中国石油档案管理系统在基层单位的应用及成效

2023-12-16延长油田股份有限公司志丹采油厂王丹

办公室业务 2023年18期

文/延长油田股份有限公司志丹采油厂王丹

中国石油公司是全国最大的石油、天然气供应商，在半个世纪的发展中，公司已经积累了大量档案与资料。因此，中国石油公司在进行科研和生产过程中格外重视其档案管理部门，积极建立档案管理系统管理档案，提高了档案管理的效率与质量，为企业收益保驾护航。

一、中国石油档案管理系统的重要性

第一，中国石油档案管理系统的应用使得基层单位的档案管理工作更加规范化和标准化。传统的纸质档案管理方式存在着容易丢失、难以查找和存储空间大等问题，而档案管理系统的应用可以将档案数字化存储，实现档案信息的全面记录和快速检索，大大提高了档案管理的效率和准确性。

第二，中国石油档案管理系统的应用为基层单位提供了更好的信息共享和协同办公平台。通过档案管理系统，不同部门和岗位之间可以实现档案信息的共享和交流，避免了信息孤岛和重复办公的问题。同时，档案管理系统还可以实现多人协同编辑和审批，提高了工作效率和协同办公的质量。

第三，中国石油档案管理系统的应用对于基层单位的决策和管理具有重要意义。通过对档案信息的分析和挖掘，可以为基层单位提供准确的数据支持和决策参考。同时，档案管理系统还可以实现对档案信息的安全保护和权限管理，确保档案信息的机密性和完整性，为基层单位的管理提供了可靠的保障。

二、档案管理系统（E6）

（一）E6 系统。E6 文档管理系统被认为是目前比较先进的知识管理系统之一，但它是在参考国外先进技术模型的基础上，融合我国国情特点而开发出来的。该系统具有科学实用的操作模式与功能，将传统的以纸张等存贮介质存储的各种信息，通过各种科技手段转化成图片、声音等形式对信息进行数字化管理。数字化档案管理相对于传统的档案管理来说，无论是在效率还是信息的表现形式上都具有更高的水平。

E6文档管理系统于2011年在中国石油集团开始正式投入使用，此后其他公司也积极采用这种档案管理系统。档案管理数字化系统（E6）的运用标志着石油企业档案管理向信息化、科学化管理迈进了实质性一步。

（二）E6 系统的特点。第一，E6 系统具有丰富的档案收集渠道。在向广大用户提供应用集成、在线录入以及数字化导入归档数据的基础上，加入了档案捐赠功能与档案征集功能。使用者可利用档案征集功能进行内容审核、主题征集和归档工作，保证档案内容的准确性，而使用者也利用该系统的捐赠功能将自己珍藏的重要文献资料捐赠给企业；第二，灵活便利的信息资源采集方式。中国石油公司自主研发了网页自动归档功能，使用者可以利用网页URL 进行自动爬网作业，爬网范围包括但不限于网页当中的视频、文字、动画、图片等，极大程度地丰富了信息资源；第三，E6 系统具有良好的档案征编功能，档案征编功能是指档案部门根据其收集、整理和保管的档案资料，按照一定的原则和方法，通过加工整理，将零散的档案资料系统化、规范化和有序化，形成具有科学性、可操作性和可利用性的档案编研成果，如档案汇编、档案丛集、档案系列、档案总集等，为各级领导决策和机关工作提供服务；第四，数据资源平台统一资源管理。在传统档案管理过程中，档案通常分散到各个部门，导致管理效率低下。而依托E6系统，可以实现数据的分类检索、部门文档的聚类及查询，个人文档的上传、管理及相关利用数据的聚合分析等功能，实现全集团数字档案资源的集中统一管理和“一站式”利用服务，提高了数据资源管理的效率与质量；第五，灵活的档案数据专题利用。E6 系统基于人工智能技术，可以根据业务专题特点实现档案的自动聚类，推动知识库建设。同时，可以根据不同业务场景，构建各类精准化档案专项服务专题库，如集团公司统建信息系统专项验收专题库，按类别展示各信息系统项目，每个项目可根据建设阶段收集相关文档资料，为项目的审计、竣工验收等工作的远程在线开展提供强而有力的支撑。

（三）E6 系统的优势。第一，提高档案利用效率。在全面推行档案管理系统之前，单井类档案往往是将“井”作为保管单元，以“卷”的形式保管，这种传统的保管方式具有成套性与连续性，为中国石油初期的档案管理工作做出了突出的贡献。但这种整理方式具有耗时较长、工序繁杂的缺点。就一口生产井而言，从开始时的设计、录井，到后期的射孔、成果资料审核至少需要一个月的周期，如果一直采用传统档案整理方式，会对档案的使用造成阻碍。同时，单井组在整理“卷”后，同一个单井的档案便无法再添加条目。而引用信息化技术之后，这一类档案编制制度采取全宗号+一级类目代号+保管号的方法，以“件”为单位展开整理归档，提升了工作效率，为档案利用的及时性提供了强有力的保障；第二，节约人力成本。在传统模式下，手工管理一旦发生变动或差错，就需要专业人员拆卷补充。如某员工调入另一个部门，就需要专业的档案管理者找到该名员工的个人信息，经过手工修改后，再进行重新归档。在这一过程中，不但占用了档案管理部门与该员工的人力成本，还有纸张成本。而企业采用E6 系统之后，人员调动便可以通过网络进行，让档案管理人员能够从琐碎的劳动当中解放出来；第三，有益于档案的保密性。中国石油是我国重要的企业单位，很多资源都具有保密性质。在传统档案管理中，若是想查询某一员工的基本信息，相关动作人员就会把该员工的所有档案拿出来，该员工的所有信息都一览无余；在查看企业收入时，也会暴露出税额之类的信息。而E6系统具有权限设计，可以根据查询人的地位、权限给予其相应等级的信息，在其权限外的内容一律不可见，提高了档案管理的安全性。

三、中国石油档案管理系统（E6）实际应用

源点著录是我国石油档案管理系统中主要的管理规范，源点著录是指按照“谁产生、谁审核、谁归档”的原则，利用完善的网络资源条件和数字档案管理平台，由各类资料的产生人员对其产生的资料进行著录和归档的工作，以实现档案的数字化、电子化、网络化管理。这种方式虽然加大了归档部门工作量，但可以提高各种归档资料的准确性与及时性。与此同时，能够减少档案管理人员的资料核对、手工整理与数据录入等琐碎工作的时间，可以将更多时间放在更有意义的工作上[1]。

由于源点著录工作的种种优势，在中国石油档案管理系统开始应用之初，中国石油的领导层便通过发通知、定制度、聘请专家进行培训等方式，大力推行这种制度。经过数年的努力，现在中国石油的源点著录工作的普及率已经达到了百分之百，提高了企业运行的效率。在中国石油档案管理系统（E6）实际应用带给中国石油公司以下几点改变：第一，该系统改变长期以来，企业员工对档案工作仅能由档案管理人员独自完成的刻板印象，让档案意识与档案工作范围普及到整个企业，让更多的企业员工参与到档案管理的工作当中去，提高了档案管理的效率与准确性[2]；第二，源点著录规范的全面实施，使用各类资料能够及时归档[3]。各生产部门，也可以利用中石油的内部局域网，通过档案管理系统。第一时间将资料信息汇入到档案数据库当中。转变了前线生产单位各项施工单位普遍存在的滞后归档、全面拖欠等问题，归档的准确性与完整性都已经得到了全方位改善，显著地提高了办公效率；第三，源点著录归档可以完整地记录和保存资料信息，避免因部分信息未被记录或保存而产生误差，为公司决策提供强而有力的帮助与支持；第四，源点著录归档可以使资料信息得到更好的利用和传承，提高资料的价值和作用，使其能够更好地为科研、教学、生产等各个领域服务，从根本上提高资料的价值。

四、中石油档案管理系统存在的若干问题

第一，电子档案带着不确定的特性。不确定性往往会带给石油企业很大的困扰，这是由于更改或删除电子档案极为容易，有关部门难以保障电子档案的原始性[4]。

第二，电子档案具有依赖性。电子档案利用计算机才能够对其展开管理，如果离开了计算机，电子档案就无法传播。如果计算机发生损坏，便难以确保电子文档的完整性。

第三，管理电子档案的软件缺少兼容性。这是因为企业内部在进行档案管理的过程当中，不同地区的不同部门，往往会使用新旧不一的电脑与电脑系统，其设备兼容的软件互不相同。此外，大部分软件缺少可靠的防火墙，导致有关部门出于安全考虑，不愿将涉密档案在计算机上存储，为无纸化档案管理的进一步普及造成障碍。

五、中石油档案管理系统改进建议

（一）明确档案归档的流程与职责人。目前，中国石油公司的电子档案的建立工作与归档工作必须要经由多个部门协同处理，在这种情况下，极易造成知识归档工作内容重复，工作人员的职责难以区分的问题。在这种管理模式的影响下，如果在档案管理的过程中出现问题，进行追责工作时，很容易发生部门（个人）间互相“踢皮球”的问题。有关部门应当要对加强流程管理力度，将责任落实到各个部门上，为可能出现的追责工作提供有利条件。

（二）确保电子档案的原始性与准确性。为了从根本上保障电子档案的质量，有关部门应该重视档案的准确性与原始性，为了达成这一目标应当要构建有效的档案管理制度。例如，要求档案制作人员在使用档案的过程中，只能在“只读”的状态下进行使用[5]。同时，档案管理人员应当对归档的电子档案进行全方面、多维度的检查，检查范围包括但不限于档案是否真实完整、是否和纸质档案是完全一致等。如果发现异常，则应当及时与有关部门进行沟通与交流。

（三）加强电子档案的各项管理工作。中国石油公司应当采用多元化手段对电子档案展开积累与收集，对于重要的电子档案重点标记，并设置阅览权限，避免不法分子盗窃核心资料。对重要的电子档案，企业应该做好备份工作，比如，制作成光盘或者留有纸质资料[6]。

（四）培养一支专业的档案管理团队。档案工作的数字化将计算机技术与档案技术紧密结合。为中国石油的档案管理人员带来了新的际遇，也带来了全新的挑战。具体地说，中国石油的档案管理员年龄相对较大，知识结构较为单一，这部分员工在面对信息化技术的冲击时，通常会呈现出一定的畏难情绪。故此，中国石油应当聘请信息化档案管理方面的专家，为管理人员提供培训服务。为了保证培训质量，则应当设置培训考核系统，将档案管理人员的实际利益与考核结果相关联，提高档案管理人员参与培训的积极性与主动性，从传统视域下的“要我培训”转变为“我要培训”企业在加强现有人员培训的同时，也应该提高自身薪资待遇，在高校、社会面上吸纳更多能够满足企业实际需求的档案管理人才[7]。