数字化转型背景下企业档案信息资源共享服务保障体系建设研究

2023-12-11史健

兰台内外 2023年33期

史健

摘要：数字化转型背景下，企業档案信息资源共享服务是实现转型和提升信息资源价值的有效手段。本文以乌海能源为研究对象，发现乌海能源在开展档案信息资源共享服务过程中面临人才储备不足、信息容易泄露、信息资源利用率低、共享平台无法衔接等问题。鉴于此，本文提出构建以多元主体为核心、信息资源为基础、技术支持为手段、管理制度为支撑的企业档案信息资源共享服务保障体系的建议。

关键词：数字化转型；企业档案信息；信息资源共享

项目基金：本文系国家能源集团乌海能源有限责任公司项目“面向数字化转型的企业档案信息资源共享服务平台建设研究”（编号：WHNY-KX-21-28）的研究成果之一。

引言

2021年，《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》明确提出“加快数字化发展，建设数字中国”。数字化转型需要企业对其活动、流程、业务模式和员工能力等各方面重新定义。档案信息资源作为企业发展过程中的重要资源，其信息化发展不可或缺。以信息化手段提升档案信息资源共享服务能力，是实现档案工作服务企业重要途径。

1 国内外研究现状

数字化转型背景下，企业档案信息资源共享主要是指通过多主体参与共建、各业务协同共进、档案线上线下资源共享，从而实现更深层次的价值追求，实现企业档案资源价值全面释放、治理模式深层革新、企业记忆文化构建[1]。现有研究主要从宏观和微观两个角度探究平台建设的功能模块。宏观侧重功能模块的设计，微观侧重平台某一功能模块的探析。李思艺[2]提出档案信息资源共享四个构成部分，即信息资源共享主体、信息资源、信息技术、信息环境。崔洪利[3]研究指出档案信息资源共享平台软件功能应包含信息采集、信息存储、查询分析、信息交换、任务调度以及平台维度六个维度系统。张宏斌[4]提出建设基础支撑环境、应用系统、数字资源、标准规范体系、安全保障体系及运行维护体系为一体的平台搭建。

2 乌海能源企业档案信息资源共享服务工作现状

2.1 企业档案信息资源共享服务工作人才短缺

乌海能源企业呈现主体多元、区域分布广、管理层级多的特点。这要求有一支专业、高效的档案人才队伍。但目前全公司仅设置2名专职档案管理员，远不足以支撑企业庞大档案信息共享的需求。员工虽已经积累了丰富的档案工作经验，但随着数字化转型的发展，企业需要更多熟悉现代信息技术与档案工作的复合型人员，培养高效的档案管理队伍。

2.2 企业档案信息共享服务系统开发无序

目前乌海能源企业对于企业档案信息化系统的开发存在缺乏统一规划、统一标准，内容缺乏连续性等问题，造成档案信息在不同企业之间难以共享，不同类型设备难以同步[5]。同时在进行数据收集过程中呈现无规律、未组卷、未成件的状态，拥有数据丰富完备、标准统一的信息资源是共享的基础。

2.3 企业档案信息共享服务技术手段落后

技术支持指档案信息资源共享服务所需的各种与信息相关的网络技术、计算机技术和通信技术，这些技术给企业数字化转型提供便利。随着企业获取数据的来源增多，各种结构化与非结构化数据涌入企业，企业基础设备亦将面临巨大考验。虽然乌海能源公司已经接通ERP财务系统、ERP招投标系统、OA系统业务系统，但仍需更多技术手段统筹各系统，保证信息资源的真实性、完整性、可靠性、可用性。

2.4 企业档案信息共享服务制度体系有待完善

企业档案信息资源共享服务的支撑与保障离不开管理制度的约束与协调。乌海能源公司对于档案信息管理存在认知固化、长期缺乏相应管理制度等问题，尽快构建相关管理制度至关重要。

3 构建企业档案信息资源共享服务保障体系

有学者指出，企业档案信息资源共享应遵循实用性原则、一体化原则、统一性原则。本文以乌海能源公司为例，构建乌海能源公司档案信息资源共享服务保障体系。乌海能源公司本部设置职能部门14个，拥有支撑性辅助单位16个（如供销总公司、后勤服务中心、信息技术公司等）。笔者按照乌海能源公司的实际情况，构建的企业档案信息资源共享服务保障体系，包括四个子体系：多元主体体系、信息资源体系、技术支持体系以及管理制度体系。

3.1 多元主体体系

现阶段，企业档案信息资源共享涉及多元主体，多元主体的格局势必会带来档案信息工作中人员背景、能力及所属部门复杂多样。

3.1.1权限管理。构建多元主体，对不同主体开放预设权限可以有效规避信息泄露问题。由企业本部档案部门统筹规划，依据不同主体的操作范围对不同主体的访问、编辑、管理、调用、删除等操作权限进行分级限制。此外，对于所有主体的进入、调离进行严格的控制，人员在离开受控区域及断开受控网络后，及时清除访问权限。

3.1.2人才队伍建设。本文依据各主体职能差异，将多元主体分为管理人员、技术人员、实操人员。应培养具备发现问题、解决问题，有效协调各部门的管理型人才；应培养具备科技创新、技术研发能力，合理开发档案信息资源共享平台的研发型人才；应培养深入了解操作流程，可快速实现档案信息资源整合、存储、管理的实操型人才。加大相关人员的信息安全基础知识、岗位操作规程、违规惩戒措施等培训。

3.2 信息资源体系

3.2.1档案信息资源收集。随着数字化转型的发展，企业获取档案信息资源的手段丰富多样，如手动输入信息，数据库、第三方平台导入等方式收集。数据收集之后，平台主要进行数据解析、数据清洗与数据去重、数据关系映射与数据转换三步[6]。企业在进行信息资源收集过程应注意信息资源的标准化程度、信息资源的数量丰富程度、质量优化程度和地理空间分布均匀程度三个方面[7]。首先，信息资源共享服务要清晰了解企业档案信息资源共享目的，构建共享标准体系。具有统一的共享标准方可保证共享多方能够无缝衔接。其次，信息资源的数量丰富程度影响着共享的范围，种类越多样、数量越丰富，企业共享的范围越广泛。再次，信息资源的质量优化程度影响着共享的深度，良好的信息资源可以为共享双方提供更有效的信息，更有效地发挥信息资源的价值。最后，信息资源的地理空间分布均匀程度影响着共享的密度，信息资源越集中的区域，能够进行共享的资源越多，共享行为的开展越密集。

3.2.2档案信息资源存儲。信息资源存储包括信息资源安全存储、容灾备份两方面。自然灾害，硬件设备损毁、故障、老化，病毒防护能力较弱等都会造成信息资源存储的丢失。保证信息资源的安全存储至关重要。存储从距离来看可分为本地、同城、异地存储；从介质来看可分为硬盘、磁盘、光盘、专用存储设备等。国家档案局发布的《档案馆防治灾害工作指南》一书中将容灾等级分为7级，1级为最基础策略。企业在进行容灾备份的构建时，可依据数据的规模、载体类型、运输方式等选择不同组合的存储方案、设定不同的更新周期。

3.2.3档案信息资源共享。信息资源共享包括共享过程中设备与设备、设备与系统、系统与系统之间的安全传输等。这就要求档案信息资源共享服务的数据交换格式标准化。在促进标准化的过程中需要考虑以下几方面：（1）已有的国际标准；（2）国内档案管理软件数据交换格式规则；（3）企业数据共享需求。确定标准在前，档案信息数字化在后。

3.3 技术支持体系

随着技术的发展，企业数字化转型成为现实，技术是档案信息资源数字化转型及共享得以实现的基础，是降低数据安全风险的重要手段，对于充分利用信息资源、维护信息资源安全、促进企业生产经营十分重要。

3.3.1基础设备构建技术。企业基础设施是企业档案信息资源数字化转型的基础和前提。企业不仅需要完善档案部门计算机、打印机等基础信息化设备，同时还需要提供一个安全可靠、兼容性强的平台。谨防因机房不合规、设备老化等问题造成企业档案信息资源受损。[8]

3.3.2信息资源体系支撑技术。针对信息资源体系构建的三个维度，以其所需的技术支持构建信息资源体系支撑技术，包括信息资源收集技术、信息资源存储技术以及信息资源共享技术。（1）信息资源收集技术。档案信息资源收集过程中主要涉及企业内部信息资源的收集和企业外部信息资源的收集。针对内部信息的收集主要通过人员录入、导入Excel数据、接入内部已有数据库的形式开展，外部收据的收集主要通过爬虫技术、接入开放数据库、借助第三方平台的形式开展。（2）信息资源存储技术。常见的信息存储技术包括Hadoop技术和MPP技术两种。Hadoop使用分布式文件系统HDFS（Hadoop Distributed File System）进行数据存储，主要由HDFS客户端（Client）、NameNode、Secondary NameNode和DataNode 四部分组成[9]。HDFS采用备份机制，将同一数据存储至不同的及其或集群中，以保证设备出现故障时通过其他设备进行数据恢复[10]。MPP（Massively Parallel Processor）即海量数据实时分析框架，通过一定的互联网节点连接多个SMP（对称多处理）服务器协同完成工作任务。MPP在处理PB级数据更具优势，同时其采用的列存储能够节省更多的存储空间[11]。（3）信息资源共享技术。目前实现档案信息资源在不同设备间交互的方式主要有三种：Web Service、WFC（Windows Communication Foundation）、Web API，根据设备属性的不同选择不同的交互方式。Web Service是一种可以跨编程语言、跨操作系统平台的远程调用技术，只要遵循了Web Service协议，就可以实时进行数据交互[12]。 WFC 是针对Windows操作系统下开发和部署服务的平台，具有可靠性、统一性的有点但掌握难度较大[13]。Web API用于传统PC端与移动端之间信息数据交互。

3.3.3安全保障技术。建立安全共享网络、安全区域边界、安全计算环境以满足档案信息资源共享服务的安全有效运行。主要可以通过以下手段保证共享服务的安全性：（1）对于云计算服务器、存储设备、网络设备、信息系统等共享服务运行业务和承载数据的软硬件进行妥善保管。（2）基于可信根对计算机设备的系统引导程序、系统程序、重要配置参数和应用程序等进行可信验证。（3）对于关键网络节点部署防火墙，对外部发起的网络攻击行为进行检测和防范，并基于可信根对边界设备的系统引导程序、系统程序、重要配置参数和应用程序进行可信验证，在关键环节进行动态可信验证。（4）设置系统配适的相关协议进行数据传输，保证重要数据在传输过程中的完整性，对重要业务数据进行合理备份。

3.4 管理制度体系

数字化转型背景下，企业档案信息的来源渠道更具掌控性，企业内部的档案信息资源体现着各部门运作全过程，企业档案信息资源的构建不仅要与各部门相关联，更应与各部门业务流程相结合，如此才能更好地协调各部门工作，加快档案信息资源共享服务的效率。

3.4.1章程类制度。章程类制度属于公司最高层级的规章制度，对于公司的整体目标、基本原则、基本理念等进行描述。在公司规章制度内应设有“档案工作”章节，对档案工作的目标、原则、管理体制进行简洁、清晰的描述。

3.4.2管理类制度。管理类制度应对档案信息资源管理过程中涉及的各部门职责及要求进行描述。如针对技术管理制定《数据备份与恢复管理制度》《机房安全管理制度》等；针对业务部门制定《信息安全授权和审批管理办法》《煤炭加工信息资源管理办法》等；针对职能部门制定《档案人员安全管理办法》《招标采购信息资产管理办法》等。

3.4.3业务类制度。业务类制度落实在具体操作规范层面，对档案信息资源的操作进行约束，明确各业务流程及应达到的标准。如针对技术管理制定《基础设备操作管理手册》等；针对业务部门制定《共享平台运行维护操作规范》《洗煤信息资源存储操作手册》等；针对职能部门制定《财务信息资源共享操作规范》《信息资源人员管理制度》《安全教育培训制度》等。

结语

总之，随着企业数字化转型的开展，企业档案信息资源共享逐渐成为可能。乌海能源企业只有调动公司全体力量，通过对共享服务过程中涉及的人员、资源、技术、制度进行层层把控，才能提供安全、便捷、高效的企业档案信息资源共享服务。

参考文献

[1]马生坤，陈莉，柴兴转.治理理论视角下企业档案共建共享模式探析[J].山西档案，2021（06）：144-150.

[2]李思艺.服务型政府理念下档案信息资源共享影响因素研究——基于信息生态理论的分析[J].档案与建设，2019（04）：18-22

[3]崔洪利.数字档案信息资源共享平台建设方案[J].兰台世界，2023，No.604（02）：73-74+78.DOI：10.16565/j.cnki.1006-7744.2023.02.18.

[4]张宏斌.关于档案事业高质量发展创新信息资源共享模式研究[J].未来城市设计与运营，2023，No.13（01）：82-86.

[5]卞咸杰.大数据时代档案信息资源共享平台数据交互服务的研究[J].浙江档案，2018（11）：15-17.

[6]卞咸杰.大数据时代档案信息资源共享平台数据采集系统设计与应用[J].档案与建设，2020（10）：25-29.

[7]卞咸杰.档案信息资源共享平台数据处理流程研究[J].档案管理，2018（06）：33-35.

[8]吴筱贞.大数据时代构建数字档案资源安全保障体系探究[J].黑龙江档案，2017（02）：52.

[9]张聪辉.Hadoop架构下的大数据安全存储技术研究[D].山东工商学院，2022.DOI：10.27903/d.cnki.gsdsg.2022.000074.