“互联网+”背景下的医院文书档案管理研究

摘 要：“互联网+”背景下的医院文书档案管理将网络技术与档案管理相结合，提高了档案管理的水平，降低了档案管理成本，有利于提升其利用效率。在“互联网+”背景下进行医院文书档案管理，需要对当前的管理制度、数字化建设等内容进行研究，考虑目前文书档案管理中存在的问题，积极利用“互联网+”的方式进行管控。在医院文书档案管理中不断完善档案管理制度，推进档案管理的数字化建设，加强文书档案安全建设，提升管理人员综合素质等，都是有效的管理策略，有利于提高“互联网+”背景下文书档案的管理质量。

关键词：“互联网+”；医院；文书档案；管理措施

“互联网+”背景下，医院文书档案管理迎来了新的变化，信息技术与网络技术的应用极大地提升了档案管理的便捷性，也提高了档案的利用率，发挥出文书档案的价值。“互联网+”背景下医院的文书档案需要重视数字化、信息化、网络化管理，将常规纸质文书档案转化为数字档案，积极推动档案数据库建设，加强文书档案共享机制、检索机制的优化，提高文书档案的管理效率。医院应该结合现阶段文书档案在“互联网+”背景下的问题，探讨有效的管理措施，提高档案管理质量。

1 “互联网+”背景下医院文书档案管理价值

1.1 提高档案服务水平

“互联网+”背景下的医院文书档案管理工作得到了更广泛的重视，管理人员可以利用网络条件、信息技术对文书档案进行管理，将传统的纸质文书档案管理转化为数字档案，能够提升管理的效率，提高档案服务水平。“互联网+”可以将档案与现代信息技术相结合，在这一条件下，档案资料以数字化信息化方式展现出来，能够在数据库中被检索，通过数字化技术对文书档案进行整理和归档，并按照时间、类型等顺序进行储存，便于对文书档案进行系统总结，对档案进行有效储存[1]。“互联网+”以数据库和信息系统为储存条件，进行医院文书档案储存时能够对海量资源进行存储，提高文书档案储存量，汇总各类信息资源，丰富档案的种类和内容，有利于提高档案的服务水平。

1.2 降低档案管理成本

“互联网+”背景下文书档案管理成本大大降低，能够在保证档案储存质量的同时，减少储存消耗的人力物力资源，具有较高的应用价值。“互联网+”能够以数字信息形式储存档案，在电子信息条件下文书档案的储存可以通过云端、数据库等条件大量储存，能够节约传统档案储存中消耗的文件、纸材，可以将文书档案压缩为更便于存放和使用的数据，借助硬盘、计算机等高效、快速地完成储存。从人力成本角度分析，“互联网+”背景下的储存可以通过计算机软件系统进行处理，避免了文书档案管理中的重复劳动，对管理人员数量要求减少，可以由专人在较短时间内完成档案的储存，节约了档案的管理成本，有利于推动文书档案管理系统的高效建设[2]。

1.3 提高档案利用率

“互联网+”背景下，档案资料能够与物联网相连接，利用大数据技术、云储存技术对档案管理进行控制，发挥档案资料的作用，提高档案利用率。“互联网+”背景下的文书档案管理能够应用信息技术条件对其进行管控，保证了档案管理的可靠性、安全性的同时，也得以利用信息技术对文书档案进行科学分类，归纳和总结文书档案的特点，并将其内容充分利用起来。医院的文书档案类型较多，内容复杂，传统的文书档案管理效率较慢，利用率也比较低，而在“互联网+”背景下，文书档案得以通过信息化平台、软件系统功能有效的利用起来，能够将医院内各类文书档案用于决策咨询、决策参考、政策研究、学术研究等领域中，发挥档案的价值和作用[3]。

2 “互联网+”背景下医院文书档案管理中存在的问题

2.1 管理制度有待进一步完善

医院文书档案的管理制度存在较多漏洞。传统的文书档案管理主要针对纸质文件的管理，而“互联网+”背景下需要对数字化档案进行有效管理，传统的管理制度存在一定滞后性和局限性。很多医院并没有根据“互联网+”背景下的信息化特点进行管理制度的改变，缺乏对各类档案收集、分类、归档等流程进行规范，导致实际档案管理工作效率低下，管理质量较差，无法发挥文书档案的价值作用[4]。

2.2 数字化管理程度有待提高

部分医院的文书档案管理数字化水平较低，在数字化建设中资金投入不足，硬件设施相对落后，软件系统功能不全等，都影响其管理质量。“互联网+”背景下医院文书档案管理，由于缺乏工作经验和足够的资金，导致数字化、信息化建设水平较低，医院内缺乏针对文书档案的信息化管理平台，数据库系统不够全面，也无法利用优质的信息技术实现文档的高效收集归档，影响处理效率。

2.3 档案安全有待强化

“互联网+”背景下医院文书档案面临的安全威胁较大，但医院内缺乏有效的信息安全防护系统，进一步增加了信息安全隐患。医院文书档案包含大量具有研究价值的信息，容易受到攻击和窃取。由于医院在信息化管理时，未能够考虑到目前信息安全要求，建立优质的安全防御体系，影响了档案管理的安全性。

2.4 管理人才专业素养有待提升

“互联网+”背景下医院缺乏优质的管理人才，管理人员信息技术水平和职业道德素养较低。醫院不重视“互联网+”背景下需求的信息技术人才培养，在人才招聘时忽略人才的选拔与考核，容易造成管理人才素质降低，管理人员无法适应“互联网+”文书档案管理工作，影响了其工作质量。

3 “互联网+”背景下医院文书档案管理举措

3.1 建立健全档案管理制度

“互联网+”背景下，医院文书档案管理需要不断完善其管理制度，根据医院档案资源覆盖范围，考虑目前的信息化管理条件，优化管理制度，提高制度的执行力，提升管理质量。医院应该结合“互联网+”背景下的特点，分析目前医院主要文书档案的种类，综合研究医院联网信息系统，统筹规划档案资源，制定档案收集汇总与储存流程，划分管理人员的工作职责，以制度的方式加以明确[5]。根据文书档案资料的特点，对档案管理内容、要求等进行分析，让工作人员按照相关管理规范进行处理，确保归档范围的细化，归档时间明确，能够为后续档案利用提供良好条件。建设档案的共享与应用制度，明确文书档案衔接、沟通制度，确保医院内档案资料可以有序共享，避免档案在传输过程中发生移动、丢失等问题。另外，注意文书档案的数据格式统一，要求工作人员将文书档案按照同一格式规范整理，方便后续档案管理工作顺利进行。

3.2 推进档案管理数字化建设

档案管理数字化建设是“互联网+”背景下文书档案管理的基础，医院应该综合利用信息技术条件，构建信息化的档案管理系统，确保档案资料能够得到全方位管理，保证其管理效率与质量。在这一过程中，医院应该加强基础设施投入，积极建设软件平台、数据库等条件，重视文书档案的收集归档工作，加快纸质文书档案数字化进程，提高档案的管理效率。

3.2.1加大基础设施投入。医院应该重视“互联网+”背景下档案基础设施的投入，加大资金投入进行硬件系统和软件系统的建设，提高文书档案管理的数字化水平。文书档案管理需要有相应的基础设施支持，在“互联网+”背景下，计算机、扫描仪、储存器等各类设备条件是实现文书档案录入扫描的关键，医院应该增加资金投入，在档案管理系统中建设数字化管理的硬件系统，对计算机、光纤等条件加以利用，实现文书档案的有效管理。在增加基础设施投入时，应该考虑医院的文书档案的管理范围，结合实际工作内容设置相应的设备，便于在计算机上直接进行档案管控[6]。医院应该根据档案管理的工作要求，不断更新升级硬件设备、软件条件，提高电子文书档案的管理效率，提升文书档案的信息化水平。

3.2.2軟件平台建设。软件平台是档案管理数字化建设的基础条件，医院在“互联网+”背景下的文书档案管理中应该结合档案管理要求建设相应的软件平台，丰富档案管理功能，提升管理质量。软件平台能够提供档案的检索、分类、传输等各项功能，医院必须根据本院的档案特点，设置相应的软件平台，构建专业化信息化管理平台，能够实现对文书档案的有效管理。医院可以与经验丰富的信息技术公司进行合作，结合国家、行业的档案管理标准，引入相应的软件管理系统，能够对医院内各类文书档案进行有效的录入和存储，可以提供文件档案的规范化管理，发挥档案的作用与价值[7]。在建设软件平台时，还应该注意档案管理的与时俱进，适应“互联网+”背景下的发展要求，不断进行软件更新，提高文书档案信息的安全性，保证档案完整性。

3.2.3数据库建设。数据库是“互联网+”背景下文书档案管理的重要条件，医院应该积极推动各类数据库建设，实现文书档案的综合管理，提高其管理效率。医院在建设数据库时需要关注信息数字化的相关要求，考虑到文书档案在数据储存时对容量、安全以及传输速度等方面的要求，尽可能保证医院各类文书档案的安全性与可靠性，提升档案管理质量。医院需要结合“互联网+”的具体工作要求建设数据库，保证数据库容量充足，能够形成优质的档案目录数据库、档案全文数据库等各类数据库资源，并根据文书档案所涵盖的基本内容对不同数据库进行分类，便于后续档案管理的进行，提高档案的利用效率[8]。此外，在建设数据库时，要格外关注数据库的安全、便捷与高效，提高数据库的应用性，让数据库能为档案储存、共享提供良好条件。

3.2.4收集归档工作。文书档案的收集与归档是“互联网+”背景下的基础性工作，在数字化建设中应该做好电子文书的收集，提升档案的收集与归档效率。在数字化建设时，医院应该利用电子信息技术条件对文书档案进行有效的归档与处理，建立相应的电子档案收集制度，确保档案管理的安全性和有效性。医院在档案管理的数字化建设期间，要根据文书档案管理要求建立相应责任制度，确保档案资料能够得到有效储存。基于档案信息数字化的要求，对文书档案收集的全面性、可靠性进行分析，避免档案发生泄露、篡改、破坏等问题，保证数字档案的安全。使用签署技术、隐形条形码等条件将纸质文书档案与数字档案相连接，进一步提高数字化建设水平[9]。

3.3 加强文书档案安全建设

“互联网+”背景下的医院文书档案需要重视信息安全性，在档案管理期间加强安全系统的建设，保证档案资料的信息安全。“互联网+”背景下的文书档案向数字化、信息化方向发展，不可避免的会受到信息安全隐患影响。因此，医院需要加强档案管理的安全建设，优化档案管理条件，建设信息安全防御系统，提高人员的信息安全意识，确保文书档案管理质量。医院应该始终将文书档案信息安全放在首位，根据国家法律要求对档案管理的信息安全进行研究，在医院内部建立信息安全系统，利用防火墙、杀毒软件、漏洞修复等各类技术条件，对信息时代常见的安全隐患进行预防[10]。为了进一步提高档案的安全性，还应该强化工作人员的信息安全意识，提高工作人员对网络安全隐患的重视程度，在日常进行文书档案管理时，对数据库、软件系统的安全性进行分析，提高应急处理能力，提高关键资料的加密等级，避免重要档案数据丢失，确保文书档案的安全性。

3.4 提升管理人员专业素养

管理人员综合素质影响着“互联网+”背景下医院文书档案的管理质量。医院应该有意识提升管理人员综合素质，从专业知识培训、职业道德培养等方面进行人员优化，使其可以更好地发挥管理作用。在“互联网+”背景下，医院文书档案管理人员要具备基础的档案管理能力，还应该对信息技术有更深入的认知，提高文书档案的利用率。医院要引进专业化信息技术人才，提高管理软件操作水平，增强信息安全意识，确保档案信息安全。

结语

“互联网+”背景下医院文书档案管理需要重视数字化建设，分析“互联网+”背景下的特点，在管理过程中不断优化管理措施，提高档案管理的质量。在推进医院文书档案的数字化管理中，需要重视基础设施投入、软件平台、数据库建设外，关注档案管理制度在互联网背景下的变化，重视文书档案在网络条件下的信息安全，注意提高人员的综合素质，让医院的文书档案能够得到有效储存、合理利用，发挥其应有的价值。

参考文献

[1]王桂香.“互联网+档案”时代医院文书档案管理新模式探析[J].兰台内外，2023，11（08）：19-21.

[2]梁华甜.“互联网+”时代医院综合档案管理分析[J].黑龙江档案，2022，09（03）：270-272.

[3]陈红.“互联网+”时代医院综合档案管理的探索[J].档案与建设，2022，24（05）：63-64.

[4]石青，曹昊洋.“互联网+”时代医院档案管理的创新策略[J].科技资讯，2022，20（05）：96-98.

[5]王正红.刍议“互联网+”时代医院档案管理创新措施[J].兰台内外，2022，17（04）：37-39.

[6]张新杰.“互联网+”时代文书档案管理工作探析[J].黑龙江档案，2021，09（06）：212-213.

[7]李晓艳.“互联网+”时代医院综合档案管理的转变[J].中国卫生标准管理，2021，12（16）：13-16.

[8]张静.“互联网+”时代文书档案管理工作分析[J].办公室业务，2021，28（15）：105-106.

[9]林薇.“互联网+”时代医院综合档案管理探讨[J].城建档案，2021，22（06）：86-87.

[10]张美红.“互联网+”时代医院档案管理创新路径分析[J].财经界，2021，13（17）：195-196.

作者简介：张程 （1986— ），本科学历，枣庄市妇幼保健院馆员，研究方向：档案管理。