电子时代“有文必档”再探索★

谢林利 吴品才

（苏州大学档案与电子政务系 苏州 215021）

1 “有文必档”的含义及其缘起

1.1 “有文必档”的含义

所谓“有文必档”就是指在社会实践活动开展中形成的所有的原始记录都应列入归档范围实行归档保存，不论其载体类型、记录方式和公私性质。也就是说，任何一项社会实践活动开展中形成的任何文件都应列入归档范围，都可成为档案，因而都应归入档案管理部门得到管理。

1.2 “有文必档”的缘起

新中国成立后，档案事业建设学习外国经验，在文书立卷工作中注重完整性，往往会对形成的文件材料全部归档。1956年，顾恺之在《关于接受处理文书处理部门案卷的几个问题》一文中表示：“一般可以这样说:一个机关在其全部工作活动中所形成的一切文件,都应作为档案保存”[1]。

1996年，何嘉荪在其探讨档案概念外延的两篇文章中，从文档一体化的角度出发，主张将归档提前到文件的现行阶段，肯定了“有文必档”[2]，认为“只要是本机关（企业）在职能活动中直接形成或收到的文件（亦即具有本源性的文件，一旦正式形成或收到就是档案”[3]。

此后，一部分学者关于“弱化档案鉴定”、“废除’销毁鉴定’”的主张，以及对于档案鉴定工作合理性的讨论，实际上也是对“有文必档”的肯定。马伏秋曾提出，档案鉴定工作中的“销毁鉴定”应该彻底废除，转而通过分级鉴定对档案进行分级管理，认为“无论在何种情况下，档案都不能被销毁”[4]；周林兴主张“弱化档案鉴定及销毁，强调完整齐全地保存所有档案”[5]，并在而后的文章中从档案存放空间问题、支出费用问题以及提高档案抵御无法抗拒的社会因素的能力三个方面进一步论述了“有文必档”的合理性[6]。

2021年，杨冬权的《从“选时代”到“全时代”— 智慧社会档案工作的历史性转折》一文，“有文必档”被再次提及，他立足于以互联网为核心的信息技术高度发展的时代背景，提出电子时代应对文件进行“全部性管理”[7]，所谓“全部性管理”，实则就是“有文必档”。

1.3 归档的必要条件

文件归档是有条件的，文件具有一定的保存价值是文件归档的必要条件。从理性的角度来说，任何人类社会实践活动的选择与开展都是讲究成本-收益的，即成本付出都是需要有收益回报的，没有回报或回报不够的付出都是无意义或不理性的，文件归档同样如此。文件归档及以后的档案管理同样是有成本的，无论是归档本身，还是档案收集、整理、鉴定、保管与利用服务等都会占用一定的人力、物力和财力，因而需要一定的成本付出，所以，文件具有一定的保存价值是文件归档的必要条件，如果文件不具有任何保存价值，则文件自然无需归档，因为这样的文件归档后是无回报的。从这一角度来说，档案馆保存的档案必须是重要的、能有高回报的档案，因为档案馆的保管条件更讲究，再加上保管时间更长，我们为档案管理付出的成本自然更高，所以，只有那些能高回报的档案进入档案馆才是有意义的。

2 纸质时代“有文必档”的理论批判

纸质时代，档案界主流观点认为，一项社会实践活动开展中形成的所有文件并非都有保存价值，因而并非都要归档，所以，“有文必档”在纸质时代是站不住脚的，也是不必要的。具体可从纸质时代鉴定理论的盛行和文件生命周期理论的产生得到充分说明。

2.1 纸质时代鉴定理论的盛行否定了“有文必档”

纸质时代，中外档案学理论中创造了不少鉴定理论，如直接鉴定法与间接鉴定法、宏观鉴定法与微观鉴定法、年龄鉴定论、职能鉴定论、文件双重价值论、利用决定论等，这些鉴定理论的诞生与存在意义就是基于一项社会实践活动开展中形成的所有文件并非都有保存价值，于是就需要创造鉴定理论，去确认和挑选那些有保存价值的文件来归档保存，如果一项社会实践活动开展中形成的所有文件都有保存价值，那就自然无需鉴定理论了。所以，纸质时代鉴定理论的盛行就是对“有文必档”的否定。

2.2 纸质时代文件生命周期理论的诞生同样否定了“有文必档”

纸质时代，国外档案学者根据文件中心建设问题经验的高度总结，创造了文件生命周期理论，这一理论成熟于1980年代，伴随着上个世纪我国的改革开放，这一理论同时期传入了我国，并引起了中国档案界的极大兴趣。文件生命周期理论告诉我们，在社会实践活动开展中形成的所有现行文件只有部分能转化为半现行文件，部分被剔除，而半现行文件也只有部分能转化为非现行文件，部分被剔除。文件生命周期理论考察文件运动规律的特点是从文件价值入手，这也应该是文件生命周期理论或文件运动理论之所以能引起档案界共鸣的最主要原因。

文件因其价值而有生命，有存在的意义，如果文件在未来时空范围内不再能呈现出任一价值类型，这样的文件自然已无生命可言，无需继续保存，应当销毁，因为继续保存这样的文件所作的成本付出将来是没有任何收益回报的。文件生命周期理论进一步告诉我们，从总体上说，最后的非现行文件只占起初形成的现行文件的5%-10%，甚至严格控制在3%左右。研究文件生命周期理论的目的是为了更好地管理文件，文件生命周期理论同时也告诉我们，文件究竟应该存放在什么地方、采用什么方式管理、由谁管理等总体上取决于文件运动状态，当文件从一个运动阶段跨入另一个运动阶段时，通常需要改变文件存放地点、管理方式和管理主体，具体地说，就是当文件现行期结束，进入半现行期时需要归档；当文件半现行期结束，进入非现行期时需要进馆，所以，文件生命周期理论清晰地反映出只有部分现行文件将来需要归档，并非全部，因为当现行文件的现行价值完成时，只有部分文件将来能继续呈现出其它类型价值，如凭证价值等，至于部分比例会因社会实践活动的不同而不同，重要的比例自然会高，次要的比例会低。总之，纸质时代文件生命周期理论的诞生明确否定了“有文必档”。

3 纸质时代“有文必档”的实践困境

纸质时代存在着档案数量无限增长与档案管理能力有限之间的矛盾。随着社会文明的不断进步，档案数量呈现指数级增长。在造纸术普及之前，无论是中国古代的甲骨、金石、简牍与缣帛档案，还是外国古代的石刻、泥板、纸草、羊皮纸、蜡板档案，其形成都并不容易，档案数量十分有限，此时的档案管理不需要耗费大量的人力物力财力；造纸术普及后，纸质档案数量剧增，在14世纪的欧洲，一些自治城镇开始有选择地保存档案，放弃价值低及重复的文件；1789年，法国颁布了《穑月七日档案法》，规定巴黎和各主要行政中心设立档案清理处，以法律形式确定了选择性归档的做法；19世纪末20世纪初，第二次工业革命带来社会生产力的变革，档案数量又一次跨越性增长，档案鉴定理论由此产生并不断演进[8]272。

在纸质时代，一方面由于受到技术、设备等限制，档案管理对人工的依赖度较高。一份档案的收集、整理、鉴定、保管、统计，乃至利用、编研、检索，整个过程大部分依赖人工手动完成，十分费时费力；另一方面，由于纸质时代信息存储密度相对低下，纸质档案材料需要占用大量的空间，对库房及配套的保管、管理设备有很高的要求。档案馆（室）往往需要修建面积广阔的库房和投入大量资金购置配套的管理设备。在这种条件下，有限的人力物力财力无法实现对过多档案的全部保存、全部管理，因而只能选择性地“筛选”出那些将来更可能在具有利用需求，即所谓更具保存价值的文件归档保存。因此，纸质时代，“选择性归档”是更加合理的归档策略，而“有文必档”则是错误的归档策略。

4 纸质时代文件“归档范围”实践否定了“有文必档”

纸质时代文件归档与不归档实践是按照我们确定的“归档范围”与“不归档范围”来执行的。新中国成立后，关于文件“归档范围”与“不归档范围”的规定曾有5次大的改革。最近一次是2006年国家档案局推出的第8号令《机关文件材料归档范围与文书档案保管期限的规定》，它明确指出了机关文件材料的归档范围与不归档范围，随后2012年国家档案局推出的第10号令《企业文件材料归档范围与档案保管期限的规定》，同样明确指出了企业文件材料哪些应该归档，哪些不应该归档。这对新形势下我国基层档案工作实践的开展，尤其是档案资源建设具有十分重要的指导意义。

《中华人民共和国档案法（2020年修订）》第三章第十三条规定，直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料，应当纳入归档范围：（一）反映机关、团体组织沿革和主要职能活动的；（二）反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动，以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的；（三）反映基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的；（四）反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的；（五）法律、行政法规规定应当归档的。非国有企业、社会服务机构等单位依照前款第二项所列范围保存本单位相关材料。并且除了被认为具有保存价值的应归档材料以外，第十四条明确了“国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档”[9]。

可见，纸质时代基层档案工作实践上文件“归档范围”与“不归档范围”的盛行，在这种背景下一份文件从产生到被作为档案保存要经历三次“选择”：一是档案室按照国家有关规定和要求，确定本机关文件材料的归档和不归档范围；二是档案馆根据有关规定收集一定范围内的档案，不在规定收集范围内的档案则不会被档案馆收集；三是档案馆将接收到期的档案进行再鉴定，经鉴定后不具备保存价值的则不再被继续保存。经历了这三次“选择”之后，能够进入档案馆作为档案永久保存的只是形成文件的一小部分。所以，纸质时代文件归档实践始终否定“有文必档”。

5 电子时代“有文必档”的理论基础

5.1 电子时代“任何数据都不是无用的”与“有文必档”的肯定

冯惠玲教授曾对档案资源观做出比较详尽的论述，其中提到“档案是一种重要的不可替代的文化财富和社会资源；档案资源应该尽可能全面地反映社会面貌，因而不可避免地走向领域拓展”[10]。目前已有学者提出电子档案管理和档案工作今后将从之前的“选择性管理”时代，快速发展转向未来的“全部性管理”时代。也就是说，我国档案工作面临着一个从“选时代”到“全时代”的全新蜕变和全面改变。在这个时代，任何数据或档案都不是无用的，它们都是大数据的一部分，都可以给依据大数据所作的科学分析、科学预测、定向推送、人工智能、智慧管理等做出贡献[11]。

这些观点不谋而合，将档案看作重要的社会资源。前者将档案领域拓展视为不可避免的趋势，后者认为“任何数据或档案都不是无用的”，更是明确地对纸质时代“并非所有文件都有保存价值”观点的否定，据此直接地提出了“全部性管理”理念。在电子时代，档案资源观的意义与作用究竟如何，或许从一些案例中可见一斑。淘宝京东等网购平台通过用户的浏览记录等使用数据可以精准捕捉用户的消费需求、消费倾向；打车软件根据用户行程记录则可以分析出道路交通状况、居民出行意向；个人就医记录可以分析出我国国民健康状况及医疗资源分布…这些在纸质时代看似微不足道甚至无用的信息，在大数据技术之下都能够成为决策的参考和依据，是支撑社会更好运行、管理和发展的重要资源，能呈现出重要的价值。所以，这些在纸质时代完全不必归档的记录在电子时代必须归档保存。

5.2 电子时代社会记忆构建与“有文必档”的肯定

档案是人类社会实践活动的历史记录，反映着历史的真实面貌。档案工作是传承社会记忆、再现历史面貌的重要文化事业。曾有学者认为档案的本质是“社会记忆”或“人类社会文化的历史记忆”，足见档案、档案工作与社会记忆的构建之间密不可分的联系。选择性归档的弊端在于必定有所取舍，并且档案价值鉴定不可避免地存在主观性、盲目性以及鉴定误差等局限。这无疑妨害了社会记忆的客观性、完整性。

文件归档范围的确定是经过人为鉴定“筛选”才得以归档，这不利于为后世保存完整的社会记忆，存在将历史“断章取义”的嫌疑。“有文必档”的做法则可以避免这些问题的发生，帮助构建客观、完整的社会记忆，为后世还原历史最真实的面貌。尤其在电子时代更是如此。

6 电子时代“有文必档”的现实需求

6.1 大数据时代对海量数据的客观需求

随着信息技术的不断发展，我们已进入大数据时代，大数据技术的应用已深入社会生活的方方面面，从生产、教育、娱乐到民众的衣食住行，再到突发公共卫生事件的防控，大数据需求和应用随处可见。2013年IBM公司总结出大数据“5V”特征，即Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多样）、Value（低价值性）、Veracity（真实性）。而这与档案工作中“有文必档”有着天然契合。电子时代档案是重要的数据来源，“有文必档”才会符合大数据Volume（大量）、Variety（多样）的特征，或者说某种程度上也是诉求；即便是最专业的档案鉴定人员，也难以确切地表达某份文件已经完全不具有任何价值，相反，可以肯定地说，在大数据时代没有绝对无价值的文件，即便是那些按照传统档案价值鉴定来说应被销毁的文件，也能够符合大数据Value（低价值密度）的特征而成为大数据的一员；此外，档案本身即具备“真实可靠性”特征，符合大数据Veracity（真实性）的要求。简言之，只有“有文必档”才符合大数据时代的诉求，能够为组织、机构实现大数据管理提供数据资源支持。

6.2 电子时代现实工作与生活的需要

在数字时代，数据是至关重要的资源，被称为“新石油”。在科研领域，“数据密集型科学发现”已经成为一种新的科研范式，被誉为“第四范式”。研究者通过对大量数据的分析，能够更轻松地获得某一方面的“全景视图”，实现对整体情况的认知和掌握；在商业领域，阿里巴巴提出“一切业务数据化，一切数据业务化”。在业务运行过程中实现数据化，一方面提高效率，另一方面则是对数据的积累。而后将积累的数据进行挖掘利用，实现其中的商业价值；在政务领域，通过对海量数据的收集和利用，了解社会各方面的现状，为科学决策提供至关重要的参考依据，提升治理能力。总之，现实工作和生活的发展对数据有着高度依赖，这要求我们尽可能全面地将其保存，任何看似无关紧要的文件都可能产生价值。

7 电子时代“有文必档”的实现条件

2017年，腾讯公司宣布其数据中心存储的数据量已达1000PB以上，这相当于美国国家图书馆—华盛顿图书馆（实体图书馆）的15000个数据量。电子载体的信息存储密度是纸质载体所无法比拟的，且随着信息技术的发展，其密度越来越高，当前一个小小的U盘信息存储能力也已达到TB级，这是纸质载体难以想象的。信息技术的飞速发展已经能够具备足够条件，实现对迅速增长的电子文件进行全面保存、全面管理和全面利用。首先，存储技术的不断更新优化为电子档案的保存提供了良好条件。目前主流的存储介质，包括磁盘、磁带、光盘、固态硬盘等，其存储密度越来越高。在蓝光存储技术的加持之下，单张光盘的最大容量已经达到了500GB；云存储技术的出现使电子档案可以被存储于云端，私有云存储具有高安全性；更值得期待的是，2022年基因存储技术已取得突破性进展，若此项存储技术能够被成功掌握并应用于电子档案存储，那么它将以其超高的存储密度，超长的保存时间，超低的能耗带来巨大改变；其次，随着算力的不断提高，大数据与云计算已完全能够实现对海量数据的快速分析处理，并不会因为数据量大而造成负担，反而依赖海量数据得到更准确的分析结果，挖掘出更有价值的信息。总之，电子时代随着信息存储密度和方式的不断发展，我们已具备了“有文必档”的保存条件。我们保存的数据量虽呈指数级增长，但却并不会给我们的保存和处理带来负担。

8 本研究价值与结论

档案工作实践中是否应该推行“有文必档”，这一问题研究具有很大的理论价值与实践价值：

首先这一问题研究具有相当的理论价值，因为是否应该推行“有文必档”，必须先清楚回答一项社会实践活动开展中形成的所有记录是否都有保存价值，如果我们确信并非如此，那么，“有文必档”是难以成立，也是不应推行的。但客观事实是，档案学鉴定理论虽不断丰富发展，可鉴定文件是否具有保存价值仍是一件极其困难的事情，一方面，纸质时代时常出现一些我们鉴定后认为应当销毁，但事后却又发现有利用价值的文档；另一方面，许多纸质时代以为没有价值的文档在电子时代都能呈现出价值，电子时代“任何数据或档案都不是无用的”，这是档案学理论中极其基础问题，这一问题研究结论的是与否将会带来一系列的影响，如归档理论、收集理论、鉴定理论与利用理论等。

其次本问题研究也会影响到档案信息资源建设的重大实践问题。档案工作的物质对象是档案信息资源，所以，档案事业中档案信息资源的建设问题历来受到重视，2006年以来国家档案事业所提出的三个体系建设，首先是档案信息资源体系建设。“有文必档”的肯定与推行将会直接影响到档案信息资源建设。

再次“有文必档”的肯定与推行将会直接影响到档案管理中一些管理环节的调整。过去“归档范围”的确定与修订是我们长期以来一直高度重视的一个复杂问题，但“有文必档”的肯定与推行后，将使这一问题变得极其简单，一项社会实践活动开展中的文件归档范围就是这一活动开展中形成的所有文件，甚至是否可以直接取消文件归档范围这一问题。

总之，电子时代，选择性归档已经难以满足社会发展需要，“有文必档”却具有良好的理论基础与客观的现实需求，不仅成为可能，更应该被认可。需要指出的是，“有文必档”并不是简单地不分青红皂白地把社会实践活动中形成的所有文件都归档或都列入归档范围，这依然遵守的是只有有价值的文件才归档这一基本理念。