精细化管理在医院档案管理中的应用

2023-12-21常娜榆林市第二医院

管理学家 2023年18期

常娜榆林市第二医院

一、精细化管理在医院档案管理中应用的必要性

（一）促进医院发展

当前，经济的快速发展和人们生活水平的不断提高，对医疗卫生服务的要求也越来越高。在这种背景下，医院为了生存与发展，必须有好的医疗服务、好的设备设施及高水平的专业技术人员，这些都需要档案管理支撑。因此，加强对医院档案管理工作的精细化管理，对促进医院发展有着非常重要的意义[1]。

（二）提高档案管理水平

随着社会不断进步与发展，人们对医院档案管理工作也提出了更高的要求。当前，医院在档案管理中还存在着一些问题，主要是没有建立完善的档案管理制度、档案管理人员的素质不高及没有对档案管理人员进行有效监管等。因此，只有加强对医院档案管理工作的精细化管理，才能提高医院的档案管理水平。

（三）提高档案资源的利用效率

随着信息化技术的广泛应用，医院可以利用信息化技术实施档案资源管理，以便于资源的整合和利用。同时，为了方便医疗工作者使用电子文档、图像和声音等资料信息，需要对其进行精细化整合和优化处理。医院在运营过程中，会产生大量的数据信息与文件资料等，需要对这些数据信息与文件资料进行存储和整理，便于医院今后各项工作的顺利开展。

二、医院档案管理工作现状

（一）缺乏科学的档案管理体系

医院档案管理工作涉及医院的方方面面，而且随着医院的不断发展，档案管理工作也要与时俱进，在原有的基础上不断创新、改进[2]。

但是，由于很多医院没有意识到档案管理工作的重要性，没有建立科学合理的档案管理体系，导致医院的档案管理工作出现了许多问题，不利于医院的发展进步。

实际上，很多医院并不重视档案管理工作，也不重视机构设置和人员配备，缺乏专业人员统一协调、统一管理。医院的档案管理工作大多是由一些非专业的人员进行的，这些人一般是医院的后勤人员、行政人员及其他专业技术人员。他们由于缺乏专业的档案管理知识和技能，因此并不能很好地开展档案管理工作。

另外，医院往往没有完善的制度作为参考依据和保障措施规范档案管理工作的开展，这就导致了档案管理工作在开展过程中存在许多问题。一是档案分类不科学、不准确；二是档案保管条件差；三是缺乏有效的信息化建设；四是档案资源开发利用不足等。

（二）档案管理人员缺乏专业素养

在医院档案管理工作中，档案管理人员的专业素养会对医院档案管理工作的顺利开展产生重要影响。但是目前，很多医院都缺乏一支专业素质较高的档案管理队伍，而且由于相关档案管理工作人员的流动性较强，部分工作人员缺乏一定的专业知识和专业技能，对于一些专业知识不够熟悉[3]，导致医院档案管理工作在很大程度上难以得到有效开展。此外，由于一些医院不够重视档案管理工作，导致很多档案管理工作人员缺乏责任感和使命感，在工作时持消极的工作态度。

（三）档案信息化程度低

虽然医院的信息化建设已经取得了一定的成绩，但其信息化水平仍然较低。

首先，医院档案信息化建设起步较晚，由于受传统管理理念的影响，医院对于档案信息化建设的重视程度并不高，且很多医院对待档案管理工作都是放任自流，导致档案管理工作无法得到有效开展。

其次，由于档案管理工作需要多个部门、多个科室及多名工作人员的配合与协作，如果没有高效合理的管理制度作为指导和保障，势必会出现各种问题。

最后，档案信息化建设的前提是必须拥有强大的数据管理信息系统，否则，再好的规划也只能是空谈。

（四）档案管理工作的开展缺乏动力

医院档案管理工作在医院中的地位、作用、价值并不被认可，使得相关人员在开展医院档案管理工作时缺乏足够的动力[4]。

第一，档案管理意识薄弱，大多数医院没有设置专门的科室开展档案管理工作，只是安排一些行政人员和医务科等职能部门的人员负责收集和整理资料，再交由办公室归档。

4.3.1 选择健薯，提早育苗。选用健康种薯，剔除病、杂、退薯块，确保品种纯度。日平均气温稳定在7～8 ℃开始育苗。在薯苗发芽出土阶段，床土温度控制在32～35 ℃；齐苗后夜催日炼，采苗前5～7 d进行炼苗，苗高20 cm以上时，及时采苗。

第二，档案管理部门缺乏专业技术人才和专业的档案管理工作人员，导致医院档案管理工作水平难以得到有效提高。

第三，对医院的档案管理工作缺乏应有的重视，没有形成科学、规范的管理制度，在实际工作中也没有严格按照制度办事。

第四，医院领导对档案管理工作不够重视，使得档案管理人员缺乏相应的权利和地位，导致他们对工作缺乏足够的动力。

第五，由于档案管理部门的经费不足以及场地和设备等因素的影响，档案管理部门没有足够的资金开展相关工作。

第六，缺少相应的激励机制，使得相关人员在开展工作时缺乏足够的动力和压力。

第七，档案管理部门缺乏完善的绩效考核制度，没有建立合理有效的激励机制对相关人员给予奖励。

三、精细化管理在医院档案管理中的运用策略

（一）完善制度建设

在医院档案管理中引入精细化管理，需要加强相关制度的建设，具体应做好以下几个方面的工作。

其次，医院在开展档案管理工作时，一方面要明确档案管理人员的岗位职责，充分发挥档案管理人员的作用；另一方面要完善各项规章制度，建立科学合理的绩效考核体系[5]。

最后，在医院档案管理中引入精细化管理理念时，要完善和优化现有的档案工作制度，确保相关制度能够适应当前的发展趋势和需要，特别是要对医院档案管理工作进行精细划分：医院可以将科室划分为几个不同的大类，再进行档案资料的整理和归档工作，根据各个科室不同的工作要求将其划分为多个小类。

第一，建立完善的考核体系。医院要明确档案管理人员及各科室的职责和责任分工，建立健全考核制度。

第二，优化档案管理工作人员的结构。通过合理调整和优化人力资源配置，可以提高医院档案管理工作人员的素质水平。

第三，加强对档案资料的整理。医院要针对不同种类和类型的档案资料进行分类整理，确保能够及时、有效地完成各项工作。

第四，完善基础设施建设。医院要充分利用现代化信息技术，提高档案资料的管理效率，为医院开展各项工作提供可靠保障。

（二）加强人员培训

在医院档案管理中，工作人员是核心，是档案管理工作开展的重要主体，因此要重视对工作人员的培训，为其提供优质的服务。

首先，要明确工作人员的职责与权利，制定相应的管理制度，使其明确职责、权利和义务等，做好档案管理工作，这是对工作人员的基本要求，也是对其工作态度、工作能力的基本要求。只有明确了岗位职责，才能使工作人员明确工作目标，做好档案管理工作。

其次，要注重对档案管理工作人员的培训，包括法律法规知识、信息技术应用、档案管理专业知识等，使其掌握相关知识和技能。要建立完善的培训体系与机制，将培训与考核相结合，通过培训可以使工作人员对档案管理相关知识和技能有更深刻的认识，能够利用新技术和新方法解决档案管理工作中遇到的问题，提高工作效率。同时，医院应根据发展情况与需求制订个性化的培训方案，针对不同岗位与不同级别的员工确定不同的培训内容和形式，促使其提升专业能力。

在培训过程中，要以实际工作为基础，将理论与实际相结合，使其能够更好地适应当前社会的发展需要，为医院的发展做出贡献[6]。

此外，在信息技术与医院档案管理融合的过程中，医院一方面要加大对信息化技术的培训力度，另一方面要加大对医院档案信息安全保护意识的培训力度。只有通过多种方式的培训与教育，才能有效提高医院档案管理人员的综合能力与素质。