国有企业档案信息安全管理的现状及对策

文/西安西电高压开关有限责任公司 高维维

随着信息时代的到来，国有企业档案信息面临着越来越多的安全风险。在当前情况下，如何有效解决国有企业档案信息安全管理中的主要问题，以提升档案信息的安全性和管理水平。通过深入分析国有企业档案信息安全管理的现状与问题，我们可以为相关企业提供科学合理的对策和建议，以确保国有企业档案信息的安全性，提高国有企业的核心竞争力。

一、危害档案信息安全的主要原因

在信息时代，档案部门面临着越来越严重的档案信息安全问题。管理、技术、人为因素、自然灾害、计算机病毒以及档案系统的缺陷等威胁着档案信息网络的安全运行，并且这些破坏行为更加隐蔽、灾害更加严重。因此，维护档案信息的安全运行变得尤为重要。在信息网络时代，档案部门需要应对档案信息安全的威胁，满足档案机密性、真实性和完整性的需求，并充分利用信息网络技术的发展，以保证档案信息的安全，这也成为企业档案管理发展面临的新问题。

（一）原有的档案制度与当前企业档案的发展不相适应。国有企业档案工作一直依附于企业机构，重藏轻用，存在自我封闭、资源分散、服务功能单一的弊端，长期以纸质档案的收集、管理、利用为主。企业档案工作制度和业务操作细则都是以纸质档案制定的，企业档案人员只是将国家、地方或行业的业务标准直接转变为企业档案业务操作规定，没有将其中的一些工作原理与企业的实际情况进行结合，做针对性的调整，也没有将相关责任与有关的岗位责任进行挂接，导致档案管理规定过于粗放，缺少明确的操作引导，不便于执行。随着档案信息化的深入发展，电子档案成为企业发展趋势，为了保证档案管理的质量，必须制定新的制度，以适应档案信息化的发展。

（二）相对落后的管理方式与信息社会的发展不相适应。传统的档案查阅费时费力，虽有一些手工索引查阅工具，但要了解馆藏情况等还是难上加难，这也直接导致了企业对档案越来越不重视。随着电子文件的产生，标志着人类记录信息、传达信息、留存信息的方式发生了革命的改变，随着现代信息技术的普及和使用，档案数据形式和档案管理方式也产生了巨大变化。现行的档案工作方式必须尽快适应信息化的特点和要求，只有对电子文件进行智能化管理，才能满足企业的需要。

（三）档案人员的素质、意识和与现代企业的理念不相适应。档案部门在企业长期得不到重视，导致了档案人员不求上进及责任心不强的定式思维，影响了档案信息的安全。在实际工作中，档案部门人力物力得不到必要的保障。档案管理仅仅是档案工作岗位的责任，与其他业务无关，档案数据质量不具备全员性和全过程性的保障，从而使大量数据存在着失控、失信、失存和失用的现象。近年档案信息的数字化工作大多是请外部人员代劳，由于加工单位在数字化加工过程中管理不严，聘请人员素质参差不齐，对档案工作的重要性认识不足，导致档案信息的数字化工作质量不高，许多低级错误在所难免，存在档案泄密隐患，甚至信息遭到故意泄露、篡改，直接影响了档案信息的安全及提供利用。现代企业需要档案工作人员更新观念，适应时代发展。

（四）技术因素影响着档案信息的安全。随着档案信息化工作的发展，大量先进设备和技术软件在档案工作中得到了应用，由于档案部门缺乏信息化专业人才，特别是对电子文件的存储、传输和利用服务的安全管理，对设施的配备不熟悉，而且档案部门的信息化工作、软件开发都要委托信息化专业公司，容易出现电子文件信息数据受损、泄密造成电子文件的档案信息的真实性、可靠性、完整性和可用性受到损害。

（五）档案信息的易变性、存储性等因素影响着档案信息的安全。电子文件的类型复杂，电子文件信息容易改变。改变原因有两种：一是人为有意改动。计算机系统中人们对信息的增加、删减和更改十分方便，除非事先设定，否则并不会留下痕迹；二是系统无意改动。软硬件易过时、载体脆弱、存储格式、系统软件、存储介质不断推陈出新，而转换过程中由于操作和其他方面的原因，可能导致信息的改变或丢失。

二、企业档案信息安全应对的措施

针对网络环境下电子文件管理系统的特点及安全威胁，应当采取安全策略，在管理、设施、技术、人员等方面构建档案信息资源安全体系。

（一）建立信息化工作的各项管理制度。首先，需要建立健全电子档案的管理制度，主要包括电子档案的形成、处理收集、积累、整理、分类、保管及利用等，从而能够有效地维护电子档案的安全。在实际工作中，我们要拓展工作思路，细化电子档案收集的标准、内容及要求，制定符合企业的规章制度，例如《电子档案管理制度》；其次，不断地强化电子档案存贮安全及策略，特别是网络安全、馆藏安全及兼容性问题。比如，若没有电子文件存储格式标准，档案信息将可能因无法输出而丢失，可能导致企业决策性和价值性高的档案的丢失，造成无法弥补的损失。我们根据实际需要，对电子档案全过程精细化管理；最后，不断地强化电子档案的应用安全及策略，档案信息化是一项新工作，管理对象是具有新特点的档案类型，采用的是新的技术手段，电子化、自动化、网络化的工作内容和方法也较以前发生较大改变。这个过程中必然会产生许多新的问题，在实际工作中，企业将档案信息化作为信息资源开发利用的重要内容，企业档案管理部门根据自身的特点，制定了《信息化管理办法》《信息化设施管理办法》《网络与信息安全管理办法》等一系列管理制度、规范和标准，提供实践指导。档案信息化的关注正在由过去以信息技术为重点，转变为以数据状态为重点，对电子文件管理要标准预设，超前控制，全程管理。我们根据此目标将企业档案管理的工作流程和业务标准建立在企业文件材料形成、积累、整理、归档和保管利用的具体过程中，并使其精细化，便于信息管理系统的识别和控制。

（二）选择可靠的档案信息管理系统。在办公室业务工作实践中，选择可靠的档案信息管理系统至关重要。首先，要确保系统具备可靠的数据加密功能，以保证档案数据在传输和存储过程中的机密性。因此，企业常用的加密方法主要有对称加密和非对称加密，同时还使用安全传输协议（如HTTPS）来提供数据传输过程中的安全性保障；其次，可靠的系统应该具备良好的访问控制机制，此时企业采用多层次的身份验证、权限管理和审计跟踪功能。通过合理设置用户权限，限制对档案数据的访问和修改权限，由此便可以防止未授权人员获取机密信息。同时，审计跟踪功能可以记录用户对档案数据的操作，为后续的安全审计提供必要的依据；此外，系统还应该具备可靠的备份与恢复机制，定期备份档案数据，并确保备份数据的安全性和完整性。在发生数据损坏或灾难性事件时，可以通过恢复备份数据来保障档案信息的可用性和完整性。另外，系统还应该具备安全审计日志记录功能，能够记录系统的各项操作和事件。通过对安全审计日志进行监控和分析，可以及时发现异常操作和潜在的安全威胁，并采取相应的措施进行处置；最后，我们在选择系统时应综合考虑厂商的信誉和安全技术支持能力。选择有良好声誉和经验的厂商，能够提供及时响应和处理系统安全漏洞的支持，以确保系统能够及时更新和升级，以应对不断演变的安全威胁。

（三）重视网络关键技术，维护档案信息安全。采取有效技术手段确保电子文件信息安全、真实、完整和有效。保障档案在网络环境下充分共享与长久保存。因此在企业内部应构筑电子文件信息维护的关键技术，维护档案信息安全。为维护企业档案信息的安全，必须重视网络关键技术的应用。网络关键技术是保障档案信息安全的重要手段，它涉及信息传输、存储和处理的各个环节。在当前信息化时代，企业档案信息的存储、传输和处理方式正逐渐向网络化发展，这为保障档案信息的安全提出了更高的要求。

首先，建立防火墙是维护档案信息安全的重要技术手段。防火墙通过建立网络安全壁垒，对外部威胁进行隔离和过滤，保护内部网络的信息和系统安全。它可以拦截未授权的访问和恶意攻击，防止病毒、木马等恶意软件的传播，有效地保护档案信息的安全；其次，加强网络认证和访问控制是维护档案信息安全的重要技术手段。网络认证和访问控制技术可以对用户身份进行验证和授权，确保只有经过授权的人员才能访问和操作档案信息。通过建立严格的用户身份验证机制、访问权限控制和操作日志记录等措施，可以防止非法用户的非授权访问和恶意操作，从而提高档案信息的安全性；再次，加密技术也是维护档案信息安全的重要手段。加密技术可以对档案信息进行加密处理，使其在传输和存储过程中不易被窃取和篡改。通过采用先进的加密算法和密钥管理机制，可以确保档案信息的机密性和完整性，有效防止信息泄露和篡改，提高档案信息的安全保密性；最后，建立完善的网络安全监控和预警系统也是维护档案信息安全的重要手段。网络安全监控和预警系统可以实时监测和分析网络流量、攻击行为和异常活动，及时发现和阻断网络安全事件，并提供及时有效的预警和应急响应措施。通过建立强大的网络安全监控和预警系统，可以及时发现和解决网络安全问题，保障档案信息的安全。

在实际工作中，企业应加强对网络关键技术的研究和应用，积极引进先进的网络安全产品和技术。同时，还需加强网络安全教育和培训，提高员工对网络安全的认识和意识，增强档案信息安全的整体防护能力。只有重视网络关键技术，才能有效维护企业档案信息的安全，保障企业的正常运转。随着网络的广泛应用和快速发展，企业档案信息的安全性面临着前所未有的挑战。为了确保电子文件信息的安全、真实、完整和有效，采取有效的技术手段来维护档案信息的安全至关重要。在企业内部，应该建立关键技术来维护电子文件信息的安全，以保证档案在网络环境中可以充分地共享和长久地保存。

（四）注重档案信息化人才队伍建设。在信息化时代，档案人员必须解放思想，更新观念，了解和掌握现代化管理环境下的企业档案工作。对企业而言，应将培养人才和吸引人才、留住人才并重。在实际工作中，采取了下措施：首先，建立完善的人才培养机制。国有企业应重视档案信息化人才的培养工作，制定一系列培训计划和培养计划，提高档案信息化人才的专业素质和技能水平。通过开展培训班、研讨会等形式，加强档案人员对信息化技术的学习和掌握，提高其对档案信息安全管理的认识和理解；其次，建立有效的激励机制。国有企业需要建立激励机制，吸引和留住优秀的档案信息化人才。通过提供良好的薪酬待遇、晋升机会和发展空间，激发档案人员的工作积极性和创造力，使其更加投入到档案信息安全管理工作中；再次，加强与高校和科研机构的合作。国有企业可以与高校和科研机构建立合作关系，共同开展档案信息化人才培养和科研项目，促进档案信息化人才队伍的建设。通过与高校的合作，可以获得先进的档案信息化技术和理论知识，为国有企业的信息化工作提供有力支持；最后，加强档案信息化人才队伍的管理。国有企业应建立健全的人才管理制度，包括档案信息化人才的选拔、培养、评价和晋升等方面。通过科学合理的人才管理，可以激发档案信息化人才的创新能力和工作热情，提高其对档案信息安全管理工作的责任感和使命感。

国有企业档案信息安全管理面临着诸多挑战，但通过建立信息化管理制度、选择可靠系统、加强网络技术和培养专业人才等措施，可以有效应对这些挑战，确保档案信息的安全。这对于国有企业的稳定发展和信息化建设具有重要意义。进一步加强档案信息安全管理将促进国有企业的发展，提高企业的竞争力。未来，我们应该继续深化研究，探索更加先进的档案信息安全管理模式，为国有企业的发展提供更好的支持和保障。