提升流动人员人事档案信息化水平的几点思考

陈美然

第七次全国人口普查数据显示，当前我国流动人口约37582万人，与2010年相比增长69.73%，人口流动现象突出，这对流动人口的人事档案管理工作带来了新的挑战。

人事档案是用人单位选用人才、评价人才的重要依据。做好流动人员人事档案服务工作既是人才服务部门的基本职责，也是政府服务民生、产业发展的重要抓手。

一、流动人员人事档案的特点

流动人员指户口没有在居住地但又取得合法居住的人。2021年12月29日中共中央组织部、人力资源和社会保障部等多个部门联合发布了《流动人员人事档案管理服务规定》，该《规定》的出台也对本单位的流动人员人事档案管理工作提出了更多的新要求[1]。以河北省秦皇岛市为例，截至2022年12月底，秦皇岛市、县（区）两级人才交流服务机构共记录保存流动人才人事档案信息158932 条，其中在库各类流动人才档案128154份，当年新接收普通高校毕业生等各类人才档案8839份。向各级各类单位提供档案查借阅服务200人次，向服务对象个人提供查借阅服务2500多人次，依据档案记载出具相关证明、提供政审（考察）服务1500人次，向海外留学回国人员提供档案接收管理专项服务30人次。

流动人员人事档案具有下列特点：一是使用频率高。经常根据需要提供政审材料、出具有关证明、办理调动手续等业务。二是档案流转速度较快。和其他类型的人事档案有较大不同的是，流动人员的档案往往会随人员本身的工作地或者户籍所在地的变化而流转。因此，流动人员的人事档案在流转的速度上就会更快。三是档案管理难度较大。流动人员人事档案管理工作不仅性质较为特殊，也常会面临诸多内、外部环境因素的影响，导致出现档案信息的资料更新不到位、内容不完善等问题，均加大了档案管理的难度。

二、流动人员人事档案管理信息化建设面临的问题

新时期流动人员的人事档案管理信息化建设成为重要发展趋势，从秦皇岛市工作实践来看，还存在以下问题：

（一）业务系统不互联、不统一，影响人才服务信息化深层次建设

人才服务工作与就业工作、社会保障工作尚需进一步融合。目前，公共就业和社会保障信息系统发展充分、技术成熟并且应用广泛。人才服务信息化建设涉及面广，与公共就业、社会保障信息系统既独立又交叉、既并行又分离，比如就业网和人才网求职登记基本相同、失业登记与人才求职登记功能类似、人才社保信息与社会保障服务互联不足、人才专业信息与就业岗位登记匹配不够等，从而导致人才服务信息化的业务关联度不高、资源共享率不强、服务应用面不广。在实践中，秦皇岛市人才交流服务中心多次与公共就业、社会保险经办机构沟通协调，但由于系统建设和软件服务互为独立，无统一接口和技术构架，信息共享化难度较大。同时，秦皇岛市人力资源和社会保障局已在全局推行了OA办公自动化系统，秦皇岛市人才交流服务中心作为所属事业单位也实现了办公自动化，但与人才服务信息化平台结合度不够，导致内部办公系统与外网业务缺乏有机联系。

（二）县区发展不平衡、不统一，制约人才服务信息化向更宽领域推广

秦皇岛市人才交流服务中心积极向各县区人才交流机构推广信息化建设模式和构架，但从实际情况分析，各县区人才交流机构无论在理念认识还是在技术资金上都存在不足，有条件的县区在积极争取，条件欠缺的县区在等待观望。同时，由于人才服务信息化的标准化建设和系统化概念仍未统一，各县区对信息化体系应用存在顾虑，秦皇岛市在推广过程中也在探索信息化的规范和标准，信息化建设标准的不统一直接影响了市本级与县区的互通互联，无法建立通用数据口和统一的信息化模式，制约了县区人才服务信息化的发展进程。

（三）内外部数据交换不及时、不充分，阻碍人才服务信息化精细化运行

人事档案管理信息化优势之一便是能利用其中的信息资源数据，但实际上，目前该资源的利用水平还处于浅层，且相关分析技术运用也不到位，还局限于数据的录入和传送层面，并未进行深层次的挖掘[2]。尽管秦皇岛市人才交流服务中心在对外服务方面建立了秦皇岛人才网，在对内运行方面建立了“海之冀”人事业务管理信息系统，配备了3台自助服务一体机，但与内外信息互联互通、数据统计交换、业务办理分析、流程实时监控及信息安全管理等要求还存在较大差距。在信息化建设上，秦皇岛市人才交流服务中心与河北东软软件有限公司紧密合作、共同推进，在功能需求、模块设计、服务实现、技术支持、开发运营和人才培训等方面做了大量工作，但距人才服务信息化建设的全方位、全天候目标还有很大距离。秦皇岛人才网的政务功能已经实现，但是人才招聘和岗位推荐功能仍有待开发。“海之冀”人事业务管理信息系统对内办公已经实现，储存了大量业务数据和流程数据，但与秦皇岛人才网互联互通尚未实现。从实践中看，人才服务与信息技术的结合需要长时间的探索和运行，人才服务信息化的技术化运行、数据化操作还需要不断加强。

三、流动人员人事档案管理信息化建设的优化对策

（一）转变观念，树立信息化共享理念

流动人员人事档案管理信息化建设的首要任务，是相关人员要转变观念，真正意义上建立“大数据”“信息化”共享理念[3]。为此，需要采取的策略如下：首先，加大宣传力度，要求人力资源公共服务中心的各个部门、各岗位人员都能明确人事档案信息化管理的现实意义，能正确掌握该项工作信息化建设的内容、实施流程和可能带来的效果，为工作开展打好基础。通过加大宣传和引导，让有关部门人员主动学习信息化技術、大数据等有关的理论知识和技能，实现对流动人员人事档案管理信息化建设的支持与配合。其次，在信息化建设过程中，人力资源公共服务中心在开展档案管理工作时还需转变工作思路，主动和各个用人企业、高校等之间搭建协作沟通的对接关系，建立双方间的信息化建设协同机制，实现对流动人员人事档案数据共享。

（二）核心助力，构建完善的人事档案信息数据库

流动人员人事档案管理的信息化建设核心，在于具备一个完善的信息数据库。建设数据库的目的是能实现全国流动人员的档案信息资源共享，为档案管理信息化的建设提供强大助推力，提供更为高效的档案服务。随着经济发展和人事档案管理制度的改革持续深化，流动人口的数量明显增长，因此，构建完善、规范、全面、通用的数据库是应对流动人口数量激增下档案管理问题的可靠手段。第一，要合理规劃设计该数据库中的各个子系统，要求所有的子系统都参照统一的标准和规范管理，避免各种设备不匹配、软硬件不兼容问题。在此环节中可聘请专业的技术人员设计子系统，保障系统的先进性和完善性[4]。第二，在全国各个地区，要全面推进关于人事档案信息数据库的应用及推广工作，尤其注意在应用该数据库的过程中有任何异常及问题，要及时记录和反馈，以便修复完善系统。作为政府部门要发挥带头引导作用，重视档案信息数据库的安全性问题，采取相关措施确保档案管理信息化水平。第三，数据库的建设和管理要遵循相关的规章制度，防止档案资料失泄密等问题出现。

（三）基础保障，加大资金投入与软硬件基础建设

流动人员人事档案管理信息化建设需要来自资金、软硬件、网络平台等方面的基础保障。第一，增加资金投入。地方政府及有关部门要重视流动人员的人事档案信息化管理工作，重点落实相关的专项资金拨款，并将信息化建设纳入规划。此外，还要整合资源，适当扩大资金来源渠道，争取社会各界的支持，筹集更多的资金保障流动人员人事档案管理信息化建设进程。第二，加大软硬件基础建设力度。由于科学技术和信息化技术发展迅猛，各项技术升级更新加快，因此软硬件的基础优化是必然举措。一方面，要持续更新现有的硬件设备，并结合档案管理要求和现有的资金条件持续优化，购置性价比高的设备，让新旧硬件设备联合，充分发挥出设备作用。另一方面，加大对流动人员人事档案管理信息化软件的研发和网络平台建设工作，确保软件系统的兼容性和适用性，使其既能满足流动人员人事档案管理需求，又能和其他企业或者职能机构对接，利用先进的技术手段和网络平台实现资料的检索、借阅，提升档案管理相关服务效率与质量。第三，加强对档案信息资源的开发利用。有关部门可利用大数据分析等技术处理流动人员的人事档案信息资源，针对性地作出分析报告，为解决各种经济、学术等问题提供可靠依据。

（四）人才推动，提升档案管理队伍人员综合素养

作为人力资源公共服务中心必须高度重视档案管理队伍建设，努力提升人员的综合素养。第一，要深入研究当前从事流动人员人事档案管理工作的人员综合素质、知识能力架构等人力资源条件，并根据现有人员条件有针对性地设计教育培训体系。第二，在档案信息化管理的教育培训体系中，要采取专家讲座、委培、集中化培训、学术研讨会等形式，在培训内容上，要大力普及关于信息化技术、大数据等方面的知识，全面提升人事档案管理人员的信息素养，善于利用先进的信息化技术推动档案管理工作，实现档案管理信息化的改革与升级[5]。第三，充分调动档案管理人员主观能动性，搭配完善的人员奖惩机制、晋升机制，有效地引导档案管理队伍的综合素养提升，为流动人员人事档案管理信息化建设助力。

新时期的流动人员人事档案管理信息化建设工作中，仍然存在一些亟待解决的问题，为切实地推动该项工作的信息化建设进程，可紧扣思想理念、数据库、资金投入、软硬件、技术更新、人才支撑等多个关键词采取对策，进一步推动流动人员人事档案管理信息化建设，实现该项管理工作的水平更上一层楼，为人力资源公共服务的可持续发展创造有利条件。

参考文献：

[1] 马军红. 我国人才交流中心流动人员人事档案管理问题与建议[J]. 产城（上半月）， 2023（3）： 70-72.

[2] 张海宏. 浅谈大数据时代下流动人员人事档案信息化建设[J]. 内蒙古科技与经济， 2019（18）： 33-34.

[3] 苏琦. 人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策[J]. 办公室业务， 2020（9）： 132-132， 134.

[4] 本刊讯. 山东省出台流动人员人事档案信息化建设实施意见[J]. 山东人力资源和社会保障， 2019（1）： 7.

[5] 钟万梅. 应转变流动人员人事档案的服务方向： 对 “弃档” 现象的思考[J]. 兰台世界， 2019（5）： 103-105.

基金项目：河北省人力资源和社会保障厅立项课题“秦皇岛市流动人才人事档案信息化研究”（JRS-2023-0343）

作者单位：秦皇岛市企业养老保险中心