关于推进机关数字档案室建设服务数字强省战略的调研报告

近年来，山东省深入贯彻落实习近平总书记关于建设网络强国、数字中国、智慧社会的战略部署，加快实施数字强省战略，全面贯彻新发展理念，推进经济社会各领域数字化转型发展；加快建设数字政府、数字机关，将数字技术广泛应用于政府管理服务，为推进国家治理体系和治理能力现代化提供有力支撑。

随着数字强省战略和数字政府、数字机关建设的快速推进，各级机关单位档案数字资源数量急剧增长，机关档案信息化需求日益突出。数字档案室是数字机关建设的重要内容，也是机关开展档案信息化建设的主要形式。推进机关数字档案室建设，对健全机关档案工作机制、改善机关运行效能、加强信息互联互通等意义重大，是贯彻实施数字强省战略和《档案法》关于档案信息化建设要求的重要举措。为此，我们开展了机关数字档案室建设情况调研，选取有代表性的省直机关单位，通过问卷调查、数据分析、集体座谈、个别访谈等形式进行抽样调查，了解机关单位数字档案室建设的现状，分析存在的问题和不足，提出推进机关数字档案室建设服务数字强省战略的对策措施。

一、机关单位数字档案室建设的现状

本次调研选取了50个省直机关单位抽样调查，主要针对室藏各门类档案数量和传统载体档案数字化开展情况，文书、音像、政务服务事项等电子文件归档情况，办公自动化、政务服务、数字档案室等应用系统建设情况进行了调查分析。

按照室藏档案数量和传统载体数字化开展情况统计，抽样调查机关单位的平均室藏档案和平均数字化率如下（见表1、图1）。文书类档案以卷为单位整理的3280卷、以件为单位整理的30423件，按照1卷折合为10件计算，室藏文书类档案63223件，文书类传统载体档案数字化率88.27%；室藏照片类档案2086件，照片类传统载体档案数字化率73.21%；室藏录音类档案42件，录音类传统载体档案数字化率67.70%；室藏录像类档案143件，录像类传统载体档案数字化率63.12%；室藏会计类档案1834卷，会计类传统载体档案数字化率24.83%；室藏专业类档案11352卷，专业类传统载体档案数字化率59.81%；室藏实物类档案167件，实物类档案数字化率29.71%。

图1 机关单位抽样调查传统载体档案平均数字化率

表1 机关单位抽样调查室藏档案数量和传统载体数字化率统计表

按照电子文件归档情况统计，抽样调查机关单位开展文书、音像、政务服务事项等电子文件归档的比例如下（见表2、图2）。已开展文书类电子文件归档的有17个，占总数的34%；已开展照片类、录音类、录相类电子文件归档的有24个，占总数的48%；已开展政务服务事项电子文件归档的有2个，占总数的4%。

图2 机关单位抽样调查开展电子文件归档的单位比例

表2 机关单位抽样调查开展电子文件归档情况统计表

按照应用系统建设情况统计，抽样调查机关单位建设办公自动化、政务服务、数字档案室等应用系统的比例如下（见表3、图3）。未建成办公自动化系统的有14个，占总数的28%，已建成办公自动化系统但不具备电子文件归档功能的有14个，占总数的28%，已建成办公自动化系统且具备电子文件归档功能的有22个，占总数的44%；未建成政务服务系统的有22个，占总数的44%，已建成政务服务系统（包括使用山东省政务服务平台、自建政务服务系统、二者同时使用等三种情况）但不具备电子文件归档功能的有23个，占总数的46%，已建成政务服务系统且具备电子文件归档功能的有5个，占总数的10%；未建成档案管理软件的有8个，占总数的16%，已建成档案管理软件（包括单机版和网络版，功能不完善，不具备电子文件归档等功能）的34个，占总数的68%，已建成数字档案室系统的8个，占总数的16%。

图3 机关单位抽样调查建成应用系统的单位比例

表3 机关单位抽样调查应用系统建设情况统计表

二、推进机关数字档案室建设的主要做法

“十三五”以来，各级档案部门积极开展机关档案信息化的探索和实践，全省数字档案室建设取得了较大进展，在提高数字机关建设水平、提升机关档案服务质效方面发挥了重要作用。

（一）加强顶层设计，统筹全省机关数字档案室建设。省档案馆紧紧抓住机遇，努力融入工作大局，争取使机关数字档案室建设成为数字强省发展的有机组成部分，《山东省“十四五”数字强省建设规划》要求“完善公文处理系统、政务服务平台电子文件归档功能、流程，加快全省档案管理系统整合，在省直单位推广应用统一数字档案管理系统，形成覆盖全省的数字档案馆（室）集群。”《山东省数字政府建设实施方案》要求“加强党政机关电子档案规范化管理，推动党政机关电子公文和政务服务电子文件电子化归档，全面建设省级档案数字化利用服务体系。”《“十四五”山东省档案事业发展规划》要求“加大数字档案馆（室）建设力度，‘十四五’末新增4家高水平机关数字档案室。鼓励具备条件的数字档案馆（室）向智慧化方向发展。”

（二）加强业务指导，完善标准规范开展培训交流。省档案馆起草并与省档案局、省大数据局联合印发《关于加快推进机关数字档案室建设的通知》，明确数字档案室建设的目标任务，强调数字档案室建设的重要意义，规范数字档案室建设的具体内容。制定印发《山东省机关数字档案室建设评价指标》，从补充完善国家档案局标准规范、适应山东省信息化发展新形势、体现《档案法》和“十四五”规划的新要求等三个方面着手，强化制度供给，推动全省数字档案室规范化标准化建设。省档案馆多次组织召开数字档案室建设培训会和现场观摩会，在档案人员初任培训班和继续教育培训班开设专题课程解读标准规范，接待各级机关单位参观数字档案室，到机关单位现场指导传统载体档案数字化、电子文件归档和系统开发工作，全面提升机关单位档案人员业务水平。

（三）加强平台建设，坚持统建共用集约化一体化发展。按照统建共用集约化发展的理念，省档案馆和部分市档案馆统筹建设本区域可推广、可复用的一体化数字档案室平台，提供区域内机关单位统一使用。省档案馆建设了基于政务云的统一数字档案管理系统，面向电子公文和政务服务类电子文件等两种电子文件，对接省直单位办公自动化、政务服务和数字档案室等三种系统，为省直单位提供文书类、政务服务类电子文件归档和电子档案管理平台。济南市档案馆、青岛市档案馆、日照市档案馆、滨州市档案馆分别建设了集中式数字档案室，在市直机关统一部署，实现了电子档案和传统载体档案数字化成果的集中管理、数据共享和在线移交。

（四）加强创先争优，积极争创“全国示范数字档案室”。国家档案局组织开展数字档案室建设试点，每年选取10个中央国家机关和省直单位纳入试点，按照《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价办法》开展建设，验收评价90分以上的认定为“全国示范数字档案室”。全省相关部门踊跃参加国家档案局数字档案室建设试点，积极争创“全国示范数字档案室”。目前，我省已有青岛市档案馆，省档案馆，省检察院、省法院，省水利厅、省地震局、济南市档案馆等4批次7个单位被国家档案局纳入试点，已有省档案馆、省检察院2个单位被认定为“全国示范数字档案室”。其中，省档案馆是全国第一个“全国示范数字档案馆”“全国示范数字档案室”双示范省级档案馆，省检察院是全国检察系统第一个“全国示范数字档案室”。

（五）加强示范带动，组织开展“山东省示范数字档案室”创建活动。在创建示范活动实行审批制度和目录管理之后，经过积极申报，“山东省示范数字档案室”被省功勋办列入山东省创建示范活动目录，由省档案馆组织开展“山东省示范数字档案室”创建示范活动。省档案馆联合省档案局、省大数据局印发《山东省示范数字档案室创建工作方案》，通过山东省示范数字档案室创建，深入发掘培育重视程度高、工作基础好、业务覆盖全、应用效果优的典型示范，总结推广经验做法，发挥示范带动作用，建立多层次的发展梯队，形成滚动发展、梯次发展新局面，推动各级各部门单位广泛开展数字档案室建设，实现档案数字资源总量增加、质量提高、结构优化，进一步提高机关档案工作水平。

调研中发现，当前我省机关数字档案室建设工作还存在一些问题和不足，主要是各部门各地区仍然存在发展不平衡不充分的情况，部分单位开展档案信息化建设的基础较为薄弱；电子文件归档工作水平有待提高，部分单位的办公自动化和政务服务系统建设相对滞后，档案人员的专业能力对照工作要求有差距；档案安全意识不够强化，存在一定的安全隐患，部分机关单位的档案安全管理存在漏洞，未能保持高度的警惕性；制约发展的不利因素有待消除，主要表现在档案信息化人才相对匮乏和资金投入力度仍需加大。

三、推进机关数字档案室建设服务数字强省战略的对策和建议

（一）进一步落实数字档案室建设目标任务

深入学习贯彻党的二十大精神，贯彻落实习近平总书记对山东工作的重要指示要求和对档案工作重要批示精神，切实增强推进机关数字档案室建设服务数字强省战略的思想自觉行动自觉。持续加强全省机关数字档案室建设，积极争创“全国示范数字档案室”，组织实施“山东示范数字档案室”创建示范活动，“十四五”时期建设4个“全国示范数字档案室”和一批省级示范数字档案室。到2025年，各级各部门单位广泛开展数字档案室建设，全省建成一批高水平数字档案室，基本形成示范带动、均衡发展、协调推进的数字档案室建设新局面。

（二）进一步推进数字档案室应用系统建设

将数字档案室应用系统建设纳入各单位数字机关建设总体规划，与数字机关建设同步实施。完成机关办公自动化系统电子文件归档功能标准化改造，推进机关业务系统在业务流程中嵌入电子文件归档功能，实现数字档案室与机关办公自动化、政务服务和其他业务系统有效衔接，按照档案管理要求完成电子文件形成、收集、整理、归档、鉴定、利用、统计等工作。省直机关按照《山东省“十四五”数字强省建设规划》，完善公文处理系统和政务服务平台电子文件归档功能，并与省档案馆建设的统一数字档案管理系统或本单位自建的数字档案室系统对接。

（三）进一步推进数字档案室数字资源建设

开展室藏档案目录数据库建设，建立覆盖室藏全部传统载体档案的目录数据和全部电子档案的元数据，并进行融合管理。大力推进增量电子化，贯彻实施电子文件归档相关规定，电子公文归档按照《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362）执行，其他电子文件归档参照有关规定执行，切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档。继续做好存量数字化，建立档案数字化常态机制，有序开展传统载体档案数字化工作，纸质档案数字化按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31）执行，其他传统载体档案数字化参照有关规定执行。到2025年，省直机关长久保存的传统载体档案数字化率达到90%以上。

（四）进一步推进数字档案室信息安全建设

配备必要的软硬件设施设备，采取相应的技术手段，确保档案数字资源的绝对安全。非涉密数字档案室系统安全等级保护不低于二级标准，涉密数字档案室系统安全分级保护等级与档案数字资源最高密级相适应。使用电子政务云服务的，应当与电子政务云管理机构明确安全管理责任，档案数字资源批量上传云端之前应通过本单位保密检查，不得使用电子政务云之外的其他公有云存储、管理档案数字资源。制定档案数字资源备份方案和策略，实施电子档案、传统载体档案数字化成果和数字档案室系统数据的备份管理，鼓励在山东省电子文件（档案）容灾备份中心进行容灾备份。涉密档案数字化、涉密电子文件归档与电子档案管理严格遵守有关保密规定。

（五）进一步拓展数字档案室应用场景效能

加强数字档案室服务能力建设，拓展数字档案室应用场景，深挖数字档案室应用系统功能和资源价值，利用大数据、人工智能等新技术不断创新档案信息服务模式，推动数字档案室在机关工作中的深度应用。鼓励结合数字档案室应用探索开展电子档案单套管理、档案信息资源整合共享、电子档案长期保存、电子档案移交等工作，加快提升机关档案工作服务效能，提高政务支撑服务能力和决策信息服务能力，赋予档案资源新的知识动能、社会动能，不断提升国家治理体系和治理能力现代化水平。