档案管理信息化的对策探究

2023-12-16中共白银市委党校孙世赟

办公室业务 2023年18期

文/中共白银市委党校孙世赟

档案管理工作主要是指提供与档案信息使用、保存等相关的服务，是档案事业中基础且不可缺少的部分。但是，现阶段的档案管理信息化建设工作存在一些不足。因此，需要在明确信息化建设意义的前提下，制定科学的对策，并优化建设效果，进而强化档案管理综合效果。而为进一步满足档案管理部门的需求，其建设工作应逐渐将重心偏向信息化建设。

一、档案管理信息化的现状

首先，对档案管理信息化缺乏足够的重视。在社会整体发展迅速且良好的背景下，档案管理工作取得了较大的进步，但是从管理水平层面进行分析，还存在着对信息化建设工作重视度不足的情况，部分档案管理部门仍旧依赖纸质档案，认为电子档案的安全性不足，还存在采取两种保存档案的方式，即纸质档案和电子档案，档案管理信息化没有得到全面落实，而且管理人员的工作量还在增加，导致工作效率不高。其中，采取两种方法并存的档案管理模式，是实施档案管理信息化工作中遇到的主要困难[1]；其次，管理人员的专业素质需进一步提升。当前，我国档案管理部门的专业化人才仍旧不足，缺少复合型人才，尤其需要培养档案管理信息化方面的专业技能人才，但受到自身管理水平的影响，难以顺利完成培训，不仅影响档案管理信息化工作的顺利实施，还会发生其他隐患，进而造成严重损失。由此可见，管理人员的档案管理能力、信息技术应用水平、应急事件的处理能力等方面都会对档案管理信息化建设以及管理水平产生影响；再次，管理模式需要进一步健全。档案管理面向信息化方向发展的主要目的是对管理流程、质量等工作进行优化，但是我国档案管理工作还会受传统管理理念和方法的影响，停留在相对粗放的发展阶段，

信息化管理模式不够健全，管理流程较为复杂，使用的手段相对落后，且管理方法不够丰富，严重影响工作效率，导致部分档案管理部门的业务能力相对不高。因此，对档案资源的开发和使用还需要进一步改善，以此提升管理水平与管理效益；最后，档案管理信息化建设的安全意识不足。与其他类型的信息资源相比，档案信息中包含很多保密性文件，进而需要做好相关岗位人员职业素养培训，使工作人员能以信息技术作为背景，认真对待并且高质量、高效地完成档案管理各项工作。在信息技术背景下，虽然档案管理效率得到提升，但档案信息的安全性随之降低，容易受到病毒攻击，被窃取的风险增加，而且管理人员的安全意识不高，在工作中会出现操作不严谨的情况，如果档案信息被窃取，不仅会出现大范围传播信息资源的情况，甚至还会直接造成不可估量的经济损失。因此，需要重视管理人员安全意识的培养，从根本上保障档案管理质量。

二、档案管理信息化的意义

人们在各类型的社会活动中都会产生需要保存或具保存价值的信息，这种具有真实性的数据即为档案，对这些档案实施管理需要坚守一定的原则和科学的方法。随着信息技术的不断渗透，档案管理技术也在不断创新、优化，而当前档案的管理趋势是信息化管理。其中，档案管理信息化是以网络技术、计算机技术作为基础，使其面向数字化方向发展，进而可高效、高质量地完成信息的采集、保存、整理以及使用等工作，推动档案传递等工作面向网络化发展。从档案管理的实际角度进行分析，使用信息化方法加强档案管理，与新时代的管理转型发展需求具有相符性，并且能够辅助档案管理工作质量和效率的提升。与此同时，信息技术的应用还能促使档案管理职能发生变化，提升档案的服务性能和价值，并增加档案信息的深度挖掘以及使用，可提高档案信息分析、检索的便捷性。

在信息技术的辅助下，信息的传输范围越来越大，服务范围和能力也在逐步提升，提高了档案管理的现实价值，降低了档案管理改革工作落实的成本。传统的纸质档案管理工作中，要想保证管理的质量和水平，需要存储档案的地方具有恒湿、恒温、防火、避光且低尘等特点，并且有权责严格的存储管理制度，记录信息的纸张为无酸纸张，墨水一定是碳素墨水，分类存储时使用无酸档案袋。另外，还要使用黑白胶片拍下档案，将其放入无酸底片袋中进行存储，需要投入的资金非常高，还需要雇佣很多的专业人士。而使用信息化技术进行档案管理，可以将信息化办公设备作为基础，完善档案管理流程和制度，使用专业的软件并对管理人员进行培训，使其能够高效地完成档案管理工作，并降低成本，进而实现管理工作的改革。由此可见，档案管理应充分应用信息技术，积极开展信息化建设，其对于提升管理水平以及推动档案管理领域的整体发展具有重要作用[2]。

三、档案管理信息化的对策

（一）健全管理制度体系。档案管理信息化需要科学制度的支持，应完善管理制度。其中，相关人员应从监督管理以及执行两个方面出发，优化、健全管理制度以及标准。同时，应结合业务操作需求制定工作流程和制度，保证制度和流程的标准化、规范化，为顺利且高效执行管理方案提供基本保障，并且应建立统一的标准，为档案信息后续的共享以及应用做好前期准备工作。其一，健全责任制度。将责任落实到具体的管理人员，管理者应担负其责任意识，注重提高管理人员的自我管理能力，并且提高自我监督和控制效果，使管理人员可严格按照规章制度落实各项工作，便于提高工作质量[3]；其二，完善安全管理制度，加强档案信息存储和使用的安全预警、预防和控制，最大限度降低人为操作的适当性不足或者操作失误等安全风险发生的可能性，提高档案信息安全，对档案信息使用效率的提高具有显著作用，从而提升档案信息的价值；其三，建立并实施多层级管理制度，从上到下逐级构建并完善管理体系，使管理结构更加完整，有效衔接各个管理环节，为提高管理水平提供基本保障；其四，工作机制要增强其标准化特点，确保档案信息的采集、存储、处理以及使用等环节都处于标准的制度中，并统一档案统计、整理以及服务几个方面的标准。此外，为了保证管理制度体系在档案管理信息化中可发挥积极作用，需要重视全过程监督管理制度，确保整个管理过程都具有可控性。由此可见，档案管理信息化需要拥有健全的、可行性的管理制度体系作为基础，并优化管理的流程和细节，从而全面提升管理的信息化水平。

（二）加强专业人才培养。人才的支持是新时期档案管理信息化发展的重要基础。对于档案管理部门来说，培养人才非常重要，尤其是培养综合素质高的人才，是全面且高效落实信息化管理的主要条件之一。与传统工作模式相比，应用信息技术需要管理人员具备较高的综合能力与专业素养，在此背景下，管理人员不仅需要掌握且灵活应用专业知识、信息技术操作能力、计算机网络知识等，还需要具备责任意识和服务意识。同时，管理人员还要掌握相关的规章制度、保密条款和法律法规等[4]。

结合档案管理现状开展分析，档案管理信息化需要的人才不仅是掌握专业知识和技能的人才，更应该是复合型人才。在建设管理人才队伍时，需要以科学的培训以及实践管理作为基础，夯实人才的能力。例如，增加选聘人才的渠道，通过社会招聘、校园招聘以及猎头推等多种方式选拔人才，吸纳专业能力强、综合素质高的人才到管理队伍。同时，加强专业培训，主要包括工作理念、专业知识、实践技能、服务态度、责任意识等，具体的培训形式有内部讲座、经验交流以及案例教学等，进而不断提升管理人员的专业素养，并且使其养成良好的创新意识和习惯、自主学习习惯等。与此同时，应加强对人才的管理，改善人力资源配置、各岗位的考核形式和内容等，突出绩效管理模式在人才培养中的激励价值，将工作效果、专业资质与工资、奖金等直接挂钩，确保激发管理人员的积极性，进而提高档案管理信息化管理水平。此外，需重视安全意识的培养。档案管理中安全是非常重要的一项内容，也是管理人员必须要具备的意识，确保在实际工作中可以注意到每一个细节，尽量降低档案信息存储和使用风险，保证档案管理质量。并且，应强化管理人员的安全意识，提高其服务时的警惕心，减少工作中的疏忽大意，在保证档案存储和使用效率的基础上进一步强化档案安全。

（三）夯实档案管理基础。为了在现代化社会中推动档案管理信息化发展，需要相关人员积极学习先进的知识、技术手段以及理念等，从不同角度优化管理，夯实管理的多元基础，应落实基础建设、技术、经费等项目，确保档案管理硬件完备。首先，在保证经费方面，必须要保证专款专用，保证档案管理信息化发展过程中始终有稳定的资金，并拓展经费来源，既要依靠上级部门的专项拨款，也要通过社会上其他渠道获取资金，保证资金充足；其次，在基础设施建设方面，需要使用的设备有计算机、移动管理设备、移动硬盘、光盘刻录机、扫描仪等，这些设备需要在使用过程中注意保养和维护，降低因为设备性能下降或损毁影响档案存储和使用安全性，必要时可以更换新的设备。而在软件性能方面，应及时更新软件设备，包括软件升级和更换新的系统等，在条件允许的情况下参与管理软件的开发。并且，从技术方面加强档案管理信息化建设，应建立完善的信息化平台，合理应用一体化管理系统，为共享档案信息做好技术方面的准备工作；此外，应重视高新技术并加以充分利用，以信息化建设现状作为基础，使用先进的物联网技术、大数据技术、云计算技术以及专业管理技术等，强化技术支持，为管理工作夯实基础。

（四）明确档案管理方向。首先，落实档案信息数字化工作。传统档案信息是将纸张作为记录和存储的载体，随着信息化以及数字化技术的应用，档案信息载体逐渐转变成电子文档以及计算机，在开始进入推行无纸化办公之后，电子档案成为档案领域的主流。在目前的社会背景下，档案资源已经从原本以纸质资源为主导者的时代过渡到数字资源为主导的时代，想要在此情况下推动数字化转化工作的开展，需要重视档案资源的转化，这将是转型工作的主要战略措施和方向。此外，需要将原本的档案转为数字化资源，推动电子档案管理信息化系统建设的完善性，将该系统与业务系统、办公自动化系统科学衔接起来。同时，还要重视纸质档案的电子化转型，使新增和存储的档案信息数字化。

其次，档案信息数据化。以档案管理信息化发展作为基础，电子档案将会在档案领域中占据主要位置，在载体发生变化的条件下，档案信息的数形也会随之发生变化。其一，从管理角度来看，应重视档案信息的结构化管理以及综合治理，对档案信息开发以及治理要有足够的重视度，并提供可靠的技术、人才等方面的支持[5]；其二，从技术角度来看，档案信息数据化工作中需要管理人员有针对性的学习和应用技术措施，使其与档案管理进行融合，可以合理应用大数据、人工智能以及物联网等技术；其三，从服务角度来看，应重视档案信息的应用以及服务功能的改善，确保档案信息数据化工作的顺利实施，以此保障信息共享和传输的安全性。并且，必须落实智能化发展措施，其中智能化转型需要从档案安全、业务、平台、存储、使用等多个方面出发，需重视管理制度、流程、监督管理等工作的科学性与有效性。还要充分利用互联网技术的价值，强化档案管理信息化的可控性以及安全性，积极构建一体化、科学且安全的管理体系。

最后，建立完善的档案管理数据库。数据库分为多媒体数据库、数值型数据库以及文字型数据库，在传统庞大的文件管理向信息化档案管理转型的进程中，应注意建立数据库，合理应用数据库技术开展档案信息化管理。企业经过多年发展后，具有丰富的库藏资源，应建立数据库，对库藏资源进行筛选、分类，对档案信息目标做好命名，在开发数据库环节，面对的管理对象不同，工作内容也较多，应以不同的名称命名不同的数据表，在文件名、数据表、输入单中经常有同样的名称出现，应先做好目标分类再命名，科学定义字段属性。同时，需采用统一标准确保命名层次分明，便于后续数据库检索工作。在做好准备工作后，才可以构建数据库。而且为满足个数据间的易操作性和关联性，应满足集成化、结构化、降低数据冗余度、提升数据可靠性、保证数据收录完备性等特点。另外，在进行数据库分类的过程中，可应用相关指标合理分类数据库，大概分为三个类别，即目录库、事实数据库、全文数据库，目录库包括目录、索引、文摘等；事实数据库即文本数据值数据库，主要是收录数据信息和文本信息；全文数据库即通过对全文数据库的构建，高效查询档案原文中的篇、段、句、词、字等，以提高查询精准度。