大数据时代高校档案社会化服务研究

文/江苏护理职业学院 张婧文

一、高校档案社会化服务的概念及特点

（一）高校档案社会化服务的概念。高校档案社会化服务主要指本科及大专等高等院校以各类档案资源为实体基础，以各种现代信息技术为手段，通过充分挖掘和利用高校档案资源，强化社会用户利用档案信息的各项服务功能[1]。随着信息时代的到来，公众对各类信息的获取意识越来越强，获取信息的手段也丰富多样，因此，如果能够合理利用好高校档案资源，便可以更好地满足公众对各种信息资源的需求，提升公众生活品质，促进社会进步。但是由于高校档案自身的特殊性，尤其是部分资料具有保密性，因此在利用上述档案时，要加强档案分类管理。在确保涉密档案安全的基础上，开放部分可对外公开的档案，为公众提供档案信息服务，满足公众对获取档案信息的需求。随着公众对高校档案资源的需求日益增长，为了促进档案管理更科学化，档案服务更多样化，提升高校档案服务的社会满意度，如何提升高校档案社会化服务水平，这一课题的研究具有重要价值。

（二）高校档案社会化服务的特点。不同于普通的信息服务，高校档案社会化服务具有自身的特点。首先，专业性。高校档案社会化服务的突出特点是专业化程度较高。高校档案管理人员通常需要本科及以上学历且专业对口，因此具有丰富的档案管理专业知识。高校档案管理人员熟悉各项档案管理流程，从档案收集到档案整理，再到档案查阅和档案业务咨询，每一个环节都展现高校档案的社会化服务的专业性优势；其次，高效性。高校档案展现了本单位的全貌，客观见证并准确地反映了学校的历史和现状，高校能够更好地利用多种信息技术处理优势来提升高校档案利用服务工作的效率和价值[2]；再次，特殊性。由于高校自身比较特殊，因此高校档案资源具有一定的特殊性和综合性，通常社会多方面的需求它都能够满足。高等院校是培养各类高层次人才和进行学术研究的重要场所，在这里先进的科学知识得以传递，优秀的科学文化得以创造，因此公众对高等院校的各类档案信息资源需求更迫切；最后，多样性。高校档案社会化服务的主体是多样的。这些主体包括了国家政府机关、企事业单位、私营企业以及涉及许多其他行业的实体，多种参与档案生成和流通的组织或个人都可能涉及高校档案社会化服务的范畴。由于其服务主体的多样化，因此能够提供的服务往往具有更高的价值。

二、大数据时代高校档案社会化服务面临的挑战

大数据代表着未来社会发展的一种趋势。它包含了非常庞大的数据资源，同时也具有快速流动不断变化的特性，数据种类繁多但是数据价值密度并不高，因此大数据具有规模大、类型多、速度快和价值密度低等一系列特点，是一种全新的数据集合[3]。大数据时代的到来，给高校档案社会化服务带来了新的挑战，下面将具体分析大数据时代高校档案社会化服务面临的挑战和原因。

（一）电子文件等各种形式的新型档案载体数量激增，高校档案部门的工作效率有待提高。随着大数据时代的到来，高校各部门在日常办公中所产生的元数据和文档信息呈现出几何级数的增长趋势，而最终作为档案保存下来的电子文档也相应地增多，甚至出现了档案数据“胀库”的问题。与传统纸质文档不同，电子文档需要存储在计算机系统中，根据需要在计算机上进行操作，因此要求高校档案工作人员必须具备一定的计算机应用基础能力。除此之外，在互联网高度发达的今天，大量的数据信息也给高校档案社会化服务带来了挑战，它导致高校档案部门在提供档案查询服务时所需的信息被埋藏在海量数据中。尤其对于一些年代久远的历史档案，如何在大量的档案数据中精准检索到所需信息，是高校档案部门在提供社会化服务时面临的新问题。此外，不同系统之间的档案数据要整合，需要统一的元数据标准[4]。更值得注意的是，由于电子文档更容易被篡改和复制，当用户使用电子文档资源获取信息时，高校档案部门必须采取必要措施，确保电子文档的信息被安全地使用，确保未经发布的电子文档在使用过程中不被非法复制和传输。如何进一步提升高校档案部门对电子文档的管理技术，也是高校档案社会化服务研究的重要方向。

（二）多样化的社会需求对高校档案利用服务工作提出新的要求。在大数据时代，高校档案管理部门的服务对象不仅仅局限于高校的在校工作人员和毕业学生，它更应该突破了地域和专业的限制，逐步面向社会发展。按照传统的高校档案借阅规定，查档者必须在规定时间到指定地点查阅档案，然而由于查档者分布在全国各地，无法到达指定地点，这种方法已经无法满足社会公众的档案利用需求。社会公众希望高校档案管理部门能够根据他们的兴趣爱好、个人专长和职业背景等，提供更具个性化的档案信息服务。这也决定了高校档案管理部门需要创新服务理念，给社会公众提供不同于传统的档案信息服务。通过调查发现，多数查档人员希望能够随时随地访问所需的资源，而不受时间和地点的限制。但是高校档案部门对用户使用需求的认知普遍滞后，通常是根据用户提供的建议事后统计分析发现存在的问题，缺乏自动实时感知能力，这也导致高校档案无法及时获取用户需求并快速做出改变。此外，由于高校档案管理部门缺乏对社会用户需求的详细统计和深入分析，缺乏对用户使用需求的快速感知，导致目前高校档案管理部门尚未建立对用户信息需求实时反馈的信息系统与配套机制。

（三）高校档案实体的利用范围相对狭窄。目前，由于高校档案与公共档案之间存在的明显差异，因此高校档案中的教学档案和文书档案是社会利用的主体，而诸如科研档案、声像档案和基建档案、实物档案等其他类型的档案因保密性等原因一直受到限制，社会接受度和利用率均相对较低，具有一定的局限性。主要原因有：第一，高校档案长期处于相对封闭的环境中，“保密保险利用危险”和“重藏轻用”的观念根深蒂固。高校档案管理人员的主要精力集中在档案的收集、整理和保管。然而，档案信息资源的开发利用、编研展览以及社会服务往往被忽视甚至被边缘化。由于高校档案管理部门没有充分发挥高校档案资源应有的社会服务功能，直接影响其价值的进一步体现，甚至影响了社会档案服务意识的提升；第二，高校档案作为一种比较特殊的信息资源，很多档案具有保密和不公开的特殊属性，并对开放期限有所限制。尚未向公众开放的档案通常要等到一定时间才对外公开，而有些永远无法对外开放的档案，仅限于高校校内人员使用；第三，和公共档案不同的是，高校档案除了作为档案之外，还承载着学校的发展历史，具有一定的特殊性。

三、大数据时代提升高校档案社会化服务的途径和手段

（一）建立数据库，加强档案资源开发力度。第一，通过大数据技术建设完善的档案信息资源数据库。为了及时高效地满足社会公众对高校档案的需求，高校档案管理人员可以与专业大数据技术人员进行合作，将大数据技术应用于高校档案管理系统的建设，并且建立用户档案查询系统，使得社会公众可以对一些公开的档案信息资源进行自主查询。对于保密性比较高的档案资源，根据系统用户权限不同提供差别化服务，以此提高社会化服务质量；第二，指导各单位建设大数据技术背景下的档案数据库。在大数据时代，档案数据库并不是一个专门的数据库，它是各个不同单位相互连接在一起而形成的档案数据库，因此各个单位可以要求本单位档案管理部门建设专业的档案数据库，将传统档案资源变成大数据资源。各单位在建设大数据档案数据库时必须统一标准，不能出现标准不统一的现象，以防止在传输数据时出现数据不兼容的情况；第三，根据高校档案资源的内涵及其属性，实行分类管理。可以将高校档案资源分为三类不同的数据库：凭证类数据库、参考类数据库以及特色资源类数据库。凭证类数据库主要存储和管理所有具有凭证价值的档案资源，如该校学生的学籍档案、教职员工的人事档案和该校的文书档案等，这类档案比较重要，需要重点存储和管理。参考类数据库主要存储和管理各种参考类档案资源，例如与高校相关的网络媒体报道材料、高校举办的国际和国内重大会议材料等，这类档案数据庞大，但其价值密度相对较低，可适当对外开放。特色资源类数据库主要存储和管理各种高校特色档案资料，例如高校杰出毕业生、劳动模范和获奖人员的实物档案和多媒体档案，这些档案数据大多是非结构化数据，具有类型多种多样、内涵广泛以及载体各异等特点，管理起来相对困难，可借助数据管理工具进行管理。

（二）创新服务形式，拓展新渠道。在大数据时代，推进高校档案的社会化服务是历史的必然选择和趋势。我们要顺应时代发展的需要，打造开放共享和全民公用的档案服务新格局。长久以来，由于高校档案的私密性，高校档案工作的服务理念相对滞后，这也导致高校档案管理人员往往习惯于被动地提供档案服务，缺乏主动创新的思维和精神，从根本上影响了高校档案社会化服务水平的进一步提升。第一，从高校档案部门的服务主体来看，许多高校档案工作主要围绕高校内部事务，服务对象大多局限于高校教职员工和高校毕业学生，很少或根本没有考虑到高校的档案服务也应服务公众。高校档案部门应该秉承人本主义的服务理念，让用户根据自身的信息需求、获得所需的档案数据资源，这也是大数据时代高校档案社会化服务由“供给导向”转向“需求导向”发展的必然历史趋势；第二，高校档案管理部门要积极开发高校档案信息资源，积极提升高校档案信息服务水平，通过举办专题档案展览、编辑出版精选档案和发布档案网络视频等方式，为社会提供全方位的档案信息服务[5]。高校档案部门可以充分发挥自身科研能力和学术优势，为部分企事业单位提供档案工作咨询服务，例如帮助其他单位学习使用档案网站管理系统软件，开展档案管理方面的服务指导讲座等。

（三）促进资源共享，构建大数据的高校档案网络互动服务新平台。随着云计算和云存储技术的不断发展，高校传统的档案资源管理体系面临新的变革，在大数据背景下，以“大档案”为特征的数字档案建设工作应当逐步推进，实现高校档案信息资源社会化共享。为了实现这一目标，需要档案管理部门有效利用公共网络服务技术，建设高校档案信息公开和信息查询平台。高校档案管理部门应该开展专业培训，积极运用多种信息技术和互联网通信技术，开展丰富多彩的网络档案信息服务，为有需求的社会人员提供更广泛的信息服务。比如建立面向社会广大用户的高校档案部门服务网站，并在该网站上及时发布和更新档案目录和全文信息，开展高校档案信息在线咨询和在线答疑服务。建立网上档案展览馆，将档案以图文形式进行展示，也可以制作档案展示网络视频，提供档案在线视频播放功能，让档案以各种丰富多彩的形式呈现给档案查询人员。收集各类具有保存价值的数字档案信息，整合多种网络资源信息，实现高校档案信息资源的社会化共享。

四、结语

随着信息时代的飞速发展，高校档案部门要主动适应大数据时代带来的各种变化，将大数据技术应用于高校的档案管理工作之中。随着我国文化软实力的逐步提升，高校档案部门面向社会开放并服务社会将是我国文化建设发展的一种趋势，同时也是高校档案部门在未来发展过程中展现自身价值的必然要求。高校档案管理部门应当明确自身责任，创新服务方式，利用各种科技手段有效整合和开发高校档案资源，为服务社会贡献力量。