审计档案数字化管理系统设计与技术研究

在科技高速发展的当下，诸多审计产生的档案卷宗已经不仅局限于纸张这一传统概念的“档案卷宗”。在日趋复杂的审计工作和海量数据面前，单凭人工进行档案处理分析归类，只会做到事倍功半的效果。本研究通过对现有文献的综合分析，分析了国内外审计档案研究现状和相关问题，寻求可以创新改进的方向，初步规划并设计了审计档案管理系统，并进行了大致介绍。希望此次研究对审计档案管理相关方面提供一定的指导和借鉴意义。

一、研究背景和目的

当前审计机关储存的档案主要是机关公文档案和审计项目档案，因缺少专业的审计档案管理系统，档案目录和档案资源无法实现统一管理。档案数据库建设相对滞后，无法对数据进行科学统筹，制约了审计档案的开发，严重影响审计工作提质增效。

随着信息化时代到来，审计档案信息化建设对各审计机关的审计档案管理工作提出了新要求。传统审计档案一般是以机关公文档案和审计项目档案为主，存量档案主要是纸质与音像作为载体。档案目录与档案资源难以关联，存在查询费时费力、档案物理毁损等问题，部分审计机关亦存在审计档案权限混乱，档案二次开发困难等情况，审计档案的使用失调不但会导致敏感信息泄密，也会让优秀审计经验难以传承复用。审计档案信息化改革过程中急需适应信息化需求发展的业务平台承接上述问题，本课题应运而生。

1.寻求信息技术创新

审计档案与一般档案的构成部分不同，主要分为四部分：第一单元结论类文件材料；第二单元证明类文件材料；第三单元立项类文件材料；第四单元备查类文件材料。这导致管理人员需要额外学习；同时由于其特殊性和保密要求，专业人员较少，致使在数字化与信息化上的发展较为滞后，对档案管理工作造成较大的影响。开发专门通用的审计档案管理系统也是势在必行。

2.规划专业人才培养

审计业务人员是档案整理的第一责任人，但有时会存在延迟集中整理或敷衍整理档案的情况；各级审计机关在一定程度上存在重业务，轻档案的情况，以至于对审计档案管理规定理解产生分歧；基层审计人员对于法律法规的了解和熟悉程度有所差别，造成的理解不同，进而导致档案管理的混乱和无序。建立完善的培训体系，针对不同层次的审计人员进行培训教育。帮助审计人员全面了解档案管理的重要性和规范要求。

3.解决档案查询困难

审计档案的查阅通常要经过层层审批，才能到档案管理部门，由专人按照“卷宗类别、案卷目录、卷内目录、案卷页码”的顺序进行，因此查询速度慢，给利用和查阅带来了诸多不便。在实际工作时常常由于纸质档案的局限性，管理工作人员无法快速的接触到想要查询的档案。某些档案由于保密原因，无法被带出档案室，在异地工作的审计人员需要专程过来查看，对工作效率影响较大。

4.提高审计工作效率

审计档案数字化信息化对提高审计工作效率有多层作用。首先，数字化档案使得审计人员能够轻松快速地访问和检索大量审计数据，节省了大量的时间和人力成本。其次，数字化档案提供了更加准确和完整的数据，有助于提高审计工作的准确性和可靠性。数字化档案还可以实现审计流程的自动化和标准化，提高了审计工作的效率和一致性。

5.服务经济社会发展

当今社会，档案不仅仅是单纯的管理，而是需要有针对性地利用和服务。随着审计工作的地位和作用越来越重要，社会对审计的期望值不断在拉大。社会不仅需要审计工作在经济社会发展中发挥推动作用，而且要求就审计事项向社会公开，做到这些，审计档案起着关键作用。审计档案正确归档有效归档不仅是记录事件，更是为后续案件提供许多有理有据的参考案例和审计调查思路。

二、国内档案信息管理存在的问题与管理创新方向

审计档案管理方式单一，不能满足新形势下审计工作的多样化需求；缺少专业的审计档案管理系统，靠人工完成档案目录检索和档案实体查询工作，工作效率低下。

对审计档案管理工作的重要性认识不足，由于缺乏对于审计档案管理的重要性认识，很多重要资料都在工作审计结束之后出现了丢失和遗漏的现象，这对于后期审计工作的检查和监督是极为不利的。

档案管理模式落后，存量审计档案多以纸质的为主，保管环境不符合规范存在损坏风险，档案数字化率低，造成使用时需要复制原件，存在损坏、遗失和泄密风险；增量档案管理缺乏规范性和系统性，尤其是电子类文件，分散存放无法做到统一管理，后续使用时查找困难。

审计业务档案存在突击整理的情况，在完整性、规范性和关联性等方面存在不利影响；对审计档案的二次开发利用缺少有效方法，一些好的审计经验、审计方法无法传承，优秀审计方案的指导、借鉴作用无法充分发挥。

因此，应当建立健全审计档案管理制度与法规文件，不断完善和巩固审计机关单位的档案管理制度和工作评价标准，确保审计的档案管理工作严格按照统一标准化要求进行。推进数字化进程，建设专业的审计档案管理系统，通过信息技术手段实现档案的电子化、存储、检索和共享，让大数据赋能助力档案管理，形成数字经济与数字政府建设驱动的审计档案管理，提高效率。

加强审计档案人才建设，定期开展审计档案知识培训工作，让档案工作人员了解审计档案管理工作的基本原理，定期做好对审计档案法律、法规知识的培训，推进审计档案管理工作的规范化与专业化。完善审计档案管理规则与流程，制定电子化审计档案管理的操作指南与严格标准，确保审计档案的规范化、完整性与真实性。

对审计档案的二次开发利用，传承优秀的审计经验、审计方法，优秀审计方案的指导。加强对审计档案管理的监督，明确审计档案管理中的责任主体，定期对档案整理效果进行抽样检查。

三、审计档案管理系统

1.系统功能介绍

本系统充分结合新形势下审计工作特点，高度响应审计档案管理需求，为各类型审计档案提供科学化、精细化的全过程管理和增值服务。可根据项目年度、项目编号、审计类型和业务领域等不同维度，对档案目录和档案实体进行分类检索和智能检索，并向授信用户提供浏览、下载、打印等周边功能。

通过对审计档案“卷”“件”结合的管理方式，实现对档案目录和电子档案资源的统一管理，使用关键字段与档案整体识别结合方式自动梳理档案资源类属；借助档案管理系统，实现对审计档案登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、查询借阅、备份恢复、鉴定销毁等全周期、全过程管理。

支持用户自行定制工作环节、路径。当流程变化时，系统管理员根据业务需要新增或修改流程，并为每个环节设置或调整不同业务角色，实现管理工作的个性化定制，进一步增强可维护性和易用性。构建统一的管理平台，实现对不同类型档案和数据进行统一管理，避免档案资源的分散、遗漏、丢失，为档案资源的开发和利用夯实数据基础。

本系统支持审计档案在线预览、下载、打印、借阅、审批等功能，满足管理工作的多样性需求；实现档案查询利用的精准、高效，同时也支持角色、用户、菜单和权限配置，实现对系统的科学有效管理，适应多元化的使用场景。

本系统采用分层架构设计，各模块独立完成相应功能，部署成本低、易于维护更新和扩展；后端开发采用JFinal开源框架，系统迭代开发简单高效。系统部署方式灵活，满足部署政务云内网的相关条件，具有良好的安全性和扩展性。选择分布式部署方式，能够有效提高系统性能，全面提升系统的可靠性和可用性；支持高并发录入和查询，满足各岗位同时作业需求。可选择单机部署方式，由专人负责档案著录与管理，确保信息安全。系统具有完善的权限管理、用户管理和菜单管理，能保障数据的安全，系统操作通俗易懂，界面简洁友好，减少操作人员的学习压力。

2.系统特点

审计档案管理系统的部署和应用，有利于提高审计质量工作的管理效率，为今后档案审阅、查找提供了快捷、高效的新模式。本系统提供了不同场景下审计档案的全生命周期辅助管理及存档能力，采用信息化的方式可以提高审计档案存储效能，切实保留了与审计工作相关的所有数据，而且可以对审计档案进行及时检索，针对性提供审计数据信息，可有效提高审计工作信息化水平与信息管理能力。便捷查阅利用相关审计档案，提升工作效率。系统设置以档案分类、业务领域、档案题名以及责任单位责任人的多元化检索方式。既契合档案检索的实际需求，也有效简化了不同案卷存档要求下的后台关键字段开发难度。

3.技术路线

随着科技的发展和审计业务的不断拓展，审计档案管理面临着越来越高的技术需求。审计档案管理的技术需求与应用体现在对高效、便捷、安全的档案管理方式的追求。例如，利用大数据、云计算等技术进行审计档案的整理、分析和挖掘，从而为审计工作提供更有针对性的参考依据。此外，审计档案管理也需要与各类业务系统进行深度融合，实现审计档案的自动收集、整理和归档，提高审计工作效率。

审计档案管理系统的构建与实施是实现审计档案管理技术需求的关键环节。在构建审计档案管理系统时，应充分考虑系统的模块化、可扩展性、易维护性等因素，确保系统能够适应审计工作的不断变化。同时，实施审计档案管理系统时，需要对审计人员进行系统操作培训，确保他们能够熟练地运用系统进行审计档案管理。

在审计档案管理过程中，信息化技术起着举足轻重的作用。信息化技术可以帮助审计人员快速检索和分析审计档案，揭示潜在的风险点和问题。此外，信息化技术还可以实现审计档案的远程协作与共享，提高审计团队的合作效率。为了确保审计档案管理的信息安全，还需采取一系列措施，如设置权限控制、数据加密、日志审计等，防范信息泄露和数据篡改的风险。切实转变思想认识观念，重视发展和掌握信息化档案技术，不失时机地利用信息新技术武装自己，使信息技术成为审计业务工作中的一把利剑，为审计事业所用。

四、未来审计档案改进和创新方向

改进和创新审计档案管理的需求与动力主要源于以下几个方面。一是信息化发展的推动，为审计档案管理提供了新的技术支持。二是审计工作需求的不断提高，要求档案管理更加高效、便捷、安全。三是国家政策对档案管理的重视，为审计档案管理的改进和创新提供了政策支持。

为满足审计档案管理改进和创新的需求，推进审计档案管理的信息化建设，利用大数据、云计算等技术手段，实现审计档案的电子化、数字化。优化审计档案的存储和保管条件，提高档案的保存质量和安全性。建立完善的审计档案查阅制度，提高档案的利用效率。加强审计档案管理人员的培训，明确档案管理人员职责，使其得知从事审计档案工作时，应该承担什么样的责任，“具体做什么”“为什么要做”和“要怎么做”。提高审计档案管理的效率和质量，为审计工作提供有力支持，促进审计档案资源的共享和利用，为社会经济发展提供有益参考。

在实施审计档案管理改进和创新的过程中，一是充分发挥政府主导作用，加强政策支持和资金投入。二是加强部门间的沟通与合作，形成工作合力。三是注重审计档案管理改进和创新的经验总结，不断完善措施。

审计档案是审计机关在审计活动中形成的具有保存价值的历史记录，是国家档案的重要组成部分。审计档案质量的高低不仅体现出审计机关的基础工作水平，而且也反映出审计质量的优劣。展望未来，审计档案管理将朝着信息化、智能化、一体化的方向发展。审计档案管理改进和创新的具体措施将不断丰富和完善，以适应新时代审计工作的需求。在此过程中，审计档案管理人员应树立创新意识，不断提高自身素质，为我国审计档案管理的发展贡献力量。

（作者单位：南京审计大学）