公立医院人力资源管理信息化建设路径实践

袁菁阳 赵婷婷 袁 媛

河南省儿童医院 河南郑州 450018

公立医院是医疗技术和医疗服务的主要提供者,是保障群众生命安全和身体健康的主要力量,公立医院综合改革的目标是建立健全现代医院管理制度,保障可持续的运行机制,确保决策、执行及监督相互协调,相互制衡,相互促进[1]。人力资源管理在公立医院管理工作中占据着重要的地位,管理效能的高低是影响医院综合实力的关键因素之一。在新时代背景下,为了优化业务流程,提高管理效率,借助信息技术进行管理探索已成为一种新的发展模式,并随着现代医院管理制度不断完善,使其充分融入到医院人力资源管理体系建设当中[2]。

1 医院人力资源管理信息化系统建设的意义

在新时期经济背景下,信息交流是医院维持正常活动的基本条件,也是医院发展不可缺少的原动力。公立医院要想实现高质量健康发展,必须拓宽眼界视野、创新管理形式、探索发展路径,将人力资源管理和信息化技术进行有机结合[3],构建更加规范、专业、统一的人力资源管理平台,打造更加高效、优质、合理的专业技术人才队伍。鉴于此,医院应以信息化管理为手段,以精细化管理为目标,将基于信息化的人力资源管理模式应用于医院人力资源管理工作中,不断完善业务流程,提高办事效率,使人力资源部门从繁杂的日常事务中逐渐解脱出来,将工作重心逐渐转移到为医院职工服务和支持医院高质量发展的战略规划上来,助力医院在精细化运行管理和全视角决策评价方面打通堵点、实现“双赢”[4]。

1.1 以理念转变为导向,促进人力资源管理形式更加规范

随着医药卫生体制改革的不断推进,加强现代医院内涵建设已成为促进公立医院健康发展的重中之重[5]。人力资源管理信息化转变了传统的人力资源运营模式,从关注日常琐碎事务到关注长远决策规划,从关注职工眼前需求到关注职工成长发展,这种管理理念的转变,既能从思想上和制度上双向发力,提升职工的归属感和幸福感,促进他们与医院发展同频共振;又能从质量上和服务上提档升级,提升医院的影响力和知名度,从而吸引更多高素质复合型人才争相加入。

1.2 以优化分配为目的,推动人力资源管理成本合理控制

医院人力资源管理工作共性特点是流程繁琐、内容繁杂,各项数据、指标一直以一种碎片化、静态化的形式存在,完全由人工来统计,既无法满足大量信息数据的频繁输出,又无法做到信息数据的实时更新,一方面消耗了大量的人力成本和时间成本,另一方面在准确率和及时性也会受到影响。互联网时代背景下,医院通过借助先进技术,既可以弥补数据整合短板,降低人员管理成本,又可以优化整体服务质量,适应医院长远发展[6]。

1.3 以信息融通为前提,助力人力资源管理效能不断提升

随着信息化技术的快速发展,信息融通逐渐成为信息化建设和各部门系统运作的关键前提[7]。在医院人力资源管理过程中,使用信息化工具能够打破传统的数据模块分割限制,形成数据管理一体化、服务终端一体化及业务流程一体化的“三一”模式。一方面医院管理者通过查阅由信息化技术统计的人力资源数据,可以更加快捷地了解整个医院人力资源的分配情况,为其决策提供信息支撑和重要依据[8];另一方面在保证信息安全的前提下,可以使不同部门根据科室需求对医院人力资源信息进行提取、应用及反馈,在提升服务效能的同时促进管理效能提升[9]。

2 医院人力资源管理现状及存在问题

以H医院为例,医院现有职工3 226人,其中博士43人、硕士726人、高级职称345人、博士和硕士生导师48人。由于医院兼具公益性、服务性、专业性等共性特点及多院区、大部制管理模式等个性特点,这就决定了其在人力资源管理过程中的复杂性和琐碎性,比如编制管理、岗位设置、用工类型等业务复杂程度远超其他单位,这都加大了人力资源管理的难度。具体现状包括以下几个方面:

2.1 用工形式复杂,传统方式难以做到精细化

随着H医院的迅速发展,人员规模大幅扩张,编外用工数量增长迅速,用工形式复杂,存在人事代理、劳务派遣、劳务外包等多种用工形式。对编内编外人员进行统一管理,使其既能满足上级单位硬性要求,同时又能适应医院内部管理需要,已是H医院人力资源管理有待解决的问题。传统管理方式虽有借助信息系统,但功能有限,难以精准满足管理需求,这就要求H医院充分利用人力资源管理信息化系统加强对不同用工形式的差异化管理。

2.2 信息无法共享,管理效率难以实现最大化

在H医院实际的人事管理工作中,人力资源部负责考勤上报统计、工资调整、职称管理等工作;业务科室负责工作排班,绩效二次分配等工作;科教部门负责人员培训、继续教育等工作;医务部门要统计门诊、住院、手术等工作量;医院绩效考核、医德医风等工作都归属在相对应的职能科室。各个科室均有相关人事管理职能,由于维护口径和标准不统一,造成了人事信息的割裂与分散,完全依赖人力资源部门整合信息、数据需要大量二次加工,准确性与及时性无法同时保证。与此同时,医院人事业务涉及职工的公出、请假、考核、职称、转科等各个方面,且需要各相关部门分工协作,采用传统纸质或线下信息传递方式办事效率较低,进展较难跟踪,且信息留存分散,不利于工作的规范管理,难以实现从琐碎的事务性管理,向专业的人力资源规划管理充分转变[10]。

2.3 报表统计繁杂,信息输出难以保障高效化

一直以来,数据的统计分析都是人事业务中比较薄弱的环节。H医院人事报表的归口单位较多,如卫健委、人社局等,一方面报表的频次和数量多,且时效性和准确性要求高;另一方面在报表的填报格式和填报口径等方面,每年都有变化和调整,给信息填报增加大量工作[11]。同时,人力资源部还需要为院领导或其他相关科室提供各类人事分析数据,如人才梯队、工资结构、人员配置及区域中心建设等,在数据深入挖掘和准确分析方面无法兼顾准确性和时效性。

2.4 线下业务繁杂,服务方式难以实现多样化

日常业务工作中,人力资源部需结合实际需求,进行组织管理、岗位设置、职工管理、薪酬管理、统计报表、数据分析等各项业务的处理,导致部门无法将过多精力放在人力资源规划和医院职工服务上,在某种程度上影响了职工的满意度和认可度。在实际工作中,医务人员除了要充分践行“永远以孩子为先”的服务理念,加班加点完成繁重的业务工作外,办理日常业务还需要拿着纸质表单各个科室跑,既违背“一个中心四个转”服务理念,又无法真正实现为职工提供方便。

综上所述,搭建一个面向全院的人力资源管理信息化系统是提高H医院人力资源管理水平的当务之急。

3 医院人力资源管理信息化系统建设路径实践及成效

3.1 医院人力资源管理信息化系统建设基本要求

信息化技术逐步融入、日渐深入已成为一种趋势。人力资源管理要想充分利用信息化系统建设实现提质增效,必须统筹规划、合理设计,兼具严谨性、实用性和可操作性,使相对静态的信息活起来、动起来、用起来[12]。因此,H医院人力资源管理信息化建设必须满足以下要求:

3.1.1 做好系统接口,可安全实时调取数据 医院人力资源管理信息化系统必须和医院信息系统各个子系统做好接口,可以实时调取数据,满足业务需求,使人力资源管理信息化系统能够在实际工作中得到充分运用,发挥真正作用。同时还要严格按照医院规定,遵循相关密码管理和科室权限管理要求,同时在内、外网前端加装防火墙,防止医院职工信息和保密信息泄露。

3.1.2 做好模块搭建,要充分体现管理理念 人力资源管理信息化建设模块搭建不仅要涵盖人才选拔招聘、日常考勤管理及岗位设置管理等基本事务性工作,还要充分体现现代人力资源管理新思路、新理念[13],并兼顾医院人力资源规划、职业生涯设计等有利于医院和个人发展的战略性及拓展性工作。

3.1.3 做好流程设计,应切实保障操作方便 在医院人力资源管理信息化系统设计过程中,应与行政、临床科室负责人进行充分沟通,深入了解工作需求,在便利职工的同时,使其充分满足管理要求。一方面通过“好”的流程设计,确保操作方便,提高管理工作效率;另一方面通过“专”的业务办理,确保体现价值,提高医院服务效率。

3.1.4 做好成本管理,需重点关注长远发展 在医院人力资源管理信息化系统的开发和实际运用中,医院不仅要考虑功能设计,还要考虑各项成本。一方面合理利用原有网络和硬件设备,在不浪费物力、人力资源的同时使维护费用得到有效控制;另一方面合理规划实施路径,避免盲目追求大而全,可根据需要采取“分步实施、逐步到位”的方式持续推进。系统的建设还要有前瞻性,在规划设计时保留可能用到的模块框架,以适应医院高质量发展要求和高站位发展规划。

3.2 医院人力资源管理信息化系统建设路径实践

医院人力资源管理信息化系统建设,工程纷繁复杂,在建设过程中应坚持整体规划与分步实施相结合,效益驱动与重点突破相结合的原则。

3.2.1 整体规划 信息化建设可分为两个阶段,第一个阶段为“需求收集”阶段,从“战略、运行、管理”三个方面收集规划需求,确立信息化建设方向与目标;第二个阶段为“论证实施”阶段,从“调研、分析、落实”三个方面整理可行方案,保障信息化建设路径与成效。

3.2.2 分步实施 信息化系统建设是一项长期工程,需要有计划分步骤地逐项实施,这样既可以降低风险、节约投资,提高成功效率,还可以在分步实施过程中及时纠正偏差,实现便捷管理的既定目标。

3.2.3 效益驱动 效益是医院决策的重要指标,没有效益的信息化系统是没有价值和生命力的。因此在规划项目时,需要进行充分论证,分析其在社会效益、经济效益及管理效益等方面的实际成效。

3.2.4 重点突破 信息化建设整体规划完成后,结合医院现状,详细分析规划中最急需解决的问题,并确定重点突破方向和具体实践路径。

3.3 人力资源信息系统功能模块实施

模块实施是整个信息化系统建设中的关键环节,结合实际进行科学化的模块设计是成功实施信息化的前提。H医院坚持“科学规范”“务实高效”的建设原则,对现有业务工作进行全面梳理,统筹规划、分区落实,确保人力资源管理信息化系统建设有序推进。

3.3.1 人力规划模块 该模块包括机构设置、党组织设置、职务体系设置、岗位设置等,通过该模块对整体架构实施统一管控,提高工作效率。

3.3.2 人员管理模块 该模块包括人员主要信息维护和人员附属信息。主要涵盖学历、职称、职务及履历等,通过该模块实现员工信息档案的高效整理和快速查阅。

3.3.3 合同管理模块 该模块详细记录职工合同内容,包括合同终止日期等,有效规避由于劳动岗位变动及期限超期所带来的用工风险[14]。

3.3.4 考勤管理模块 该模块能够关联钉钉考勤打卡、OA忘打卡数据,对每月考勤进行查询统计[15]。

3.3.5 招聘管理模块 该模块具有用人需求申请、用人流程审批及用人信息发布功能,求职人员可在线上投递简历、选择职位,系统能够对重要信息进行初步筛选和重点分析,严格按照医院整体规划与业务要求储备人才[16]。

3.3.6 报表平台管理模块 该模块可灵活定义字段信息,自主设计统计报表,自由导出统计结果,减少数据统计及信息核对时间,同时还可对医院职工年龄结构、学历结构及职称结构等进行深入分析,为医院建立合理人才梯队提供重要依据。

3.4 人力资源管理信息化系统建设成效

信息化系统建设融入医院人力资源管理,既是我国目前人力资源研究领域的一个趋势和重点,也是充分丰富人力资源管理的一个技术和手段,它的充分应用使医院人力资源管理从最初单纯的服务性、事务性特点为主,逐步向着战略性、全局性发展角度迈进[17]。

3.4.1 便捷业务处理,提高工作效率 对H医院而言,通过信息化系统的建设与应用,一方面可以实现信息智能处理,改变以往纯手工或半手工的业务处理方式,同时充分保证数据统计的准确和高效;另一方面可以实现业务线上办理,职工可以在线查阅,填写各类表单,并按照预置流程自动流转,提示相关人员处理相关业务,切实提高业务办理效率[18]。

3.4.2 简化招聘程序,快速获取人才 依据现有事业单位管理条例要求,公立医院开展专业技术人才招聘工作,均需对外公布招聘岗位,随着简历的大量涌入,利用信息化系统对应聘人员进行精细化筛选,极大提高了人员招聘的工作效率,降低了招聘工作的前期筛选压力。

3.4.3 提供便捷服务,搭建沟通桥梁 人力资源管理信息化系统建设不只是为人力资源部服务,也为普通职工、管理者及决策者等各层级人员搭建了信息沟通的桥梁。医院管理者通过该平台,可获取人力资源相关信息,为其正确决策提供及时准确的数据支持;医院职工通过该平台,可查看医院制度、个人信息、月度及年度薪酬等,大幅度提升了职工的满意度。此外,通过该平台引导职工积极参与到医院的管理和建设中去,在提升凝聚力和向心力的同时,实现人力资源管理精细化和规范化同步提升,助力医院在信息时代背景下不断向前沿技术靠拢,助推人才队伍建设不断实现新突破。

4 结语

随着医疗卫生事业的不断发展,医院体制机制的全面改革,医院信息化建设的投入和使用已成为改革的重点,人力资源管理信息化作为其重要组成部分,对医院人力资源的可持续发展具有重要意义。对此,医院应给予足够的重视,进行充分的调研,并且在信息化建设过程中,统筹考虑眼前实际需求和医院长远发展,准确把握人力资源管理现状和业务办理需求,确保信息化水平的提升真正促进医院管理及服务水平的优化,为医院战略实施和目标推进提供强有力的人才支撑和智力保障。