶段，需要相关法律法规和政策进行引导和约束。相关的制度规范为高校财务外包业务提供了一般性操作指南，但目前我国缺乏法律法规保障高校财务外包业务的安全与质量，对岗位职责、权责划分、信息安全、服务质量等具体问题未能形成统一的规范，只能通过外包服务协议来进行人为阐明和详述。

3 高校会计核算业务外包的管理策略

3.1 择优选择外包服务机构，培育外包新优势

3.1.1 执行政府采购流程

高校在进行会计核算业务外包时，应严格审查服务机构的执业资格，及时向社会公众公开购买服务的项目、内容及相关要求；在采购招标时，应按照政府采购法的规定，严格采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式执行政府采购流程。高校应制定科学的评定方法，严格控制入围服务机构的条件，严禁业务转包和分包行为。

3.1.2 实施竞争择优策略

高校可通过公开透明、竞争择优的方式，为符合条件的第三方外包服务机构创造竞相发展的环境，建立优胜劣汰的动态调整机制，逐步实现外包服务机构多元化和提供方式的市场化。此外，高校应控制财务内部核算人员和第三方外包服务机构核算人员的结构，防止财务人员对第三方外包服务机构过度依赖和产生关联利益，同时避免不合理的低價中标影响核算工作质量。

3.1.3 规范外包合同细节

高校可通过严谨的书面合同条款约束双方行为[3]。一是约定外包服务期限，明确服务范围和内容；二是约定外包人员岗位职责、人员配备的稳定性要求；三是约定服务操作流程、工作质量保证要求和保密职责；四是约定外包费用的计算方法与调整、绩效考核措施[1]；五是约定双方的权利和义务、违约责任、合同变更和终止等必要条款。

3.2 强化关键环节内部控制保障，规避外包新风险

3.2.1 打造核算业务标准

高校可制定会计核算工作指导手册，对会计核算业务实施标准化管理；分类细化具体的业务模块，设置“高校财务部门管两头，外包服务机构管中间”的业务控制流程；在全面网约报销的基础上引入智能填报、线上签批、自动核算、电子档案、物流查询等财务智能手段，通过数据采集标准化和结构化，实现财务操作流程规范统一，减少人为操作产生的舞弊风险。

3.2.2 明确外包岗位权限

高校可将日常报销单据审核制单及回单粘贴、凭证装订等标准化工作，以及其他量大的工作交由外包服务人员完成；将酬金发放、凭证复核、付款等更为重要的工作交由内部财务人员处理。同时，集中管理财务系统操作账号和权限，做好权限开通、变更、调整的登记和审批工作[4]，严格控制外包服务人员信息查询、统计、导出功能的使用，并定期进行后台监控和日志查询，防范财务信息外泄风险。

3.2.3 发挥财务稽核作用

设置专门的复核或稽核岗位，负责会计核算业务外包后的复核检查工作，可由高校内部经验丰富的财务人员担任并定期轮岗。一方面，及时纠正各类原始单据审核、记账凭证编制中出现的错误，汇总外包服务中出现的问题，规范会计核算启程；另一方面，根据稽核情况，对外包服务人员的工作绩效进行考评，并将其作为服务外包费用计算的依据，提高服务水平[1]。

3.3 创新业务评价沟通机制，构建监督新格局

3.3.1 构建双向沟通渠道

高校财务部门与外包服务机构之间应及时进行双向沟通，提高服务管理效能。财务部门将学校的制度文件、报销规定和管理需求等告知外包服务机构，并及时反馈外包服务工作在规范性要求、质量控制和服务人员变更等方面存在的问题。外包服务机构管理人员也需主动对接工作，及时了解派出员工在高校的工作情况，向所服务高校反馈其他高校财务管理工作的相关经验。

3.3.2 优化考核评价指标

高校应将外包服务考核评价工作落实在日常管理中，注重考核实效，将考核结果与外包服务人员的绩效、外包服务费用结合起来。在个人层面，根据复核或稽核岗位统计相关信息和反馈的问题，对服务机构人员进行绩效考核[5]；在组织层面，将外包服务人员的轮换次数、工作效率与外包服务机构的费用挂钩，促使外包服务机构有效管控人员流动，提高人员专业素质和工作质量。

3.3.3 注重外包质量监管

在外包服务实施过程中，高校财务部门需投入精力加大对外包质量的监管，要求外包服务机构定期反馈业务开展情况。在外包合同执行结束后，高校应及时组织相关人员对业务实施工作量、质量和效果进行监督、评估和验收，并将验收结果与支付给外包服务机构的服务费用、续约与否挂钩，满足会计核算业务外包的整体服务质量要求。

3.4 完善外包产业支撑体系，助推行业新发展

3.4.1 夯实外包制度保障

高校财务外包服务行业由于缺乏相关理论和实践经验的支撑，尤其是缺乏法律层面的规章制度，在实际运作过程中产生了诸多问题。行业的新发展必须以法律法规为准绳，通过夯实外包制度来规范外包服务机构准入资质、制定外包服务范围及标准、完善服务评估和考核体系、加强政府部门监管和行业自律、建立外包纠纷解决争端机制等。

3.4.2 抓实人才队伍培养

第三方外包服务机构应针对多层次高校业务和政策，主动适应多维度的高校财务外包需求。采取多种形式推进校企合作、联合培养，加快培养外包人才，提高外包人才的适用性。纵向深度学习政府会计准则、科研经费管理制度、高校财务报销实务、智能系统等内容；横向拓展学习会计实务、税务知识、信息化技术等内容，为高校输送优秀的外包服务人才。

3.4.3 优化行业竞争环境

政府层面应加强政府采购透明度建设，推进采购意向公开，畅通质疑投诉渠道，优化高校外包服务采购公平竞争的市场环境；促进第三方服务外包机构拓宽会计服务能力边界，将业务领域从会计核算向管理咨询、财务分析等高附加值的服务转型升级，扩大行业发展空间，提升行业综合竞争力。

4 结语

本文结合SWOT矩阵对高校会计核算业务外包情况进行综合分析，为高校有效开展会计核算外包提供了管理策略。会计核算业务外包服务成为高校财务减负增效的新工作模式。高校应充分利用社会专业化资源补短板，在国家相关政策的支持、信息技术的交融发展下，加强财务外包管理，完善内部控制，全面提升会计核算及监管的工作水平，发挥财务管理的决策支持作用。

參考文献

[1]周利.高校会计核算业务服务外包问题研究[J].教育财会研究，2017，28（1）：88-91.

[2]蒋瑜超.浅析科研事业单位财务业务外包的风险与防控[J].今日财富（中国知识产权），2020（2）：107-108.

[3]洪林，王翔.财务外包：核心竞争力视域下的行政单位财务管理变革之路[J].行政事业资产与财务，2018（22）：62-64.

[4]翟秀伟.PDCA循环在高校会计核算业务外包中的应用探讨[J].财务与会计，2021（3）：73.

[5]张莲银.第三方代理服务助力高校财务核算业务的思考[J].财务管理研究，2023（3）：104-107.

收稿日期：2023-05-24

作者简介：

陈琳，女，1991年生，硕士研究生，会计师，主要研究方向：高校财务管理与内部控制。

叶青松，男，1971年生，硕士研究生，高级会计师，主要研究方向：行政事业单位内部控制、政府会计。

*基金项目：2021年度江苏高校哲学社会科学研究基金项目“政府会计制度下高校成本核算与管理研究”（2021SJA0197）。