标准化文件编写工作软件（SET2020）应用浅析

刘子萌 纪翠玲

关键词：标准化文件编写工作软件（SET2020），软件应用，注意事项，常见问题

0 引言

标准化活动的主要内容是制定和应用标准化文件，确立条款、编制文件是制定标准化文件必不可少的两项活动。习近平总书记对标准化工作的重要论述中指出：“标准决定质量，有什么样的标准就有什么样的质量，只有高标准才有高质量。”有序开展标准化活动，需要建立标准化文件编写的技术规则来保证高质量标准的发布及应用推广。1981年以来，国家根据不同时期标准化理论研究、实践以及国际规则的变迁，先后发布了五版GB/T 1《标准化工作导则》，作为我国标准化活动及标准制定的基础性和通用性指导[1]。目前最新版本为GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》。

确保文件格式统一是各行业编制标准化文件的一项重要工作环节，也是检验文件结构是否合理的一项重要指标。对于标准化文件的格式统一工作及形式审查贯穿于标准化文件起草到报批的各个环节，其工作量大、细节要求多且出错率高。运用标准化文件编写工作软件（SE T 2020）可以有效解决上述问题，从而提高编写效率。与GB/ T1.1—2020配套的《标准化文件的起草》书中附有《标准化文件编写工作软件（SET2020）》作为工具性软件辅助标准化文件起草编写，保证其格式的科学性、通用性及规范性[1]。本文将从标准化文件编写工作软件（SET2020）的模块功能、常见问题及解析等方面阐述标准化文件编写工作软件的操作方法和技巧，为起草人高效编写标准化文件提供技术支持。

1 标准化文件编写工作软件（SET2020）功能及应用注意事项

1.1 主要功能

标准化文件编写工具软件（SET 2020）是辅助标准化文件编写的工具性软件，通过导入该软件，标准化文件的编写者可以方便快捷地实现文件草案的要素和层次样式的设置、表述形式的编辑、文件的排版等操作，进而起草完成符合GB/T 1.1—2020规定的标准化文件草案。SET2020编辑器分为“新建文件”“要素样式”“层次样式”“表述形式”“排版及其他”五项功能及模块，见图1。

1.2 功能要点及注意事项

1.2.1 新建文件

“新建文件”按照标准化法对标准范围的规定，提供了国家标准、行业标准、地方标准、团体标准、企业标准及标准化指导性技术文件等6种常见类型标准的封面，以及范围、规范性引用文件、术语和定义3个通用必备章节的格式[2]。封面中凡是需要填写内容的位置，编写者只需在给出提示的灰色区域中点击鼠标左键，即可进行相应内容的填写，与上一版本相比降低了编写者操作的复杂度，确保了封面内容填写的完整性，并且国家标准封面中的发布单位名称已经统一给定，不需要自行填写，避免了单位名称的错误填写。

1.2.2 要素样式

“要素样式”包括目次、前言两项必备要素及引言、文献、索引三项可选要素[2]。其中，“目次”操作中分为默认目次内容和可选目次内容，编写者在文本编写完毕后点击该选项，自主选择是否添加一至五级条标题及图表标题，一键完成全文目次的自动生成。同时，该版本实现了自动过滤“无标题条”的功能，使得添加及更新目次时更加方便、快捷、准确。“前言”自带固定表述文本及格式，编写者根据默认格式填空即可。“前言”和“引言”设置了自动生成与涉及专利有关的文本内容，从而提高标准化文件编写的规范性。“文献”和“索引”同样可以在菜单栏中进行选择添加。其中，“索引”功能可根据用户需要，在文本中标记索引项，并在工具欄中选择后自动生成。并且该选项还提供了更新全部索引功能，文件章条、图表改变后，可以刷新索引。此外，上述所有选项均可以根据编写内容的调整进行多次添加及删除以满足同步替换、更新的需求，从而避免手动更替内容出现的遗漏和错误，保证了标准报批稿逻辑结构的准确性。

1.2.3 层次样式

层次样式包括章、条（共五级）、无标题条（共五级）、列项（列项一、列项二、字母项、数字项）、术语条目（共五级）、段以及调编号（重新编号、继续编号）等6项功能[2]。在该功能模块中，需要新增每类层级时，点击层次样式中的相应选项，系统将自动生成该层级的编号及标题格式，无须手动调整，在编号后手动输入标题或内容即可。在每一层级的编写中，系统将会自动进行顺序编号。

需要编写者注意的是：（1）在“列项”的选择中，列项一（一级列项）和列项二（二级列项）为一组；字母项（一级列项）和数字项（二级列项）为一组进行使用，不应混用。（2）在“术语条目”的编写中，其与章、条的写作格式有所不同，应在编号的下一行空出编号位置进行“术语”及“英文对应词”的输入，定义则需再另起一行。（3）“调编号”功能用于对有编号的列项、注X、示例X、图脚注等带编号的内容位置发生变化时进行编号的重新调整或延续。

1.2.4 表述形式

表述形式包括附录（删除附录），图标题、图脚注，表标题、表脚注（同号表脚注、删除表内脚注）、表格（插入表格、修正表格样式、插入表注或脚注行、跨页表格拆分、跨页表格合并），公式（独立设计栏、附录公式编号更新），注、注X、脚注（编辑脚注），示例、示例x、例和图文字内容，重要提示，来源，终结线（删除终结线）等16项功能[2]。该类型功能栏中的所有选项基本涵盖标准化文件编写中实际会用到的所有表述形式及格式，只需在工具栏中点击相应键即可生成符合GB/T 1.1.—2020要求的内容及形式。

1.2.5 排版及其他

排版及其他包括单位和符号、双面排、横页（删除当前横页）、帮助（帮助手册、关于）、在线更新（检查更新、启动时检查更新）、取消文档保护/保护文档等6 项功能。其中，“单位和符号”提供了常见的编写选项，例如在标准编写中，编写者经常会把“＞”写成“>”，对于单位符号的书写也出现不运用国际标准单位符号的情况，该功能项解决了此问题。“双面排”是标准编写中经常被忽略的问题。一般情况下，SET2020默认所创建的标准文本为单面排版，需要编写者在文本编写完毕后点击双面排进行调整。“横页”项一般用于表格中列比较多的情况下，可设定特定页为横页，避免出现所有页都变成横页的情况。“取消文档保护/保护文档”用于多位编写者在不同电脑中对同一标准修改或者加批注无法添加时，点击“取消文档保护”键即可进行更改内容。

2 标准化文件编写工作软件（SET2020）应用常见问题及解析

2.1 下载和安装

SET 2020可以支持目前主流的操作系统以及MS Word 2010、2013、2016及以上版本的办公软件，不适用于WPS办公软件。编写者通过购买《标准化文件的起草》获取SET2020的安装网址及序列号，一书对应一号，同一序列号只能在一台电脑中使用（即“一机一码”）。特别注意的是，序列号一旦绑定成功，即使后期在原机器中将该程序卸载，也无法在其他机器中再次注册及使用。软件下载成功后，双击图标按照向导提示进行安装。安装成功后，点击MS Word菜单中的“标准化文件编写”，选择“注册”，按照提示在“注册码”栏中输入“序列号”完成注册。完成上述操作，即可在新建的Word文档中使用SET2020编辑器进行标准编写。

安装完毕后，如果在新建Word中未找到“标准化文件编写”工具栏，需要对以下三种情况进行排查和设置：（1）未安装成功SET2020，应先将电脑中所有杀毒软件关闭，Word文件关闭，再次进行安装即可。（2）软件未被正确加载，打开Word文件后按照“文件—选项—加载项”的顺序进行点击，如发现“标准化文件编写”在“非活动应用程序加载项”中时，点击对话框下方的“转到（G）…”在“可用加载项”中勾选“标准化文件编写工具软件”后点击“确定”，稍后该软件将被加载成功。（3）软件被禁用，即在“文件—选项—加载项”中的“活动/非活动应用程序加载项”中均未找到“标准化文件编写工具软件”项时，在对话框下方“管理—COM加载项”的下拉菜单中选择“禁用项目”，点击“转到（G）…”，如发现“禁用项目”中存在“标准化文件编写工具软件”，勾选后点击“启用”，重新启动Word后即可出现该工具栏。

2.2 复制粘贴文档内容

标准化文件的许多编写者习惯将事先写好的自定义格式的标准文本内容直接复制粘贴在SET2020新版编辑器中，看似节省了手动输入的时间成本，实则改变了新版编辑器中自带的正确格式，例如行间距、字体字号等，从而造成该软件无法识别新的样式，导致键入新的章、条、表、公式等选项时，系统弹窗程序提示报错，无法进行后续编写。因此，应选择不带格式粘贴。如果内容较少，建议在正确的模板下直接手动输入。

此外，在文件编写前，建议仔细查找编辑器中各模块的功能键，特别是“表述形式”栏中的众多选项，找到各项的位置，方便后续功能的键入。例如，文件编写者往往会忽略“来源”“注/ 注X”“示例/ 示例X”等选项，但在实际操作中键入这些选项，系统会自动生成正确的格式和顺序，在进行内容输入时无须手动调整字体字号、编号等内容。

2.3 建立规范化表格

在标准化文件条文中需要添加并编辑表格时，一些编写者会错误地选择MS Word文档“插入”菜单中的“表格”，而非“标准化文件编写”工具栏中的表格。需要说明的是，“标准化文件编写”工具栏中的表格在插入后自动生成了符合GB/T 1.1—2020的框线格式，且在表中输入内容时，自动生成正确的字体字号（宋体小五），无须手动调整。如果是通过MSWord文檔“插入”中新建的“表格”，建议点击“标准化文件编写”工具栏中“表格—修正表格样式”进行调整，软件会自动生成正确的边框格式，见图2。

在“表格”的编写中，还有一个常见问题是“跨页表的接排”。根据GB/T 1.1—2020中9.8.3的规定[3]，跨页表的接排需要在每一页的最上方重复表的编号、表题（续）及表头。在实际操作中，当表格内容较多出现跨至少2页及以上时，编写者往往会忽略这条要求，且在要求修改时发现无法实现重复表的编号及表题（续）。SET2020中“表格—跨页表格拆分”（见图3）可以一键解决该问题。但需要注意的是：（1）拆分表格前应将所有内容填写完整，如果先点击“跨页表格-拆分”选项，再填写内容，系统将不会自动重复表头。（2）如果表中内容包括多项“注、脚注”时，应先将表注、表脚注填写完整后在进行拆分，否则将会出现表脚注编号混乱的情况。（3）如在表格内部需要进一步合并或拆分单元格时，应先按照上述两步把所有内容输入完毕，留出需要合并的空白单元格，先点击“跨页表格-拆分”，再对表内单元格进行合并或拆分，反之将会出现系统错误，也影响“修正表格样式”功能键的作用发挥。

2.4 建立数学公式

进行数学公式编写时，点击工具栏中的“公式”选项，会自动在光标位置中插入公式，如图4所示。点击“在此处键入公式”，工具栏中会出现公式设计栏，如图5所示。需要注意的是：（1）无论是键入公式，选择分数、根式等表述形式或是选取物理量符号，都应在工具栏中选取，否则影响公式基本格式、编号及后续的修改。（2）在附录中插入公式时，应在“公式”下拉菜单中选择“附录公式编号更新”（见图6）来实现附录中的公式按照附录的编号要求从1开始重新排序。

3 结语

标准化文件编制工作是标准体系建设的重要保障，是推动标准化工作高质量发展的基础和关键[4]。SET2020标准编写工具的应用不仅能够保障标准化文件的规范性，更能提升编制工作效率，降低反复进行格式修改的工作量，起到事半功倍的作用。鉴于在该软件应用中出现的对MS Word软件使用不熟悉、对SET2020自身功能不了解等问题，建议标准化文件的初级编写者要进行GB/T 1.1—2020理论学习和SET2020使用上机操作培训；在编写的各个环节强调SET2020应用的重要性，使编写者予以重视；在审查工作中对模板软件的规范应用严格把关，确保标准化文件高质量发布。