新时期提升地质档案管理水平及利用效率的路径探讨

2023-12-19安徽省地勘局第二水文工程地质勘查院黄蓓

办公室业务 2023年21期

文/安徽省地勘局第二水文工程地质勘查院黄蓓

习近平总书记和党中央高度重视国家能源安全，地质行业正全面启动新一轮战略性国内找矿行动。地质档案资料是地质工作者在生产技术活动中形成的重要科学技术信息，对其进行有效管理和利用，对地质工作的开展能起到事半功倍的效果。

一、地质档案的重要性及特点

（一）地质档案的重要性。地质档案直接记录了地质调查、矿产勘查、科学研究等地质工作的过程、经验和成果。既有野外调查过程中形成的原始记录，即原始地质资料；也有野外工作采集的地质资料实体，即实物地质资料；还有经过科技人员综合整理、分析研究形成的知识性成果地质资料。因此，每份地质资料都承载着地质工作者的智慧，包含了很多的科学信息，是科学知识和科技经验的有效积累和储备[1]。地质档案资料是地勘单位所特有的宝贵地质资料，是单位开展业务活动的重要工具和凭证性信息。由于受经济、科技、认知水平的限制，以前的地质资料记载的一些信息与当今相比会存在认识不透彻等问题，再加上当时地质投入少、地质工作者专业技术水平不高等原因，地质资料的内容也存在不准确性，相关工作人员需要加大对过去地质档案资料的开发利用，要在过去的基础上挖掘出更多有价值的新信息。

地勘单位要想在地质找矿方面寻求新突破，就需要加大对原有矿区资料的二次开发，笔者所在的地勘单位是安徽省唯一一家金刚石找矿的专业队伍，单位的前期工作已经取得了一定的成绩，积累了一定的经验，但是现在要想取得新突破，就必须在之前的基础上加大对资料的梳理力度，进行二次开发利用。笔者所在的单位也认识到地质资料的重要性，安排了专人对地质资料进行梳理，开展立项申报准备。

此外，随着事业单位的深化改革，地勘单位正谋划转型发展，拓展事业职能、拓宽业务领域已经成为地勘单位的主旋律。地勘单位正向能源资源勘查、生态修复与防灾减灾、地质调查评价、乡村振兴及服务重大基础设施建设等重点领域拓展服务，大地质时代已经到来，地质资料档案信息利用主体也越来越多，提升其利用效率、创新管理服务模式已是势在必行。

我国实行统一的地质资料汇交管理制度，各地勘单位按照国家规定，在项目完成后向各级地质资料馆藏机构汇交地质资料，这是必须要履行的法定义务。但是地质资料汇交与地质档案资料是有区别的，两者不能等同，地质资料汇交是地质档案资料的一部分。地质档案资料是项目实施过程中形成的有保存价值的各种原始记录，包括实施过程中各主要节点形成的管理、业务和成果的各种记录，也包括项目完成后的后续地质资料汇交、成果的推广应用等方面的记录，能够客观、系统地反映项目实施的全过程，能够再现地质工作的历史全貌[2]。因此，地勘单位地质档案管理在改革发展中起着重要的基础性作用。

（二）地质档案的特点。地质档案资料一般按项目以卷归档，有很强的规律性，具有成套性、系统性和专业性特点。一个地质项目档案是一个有机整体，成套性是最突出的特点。地质档案按项目的施工顺序进行存档，项目各阶段、各项工作都有比较规范的程序，地质档案整理遵循这些程序形成一定的逻辑关系，系统性强。此外，地质档案覆盖地质项目工作的全过程和各方面，具有很强的专业性。

二、当前地质档案管理存在的问题

（一）地质档案管理现状。20 世纪90 年代至今，地勘单位基本都建立了本单位档案室或综合档案室，用以保管地质资料，一般都由综合档案室统一保管地质档案，综合档案室配备专职档案管理员，各二级单位、各科室配备兼职档案员或专人负责单位（科室）地质档案资料的收集整理。按照规定，各单位在项目结束后，应将档案资料及时上交综合档案室，专职档案员按照科技档案标准进行分类立卷、编制案卷目录，进行归档。当前，档案室内的地质档案资料绝大多数是文字、地形图等形式的纸质档案，少部分为实物档案，主要以岩芯、各类标本为主。地勘单位对地质档案资料借（查）阅有严格的制度规定，制定了《地质档案资料借查（阅）管理制度》。

（二）地质档案管理存在的问题。1.借阅过程烦琐。地勘单位对地质档案的借阅须填写《借阅申请单》，经部门负责人同意，报院负责技术部门的批准后方可借（查）阅。此外，原则上必须在一个月内归还，延长借阅期需要重新办理借阅手续。严格的借阅手续能确保地质档案资料的安全，但也在无形中导致借阅手续烦琐，特别是对在野外工作的人员，更是增加了借阅难度。2.历史遗留问题。现在的地勘单位很多是在20世纪90年代初由几个地质队合并而成的，由于单位地址的搬迁、办公条件的限制和人员变动等历史问题，很多地质档案都破烂不堪，甚至有的目录都已丢失。20世纪90年代以前的档案受当时技术条件的限制，油印的、手写的较多，电脑打印的较少，保存的很多区域地质图、地形地质图、地质记录数据表格等内容都已无法分辨，这些历史遗留问题是地勘单位档案管理中的难点，需要投入很多的人力、物力、财力去解决。3.资料收集整理不齐全。缺乏对项目资料归档的顶层设计，没有形成统一的规范或标准。档案管理员未能积极主动地参与项目管理，存在资料员交什么就存档什么，不交就没得存的现象。近些年，新进青年职工增多，青年职工归档意识淡薄，很多地质项目档案都未交档案室存档，资料收集整理不齐全是目前地质档案管理存在的最大问题。收集内容过于单一，多以纸质资料为主，影像、照片资料缺乏。4.地质档案管理方式落后。地勘单位的档案管理员基本都不是档案科班专业出生，大多都是地质专业或管理岗人员，在工作上缺乏专业认知，对档案局行业标准档案管理规范不熟悉，归档方式落后，不符合系统、完整、准确、清晰的要求，在装订、编号、装盒、目录编写等方面都是延续传统做法，离现代专业化归档有差距。地质档案的查阅也是按传统的纸质目录进行对照查找，调阅速度过于缓慢，在一定程度上影响了工作效率。

三、提升地质档案管理水平及利用效率的创新路径

针对上述地勘单位在地质档案管理中存在的问题，可以从创新管理理念、创新服务手段、创新档案人才培养和创新管理机制四个方面入手，全面提升地质档案管理水平及利用效率。

（一）创新管理理念，重视地质档案管理。思路决定出路，观念决定行动。一个单位档案管理水平的高低，不是由一个档案室或办公室决定的，它依赖于整个单位对档案管理的重视程度。上靠领导的重视，下靠职工的意识。单位上下要形成齐抓共管的良好档案管理氛围，共同把档案工作当作一项重要的基础管理工作去抓。例如，通过各种宣传日，如“6·9”国际档案日，加大对全院职工档案知识的普及，加深对《中华人民共和国档案法》及档案规章制度的学习，深化对档案知识的了解，使全单位明白档案管理工作的重要意义和档案能产生的社会效益及经济效益，从而重构大家对档案管理工作的认知，增强单位全员档案意识和档案法治观念，全面提升档案工作规范化、标准化、现代化管理水平。

（二）创新服务手段，着手进行地质档案资料数字化建设。“对纸质档案进行数字化，实现档案资源共享，提高地质档案利用率及档案管理水平，优化馆藏结构，显得十分必要。”[3]地质档案的信息化，是提高档案利用效率的快捷途径，它能够快速准确地检索出所需要的内容，更能够实现异地快速查阅。地勘单位专业技术人员因需长期出野外，数字化档案刚好解决了异地借查阅档案不方便的问题，有效地促进工作效率的提高。数字化建设分为前期准备、过程运行和后期管理维护三个阶段，一定要在前期做好充足的准备，制定数字化建设具体实施方案，强化过程中对档案文件的整理和扫描，后期做好相关方面的维护和支撑，要把档案数字化建设当作一件持续性的长效工作去抓，更好地发挥档案服务经济社会发展的作用。

（三）创新档案人才培养，多措并举提升档案工作人员能力水平。单位要把对档案人才的培养放在同培养地质专业技术人才同等重要的位置，配齐、配强专兼职档案工作人员，确保档案工作开展的连续性。让档案管理员“走出去、动起来”，全程参与到项目管理中，深入项目一线，让档案管理员能够积极、主动地参与项目管理。项目开工时，档案员应进行现场的项目档案交底，项目施工过程中，定期指导、查看归档资料，项目结束、验收后，进行档案的分类整理归档。这样既能保证档案资料收集齐全，也能够提高档案归档的质量。进一步强化对专、兼职档案员的岗位培训，将档案管理内容纳入单位新入职员工岗前培训内容中，全面系统地了解档案规章制度，熟悉档案工作流程。多参加贴近单位工作实际内容的项目档案培训，掌握国家档案局印发的《建设项目档案监督指导工作指南》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》等文件。地勘单位要加强与省地质资料馆的业务联系，多请教、多指导，提升对地质资料档案归档整理的水平；加深与驻地档案管理部门的联系，在地质档案的整理、归档、分类等环节上进一步提升专业化水平。

（四）创新管理机制，形成贴合实际工作的档案管理机制。要全面落实党对档案工作的领导，压实党委主体责任，将档案工作列入本单位发展规划和年度工作计划，纳入单位年度绩效考核内容。要针对档案工作建立有效的奖惩机制，对部门资料归档好的给予表扬，对部门资料归档不及时的给予批评。要健全相关的领导体制、工作协调机制和管理制度，制定和落实档案工作责任制，健全地质档案管理制度，确保档案工作中的各类问题都能够得到及时妥善的解决。强化对档案管理的顶层设计，明确地质档案分类、归档收集范围。完善监督机制，成立档案监督小组，制定档案监督制度，进一步强化制度的执行，不让制度流于形式。