现代人力资源管理视角下的人事档案管理工作

2023-12-16陕西省镇巴县人力资源和社会保障局康婕

办公室业务 2023年18期

文/陕西省镇巴县人力资源和社会保障局康婕

人事档案管理是因人力资源管理而存在，因此这项工作的开展应与人力资源管理步调一致，这样才能充分发挥人事档案管理的作用，从而更好地为人力资源管理服务。随着时代的不断发展，对人事档案管理也提出了更高的要求，尤其是在现代人力资源管理视角下，相较以往的档案管理模式已有较大程度的改变。

一、人力资源管理与人事档案管理的基本概述

（一）人力资源管理与人事档案管理内涵。1.人力资源管理。所谓的人力资源管理，是指对“人”这种资源所进行的一系列管理工作，管理过程中需要遵循经济学与人本思想，管理目标是为了通过对人力资源的优化配置来满足企业及组织发展的需求，管理形式涉及招聘、甄选、培训等。概括来说，人力资源管理是预测组织人力资源需求，并结合组织人员具体情况进行人力需求计划制定、绩效考核、激励机制建设等举措，以确保组织目标实现与成员最大化发展的一项综合性管理工作[1]。人力资源管理在各企事业单位中的重要性尤为突出，不仅可以促进企业经营的顺利进行，还能提高劳动生产率以及提高企业的资产保值，使企业实现快速稳步发展。2.人事档案管理。人事档案管理相对人力资源管理来说，其工作内容更加细致化与集中化，主要是对员工的各种档案资料进行一系列的收集、整理、保管、鉴定等工作，其目的是维护人事档案资料的完整性。人事档案管理工作涉及的管理内容非常丰富，主要有实体管理、信息管理、业务指导等，其中实体管理包括载体与内容信息两部分内容，载体指的是各种纸质、磁质、光盘等物质材料，而内容信息指的是上述载体所记录的档案信息。人事档案信息管理主要是对档案原件实体上记录的信息进行管控，但随着信息化时代的到来，这项工作便脱离了人事档案原件而存在。人事档案工作业务指导主要是指在相关法律法规的指导下，对下属各部门人员的工作提出任务和要求，以及对档案工作的监督、检查与督促，目的是推进人事档案工作的发展。

（二）人事档案管理与人力资源管理之间的关系。人事档案管理是人力资源管理的一项工作内容，前者的存在为后者工作的顺利开展提供基础依据，两者相辅相成，对事业单位的发展有着重要推动作用[2]。具体来说，在进行人力资源管理时，为了更好地了解每位员工的个体发展情况，就必须要借助大量的人事档案资料，而保证人事档案资料的完整性与人事档案管理工作的主要任务目标，如果档案资料不完整，存在较多的疏漏，就无法给人力资源管理工作的开展提供有效的信息支撑，进而造成人力资源的配置出现问题，最终影响到企业的发展。由此可见，人力资源管理与人事档案管理是从属关系，后者是前者的重要组成部分，只有做好人事档案管理工作，积极完成相关任务目标，才能为人力资源管理工作的开展打下良好基础，并充分发挥人力资源的优势作用，促进企业的可持续发展。

（三）现代人力资源管理与传统管理模式的区别。传统的人事管理以“事”为中心，将管理对象设定为静态的“事”，并注重对人的控制与管理，这就导致管理过程中人的决策权丢失了，不利于发挥人员的主观能动性。而在现代人力资源管理中，人事管理的重心不再是“事”，而是“人”，即更加尊重人的主体地位，从人的视角出发为其匹配资源，从而实现人与事的最优化组合。为了更进一步了解现代人力资源管理与传统管理之间的差别，可以将其归纳为以下几点：其一，前者的第一资源是人，开发对象也是人，所以可以大大提高整个管理的主动性，而后者的第一资源是事，更注重人对事的管理；其二，前者具备未来性、整体性和战略性的特点，能够充分满足现代社会发展需要，而后者更注重当下；其三，前者能够有效提升员工工作积极性，促使他们为事业单位创造更大的效益。

二、当前事业单位人事档案管理中存在的不足

（一）管理手段没有实现现代化。结合事业单位现阶段现代化技术与人事档案管理融入的情况可以发现，现代化在管理工作中运用的范围十分有限，甚至需要人为手动完成档案管理，不但没有取得预期效率，还让人事档案管理工作变得更加低效。而现代化技术本应该贯彻于人力资源管理中的所有环节当中，许多业务都需要信息技术的支持，尤其是档案管理，因为档案室难免会出现潮湿或虫蛀、霉变等问题，影响档案存放质量，不利于档案的完整性留存[3]。所以要想真正达到现代人力资源管理型的要求，首要任务就是要让现代化技术切实地融入人事档案当中，在信息化的基础上，发挥信息化及智能化科学手段的作用，改善管理工作的质量与效率。

（二）档案管理工作缺乏规范性。一些事业单位当前的业务流程没有进行标准化定义，也没有规范具体的操作流程，致使内部管理存在混乱现象，工作效率低下。不少单位在人事档案管理的过程中时常会出现无定义的问题，对于相关部门成员的权力与职责没有明确的划分，导致工作人员在管理的过程中普遍存在过于随意的问题，甚至归档期间所设计到的硬件或软件设备不能满足实际需要，关于档案是否已经完整地保存到档案室的问题，很少有人员能够做到全程负责，在这种情况下，工作一旦出现差错，可能会导致相关人员之间的矛盾，相互推诿责任。

（三）现存信息适用性不够。人事档案管理的关键职能就是要秉承客观、公正的原则对事业人员的工作表现予以反映或评价。但是当前在人事档案管理实践过程中存在诸多问题，现存信息大多不够完整准确，重要资料缺失，例如：事业单位人员的“三龄两历一身份”等重要信息出现缺失、出生日期不一致等现象在现实生活中也是存在的，档案管理人员在收集和整理档案资料时，认为只要不使档案信息泄露、更改、丢失，及时将档案材料入档即完成了档案的管理，事实上，这只是档案管理的一个方面。在完成档案规整工作时，要进行多角度、多方面的信息搜集，实时更新、完善档案信息，使人事档案发挥最大的作用。总之，为保证事业单位人事档案信息真实准确，充分发挥人事档案在干部选拔、任用与评价中的鉴别作用，亟须通过有效的方式予以改进，提升现存信息的准确性，真正发挥档案管理的作用。

（四）人才思想素质有待提高。人才作为人事档案管理中不可或缺的关键因素，对管理效果有着重要影响。现代人事档案管理逐渐朝着信息化的方向发展，用信息技术取代了纸张及音像的作用，将人事资料转变为数据，而要做到这一点，工作人员需要具备良好的认知，否则档案管理现代化势必将成为纸上谈兵。然而事业单位在推行现代化人事档案管理期间将大量的精力放在了整体形式上，没有注重内部的落实，而众所周知，信息化平台建设必定要得以落实，运用相关工作人员的信息化思维及技术操作，贯彻单位的新制度、新平台以及新规定。

三、现代人力资源管理新趋势下的人事档案管理措施

（一）促进现代化管理。适应现代人力资源管理的发展要求，人事档案管理工作也应当紧随信息时代的脚步，深化现代化技术在管理中的应用。但人事档案的信息化建设并非易事，它是一项兼具系统性与科学性的项目工程，在这个过程中，不管是从机构、队伍配备，还是现代化档案管理的条件以及档案管理人员的培训等方面都要作长期考虑。首先，要将规范、安全、效率作为现代化管理的重点，通过引入运行比较完善的数字平台，并符合本单位的实际情况来调整，工作人员还可以对电子信息平台中的各项功能进行调整，确保档案电子数据与档案管理形成相互促进的关系，从而形成最佳的档案信息管理平台；其次，引入先进技术并对工作人员进行专业的管理操作培训，来提升管理水平，优化档案管理工作，从而实现档案现代化管理[4]。这样既减少封存档案室纸质档案受潮、遗失等问题，又方便了档案信息的提取，同时尽可能增加硬件方面的投入，例如，适当增设打印机、摄像头等基本设备，提升管理工作的科技含量，确保数字信息化的顺利实现。

（二）提高档案管理规范性。事业单位的有序运行都离不开规范的管理，科学规范的档案管理流程是确保信息整合、存储、保管、调取、运用的关键。按照现阶段事业单位内部的档案管理实际情况，提高档案管理的规范性可以从以下几点着手：第一，提高数据信息的有效性，规范档案管理的档号、案卷标题，对纸质档案和电子档案的收集和保管有统一规范的标准；第二，规范信息资料收集、信息输入建档、档案编号管理与整理、档案目录形成、档案调取等步骤的流程。同时在信息档案形成一定数量后，可以通过对电子数据平台的调整来将档案进行归类划分，建立专属档案数据库，从而实现档案的科学管理。工作人员可以定期对已经录入的档案进行二次复查，确保每一份档案中的信息均完整，没有出现信息不全或者档案分类不清的现象，为档案管理工作的有序落实打好基础；第三，使用能兼容互通的设备以及软件，能最大限度地满足档案保管和利用的需求，同时促成档案信息能在横向和纵向的各环节都加以运用，发挥档案信息现代化管理的整体优势。

（三）保持现存信息实用性。众所周知，透过一个人的档案通常可以对其人生发展轨迹以及工作能力形成清晰的判断，对于培养人才、选拔人才、使用人才具有十分重要的作用，为了解决现阶段事业单位现存信息缺乏实用性的问题，可以尝试将其纳入年度考核范围，作为年度考核的重要参考项目，有利于现存信息数据的有效管理和更新，将档案工作信息化，需要运用多科学知识，多部门协作，多环节配套，多方面收集，利用多种信息技术手段，将纸质和声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案运用计算机进行收集、整理、分类和编辑，减少资料信息缺失，并增强档案信息的实用性[5]。

考虑到信息平台是实现档案管理信息化转型的基础，也是转型过程中打造核心价值的所在，为了确保平台功能的稳定发挥，在确保档案资料的真实性、原始性和可信性的前提下，避免纸质档案使用的频率，有效保护档案实体，将档案信息进行现代化录入管理，可以最大限度地防止档案造假的可能性；并且利用平台分类编辑后，各类人员的信息，比如职务、学历、年龄、职称等信息可以进行筛选，有利于加强事业单位人事管理。

（四）重视专业人员培养。如今档案管理已经被纳入高校专业学科中，其重要性可见一斑，档案管理作为一项工作量巨大、工作形式单一、运用技术较为专业的工作，在档案信息化建设中容易出现因工作人员自身能力不足而影响档案管理的情况，因此，为充分提升档案管理质量，事业单位要配备专职档案管理人员，且从业人员要积极学习电子信息化管理操作，为后续档案管理奠定良好的基础。

长期以来，在生活和工作中，档案是最为重要的印证资料。在档案信息化建设的过程中，对管理人员的素质要求越来越高，所以在打造专业现代的信息化管理队伍时，档案人员不仅要熟练掌握档案信息化操作系统，学习先进的档案分类方法和档案处理技术，还要提高自身对先进信息数据管理技术的掌握程度，积极与现代化自动化流程衔接。此外，档案管理工作人员要积极参与各类档案管理培训活动，熟悉自己管辖范围的档案情况，了解档案业务新领域的情况，锻炼自身的管理思维。事业单位在管理人员配备上，不能在短期内频繁的更换人员，以免造成档案工作的不连续性，要从人才培养角度出发配备专职管理人员，为档案管理奠定良好基础。

作为档案管理人员，更应当肩负起自己的责任，不断丰富相关专业知识与技能，还要注重思想观念的转变，强化责任意识，懂得在档案管理的工作中发挥自觉性与自主精神，在事业单位内部打造出积极向上的工作氛围，与单位共同成长。