新《档案法》实施背景下体育院校档案信息化建设研究

文/天津体育学院 张美娜

一、新《档案法》的背景和意义

档案是历史的见证和文化的载体，是国家和社会的重要财富。加强档案管理可以更好地保护和利用这些财富，促进档案事业的发展和利用。随着信息技术的发展和社会进步，人们对信息的需求越来越高，同时也面临着信息泄露和滥用的风险。加强档案管理可以更好地保护公民的个人信息和国家机密，促进档案信息的管理和保护。政务公开和信息公开是现代化国家的重要标志，也是实现政府公信力和社会稳定的重要手段。加强档案管理可以更好地推进政务公开和信息公开的制度建设，促进政府与公民之间的互动和沟通[1]。由此可见，加强档案管理可以更好地推进档案事业的发展，促进档案信息的管理和保护，有助于提高政府的公信力和社会的稳定，推动中国社会的现代化和进步。因此，新《档案法》加强档案管理的必要性非常重要，这将有助于保护国家和社会的财富，加强档案信息管理和保护，推进政务公开和信息公开，促进档案事业的发展。

新《档案法》于2021 年1 月1 日起施行，是我国档案事业发展的重要里程碑，共计八章五十三条，主要内容包括总则、档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用和公布、档案信息化建设、监督检查、法律责任、附则等方面[2]。新《档案法》的出台将有助于加强对档案信息的管理和保护，促进政府与公民之间的互动和沟通，推动中国社会的现代化和进步。新《档案法》的实施，标志着我国档案事业进入了一个新的发展阶段。新《档案法》的出台，对于推进档案信息化建设、保障档案安全、促进档案利用等方面都具有重要意义。

二、体育院校做好档案信息化建设的意义

体育院校是培养体育人才的重要基地，为国家和社会输送优秀的体育人才，推动体育事业的发展和进步，也是体育科研和教育的重要机构，为体育科研和教育提供重要支撑和保障[3]。同时，体育院校也是体育文化传承和创新的重要场所，为体育文化的传承和创新做出了重要贡献，体育院校的档案信息化建设也受到了新《档案法》的影响。

体育院校实施档案信息化建设有着极其重大的意义：一是提升档案工作效率。采用信息化手段，可以将传统的手工记录、检索等操作实现电子化，例如数字化存储、自动处理、智能检索等，大大减轻人力负担，提高档案工作效率和准确性；二是提高档案保管的安全性。信息化建设通过网络、云平台等技术手段，实现档案数据自动备份、远程存储、严格的权限管理等，有效保证档案的保密性、完整性和可靠性；三是增强档案信息的可访问性。信息化建设可以提供多种方式的信息检索、共享和交流，如网络查询、数字化浏览、文献传递等，使得档案信息更为方便的对内对外开放，提高档案信息的使用价值；四是促进高校档案文化的传承和发展。信息化建设可以开展数字资源展览、历史文献加工等活动，使得高校档案文化的保护、传承和发展更为全面深入；五是提高高校档案建设品牌和影响力。现代化的档案信息化建设将成为高校档案工作的重要突破口和特色优势，从而提高高校档案建设品牌和影响力。

由此可见，体育院校档案信息化建设已成为当今社会推进中国式现代化发展的必然趋势。

三、体育院校档案信息化建设存在的问题

（一）信息化程度不高。目前，体育院校档案信息化程度普遍较低。一些体育院校仍然采用传统的手工管理方式，档案信息化程度不高，无法满足现代化管理的需要。主要表现在以下几个方面：第一，信息化设备和技术的落后。一些体育院校在档案信息化建设中，缺乏先进的信息化设备和技术，导致档案信息化程度不高[4]。在有些体育院校，正在使用的档案管理系统过于简单，无法满足复杂的档案管理需求，或者使用的软件版本过于陈旧，无法与现代化的信息化设备兼容；第二，档案管理人员的信息化意识和技能无法满足需要。部分档案管理人员计算机操作水平和信息化技能较低，无法充分利用信息化技术进行档案管理。例如，一些档案管理人员对于信息化设备和软件的使用不熟练，无法充分发挥信息化技术的优势，或者对于信息化建设的重要性认识不足，缺乏积极性和主动性；第三，档案信息化建设的投入不足。部分院校缺乏足够的投入，导致信息化程度不高。许多体育院校只用了简单的电子表格和文档存储，没有实现真正的信息化系统，无法进行有效的数字化管理和资源共享。体育院校对信息化建设缺乏重视，对招聘和培养相关的技术人员也不够积极，导致信息化建设难以顺利进行；第四，各级政府对于体育院校的档案信息化建设并没有给予足够的资金支持，导致院校在不断推进信息化建设的同时，也陷入了资金困难的局面。此外，由于管理不规范，很多体育院校之间并未建立档案共享机制，造成了信息孤岛和重复建设的现象，降低了档案的使用价值和效益，缺乏科学的管理方法和手段，无法有效地推进档案信息化建设。

（二）档案管理不规范。体育院校档案管理存在着不规范的情况。一些体育院校缺乏完善的档案管理制度，导致档案管理工作缺乏相关标准，就很容易产生各类问题。具体有以下几个方面；第一，档案管理流程不规范。在档案管理过程中，缺乏明确的流程和规范的操作标准，导致档案管理工作的混乱和不可控[5]。例如，档案的归档、借阅、销毁等环节没有明确的流程和标准，容易出现档案遗失、错乱等问题；第二，档案管理人员素质不高。档案管理人员的素质和能力直接影响到档案管理工作的质量和效率。但是，在一些体育院校中，由于历史和现实的原因，一些档案管理人员的综合能力较差，对于档案管理工作缺乏系统的认识，这种观念上的偏差就容易导致档案管理工作屡屡出现问题；第三，很多的体育院校中还存在档案管理系统不完善的问题。档案管理系统是档案信息化建设的中枢神经。在部分体育院校中，档案管理系统不完善，存在着数据不准确、信息不完整、功能不完备等问题，影响了档案管理工作的质量和效率；第四，档案管理工作也需要有监督和评估机制，通过这些机制可以确保档案管理工作的正常运行。但一些体育院校缺乏有效的监督和评估机制，导致档案管理工作的不规范和混乱。

（三）档案保护不到位。体育院校档案保护工作存在着不到位的情况。一些体育院校缺乏完善的档案保护措施，档案存在损坏、丢失等风险。主要集中在以下几个环节：第一，档案存储环境不安全。档案存储环境的安全性是档案保护的基础，但一些体育院校档案存储环境存在着安全隐患，如防火措施不到位、防潮措施不足等，容易导致档案遭受损失或毁坏；第二，档案保密措施不完善。档案保密是档案保护的重要内容，但一些体育院校存在档案保密措施不完善的问题，如档案的存储、传输、查阅等环节存在着泄密的风险，容易导致档案信息被泄露[6]；第三，档案备份和恢复机制不健全。档案备份和恢复机制是档案保护的重要手段，但一些体育院校档案备份和恢复机制不健全，如备份不及时、备份不完整、恢复不及时等问题，容易导致档案信息的丢失或损坏；第四，部分体育院校档案工作人员缺乏足够的安全意识，容易导致行为失范，因此在一些体育院校中，由于档案管理人员的安全意识不强，缺乏对档案保护的认识和理解，容易导致档案信息的泄露或遭受损失。

四、体育院校档案信息化建设的对策

（一）完善档案管理制度。体育院校档案是一个重要的行政管理工作，是维系学校正常运转的重要部分。随着信息化手段的不断丰富，学校档案管理工作也随之在信息化管理道路上越走越远。但是，由于体育院校档案种类繁多，比较复杂，其管理难度也较大，对此可以通过完善档案管理制度来逐步规范。一是对体育院校的档案分类体系进一步的完善。体育院校的档案在归档之前应先按照档案类型进行分类，以便于管理。体育院校档案内容较多，应先建立相应档案分类体系。可以根据学校部门、学科、课程等方面进行分类。这样，在归档时能够更加清晰快捷地分类归档，也能够更好地保护档案的完整性；二是制定体院院校档案保管规定。体院院校的档案保管规定实施档案管理的规矩和标准。制定档案保管规定是一项复杂的工作，需要根据实际情况和法规制定，规定全部责任人和责任范围、保管期限和状态、检索访问和遗失补缺等方面的相关内容，使档案的按需访问更加便捷；三是加强档案信息化建设。通过信息化建设更方便实现档案管理、档案查询与搜索、档案数据统计等多项功能。可以采用现代化的信息技术手段，如数字化处理、有线网络和互联网络传输技术等，整合学校各功能部门信息，实现不同部门之间的数据信息共享和集成，从而实现全方位的信息服务和共享；四是加强档案审批程序。档案审批程序是档案管理工作的重点环节之一，涉及档案管理的准确性和科学性。加强档案审批程序，应明确部门和职工的审批权限和流程、各类档案审批期限和标准、审批结果的存储与应用等方面。这样，可保障档案管理的规范性和合法性。由此可见，只有建立科学的档案分类体系，制定合理的档案保管规定，加强档案信息化建设和审批程序，才能更好地实现档案管理工作的信息化、高效化和规范化。

（二）强化信息化建设。体育院校档案信息化建设是提高档案管理效率和服务质量的重要手段。为了加强信息化建设，体育院校可以从以下几个方面入手：第一，加强信息化基础设施建设。体育院校应该建立完善的信息化基础设施，包括网络、服务器、存储设备等，为档案信息化建设提供可靠的技术支持和保障。同时，体育院校还应该加强信息安全管理，确保档案信息的安全和保密；第二，加强档案数字化建设。体育院校应该将纸质档案数字化，通过数字化档案库的形式，来进行体育院校档案信息的电子化存储和操作。同时，体育院校还应该加强数字化档案的分类、整理和标注工作，提高档案信息的准确性和可检索性；第三，加强档案信息化应用建设。档案信息化应用系统应该基本实现档案查询、借阅、归还等功能，方便用户查询和使用档案信息。同时，体育院校还可以开发档案信息化应用软件，如档案管理系统、档案数字化处理软件等；第四，加强档案信息化人才建设。体育院校应该加强档案信息化人才的培养和引进，建立专业的档案信息化团队。同时，体育院校还应该加强档案信息化知识的宣传和普及，提高用户对档案信息化的认识和使用水平。由此可见，体育院校档案信息化建设是提高档案管理效率和服务质量的重要手段。体育院校应努力提高档案信息化建设的水平和效果。

（三）提高档案保护意识。随着信息化技术的不断发展，越来越多的体育院校采用电子档案管理系统来管理档案资料，这种方式有助于提高档案管理的效率和信息化水平。然而，在使用电子档案管理系统的同时，也需要注意档案保护意识的提高，避免因人为因素造成档案的丢失、泄露等问题，影响体育院校的正常运转。体育院校应该加强档案保护意识，提高档案保护工作的重要性。加强档案保护措施，建立档案保护制度，确保档案的安全、完整和可靠。首先，需要加强对档案保密性的认识。体育院校的档案资料涉及学校的管理和教育教学等各个方面，机密性比较高。因此，在使用电子档案管理系统的过程中，需要加强对档案保密性的认识，严格遵守保密规定，不得将机密档案资料外泄；其次，需要加强档案保护技术的应用。除了建立完善的档案管理制度外，还需要采取相应的档案保护技术措施来保护档案安全。例如，加强系统安全性，增强账号密码的保护功能，定期备份数据等措施，以防止黑客攻击和误操作等因素给档案安全带来的潜在风险；最后，需要不断提高档案保护意识。档案保护意识的提高是保障档案安全的最基本前提。体育院校应通过各种形式的教育与宣传活动，让全体职工加深对档案保护意识的认识，明确自己在档案保护工作中的职责和义务，自觉遵守档案管理制度，规范档案管理行为，推动档案管理工作向纵深发展。

五、结语

实施新《档案法》对于体育院校档案信息化建设提出了新的标准。但是目前体育院校的档案信息化建设还存在着几大问题，如信息化水平低、档案管理不规范、档案保护不足等。解决上述问题可以通过完善档案管理制度、增进信息化建设、提高档案保护意识等途径来完成。唯有如此，才能更好地推进体育院校的档案信息化建设，为体育事业的发展做出贡献。