档案管理软件的应用研究

摘 要：经过长期发展，计算机技术融入了人类生活的方方面面，档案事业同样需要结合档案管理工作的实际需要，构建符合档案管理的基本理，开发规范功能强大的档案管理软件，进而提高工作效率、降低成本、促进事业发展。本文从档案管理软件的内涵与特点入手，简要概述了当前应用范围比较广泛的几种档案管理软件，希望能对负责档案管理工作的同人有所帮助。

关键词：档案管理软件；应用；类型

第三次科技革命给人类带来了计算机技术。经过长期发展，计算机技术融入了人类生活的方方面面，影响着各行各业的发展轨迹。管理软件是计算机技术发展到一定阶段的产物，给人们生活工作带来了极大的便利。档案事业属于较为传统的行业，但也无法排斥计算机技术的影响，相反，应该积极主动地欢迎和融入计算机技术发展，广泛应用计算机技术，推动档案事业发展。要注意应用档案管理软件，从而提高效率、降低成本、促进事业发展。

1 档案管理软件的内涵与特点

1.1 档案管理软件的内涵

2001年6月5日，国家档案局中央档案馆发布了《档案管理软件功能要求暂行规定》（以下简称《规定》）[1]。《规定》中明确指出：档案管理软件指的是各机关、团体、事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。

档案管理软件指的是为更好地开展档案管理工作，以多个计算机程序为基础的，可以提供档案管理功能的一套自动化管理软件系统。说得深入一些，档案管理软件是基于我国档案管理工作的实际需要，根据档案管理的基本理论和规范，利用计算机技术、通信技术、信息技术，将多种应用程序、中间件、数据库等软件进行合理的组合，使其拥有较强的档案管理功能的一种软件。档案信息管理系统、档案信息服务系统、档案办公系统是档案管理软件的三大组成部分：档案信息管理系统由目录管理子系统、档案接收子系统、档案管理子系统、数字化加工子系统等系统组成；档案信息服务系统由档案利用服务系统、档案网站系统等系统组成；档案办公系统由承担档案工作管理的档案局（馆）办公业务系统等系统组成。

1.2 档案管理软件的特点

实际上，档案管理软件是管理信息软件的一种。档案管理软件不仅拥有管理软件的基本特点，还具有其他管理软件所没有的特点。

1.2.1档案管理软件的一般特点。（1）可移植性，支持跨平台运行。近年开发出来的档案管理软件通常都是基于Windows 10、UNIX/Linux操作系统。大部分的档案管理软件都能够移植到一种或者多种操作系统继续运行。笔者在调研中发现，有些单位的档案管理软件的运行系统可以向UNIX/Linux操作系统进行移植。（2）系统高度集成。（3）功能结构模块化。（4）支持网络运用。（5）效率高。借助数据库、搜索引擎、检索项等，人们可以通过档案目录、档案全文的快速检索和阅读，进而提高工作效率和档案利用率。

1.2.2档案管理软件的其他特点。（1）支持多类型的用户访问。通过系统客户端，内网和专网上的用户可以对系统数据和信息进行访问；通过浏览器，内网、专网、外网上的用户可以对系统数据和信息进行访问。（2）配置灵活。档案管理软件的系统采用了开放式接口，能够实现即插即用。这样做使系统既具有可摘挂性，又具有可扩充性。（3）多模式设计。了能够适应不同的工作环境，档案管理软件的系統提供了两种设计模式，即B/S和C/S。（4）按需建构数据库。根据用户的需求，档案管理软件的系统能够构建相应的数据库结构，既能够快速地访问数据，又可以统一管理数据。（5）用户权限管理的细化。除了对案卷级、文件级的操作的细化之外，档案管理软件的系统权限控制还可以对数据的操作和控制进行细化。（6）跨库检索。档案管理软件的系统能够提供跨库检索功能。也就是说，当用户不确定哪个数据库里含有自己需要的信息的时候，他可以使用跨库检索这个功能。（7）个性化功能可扩展。为了满足单位档案管理工作目前的需要和未来业务扩展的需要，档案管理软件可以基于多个单位档案管理工作的不同需求，在系统里集成具有个性化的功能模块。

2 档案管理软件的类型概述

2.1 文档一体化管理系统

基于文件生命周期理论、文件连续体理论、前端控制思想、文档一体化管理要求，设计和开发的文档一体化管理系统，可以实现从形成文件到文件归档全部过程的连续性、无缝化管理。政府机关、事业单位和大型企业是文档一体化管理系统的忠实用户。这套系统可以帮助它们实现高效率的文书运转和高质量的档案管理。文档一体化管理系统中的文件无论处在哪个阶段，都会交由系统来完成。文件在产生之时，文档一体化管理系统就会给文件编号。从形成文件到文件归档的全过程，系统会自动分类文件并立卷（虚拟卷号），同时对文件进行编目、检索、著录、标引[2]。文书管理和档案管理之间的物理界限，在应用文档一体化管理系统之后被彻底打破，形成了一个连贯的、统一的过程。人们不仅可以充分地使用形成于文件处理过程中的数据信息，还整合了文件处理流程。文书管理和档案管理的结合，起到了简化文件处理的作用，使文件归档的标准化水平得以提升，同时为档案部门的立卷工作减轻了很多的工作压力。

2.2 人事档案管理系统

人事档案具有特殊性，因此，国家对于人事档案管理的所有环节都有着严格的要求，形成了完整的管理模式和管理制度。什么是人事档案管理系统呢？基于信息管理在内的多种技术，结合人事档案管理工作的要求开发的集人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等功能为一体的管理人事档案的软件系统，就是人事档案管理系统[3]。人事档案管理系统能够提高企事业单位的人力资源利用效率，不断优化人才结构和人才质量，促进企事业单位的人事工作健康、有序地发展。从目前的情况来看，办公自动化的普及率逐年增加，大部分的企事业单位都会在OA系统中嵌入人事档案管理系统，档案员可以便捷地开展人事档案的管理和开发工作。需要注意的是，人事档案具有特殊性，要特别注意管理过程中的安全工作和保密工作。这样才可以保证人事档案的完整性、安全性、保密性。

2.3 会计档案管理系统

会计档案，指的是在经济活动中会计主体形成具有保存价值的会计核算专业资料。会计档案同时也是国家档案的一个重要的组成部分。近年来，伴随着会计制度改革的进一步深入，以及会计电算化的普遍实施，基于计算机、存储介质的数据与文件，也就是电子化会计档案，充斥着日常的会计工作。信息化的普及，使得大部分的会计主体乐于使用专业化会计档案管理软件对会计档案进行管理。那么，什么是会计档案管理软件呢？结合国家档案局最新颁布的行业标准，依托计算机软件技术，管理会计主体在经济活动中产生的会计档案的软件系统[4]。会计档案管理软件的使用能够大幅度地减轻档案员和财务人员的工作量，不仅节省了人力成本，还提高了工作的效率。会计档案管理软件是一种比较先进的管理工具，它能够提高会计工作的质量，使会计工作向现代化和规范化方向发展。

2.4 科技档案管理系统

国家机构、企事业单位、社会组织、个人在基建、科研、生产、管理活动中形成的有着保存价值的需要归档保存的科技文件材料，就是科技档案[5]。专业性、种类和类型多样性、成套性是科技档案的三大特点。科技档案管理，指的是管理科技档案实体以及开发利用档案信息资源的工作。档案员可以借助计算机系统完成诸如科技人员信息的管理、科研项目的统计、文献收录、科研成果、学术会议，科研经费的统计等科技档案管理的一系列工作流程[6]。针对上述工作需要，人们开发出了科技档案管理系统。科技档案管理系统可以提高办公自动化和办事效率，减轻档案员和利用人员的工作量，提高工作的准确性、便捷性，进而对科技档案信息资源的开发和利用起到促进的作用。

2.5 医疗档案管理系统

近年来，随着信息化建设在医疗机构的快速普及，医疗档案的作用越来越凸显出来。医疗档案既是对医疗机构发展历程的记载，又是对百姓在就医过程中形成的各种检查报告和影像资料的记录。无论是医院的经营管理、医疗服务质量的评价、疾病的预防和控制、临床医学，还是医保、保险理赔、医疗纠纷、法律案件等领域都涉及医疗档案。因此，构建现代化的医疗档案管理系统意义重大。病案查询、病案归档、病案流通管理、医疗数据统计是医疗档案管理系统应该具备的四大基本功能[7]。此外，对于文案管理、医疗机构的研发、人力资源、设备与财务管理等模块也应该包含在医疗档案管理系统中。医疗档案管理系统应该具有如下功能：归档管理、查询与统计、签收管理、复印管理、借阅管理、封存管理、病案激活管理、病案示踪管理。

结语

档案信息管理系统、档案信息服务系统、档案办公系统是档案管理软件必备的三大组成部分；档案管理工作者要积极主动地欢迎和融入计算机技术发展，广泛应用计算机技术，推动档案事业发展。要注重实际，开发符合实际的由目录管理子系统、档案接收子系统、档案管理子系统、数字化加工子系统等系统组成的档案信息管理系统；要注重服务，开发覆盖各个服务领域的由档案利用服务系统、档案网站系统等系统组成的档案信息服务系统；要提高办公效率，开发能够承担档案工作管理的档案局（馆）办公业务系统的档案办公系统，广泛应用档案管理软件，从而提高效率、降低成本、促进事业发展。

参考文献

[1]国家档案局技术部.档案管理软件功能要求暂行规定[J].档案与社会，2001（04）：30-31.

[2]裔红艳.档案信息化软件质量控制方法研究[[J].办公室业务，2013（23）：256.

[3]郭丽，孙作丽.人力资源管理软件在人事档案管理中的作用[J].兰台内外，2019（20）：24-25.

[4]闵然.基于档案公开需求的档案管理软件选择策略研究综述[J].办公室业务，2013（07）：82-83.

[5]张经纬.计算机档案管理软件技术研究与应用[J].中外企业家，2020（12）：150.

[6]邢艳娟，姚丽丽.谈提高档案管理软件检索效率的措施[J].遼宁高职学报，2020，22（03）：100-103.

[7]李力佳，李芳.医疗设备档案管理创新模式研究——基于固定资产管理系统软件[J].中国管理信息化，2020，23（02）：159-160.

作者简介：王英忠，本科学历，通榆县劳动保障监察大队副研究馆员。