谈学校档案编研的服务功能

2024-01-06江婷

兰台内外 2023年34期

摘要：高校肩负着重要的教育责任，作为国家人才培养的主阵地，其在社会教育体系中的重要性不言而喻。近年来，档案工作在高校建设过程中受到广泛重视，明确并深挖高校档案价值成为此项工作的重点研究内容。档案编研是档案工作的重要组成部分，在高等教育快速发展的基础上，高校档案数量和种类不断增多，档案编研工作需求动态变化，明确各项档案编研服务功能、基于发展需求全面提升档案编研工作质量，是现阶段各高校档案工作人员应关注的核心内容。本文将以高校档案编研工作概述为入手点，深入分析高校档案编研的服务功能，论述提升高校档案编研服务功能的发展策略。

关键词：高校；档案编研；服务功能分析；强化策略

高校档案特点鲜明，从种类上看，高校档案包括校史、教学发展历程、办学成就、科研项目、师生及其他工作人员奖项等。从数量上看，在信息化时代背景下，单位时间内高校档案产出量明显增多，档案工作人员需要编辑整理和深度应用的档案信息数不胜数。现阶段，多数高校档案编研工作尚存较大发展空间，档案编研思路不清晰、档案价值发掘不全等问题仍普遍存在，这些问题不仅阻碍了高校档案工作的发展，也对高校整体建设产生了不利影响。不同类型的高校档案能够发挥的价值各不相同，档案编研工作不仅能够深度发掘高校档案对教育服务的价值，也能够进一步体现高校档案的社会价值。在数量多、作为领域广的基础上，明确各项档案编研服务功能，全面提升档案编研工作质量，能够为高校健康发展奠定良好基础。

一、高校档案编研工作概述

1.档案编研特征

首先，高校档案编研工作具有服务对象多样化的特点。从工作需求角度看，服务本校是高校档案编研工作的基础，档案编研所得成果应重点服务于本校师生及相关工作人员，这一点毋庸置疑。但除此之外，高校档案编研也具有相应的社会服务价值，各类高校档案不仅与本校发展建设息息相关，部分档案信息还具有明显的社会价值。因此，高校档案编研工作的服务面包括本校和社会面两个方向。其次，档案编研的工作模式灵活多样。在信息化时代背景下，高校档案编研工作不仅限于各类可直接获取的纸质档案信息，档案工作人员可以根据实际需求使用可信的网络资源参与档案编研工作，这种情况下，档案编研工作纳入的信息种类也相对较多。其中，不仅有文字档案信息，也有各类多媒体档案信息，档案内容涉及面进一步扩大。最后，档案编研工作具有实用性的特点。高校档案编研以服务学校建设和服务社会为工作目标，相关工作应深入考量学校建设和社会发展需求，编研内容也应与之高度匹配，编研的各类档案信息既能服务于本校，也能服务于社会。

2.高校档案编研工作的意义

高校档案信息种类多、总量大，其蕴藏的档案信息价值不容忽视。深挖档案价值是档案工作的重点，在高校档案工作中，档案编研是发掘档案价值的核心工作，在明确的目标指引下，档案工作人员能够针对性采集相应的档案资料并加工编辑，让原始档案信息以更符合实际应用需求的形式，服务于本校和社会。档案内容不仅能够成为学校制定各项管理决策的重要依据，也能够简化档案的使用模式。此外，档案编研工作还能够推动高校对外宣传和信息交流，档案编研最终形成的信息内容既能让本校师生及相关工作人员进一步了解本校建设发展情况，也能加深外界对本校的认知，通过公开这类档案编研成果，可有效实现一系列高校外宣目标，并推动本校与外界的信息交流。总之，高校档案编研是保障高校档案工作质量的重要工作，从现代化档案工作理念上看，档案工作不是简单的采集、整理，深度发掘档案信息价值是高水平档案工作的重要体现，而全面开展档案编研工作则有助于提升高校档案工作的整体质量。

二、高校档案编研的服务功能分析

1.助推高校立德树人教育工作

立德树人是高校重要的教育目标，想要实现这一目标不仅要规范开展基于学科的德育教育，同时，也要从其他方向建立德育教育阵地。档案编研工作在高校立德树人教育工作方面能够发挥重要价值，这取决于档案编研的选题方向和最终形成的档案编研成果。各高校均有独特的德育文化氛围，这种氛围是由校风、校史等共同构成的。在开展档案编研工作过程中，档案工作人员可以根据“立德树人”这一选题方向，深入研究学校相应的德育教育元素，并形成相应的档案成果。以“大德育模式”为例，作为高校德育教育发展的重要成果，在档案编研工作中可以采集本校“大德育模式”创新与实践相关资料，深度解读本校此项工作的发展历程和取得的研究成果，基于获得关键奖项的德育教育研究成果，形成《深圳大学大德育模式创新实践专集》，将其作为本校德育教育的重点宣传内容，不仅可以刊登在本校刊物上，还可用于教师专项教研工作，在推动高校立德树人教育工作方面发挥重要作用。

2.全心全意服务于师生

高校档案编研一直秉承以需求为基础的工作原则，本校师生是档案编研工作的重點服务群体，档案人员在开展相关工作时，应重视本校师生在档案资料方面的相关需求。以高考招生为例，所有高校都将高考招生作为本校的重点工作，而学生在对某高校产生兴趣后，必然会通过各种途径深入了解学校及相关专业的情况。高校档案编研工作应很好地服务于这些意向学生，档案工作人员重点研究近年来本校各专业招生数和分数线，并详细分析录取比例及各专业毕业生就业情况等信息，开展热门专业和特色专业的专题研究，并结合能够掌握的所有档案资料，汇编形成本校高考招生信息集，将这类档案编研成果通过官网或某信公众号等形式发布，使之服务于意向学生。此外，高校教师在各类教学和教研工作中会不断取得相关成果，为深入服务教师，档案工作者通过全面采集本校教师各类教学教研成果，汇编形成相应的专卷档案，当教师因各种原因需要学校提供相应的成果资料时，学校档案馆便可直接从专卷中提取相关内容，并开具证明材料。

3.以校园档案为“灯塔”，照亮师生奋进之路

对于高校师生而言，榜样如同灯塔一般照亮其奋进之路，优秀的学生榜样能够成为其他学生学习的对象，而优秀的教师同样能够成为其他教师的工作范例。高校档案编研工作能够全面整理本校师生在各方面取得的学习、教学和科研等成果，形成的专集档案不仅具有较高的校史资料价值，也能够成为引导本校师生奋进向前的明亮“灯塔”。从学生层面讲，高校每年组织学生参加各种竞赛，包括专业知识竞赛和能力竞赛等，在过程中不断有学生取得可喜成绩，高校档案编研人员在以时间为节点的基础上，全面采集和整理学生在校期间取得的各类骄人成绩，按照一定的信息收录模式编辑成册，拓展档案信息种类，采取文字资料介绍与荣誉证书扫描图片相结合的形式，丰富档案内容，形成相应的档案编研成果后，以公开展览的形式，使之成为引领本校学生奋进向前的“灯塔”。教师教学教研成果方面也同样如此，在档案编研工作中，全面采集并整理、编辑本校教师在教学和教研工作中取得的优秀成绩，充分发挥榜样力量，使相关档案专集成为促进教师奋斗的助推力量。

4.档案编研推动高校校园文化建设

校园文化建设是保持良好办学氛围的重要工作，各高校均有独特的校园文化特征，而这种文化特征对于本校师生的学习、工作态度有直接影响。档案编研工作在校园文化建设方面具有重要价值，档案工作人员可以深入开展校园文化档案编研工作，在明确选题方向后，从不同角度采集、整理与学校文化发展史相关的各类资料，按照时间轴或其他合理顺序形成相应的档案专集，帮助本校师生深入认识校园文化的发展历程和其中包含的历史事件，此类档案专集能够帮助本校师生从更深层次认识学校，了解学校的文化历史。以深圳大学校园文化专辑中的校徽部分为例，此部分档案编研内容从多角度分析了深大校徽的构图及文字中的文化内涵。首先，介绍了校徽以大鹏为主题要素，寓意深圳大学大鹏展翅、鹏程万里，而这里的“鹏程”也恰与深圳“鹏城”的称谓对应。其次，在校徽中的深圳大学以小篆书写，体现了深大悠久的历史和文化厚重感。最后，“深圳大学”四个字以正方形排布，而外侧由正八边形图案包围，寓意深圳大学汇聚四面八方贤才。专题档案编研能够有效推动校园文化建设，加深师生对本校的文化认知。

5.以校园服务为基础，延伸服务社会触角

高校档案编研不仅服务于本校，也服务于社会。高校肩负着国家高级人才的教育培养任务，根据专业设置开展一系列与教学学科相关的科研工作，在开展高校档案编研工作时，档案工作者应重视相关档案成果的社会服务价值，面对相应的社会档案需求开展专项档案编研工作。例如，在学校取得某项重要科研成果时，档案工作者应采取全面档案采集的形式，将相关科研项目从立项到成果产出的经历整合形成专题档案，在科研成果向社会实践应用转化的过程中，相关群体便可从此类档案之中获取重要信息，而此时科研专题档案也成为推进科研成果实践转化的重要力量，践行了自身的社会服务价值。在以社会服务为目标的高校档案编研工作中，档案工作人员践行以校园服务为基础，充分延伸社会服务价值的理念，根据实际档案资料需求开展具体的档案编研工作。

三、强化高校档案编研服务功能的发展策略

1.完善档案编研工作制度

制度直接决定着各项工作的质量，对于高校档案编研工作而言，完善的工作制度是其工作效能的重要保障。现阶段，部分高校在档案工作方面缺乏完善的工作制度，没有对档案编研工作统筹规划，档案工作人员往往面临目标不明确、工作安排不具体等问题。在这种情况下，各高校应进一步完善档案编研制度，建立以需求为导向的档案编研预研工作，设置具体的时间节点，组织本校档案工作人员结合当前校园及社会档案需求，开展档案编研工作专题方向研讨，在规定时间范围内明确专题方向并安排具体的编研内容。此外，要进一步完善档案编研的规范化制度，所有档案编研工作必须在统一的管理架构内规范展开。建立档案编研奖惩制度，奖励能够高质高效完成档案编研工作且取得实际效果的工作人员，惩处不能妥善完成相关工作的人员。

2.重点整合信息技术

在信息化时代背景下，高校档案种类明显增多，档案总量显著增加，想要保证档案编研工作质量，就必须使档案部门具备快速整理、分析海量档案的能力。从实际情况上看，部分高校档案工作信息化建设水平相对较低，不但影响档案编研工作，而且对基础档案管理产生不利影响。在未来发展过程中，各高校应重点整合信息技术，推动信息技术在档案工作中的全面应用，重点强化软硬件建设并促进档案编研工作在信息化条件下开展。应全面构建高校档案信息化管理系统，进一步提升档案收录、调取和应用能力，保障档案工作人员能够以内部档案数据库为基础，全面了解档案信息。此外，还要利用信息技术进一步拓展档案可收录的信息类型，转变以文字信息为主的档案形式，并根据技术能力和实际需求，增加图片、视频及音频等档案信息。

3.全面提升档案编研人员专业素质

在现代化发展过程中，高校档案工作的内容和工作需求不断增多，这对档案人员的专业素质提出了更高要求。从档案编研角度看，其作为高校档案工作的重要组成部分，不仅需要工作人员具备较强的数据信息整合能力，还对工作人员的编辑汇总能力提出了较高要求，加之信息技术与档案工作快速融合，工作人员还需要具备较强的信息化档案管理操作能力。在未来发展过程中，各高校应重视档案人员的培训工作，根据档案编研需求开展专项培训活动，可邀请相关专家以座谈会的形式，讲解当前高校档案编研需求和具体工作目标，加深档案工作人员对档案编研的认识。根据档案工作人员需要掌握的信息技术，同步开展相应的培训工作，保证其在档案编研工作中能够妥善操作信息化档案管理系统。在高水平专职档案工作人员缺失的情况下，高校可以根据实际情况，增聘相应的专业人才。

四、结束语

档案编研作为档案管理的重要工作，其服务功能不容忽视。在高校快速发展建设过程中，重视档案编研工作、深度发掘档案价值并实现相应的档案服务目标是必要的。本文明确了高校档案编研工作的基础内容，重点分析了高校档案编研的服务功能，希望能够有助于高校科学开展档案编研工作。

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