医院综合档案管理新模式研究

摘 要：近年来，我国社会经济在不断发展和进步，国家相关部门对于医疗事业的关注也在提高。目前，医院的改革在不断深入，需要重视档案管理工作，不断完善医院综合档案管理工作，提高工作的质量和效率。文章分析了医院在改革发展过程中采用的各种措施，全面提升了综合档案管理质量，符合医院具体的发展要求。

关键词：医院档案；管理模式；管理改革

综合档案管理工作是我国医院实施管理过程中较为重要的内容之一。伴随我国医疗事业的快速发展和完善，医院综合档案管理工作也迎来了全新的挑战。目前，在医院综合档案管理工作当中，需要结合全新的医疗理念，进一步提升综合档案管理的效率和效果，满足实际的综合档案管理要求，并对全新的综合档案管理模式实施改革，保证符合时代发展需求。

一、综合档案管理模式改革的原则

1.符合时代发展

随着科学技术的发展，信息技术走进了千家万户，不仅企事业单位在结合信息技术寻求发展路径，人们的生活也已离不开信息技术。医院的综合档案管理模式改革也要结合互联网、大数据等技术，转变传统工作管理思想、应用技术手段，以数字化的形式完成综合档案归档，建立患者病历档案等，以数字化的综合档案管理提升工作效率和准确性，实现综合档案管理的质效提升。

2.符合医院发展需求

综合档案管理模式改革并不是毫无目的，必须结合自身的发展需求以及工作中存在的问题完成改革和发展。医疗事业关系到民生，因此，医疗事业一直是改革中的重点项目，国家及各地政府也结合当地发展需求，为医院的发展提供了政策支持，这也足以证明医院改革发展的重要性，为了确保医院的有效改革，综合档案管理部门必须结合医院发展需求调整自身管理要求，有规划地完成改革工作。

二、综合档案管理在医院管理中发挥的重要作用

1.综合档案能够推动医院管理工作再上一个新台阶

医院的综合档案主要是医院在工作、活动中的留痕和存档，由于医院作为公共事业单位，具有知识密集型的特点，所以，对于医务人员专业资质的要求非常高，而对各类医务人员的个人档案实施集中有效的管理，能够直接了解各位医务人员的学历水平和实践经验，从而为医院在人才考察方面提供相关依据。同时，也为医院建设高水平的医疗团队提供强大的助力。

2.高质量的综合档案管理能推动医院各项改革工作落到实处

医院的综合档案管理工作与医院各项制度的改革有着密切的关联，尤其是对于职工的薪资水平改革方面，档案更是提供了更加全面的参考资料。医院在开展职工工资核算时，需要参考单位职工的工龄、学历等相关信息，还要借助财务相关的统计报表和相应的档案信息，从而实现工资水平增减的公平性，也为激励职工发挥自身主观能动性创造了条件。

3.综合档案管理能够使医院各项资源的统一调度分配更加合理

目前，许多医院的综合档案管理都在稳步提高，尤其是对于信息化水平的应用，建设信息化的综合档案管理平台能够帮助医院系统了解职工的各类情况，并提供相应的数据展开分析。所以，在医院的人力资源分配上综合档案管理发挥了重要的作用。对于医院的其他资源，如资金、设备设施等，同样也能够通过较为科学的综合档案管理实施统一的调度和分配，进而实现医院有限资源的最大化利用，提高医院管理的工作效率。

三、医院综合档案管理模式存在的问题

1.综合档案管理体制不健全

由于大部分医疗机构对综合档案管理工作重视程度不够，医疗机构管理人员对档案管理工作较为忽视，所以，在医疗机构中综合档案管理的体系制度不够完善。此外，大部分医院将工作重点放在科研工作中，在一定程度上忽略了对综合档案工作的管理，并在一定程度上加重了综合档案管理工作的制度缺失，导致综合档案管理工作模式模糊、责任粗略、结构不全、内容空洞等问题，使综合档案管理工作随意性强，综合档案管理人员形同虚设，这些都是由于综合档案管理工作制度不健全所造成的。所以，要在一定程度上加强对综合档案管理工作制度的建设，提升综合档案管理工作的规范性，调动管理人员的积极性，全面减少医疗机构的资源消耗，提升对综合档案管理工作的重视程度，加强综合档案管理体系的建设。

2.综合档案管理人员专业能力良莠不齐

综合档案管理工作中人员分布也存在一定问题，且专业人员的能力同样有待提高，所以，要重视医院综合档案管理人员的培养，从不同的渠道吸收综合档案管理的优秀人才。一方面，可以从各类高校中吸收综合档案管理优秀人才，并对其开展定向培养，使其能够研发各种档案科研项目，并对医疗机构的综合档案管理工作提供创新性的建设意见，分析医疗机构的档案资源管理规划，提升医院的医疗竞争水平；另一方面，可以从人才市场吸收优秀人才，考察其专业工作能力和职业道德，要保证综合档案管理人员具备一定程度的医疗业务知识和专业管理素养，使综合档案管理更加规范，并保证其具有较强的责任意识和工作道德。从不同方面吸收优秀的档案管理人员，不断完善综合档案管理人员的分布情况，全面提升综合档案管理人员的专业能力，提高管理档案的技术水平，解决档案管理工作人员素质良莠不齐的问题。

3.综合档案管理意识薄弱，管理项目不规范

目前，有些医疗机构存在综合档案管理意识薄弱的问题。医院大部分人员对综合档案管理工作不够熟悉，对综合档案管理工作形成长久的忽视态度，导致综合档案管理意识比较薄弱，这种思想意识也逐渐对医院的综合档案管理机制产生了较大的影响，综合档案管理工作开展受到阻碍，并对管理人员形成较大的工作压力，管理人员在繁多的工作中找不到工作重点，不能主动提升自己的能力，只会在日复一日的工作中丧失工作兴趣，使综合档案管理工作频频出现失误。在这种情况下，综合档案管理工作容易形成一種“空头支票”。

4.综合档案管理品类多，管理不符合要求

在科学技术快速发展的今天，逐步拓宽了医院日常管理范围，增加了医院综合档案管理种类，这就意味着当前的综合档案管理模式已经满足不了现代综合档案管理的需要。一方面，我国社会医疗行业综合档案的类型不断增加，比较常见的类型有财务档案、文书档案、招标档案以及各科室档案等；另一方面，当前社会医院档案形式发生了较大变化，传统的档案保存方法满足不了现代声像综合档案管理的需要，且档案数量越来越多，增加了综合档案管理工作的压力。

5.不注重保存病历，弱化病案管理价值

医院医疗活动探索性与风险性较强，且现代社会经济水平不断提高，人们可以接触较多的事物，医疗活动风险不断增加，这就意味着医院病历档案具有客观证明的作用。然而，医疗活动中综合档案管理人员对病历管理的重要性认识不足，病历档案不精准、不及时以及连贯性不足，甚至还会出现病历管理流程操作不严格或漏记的问题，病案管理的价值被弱化。

四、综合档案管理模式改革在医院综合档案管理中的具体应用

1.提高综合档案管理的安全性

医院应加强综合档案信息管理，保障医院各类档案的安全，防止因信息被泄露而发生不良事件。首先，要加强基础设施建设，规范综合档案管理模式和制度。医院应设置综合档案库房，负责档案资料的保管与存放。档案库房应加强防潮、防火等基础设备设施，以避免受到环境和其他物理因素的干扰；其次，充分利用信息技术对各类综合档案实施整理和归档。随着信息技术的飞速发展，综合档案的内容、形式越来越复杂，仅靠人工处理已不能满足现有工作的需求，不仅耗费人力、物力，还增加了档案管理人员的工作量。为了避免这种情况的发生，医院应积极运用信息技术开展档案管理，以减轻相关人员的工作压力，提高档案管理的质量和效果。此外，利用信息技术能快速完成档案的归纳总结和门类划分等工作，有利于充分发挥综合档案的功能价值；最后，应重视纸质档案和电子档案的保护。为了更好地保存综合档案的信息内容，相关人员应尽快将纸质档案转换成电子档案。而在电子档案保护过程中，要做好资源信息备份，加强网络安全建设，确保档案质量。

2.提升综合档案管理人员职业素养

管理人员的职业素养、专业能力直接影响综合档案管理的质量和效果，甚至关系医院整体的发展。现阶段，医院综合档案管理人员存在专业匹配度不高、工作能力较弱和职业素养较低等问题，严重制约了档案管理工作质量的提高。针对这种情况，医院应注重引进专业人才，确保其所学专业与工作内容相匹配，优化人才引进制度，鼓励档案工作人员定期参加线上线下各类档案专业技术培训活动，不断提高自身工作能力和专业技术水平。同时，医院还要重视对相关人员信息素养的培养，为今后综合档案管理信息化建设提供支持。

3.创建综合档案信息化管理平台

部分医院忽视了综合档案信息化管理平台，导致平台建设进展缓慢，无法充分发挥综合档案管理信息化平台的作用。还有一些医院在建立综合档案管理平台的过程中，没有考虑医院的实际情况和发展方向，导致综合档案管理平台不适应实际情况。为此，医院应加大资金投入，设立专项资金，加强设备设施引进，重视信息化人才培养，积极尝试建立综合档案信息化管理平台，从而加强管理平台的适用性，提高综合档案管理质量，保障档案查阅、检索等相关工作能够顺利、高效地开展。

4.完善综合档案管理制度

完善的档案管理制度是保障档案工作顺利开展的基础，是医院发展的重要保证，有利于加强综合档案管理工作的系统性。医院在完善综合档案管理制度的同时，也要考虑现行医疗体制、科室设置、人员配备以及医院发展方向等多方面的问题。医院还要重视完善综合档案管理制度，使综合档案管理模式符合实际情况，明确档案资料的收集、整理、归档和查借阅等工作流程，严格控制档案资料的审核。此外，还应优化综合档案的保密与查借阅制度，规范综合档案管理模式，提高档案的利用效率。

5.建设信息化综合档案管理模式

在信息技术飞速发展的今天，各行业都在积极将信息技术与日常档案工作相结合，创造出适合自己的工作模式和方法，以适应时代的发展，实现资源的优化配置，以提高工作质量和效果。现阶段，医院在发展过程中涉及的工作内容越来越多，需要记录和收集的数据也越来越多，如果按照以往的管理模式，不仅无法有效提高工作质量，而且会对医院的发展产生一定的制约作用。为了适应时代的发展，提高医院综合档案管理模式的有效性，必须重视建立信息化的综合档案管理模式，在日常管理中融入网络信息系统、集成管理系统和资源开发系统等。在信息录入过程中，相关人员要借助计算机等设备设施提高信息的准确性，提高工作效率，减轻工作压力。医院也可以尝试将视频、图片和音频等文件转化为数据，进一步提高档案的完整性。

五、思考与展望

针对以上的现况和问题，笔者认为，在医院综合档案管理的实施中，需要不断解决和完善存在的问题。

首先，在档案室建设发展体系方面，需要持续对管理方案实施细化。同时，要进一步细化各项建设标准，减少差异，促进兄弟单位之间的交流学习、共同发展和共同进步，最大限度地保障医院综合档案管理的质量和效率得以提高。

其次，在人才培养方面需要更加引起重视，人才是负责综合档案管理的主体。目前，档案工作人员存在着发展前景不够明朗、薪资待遇相对较低下，使得综合档案管理的人才队伍建设存在一定的难度以及相对严重的人才流失问题，要提高综合档案管理的效果，更好地推动医院发展，就必须解决人才流失问题。关于人才流失的问题，笔者结合自身经验提出了以下建议：加大政策扶持及专项资金投入力度，以此充分满足医院建设发展人才队伍的实际需求，让每一位投身于综合档案管理的工作人员在生活待遇和工作待遇上得到充分保障，不断扩大、充实人才队伍。

21世纪是信息技术的时代，任何工作的开展都需要充分利用互联网的力量，特别是工作量巨大、信息烦琐的档案资料管理工作，更需要借助互联网平台和现代化技术开展资源整合。目前，在综合档案查阅利用过程中，基本上是以电子软件搜索的查阅方式代替传统纸质目錄的查阅方式，还会应用音频、录像等方式，对于珍贵的档案资料，更需要很好地保存，为我国医疗档案事业的发展和进步打下更加坚实的基础。

六、结束语

随着现代医疗卫生机构改革的深入，各大医院综合档案管理由单一模式的发展逐步转化为综合管理模式。多数医院存在综合档案管理内部改革的需求，在改革实施中需要循序渐进，防止因速度过快导致日常工作无法正常运行。同时，需要把握好改革的方向，选择正确的方式方法。综合档案管理作为医院运行的重要组成部分，与其持续发展和正常运转紧密相连，着重综合档案管理工作的同时，全面分析所存在的弊端，并研究解决措施，进一步完善管理工作的方法。相关工作人员应该自我提升和培养专业能力，并不断提高综合档案管理水平，建设安全、科学的数据库，实现综合档案的价值。因此，医院需要建立完善的管理制度，使用数字化的信息技术，积极培养复合型人才，从而全面发挥综合档案管理的作用，以此提高工作效率。

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（作者单位：潍坊医学院附属医院）

作者简介：张蕾（1982—），女，汉族，山东章丘人，本科，馆员，研究方向：档案。