数智时代高校档案利用工作提升策略探究

崔月

“数智”一词是以大数据、人工智能等为主导的技术思维、技术产品和技术应用[1]。随着新技术的发展，数智技术也进入了档案管理领域，并为档案信息资源的开发利用提供了许多创新实践。档案利用工作即为用户提供利用服务的工作[2]。高校是国家高等教育人才的培养基地，而高校档案馆承载学校的发展记忆，记录学校教学、科研以及管理等重要活动，是学校文化育人的重要场所。新环境下高校档案用户亦对档案利用工作提出了新要求。因此，如何做好档案利用服务工作是当前高校档案事业发展的重中之重，也是展现高校档案工作价值的集中体现。

一、高校档案利用工作实践中存在的困境

（一）高校档案馆利用服务与用户认知不匹配问题

随着18世纪末法国档案工作改革中档案开放原则的提出，档案利用由封闭走向开放，档案馆才开始面向普通大众，时间不过是短短200年。长期根深蒂固的认知让用户对档案馆仍然有一种陌生感。在基于普通公众对档案馆的认知调查中显示，相较于图书馆或博物馆，公众对档案馆的印象中“严肃封闭”的占比60%，“陌生神秘”占比32.8%[3]。高校档案馆由于其地域和管理的需要在高校的围墙之中，这种印象更强化了将普通利用者“拒之门外”的心理感受。有学者对湖北师范大学300名在校大学生进行调查，结果显示，91%学生不了解自己的档案是由哪些材料组成的，更不知道学校档案馆保存着学生的哪些基本材料；93%学生不知道学校设有档案馆[4]。加之学校对档案信息素养等相关通识教育的缺失，学生以及教职工等群体对高校档案馆的认知度偏低，更何谈合理利用。这种情况下，高校档案馆在提供利用服务的过程中必然会存在服务与认知脱节的情况，这也直接影响高校档案服务利用工作的开展。

（二）用户利用需求现代化与档案馆专业化服务能力不足的问题

新时代，高校档案用户越来越依赖移动互联网、新媒体等技术为实际工作、生活带来的便利。尤其是年轻的新一代高校档案用户，他们的档案利用需求呈现移动化和碎片化特征，更倾向于高校档案机构能够提供移动化和智能化的信息服务[5]。同时也更倾向于追求信息获取的及时性和高效性。很显然，传统的现场（线下）档案利用服务无法满足当下高校档案用户的利用需求。2022年中国高校档案事业发展报告中对全国242所高校开展问卷调查，结果显示，仅有35.54%高校完全实现在线服务平台远程服务，64.46%高校仍然采用传统人工登记服务[6]。信息时代，用户希望能够通过PC端、移动端实现档案信息资源的远程获取已经成为时代的主流趋势，而这却被高校档案馆对此类信息化服务开发能力的欠缺掣肘。高校档案部门作为高校的教学科研辅助管理部门，一直处于较为弱势的地位，因此，资源和经费获取有限，严重制约档案信息化管理和利用工作的推进。

此外，高校档案工作在人员队伍方面也面临诸多问题。学校给高校档案馆核定编制数少，专业化人才引进严重不足。高校档案利用工作也不同程度地囿于被动的、低层次的水平。

（三）用户利用需求个性化与高校档案服务利用程式化的矛盾突出

1980年，国际档案理事会在英国伦敦召开的第九届国际档案大会中阐述了档案利用的三种类型，分别是实际利用、普遍利用和学术研究[7]。高校档案馆提供的利用服务主要基于馆藏，为利用者提供档案的查阅、复制、开具档案证明、举办档案展览及参考咨询等。新时期，受环境变化、政策调整、心理变化等主客观因素的影响，高校档案用户对档案利用的需求也不再拘泥于过去简单的信息查询，即便是同一用户不同时期对档案利用需求也不相同，用户档案利用个性化、多元化等特征显著。笔者所在的合肥工业大学档案馆，在利用实践中，曾有毕业生向档案馆提出希望获取其在大学期间的各类影像资料留作纪念，针对这种专题类型的档案利用需求在过去并不多见。因此，对提供利用服务的档案机构亦存在经验不足或考虑不够等问题，如果不考虑利用大数据等新技术，纯人工检索利用未必能得到让利用者满意的结果。但是纵览高校档案馆门户网站、信息资源利用平台，不难发现高校提供档案利用服务相对固定，偏向于常见利用服务，针对个性化服务开通利用咨询或指南的相对较少。过去“用户需要什么，档案馆提供什么”的利用服务已不能适应新技术的发展要求，这种利用新技术并根据用户心理或用户行为主动为用户提供档案信息资源与长期被动的服务利用模式之间的矛盾日益显著。

（四）信息资源“共享”与利用服务“专属”之间的矛盾

高校档案馆提供利用服务的对象一般分为三种。第一是在校学生、毕业生以及教职工群体；第二是校内的相关单位或部门；第三是其他社会机构、团体或普通个人群体。当前大多数高校档案利用对象主要还是停留在前两者。利用内容主要集中在学生群体的升学、考试、入职、出国以及学历认证等；教职工群体相关的工作、职称评审、学术研究等；各单位或部门开展中心工作或学科评估等。此类利用已成为高校档案利用的主流业务，而针对社会群体的档案利用服务需求却十分谨慎，这也间接形成了一种高校档案只为“形成者”服务的固定思维。这种思维严重制约了档案第二价值的实现，不利于档案资源共享及其社会价值的实现。

随着“档案休闲观”概念的提出，资源共享的理念已经成为主流趋势，21世纪初，全英就有150多所高校参与了英国国家档案与其他档案部门之间的合作与资源共享[8]。与此同时，数智技术的发展也加速了“共享”的可能性和可行性，这种新形势也促使高校档案信息资源在“专属”和“共享”的抉择中不断博弈。

二、数智环境对高校档案利用工作的影响

（一）推进高校档案部门转变服务理念

数智应用实践在各行业中的成功案例让人欣喜。大数据、云计算、物联网、新媒体、数字孪生和区块链等技术的飞速发展让过去高校档案馆单一的、被动的服务利用方式发生了彻底性改变，高校档案用户希望能够通过各类数智技术实现一站式档案信息的获取，同时，希望能够通过新技术实现足不出户便能享受到沉浸式的服务体验。这种转变让高校档案馆不得不行动起来，转变服务理念，发挥主人翁意识，成为档案信息互联互通、共享共建和服务学校信息化建设的重要机构。尤其是信息协同共享方面，高校檔案馆不仅可以有效降低学校各部门的信息开发利用成本，也可以作为信息的终点站发挥不可或缺的作用。此外，便捷的档案信息资源获取也能够让利用者重新定义高校档案机构。因此，数智技术也在加速高校档案部门转变服务意识，提供更加精准、多元以及智慧化的档案信息利用服务。

（二）促进高校档案服务效能的提升

数智技术追求的是信息的及时、高效，用户提出需求能够快速响应，大数据技术让档案信息更加有序和易于获取，区块链技术和量子通信技术的应用让用户获取档案信息更加安全，新媒体技术让档案信息更加生动，这些新技术的应用可以让高校档案信息资源得到更加合理、高效地利用，解放传统的人工利用服务给高校档案部门带来的人员捆绑，让专业的档案工作者从烦杂的利用服务中解脱并空出精力专攻高层次档案信息资源的利用服务。如举办主题展览，宣传校园文化，编研信息参考为领导提供决策服务等，让高校档案馆在文化育人、信息服务等方面发挥更重要的价值，形成良性的发展循环。这样不仅能提升档案利用服务的效能，同时，也能够提高用户利用服务的满意度。

（三）实现高校档案馆自身价值

高校档案部门在学校一直处于一种相对边缘的位置，究其原因主要是与其他能够直接产生效益的部门相比，高校档案实现价值的周期较长，存在一定的隐蔽性。另外，一直以来，档案馆工作被许多人认为是简单的、重复的、可替代性强的一项工作，这种印象也间接地让档案馆在学校的受重视程度不高，最直接的体现就是经费分配上，档案馆无法获取充足的预算。但数智技术的应用一般可以专项的形式向学校申请到充足的经费支持，学校在这方面也比较重视，新技术的应用能够提供智能化和智慧化服务让全校师生与各部门享受便利，对于档案馆服务水平的提升发挥重要作用，这种快速与时代共进的转变可以让档案馆得到更多的认可，进而体现档案馆对学校的作用和价值。

三、数智环境下高校档案利用服务提升策略

（一）利用“集成服务”理念，转变高校档案管理服务思维

数智时代的到来，档案信息资源的集成管理与服务已经成为未来的一种发展趋势[9]。档案信息“集成服务”的理念主要是用技术手段实现信息资源的协同共享，有效地遏制“档案信息孤岛”，破除“档案信息茧房”，让用户能够用最便捷的方式获取所需信息。高校档案馆要善于运用这种服务思维，主动作为，融入学校信息化建设推进过程的前端。比如，笔者所在的合肥工业大学档案馆，在学校信息中心主导开发的协同信息平台中加入档案管理模块，该模块可实现档案在线查询借阅功能，目前可向全校教职员工（通过个人ID登录）提供开放利用。同时，还可通过E-Mobile7手机终端以及合肥工业大学信息化微信公众号中的“指尖工大”等多种途径登录使用。利用大数据等技术集成各类信息服务，让用户能够足不出户便可享用更加便捷的档案利用服务。

（二）应用“数智技术”，推进高校档案利用智慧化

近年来，在运用数智技术进行档案信息资源开发利用的创新实践中不难发现，如今的高校档案信息资源服务已逐步由过去的纸质信息转变为数据化、结构化以及智慧化信息服务。高校档案馆应当抓住机遇，依托学校推进信息化建设、智慧校园建设等优势，加大档案信息资源的开发与利用。合肥工业大学档案馆依托档案信息化项目建设开发了高校档案综合管理系统，其中的声像档案管理子模块应用AI技术实现声像档案的人物及语音等自动识别，极大地方便了专题性档案编研工作。系统中的在线查档功能囊括用户申请、馆员检索和提供利用等流程，真正实现一站式服务，节省过去在邮箱、系统以及邮递等诸多平台不停切换的时间，出错率也大大降低。出国成绩翻译模块可通过官方的专业及课程名称中英对照词库实现中英文学籍信息的自动翻译，减少了过去五花八门的翻译，提升了馆员的审核效率。此外，系统还可以利用OCR技术实现档案信息的全文检索，提升了档案信息的查全率，也极大地提升了服务效率。

（三）集聚人才和技术，提升档案利用专业化服务能力

高校檔案馆服务能力的专业化和服务水平的高质量都与人才和技术息息相关。目前，大多数高校档案馆在推进档案信息资源开发和利用中主要依赖服务外包的形式，即档案馆提需求，企业提供技术服务。但是，两者在对接的过程中经常会出现不匹配的情况。因此，高校档案馆应当选择在行业中口碑较好、技术转化能力较强的公司作为合作伙伴。同时，也应当看到，强化高校档案馆信息服务不仅应该从外部寻求合作、支援，也应该集聚学校档案信息生成各部门的人才队伍力量，强化相关人员的档案信息素养，从前端出发，保证各类档案信息资源在形成之前就能做好充分的对接，统一元数据标准，建立深度数据关联，便于档案信息资源集成利用。高校档案馆也应该注重自身专业人才队伍的构建，通过招聘掌握计算机技术、大数据技术、云计算技术等相关能力的复合型专业人才，并结合各类激励、考核晋升等手段保证人员队伍的相对稳定。通过一系列组合拳集聚人才和技术，真正提升档案服务利用的专业化水平。

（四）应用新媒体技术和服务，促进档案利用大众化

高校档案馆要实现利用服务的大众化和社会化，尽最大可能发挥其第二价值，就要融入新时代档案用户的信息使用习惯，加大对以手机、平板等为代表的移动端信息资源服务开发与宣传，借助微博、微信、抖音、小红书等移动新媒体平台，以高校档案用户喜闻乐见的服务形式传播档案信息服务，如拍摄短视频、纪录片、制作条漫等。强化沉浸式服务，利用数字孪生技术再现各类展览、利用VR/AR技术提升用户利用体验。此外，在宣传方面，高校档案馆还需要借助学校新闻媒体的力量，理由是一方面学校官微的粉丝量较多，传播范围广，另一方面用户粘性比较强，影响力更大，只有这样才能让高校档案馆的利用服务为更多用户所熟知，更加大众化。

（五）注重信息伦理保护，保护用户档案利用隐私权

时代瞬息万变，技术的迭代升级让用户享受其便利的同时，也不得不关注其带来的信息伦理风险。大量采用各类数智技术进行画像识别、分析预测、分类监控、预警处置等，使档案利用主体个人隐私遭到泄露的概率大幅度提升[5]。用户隐私数据泄露严重危害个人信息安全，高校档案馆在利用数智技术开展档案信息资源的利用中应当注重保护个人隐私数据，可通过设计弹窗发布隐私声明条款，在利用用户画像等技术分析用户习惯时应设置隐私声明条款等规范信息获取行为。此外，随着我国档案开放程度的不断提升，高校档案馆在开放档案信息资源的同时还应当运用加密技术保护用户信息安全，防止在开放利用的过程中出现隐私泄露风险。

四、结束语

《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确提出了“档案利用服务达到新水平”的发展目标，同时，提出了要积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层次加工和利用中的应用。重点开展“档案信息资源共享利用”等方面的重大课题研究[10]。高校档案馆作为档案管理的重要阵营应当积极作为，主动适应信息化浪潮中出现的新形势、新变化，让数智技术赋能高校档案利用服务实践，不断提升档案利用服务的专业化水平，为学校乃至社会的发展助力。

参考文献：

[1] 金波，楊鹏.“数智”赋能档案治理现代化：话语转向、范式变革与路径构筑[J].档案学研究，2022（2）：4-11.

[2] 陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].3版.北京：中国人民大学出版社，2005：292.

[3] 李秋丽.公众视角下的档案利用服务探析：基于普通公众的档案馆认知调查[J].档案管理，2022（4）：99-103.

[4] 刘桂桃.地方高校档案馆档案利用工作探微[J].湖北师范大学学报（哲学社会科学版），2020，40（4）：153-156.

[5]马仁杰，许茹，薛冰.论数智技术浪潮下我国档案利用工作的优化路径[J].档案学研究，2023（1）：124-131.

[6] 中国人民大学档案事业发展研究中心.中国档案事业发展报告（2022）[M].北京：中国人民大学出版社，2022：9.

[7] 黄霄羽.外国档案管理学[M].2版.北京：中国人民大学出版社，2017：209-210.

[8] 卞咸杰.探析英国高校档案管理的特点：以谢菲尔德大学为例[J]. 档案管理，2012（6）：78-80.

[9] 何军.档案信息的集成管理与集成服务模式研究[J].档案学通讯，2006（2）：56-59.

[10]中华人民共和国国家档案局.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].（2021-06-08）[2023-11-07].https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

基金项目：2023年安徽省高校档案工作协会基金一般项目“高校档案工作基本特征研究”（2023YB002）

作者单位：合肥工业大学档案馆