对企业应付款项管理的思考

2023-12-28李婧璇

交通财会 2023年11期

李婧璇

（广东省高速公路有限公司京珠北分公司，广东韶关 512700）

引言

任何一个企业在经营过程中都会与关联企业或者非关联企业产生往来款，而对于较大的公司或者经营年限较长的公司而言，由于经办人员变化、历史遗留等原因，可能造成账务上存在账龄较长的往来款，这将会给企业带来一定的经营风险。

提到往来款管理，普遍让大家想到的是要及时处理应收款项，无法及时收回的款项要计提减值准备，但是对于应付款项（即预收账款、应付账款、其他应付款）的管理同样需要引起企业领导者的关注，因为如果存在账龄较长的应付款项，则意味着企业在未来需要准备资金来偿还这些款项，这无疑将会给企业未来资金流带来一定压力，对于在合同中有约定付款条件且已满足支付条件的情况下也会让企业面临违约的风险。

一、企业应付款项管理现存问题

因很多企业对应付款项管理的重视不够，所以在管理过程中还存在较多问题，如制度的建立、员工的意识等方面。

（一）缺少制度约束

制度是很好约束和统一企业管理者及员工行为的一种方式，应付款项相关的制度建立是目前大部分企业比较缺失的，而正是因为缺少这方面的制度约束，以至于公司在治理过程中没有统一的执行标准，没有明确每一个岗位的职责和权限，全凭个别领导或者员工自我理解进行处理，亦或是当出现账龄较长的应付款项时也不予以重视，从而给企业带来一定的风险。

（二）员工缺乏“主人翁”意识

对于经营年限较久的“老”企业而言，因信用较好等原因，可能存在欠关联方或非关联方款项未付时也不会被催款，再加上员工“主人翁”意识的缺乏，使得账上的应付款项越挂越久。经办人离职或调岗、交接不全面等原因也会形成接手人对历史遗留问题不清楚，最后出现无人处理的情况。

（三）财务管理不到位

应付款项管理属于一项财务管理的范畴，这需要财务人员具备较强的专业素养，财务管理不到位不仅会造成企业产生大量应付款，还会给企业带来一定的经营风险。财务人员应付款项管理不到位的情况包括财务人员未编制应付款项管理台账并定期维护、未及时与业务往来单位对账等等。虽然产生应付款项的经济事项主办部门属于各个业务部门，但财务人员应起到监督作用，对账龄较长的应付款项应及时通知各业务部门经办人，并督促其查明原因，在满足支付条件的情况下尽快完成支付手续。

二、对应付款项管理的建议

（一）制定相关制度

规章制度是企业经营过程中防范风险、统一标准的一项约束机制，因此，企业应制定应付款项相关制度和内部控制制度。制度中可明确各部门各岗位对于应付款项产生及清理的业务岗位职责，应付款项支付的条件和流程，将不同账龄（如1 年以内、2 ～5 年、5 年以上）、不同客户企业类型的应付款项编制统一格式的台账并分别制定不同的处理方式，尤其是对于账龄较长的款项，可明确经查实确认无法支付的应及时按制度规定的审批程序转收入处理。同时，台账可设置提醒功能，对于超期未支付的款项及时提醒相关经办人员在符合支付条件的情况下尽快办理申请支付手续，避免产生逾期未付款项。

此外，企业应建立应付款项管理工作专班，坚持目标导向和问题导向，对应付款项管理情况进行定期或不定期检查和监督，间接起到提高相关工作人员重视的作用。并不断“回头看”，对应付款项管理过程中存在问题进行梳理、总结，进而针对管理过程中存在的问题不断完善相关规章制度。

（二）激励员工提高自觉能动性

企业要想长远发展，除了需要有长远的战略目标和独属于企业自身的企业文化外，还需要让员工真正认同企业的战略思想与企业文化，因为只有员工将企业都看成是自己的企业，也就是所谓的“主人翁”意识，才会有强烈的主观能动性。在应付款项管理中也是一样，首先，企业领导应起带头模范作用，对应付款项管理不局限于付款时签字审批，还应定期过问应付款项的清理进度；其次，可以设置一定的奖惩制，在满足合同约定的支付条件的前提下，将绩效考核与员工的业务完成情况相匹配。非财务人员需要对各自部门负责的业务整理形成台账并定期与财务部门账务核对，以防出现遗漏的情况，台账中可注明每一笔往来款对应的合同金额、合同约定的支付条款、预计支付时间等内容，对于符合条件但是逾期的款项及时查明原因，并积极处理后尽快完成支付手续。企业可定期公示各业务部门清理进度，对清理过程中持消极态度的部门进行通报批评，对清理工作中积极主动且进度良好的部门或员工通报表扬。

（三）提升财务人员业务能力

应付款项管理的核心部门实则为财务部，这需要财务工作人员有较强的责任心和业务能力，公司可通过业务培训或招聘优秀人才等方式提高财务人员整体业务能力水平。财务人员可定期（按季度或年度）统计财务账上所有应付款项情况，并由业务部门配合完善表格中涉及合同约定条款、付款到期日等内容，在存在已清理或新增应付款项情况时及时更新台账，并及时将更新后的台账反馈至各业务部门及主要领导，尤其是存在往来单位更名等重大变化时，需要业务部门及时告知财务人员，并及时更新债务清理台账和财务系统客商名称，做到账账相符。另外，财务人员应定期与业务往来单位进行对账，并将询证函留存归档，在对账中出现不符情况时及时与业务往来单位财务人员核实问题所在，做到双方往来款金额一致。

（四）规范合同签订内容

判断应付款项是否逾期未支付，主要依据还是来源于业务合同的约定条款，因此，在订立合同时，企业应当组织法律、财务等专业人员对合同订立内容进行审查，要重点关注支付条件的表述是否存在模糊概念的情况，并严格按照法律规定、行业习惯等约定付款期限和条件。例如，当工程类合同约定时，如支付条件为工程验收合格后支付的应在合同中明确工程验收合格后支付，若验收延期的则应约定付款期限自约定的验收日且验收合格起计算。合同履行过程中，如遇往来单位或者企业自身原因导致可能无法按时履行合同时，应及时采取应对措施，可签订补充合同或变更、解除合同。