公园档案管理信息化建设问题研究

摘 要：以提高档案管理水平为前提，针对公园工程档案管理工作展开分析。首先，介绍了公园档案管理的背景，以临沂地区城市公园项目为对象，探讨档案管理信息化建设在公园项目建设中应用的必要性。其次，介绍档案管理信息化方面的不足，梳理档案管理思路。最后，提出构建信息化档案管理体系、完善档案信息管理网站功能、提升档案人员的整体素质、持续优化档案管理流程等建议，积累公园工程档案管理的经验，以期为今后公园档案管理信息化的全面普及夯实基础。

关键词：公园；档案管理；信息化建设；海绵城市

档案管理具有服务性和管理性，但不能创造经济效益，只是用于历史文件的科学管理，是单位管理体系的重要组成部分。随着档案管理信息化逐渐普及，档案管理深受信息技术的影响，不仅专业性得到增强，也给档案管理工作带来诸多机遇。公园档案管理更具有特殊性，是以公园建设为对象，将建设过程中所产生的具有保存与利用价值的图片、实物等资料予以管理，为城市公园维护、管理以及改造升级等提供支持。因此，公园档案管理的信息化建设，更应结合这一特殊性，提出信息化档案管理的对策，从而为城市公园建设夯实基础。

一、公园档案管理背景

在城市中，公园不仅为居民日常休闲娱乐提供了场所，也是城市绿地系统中的一部分，是城市发展高级形态的真实体现。在城市经济以及城市规划不断发展的现在，为了满足广大居民精神生活的多元化需求，一些老旧城市公园需要升级改造，以达到满足城市美观、居民优美生态环境需求的目的。

为了满足以上要求，临沂市在城市公园建设过程中引入“海绵城市”的概念，并将“海绵”元素渗透中心城区建设中，提高城市园林绿化和城市公园绿地品质，全面打造“海绵城市”。在城市公园升级改造建设中，提升附近环境、绿道、景观、塑木椅、垃圾桶以及绿道标识牌等，需要原始建设工程档案作为支撑。相关部门落实城市公园改造期间，也加大了对公园档案管理的力度。临沂市园林环卫保障服务中心结合实际，提出公园档案管理信息化对策，解决管理制度、档案归档实效性等方面的问题，为城市公园现代化建设夯实档案基础，展现档案治理服务效能。

二、公园档案管理信息化建设不足

1.对公园档案管理信息化建设的认识不够深入

虽然公园档案管理工作比较简单，但是存在一些重复的部分，也由此增加了工作强度。管理人员长期在重复的工作状态下很容易形成厌烦、疲倦的工作态度，导致对档案管理信息化形成认知偏差。另外，缺乏对公园档案管理人员的激励手段，制定激励制度同样面临困难，主要是因为管理观念具有滞后性，管理人员的固有思维无法快速得到调整，阻碍了档案管理信息化建设的步伐。

2.档案管理体系面临诸多隐患

现阶段，针对公园工程的档案管理，依然有采用传统管理方法的现象。在“互联网+”时代，面对信息量大的档案管理工作，为了进一步提高档案管理效率，不能单一地应用信息技术和系统，还需要在公园档案管理中引入大数据、云计算等其他先进技术手段。但是，在此方面其实面临一些困难。例如，部分档案管理人员的思维没有及时转变，难以快速接受并应用新技术，降低了档案管理效率。对于采集到的公园档案信息，主要以电子档案的形式储存在系统中，但没有及时备份，一旦系统受到攻击，必然会导致重要的公园档案信息丢失。所以，对于公园工程的档案管理信息化建设，必须从管理体系着手，大力引入先进技术，完善与优化档案管理体系。

3.档案基础设备设施功能单一

公园档案信息化建设面临的要求各异，在档案管理信息化建设的实践中也存在明显区别，尤其表现在档案管理基础设备设施方面。很多单位使用的管理系统软件功能复杂多样，但也存在有的单位档案设备设施功能单一的问题。例如，档案管理系统的软件开发落后，硬件设备设施较少，甚至存在网络延迟、缺少打印机、计算机配置低等现象。这些问题的存在，必然会降低公园档案管理效率。

4.档案管理人员专业素养有待提升

以往针对公园的档案管理涉及技术性的内容比较少。因而，在档案管理人员招聘时，很少会专门提出要求，未能选拔兼备档案管理专业知识、信息化技能、职业素养的人才。有的单位甚至会将公园工程档案管理归纳为行政工作范畴，管理人员面对档案管理信息化的诸多需求，很难快速做出应对，容易给公园档案管理埋下安全隐患。

例如，在“互联网+”时代，网络安全同样威胁着公园档案管理工作，黑客、病毒入侵均会给档案管理系统造成威胁。如果没有信息化水平较高的管理人员负责档案管理信息化建设工作，必然会给档案管理工作埋下风险隐患，可能导致公园档案信息被破坏或者被篡改。

三、公园档案管理信息化建设思路

1.明确公园档案管理信息化建设思路

2022年6月，临沂雕塑公园基础设施提升改造工程项目，工作人员翻阅公园建设项目档案，明确了园区设计理念、功能布局、管线排布以及绿化设计等，提出有针对性的公园提升、改造策略。传承与创新双管齐下，基于公园中的原有基础设施展开改造、提升，并增建市民游客服务中心、健身器材、座椅等便民服务设施，为当地市民、游客创建了温馨且高品质的公园环境。

2.建构公园项目档案管理体系

档案管理工作要想顺利开展，需要按照管理体系实施。结合临沂市公园档案管理实际，由市园林环卫保障服务中心负责，树立“强化档案规范化管理和高效利用”的档案管理目标，在档案管理信息化建设的过程中优化档案管理制度体系，为档案管理工作夯实基础，这也有利于提高档案管理的规范性。

3.提高公园档案管理队伍实力

公园档案管理建设离不开专业人才的支持，尤其应该将人才资源作为第一要素。分别立足于“建机制、引才智、重培育、优服务”各个维度培养档案管理信息的专业人才，为城市现代化建设以及高质量发展夯实人才基础。

4.持續优化公园档案资源管理流程

公园档案同时关系到诸多环节，如城建、城管、住建以及水利等。所以，不仅收集档案资料面临难度，而且在档案管理中也相对混乱，共享水平欠佳。这就需要联系实际，遵循“多措并举”原则，优化档案管理流程，提高公园工程档案管理效率。

四、公园档案管理信息化建设的优化举措

1.转变观念制定规划

为了加强公园档案管理信息化建设水平，管理人员需要转变传统思维，加强对公园档案管理信息化建设的重视，从而制定档案管理规划。首先，针对公园工程的档案信息实施论证，制定贴合实际的档案管理长短期规划，并在此阶段构建大规模网络档案管理模式。其次，管理人员应关注系统信息服务目标的积极态势，强调档案管理系统的灵活性和可扩展性，为后续档案管理预留出空间。最后，根据城市公园档案管理要求，搜集公园项目档案资料，并采用信息化手段整理、归档，按照统计档案资料数量、移交归档的顺序，将搜集的所有公园档案历史资料移交给中心管理，后续的档案管理也可以按照这一整体规划实施。

2.构建信息化档案管理体系

首先，公园档案管理需要加大组织领导力度，组建专门负责该项工作的档案领导团队，组长负责领导统筹规划，为每一名队员分配任务，明确职责。公园工程的各个业务部门之间协调配合，构建档案工作机制，立足于管理人员配备、经费投入、软硬件建设等维度，提出相应的管理要求，解决档案管理信息化建设中面临的问题，促使档案工作有序开展；其次，构建档案管理的绩效考核制度，将各个部门档案文件的整理、提交等完成情况纳入年终考核，并设置减分项，如没有按时间和要求归档，需按要求扣分细化考核。档案任务完成效果不理想，则应取消相应人员本年度的评先选优资格；再次，对档案管理工作流程予以优化。管理人员在档案管理信息化建设中需要做好建章立制工作，细化档案管理制度以及流程，构建针对公园档案管理的各项制度，如《立卷归档制度》《档案保管制度》等，使档案的立卷、归档、借阅、销毁、利用以及保密等能够有章可循，切实加强档案管理的规范性；最后，强化档案管理前端质控。对于临沂市公园改造工程项目所形成的文件，需要将其统一梳理，新增案卷必须详细检查，核对文件数量，如果有文件丢失、数据错误或资料损坏等现象，必须及时联系工程建设部门予以整改，并搜集、整理电子档案，加强档案资源库的统一性。

3.完善档案信息管理网站功能

“互联网+”时代下的档案管理，要想满足公园项目档案管理要求，需要管理人员引入新的技术，对于已有的管理网站也应不断优化其功能，从而加强档案管理的时代适应性，切实提高公园档案管理信息化建设水平。建议档案管理人员遵循创新性原则，结合公园工程实际，建设局域网，以此为基础实现资源共享。完成档案网络的建设之后，便可以充分体现出互联网的优势，更新公园档案信息管理、应用模式，加快实现档案管理信息化。

对于档案管理信息化的實现，还需要将档案管理系统和公园工程各个部门的管理系统相互融合，建设一体化系统，确保各个部门之间能够共享档案信息。除此之外，再选择基础设备设施时，需要重点关注其性能，满足公园档案管理的多元化需求，确保软硬件能够适应网络档案管理要求，能快速检索到需要的档案信息，为档案管理信息化的全面普及提供助力。

4.提升档案人员的整体素质

（1）加强档案管理人员创新能力

公园档案管理工作具有极高的专业性与技术性，档案管理人员不仅要掌握基础的系统操作要领和管理知识，还必须将基础知识和档案管理工作结合，实现公园工程历史、城建、城管、住建以及水利等各项资料的高效管理。档案管理人员不仅要开拓管理思路，实现公园档案管理模式的创新，还应在信息化技术的帮助下简化管理流程，在提高效率的同时，最大化地体现公园工程档案的价值，为城市公园建设提供支持。

（2）加强档案管理人员的协调能力

公园档案管理人员负责多方协调，要想提高协调能力，可以从档案资料的完整性着手分析。尤其是在建设公园管理中心时，应该对公园项目的所有档案予以保存。管理人员在此期间需要和其他部门积极协调，沟通其对于档案资料的要求，为实现公园档案资料在项目管理中的共享提供帮助。

（3）加大档案管理人员的培育力度

结合临沂当地政府部门推出的人才培养政策，需要强调政策优势，并赋能人才引育，构建上下衔接、左右协调的档案管理人才培育体系，也为档案管理人才的培养、引进等创造最佳环境。单位可以组织档案管理人员参加学习培训，面向公园项目中的档案管理人员以及工程实施人员，可以创建供其学习的平台，在学习培训中提升其管理能力。在人才培育过程中还需要遵循“请进来，走出去”的原则，定期安排档案管理人员到先进单位或地区学习，掌握档案管理信息化建设的优秀经验或者是邀请行业内的优秀从业者开展理论授课，促使档案管理人员专业水平得到提升。另外，建议对档案管理人员提供激励保障，深入落实上级部门推出的人才激励政策待遇，对于人员职级晋升、职称评定等可以适当向档案管理人员倾斜，为档案管理人员注入活力。

5.持续优化档案管理流程

第一，深入落实全流程档案管理。公园工程施工单位掌握档案整合的各个环节，确定归档范围，在整理资料之后及时提交，确保档案资料不会丢失或者损坏，档案管理人员参与的公园改造建设项目，必须全程掌握各项工作的开展进度，和技术人员做好配合，交接相关文件，提高档案收集、整理、存放、利用等的效率，已归档的文件科学分类，检查编目索引的完整性、清晰性，并确保档案资料保管利用的安全性；第二，加强档案管理责任落实。公园工程建设中组建监督小组，确定每个小组的分工职责，并细化监督任务分工，实时跟进项目建设的进度，按照“谁主管谁负责、谁使用谁负责”的原则，层层落实，齐抓共管，保证工程文件资料及时归档。

五、公园档案管理信息化建设效果与影响

根据临沂地区城市公园建设的档案管理经验，开展公园档案管理信息化建设，各项管理措施效果显著，且能够在公园项目建设管理中产生积极的影响，具体表现在以下几个方面：首先，利用公园工程档案可以全方位掌握行业政策方向、居民需求在公园建设进程中，可以从环境绿化过渡到文化生态，植物园林转变为公共空间，市民公园转变为全域景区，由此便可以满足广大市民对生活品质的需求；其次，公园工程档案精细化管理和利用对于公园改造工程档案管理工作而言，可以从中发现问题与不足，总结问题解决办法，使工程档案资料能够在公园建设中得到应用，确保公园工程的建设能够达到“工作项目化、项目清单化、清单责任化”的目标；最后，公园改造工程中高效利用档案资料，可以提高工程档案管理水平和工作人员的档案意识加强各个职能部门的配合度，在公园工程档案管理中形成齐抓共管的局面，以此来提高城市公园工程建设中档案工作的经济效益和社会效益。

六、结束语

综上所述，在临沂地区的城市公园建设中，档案管理在其中起到了不可忽视的作用。通过档案信息化管理，为公园建设提供所需要的资料。一方面，可以丰富公园建设资料库，保证建设效果与当地实际情况更加贴合；另一方面，也可以为公园项目各个部门之间的档案资料共享提供帮助，大力应用数字化技术以及先进设备设施，创新公园档案管理手段，在提高档案管理效率的同时，为城市公园建设提供支持。

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（作者单位：临沂市园林环卫保障服务中心）

作者简介：王洪英（1977—）女，汉族，山东临沂人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。