乡镇档案数字化管理的现状及策略研究

摘 要：乡镇档案数字化建设是《乡镇档案工作办法》落地的内在要求，是适应时代发展进行技术变革的必然要求。该文章重点阐述了乡镇档案数字化管理的内涵及其意义，分析了乡镇档案数字化管理顶层谋划缺乏、建设升级迭代滞后供给不足、乡镇档案数字化建设人力资源配给和培养欠缺、资金投入不足组织流程适应性较低等现实问题，提出了加强乡镇档案数字化管理统筹谋划，优化顶层设计；推进档案数字化建设升级迭代，保障技术供给；强化档案数字化建设人力培养，提升数字化能力；优化数字化管理组织流程，加大资金投入力度等举措，以进一步提升乡镇档案数字化管理的效能。

关键词：乡镇档案；数字化管理；问题；策略

基层乡镇工作涉及内容繁杂，工作过程系统化强，工作时间跨度长，而重要事件的处置和留档工作在总结经验及后续问题处理中能提供问题解决的视角，重要性不言而喻。但是传统的手工式档案管理存在一定的弊端。工作效率实效性不高，档案借阅流程烦琐，利用率较低，难以适应时代发展对档案管理工作的要求。随着数字化技术的广泛应用，软件技术的不断开发，档案数字化管理逐渐成为档案管理的主流形态。档案数字化管理的便捷性、高效性有利于弥补乡镇管理工作中的部分短板，因此开展乡镇档案数字化管理策略研究具有十分重要的现实意义。

1 乡镇档案数字化管理的内涵

作为重要历史文化记忆的承载体，档案能够为社会的发展提供最基础的视域[1]。乡镇档案数字化管理是在基层的乡镇组织体系中以电子数据的收集、扫描、压缩、存储及数据传输等多种技术赋能乡镇办公，将传统纸质文件、影像材料电子化和系统化库存的过程。从功能和利用视角而言，与传统的档案管理模式相较，电子档案的重复利用的效能更强，保管和存储的安全性更高，利于乡镇管理者高效地实现档案转化和长久存储，利于使用主体高效便捷地开展档案的检索及内容的整体阅览。

2 乡镇档案数字化管理的意义

2.1 有益于深入贯彻落实《乡镇档案工作办法》的要求

乡镇作为全国基层工作单位，工作内容多元而烦琐，工作过程、事件处理均需要保留痕迹，开展经验总结，因此建档归档工作尤为重要。而乡镇档案数字化管理以其高效、便捷及安全的特征，逐渐成为档案管理的主流形态。“档案信息化工作并统筹乡镇及所属机构档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理是基层乡镇档案数字化管理的题中之义”[2]。因此，开展乡镇档案数字化建设，强化顶层设计，加强资金投入力度，优化组织流程，建设基层乡镇档案管理数据库等举措既是强化档案管理的规范化和系统化，提升档案管理二次开发效能的重要表现，亦有益于深入貫彻落实《乡镇档案工作办法》的要求。

2.2 有益于强化乡镇档案管理服务新农村建设

习近平总书记曾经强调必须坚持固农安民的战略。“三农”问题是党和国家各项事业发展的重中之重，乡镇就是落实党和国家服务政策的前沿堡垒。乡镇档案管理数字化建设无疑是推动基层服务强化新农村建设的有力抓手。尤其是随着脱贫攻坚、精准扶贫、土地确权及新农村建设等各项事宜的不断推进，“乡镇档案工作领域和外延不断扩大和延伸，给乡镇档案的现有管理模式带来了极大冲击[3]”。基层乡镇工作档案管理的难度不断增加，工作面临着更大的挑战。强化乡镇档案数字化建设，推进乡镇档案管理的数字化改革，优化管理方法，提升信息技术的应用广度和深度，是提升服务广大农村、农民的重要手段，是服务新农村建设，提升基层乡镇治理能力和治理方式现代化的重要体现。

2.3 有益于提升档案管理效能强化乡镇服务意识

当前大部分乡镇的档案管理呈现分散化、条块化和相对封闭的状况，档案管理以档案室为基础，由农、林、交通等分管不同工作的科室单独管理，难以有效实现信息共享及满足广大群众对信息的需要。乡镇档案内容更加多元，涉及国内民生，对于经济的发展及农业和农村建设尤为重要。但是由于部分档案管理人员非专职人员，有的身兼数职，因此很难以将个人的全部精力放在档案管理层面，更无心于常态化档案管理机制建设。而数字化的档案管理既能够提升信息的共享性，亦能够破解管理分散化和条块化的困境，还能够提升档案的二次开发效能，更有益于助力档案管理人员专注于档案管理工作，提升服务意识和服务效率。

2.4 坚持以民为本，维护民众权益的重要保障

随着社会的不断发展，广大民众的维权意识也在不断提升，农民对自身利益诉求的记录和反馈更加关心。而乡镇在处理及解决农民、农业和农村问题过程中所形成的档案库，往往记录着事情发展的始末，记录着广大农民的利益诉求及问题的关注点，是民众权益维护的重要凭证[4]。由此，乡镇档案管理工作滞后，则会进一步影响广大民众对基层乡镇的看法，甚至会造成一定的舆情，产生负面影响，不利于社会的稳定。档案管理要凸显以人为本，服务为先的原则，推进乡镇档案数字化管理有利于高效解决广大民众的利益问题，有益于化解民众矛盾，是维护民众权益的重要保障举措。

3 乡镇档案数字化管理的现存问题

时代发展要求乡镇档案数字化建设不断进行改革和优化，以适应工作的需要，然而当前部分乡镇数字化管理工作较为滞后，缺乏顶层谋划、资金投入和数字化人才培养等问题，这严重制约了基层乡镇建设的步伐和水平，更不利于实现治理方式和治理能力现代化目标。

3.1 乡镇档案数字化管理顶层缺乏谋划

乡镇党委作为基础组织管理的核心团队，应该站位高，把控严，有谋划，强执行。然而部分基层组织在档案数字化管理过程中缺乏统筹谋划，顶层设计滞后，存在一些短板或不足。其一，管理人员对档案数字化建设的步骤不清晰，流程认知不够，甚至没有宏观规划。其二，档案数字化建设的标准不全，缺少协同合作，没有充分的引入专业化建设力量和团队。其三，督导督查机制不健全。作为乡镇档案数字化建设的主体，缺少督导巡察机制，对标建设的反馈不足。

3.2 乡镇档案数字化建设升级迭代滞后供给不足

部分乡镇的数字化基础设施的配置难以应对当前多元化档案管理工作，从基础设施的功能开发到标准化建设存在一定的滞后性，专业化技术的供给不足，导致档案管理的效率和利用率不足。其一，当前的档案管理数字化建设需求和供给存在一定的矛盾。当前档案电子化存储设施的高效和便捷化需求同人工操作的低效率和烦琐之间的矛盾、数字化设备落后性与档案管理设施迭代升级的矛盾仍然存在[5]。其二，档案管理数字化配套设施功能较为单一，技术服务的等级难以满足服务客体多元化的需求。

3.3 乡镇档案数字化建设人力资源配给和培养欠缺

乡镇档案数字化管理及建设技术是核心，人才是关键，然而当前部分乡镇具备数字化能力的档案管理人才配给不足，培养体制建设滞后，人员的数字化能力难以适应当前多元化供给的现实。主要体现为基层乡镇人员往往一人身兼数职，很难做到专业化和技术化，难以完成现有的档案管理工作。此外，部分从事档案管理工作人员多为兼职人员，信息技术能力不强，一部分轮岗机制也导致档案管理人员流动性较大，这就制约了乡镇档案的数字化建设步伐。最后，部分乡镇也没有针对数字化档案建设制定有效的持续性的人才培养机制。部分乡镇档案管理人员参与的专业化培训场次有限，效用滞后，限制了档案管理人员成长。

3.4 乡镇档案数字化管理组织流程适应性较低资金投入不足

乡镇档案数字化管理组织流程较为烦琐，传统的人工收档、梳理、分类和借阅管理等流程不能满足新农村建设背景下繁杂的档案管理要求，亦不能对标档案数字化建设的主流趋势[6]。此外，资金投入不足，也成为制约乡镇档案数字化建设的关键问题。部分乡镇没有将档案数字化建设经费纳入财政预算，致使档案数字化建设乏力，缺乏有效的后勤保障。

4 乡镇档案数字化管理的对策探究

4.1 加强乡镇档案数字化管理统筹谋划，优化顶层设计

乡镇党委作为地方基层单位的核心领导集体，针对档案管理数字化建设要发挥统筹谋划的作用，坚持“把舵定向”原则，宏观上针对档案数字化管理的建设指标、资金投入、软硬件设施配备、基本流程、人员配备及培养及电子数据库建设要有个清晰的目标，要有一个分步推进的阶段性步骤，优化顶层设计。首先，针对档案数字化管理的建设工程坚持“谋定而动”，制度合理的建设目标和分步走战略，避免盲目投入，将档案数字化管理工作纳入乡镇党委统筹工作的过程中，力争实现目标清晰，设计合理。其次，依托第三方平台建立档案数字化管理成效的阶段性指标，“建立不同阶段和步骤的电子档案管理制度、授权分类制度，统一指标体系，统一的电子化信息处理模块”[7]，坚持对标对齐促进档案数字化建设的规范化和系统化。最后，优化业务流程、人员进出、提高服务意识，明确目标、举措和阶段任务，强档案数字化建设工作的督查，推进以查促改、以查促建、以查促强。

4.2 推进乡镇档案数字化建设升级迭代，保障技术供给

在信息技术不断迅猛发展的今天，档案管理数字化建设更显得迫在眉睫，档案数字化管理所产生的数据价值成为推动乡镇建设和服务农民的重要元素。而传统的单纯扫描、复印及电子硬盘存储显然已经常态化，技术功能急需要迭代升级满足档案数字化建设的需要。结合档案管理的流程从档案收集、整理、分类、保管、借阅及归还等不同形式，开展信息技术更新换代。其一，加强和第三方平台合作共建。引入第三方以进一步促进档案数字化管理需要供给和专业化建设相结合，高效的促进信息技术赋能档案管理。其二，针对乡镇档案数字化的应用开发新功能，提升技术服务的质量，采用线上＋线下相结合的管理模式，配置多功能的硬件设施实现文字、语音及图形图像识别功能，数字化建库功能及电子版档案分类功能、大数据智能搜索等多功能于一体，推进乡镇档案数字化管理从“量变”到“质变”。

4.3 强化乡镇档案数字化建设人力培养，提升数字化能力

人才是乡镇档案数字化建设的关键，专业化高水平的数字化人才是推进档案管理提质增效的重要“引擎”。因此为了适应信息时代背景下乡镇档案管理的工作要求，首先，加强数字化档案管理人才队伍的高质量供给。完善乡镇数字化档案管理人才库，坚持自我培养和招聘引进相结合的举措，以数字化建设和专业技能为导向，从档案管理的数字化建设实际出发提升人才供给。按照档案管理的岗位需求，配齐档案管理人员，同时引进一些专业技术强，素质过硬的专业化人才。其次，强化档案管理人员的培训。坚持以人为中心，根据档案管理人员的需要开展业务培训，坚持引进来走出去相结合聘请专家及企业方进行档案数字化管理经验及技术培训。坚持线上和线下培训相结合，创新档案数字化人才培养的方法，采取团体研讨、以干带学等方法，拓宽人才队伍的理论积淀和视野，提升人才队伍的数字化能力。

4.4 优化数字化管理组织流程，加大资金投入力度

乡镇档案数字化管理技术为核心，组织为关键，高效合理事宜的组织流程是提升档案数字化管理的重要元素。为此，乡镇在开展档案数字化建设的过程中要从数字化建设的整体架构出发，根据档案管理的步骤及互联网式架构平台有针对性地优化组织管理流程，高效地实现对档案数据的分类、整理、借阅和调度等。“乡镇档案数字化管理可采用“一师两助理”组织架构，就是让拥有数字化技术能力和战略思维的信息中心技术人员担任总工程师，辅助领导班子做决策”[8]。

此外，乡镇档案数字化建设还离不开资金的支持，规范的资金配比是保障档案数字化建设的重要根基。为此，乡镇基层党委应当根据建设的标准和步骤把资金划拨纳入财务预算体系中，坚持有效保障，合理分配，專款专用，确保乡镇档案数字化建设按步推进，高标准推动。

参考文献

[1]杜小慧.乡镇档案管理中存在的问题及对策探讨[J].办公室业务，2017（4）：110.

[2]杨倩青.以《机关档案管理规定》为抓手提升基层机关档案工作标准化水平[J].机电兵船档案，2021（05）：65-67.

[3]李海东.档案管理数字化建设发展前景展望[J].黑龙江史志，2014（15）：98.

[4]黄凤平.总结经验不断创新开创我省乡镇档案管理工作新局面——在乡镇档案馆建设暨档案数字化培训会议上的讲话[J].云南档案，2016（07）：5-9.

[5]梁金爱.新形势下乡镇档案管理现状及前景的探究[J].办公室业务，2014（05）：94.

[7]吕少红.乡镇档案数字化管理的困境以及对策[J].办公自动化，2023，28（19）：41-44.

[6][8]蒋淑敏.乡镇数字化档案管理存在的问题及对策研究[J].工程与建设，2022，36（02）：519-520+525.

作者简介：李淑贤（1978— ），本科学历，福建省泉州市安溪县官桥镇社会事务服务中心工作，从事乡镇档案管理。