新时代法院档案智能化管理的探索

摘 要：新时代，法院档案管理需不断引进智能化管理理念，运用人工智能技术、大数据技术等，实现档案管理的升级和创新，强化档案管理保密性和安全性，提高法院办事效率。对此，本文分析了新时代法院档案智能化管理的紧迫性，重点探索了档案智能化管理策略，旨在对相关工作提供一定帮助。

关键词：新时代；法院；档案智能化管理

概述

对于法院工作而言，档案是相当重要的案卷原始记录，是工作开展的重要资料支撑。实现档案智能化管理，可进一步优化法院工作中各项数据资源，并完善法院工作的开展。法院档案要实现智能化管理，与信息技术的发展息息相关。利用智能化档案管理，可有效实现立案到结案全过程的信息化推进，保障诉讼资源的完整，优化法院工作。

1 新时代法院档案智能化管理的紧迫性

1.1 档案数量急剧增长

社会经济不断发展，不少新型案件随之出现导致法院的档案数量大幅增加。以某法院为例，其近年来，仅诉讼案的档案数量年均增长量就达到了5000之多。当前民众的法律意识不断提高，越来越多的民众更加关注国家政策和相关法律法规的学习，以法律手段维护自身合法权益，而在其权益受到危害时，大多选择诉讼方式加以解决，这也在某种程度上，增加了法院档案数量。与日俱增的档案数量，迫使档案管理向智能化推进。

1.2 档案管理模式有待优化

当前，法院在档案管理模式上，仍存在部分问题有待优化。其一，人员配置不足。根据相关规定，每一万卷档案，需要配置一名专职档案员，每超过一万五千卷，需再加配一名档案员，但实际上，基层法院的档案管理中，专职档案员的配置往往不到位，导致大量工作无法按时完成，要想提高管理效率，智能化档案管理势在必行。其二，档案管理硬件设施不完善。档案数量众多，档案的存储需要极大的空间，而法院办公室等设施建设过程中，往往会对档案库房相关设施的建设有所忽略，这就导致硬件设施逐渐难以满足新时代下档案管理的需求。其三，归档不及时。审结的案件，需做到及时归档、保存并加以利用，但由于基础设施不足，管理效率低下等问题，导致部分法院卷宗无法及时归档，部分案件甚至超出归档期限，给法院相关工作管理带来一定不便利，因此，为全面提升档案管理效率，智能化管理的实现势在必行。

1.3 卷宗质量有待提高

部分法院在检查档案时，发现有超期归档的现象，加上档案员对卷宗检查不够仔细等，常存在部分卷宗质量问题，影响工作质量。卷宗内材料不齐全的主要问题之一。若是档案不完整、不齐全，将影响后续档案的查考工作，尤其是诉讼案件，若卷内材料缺失，将直接影响判决工作的高效进行，甚至在后续当事人提出异议需要复查时，将缺少档案依据，无法解决问题。卷内的材料排序混乱、书写不完整等也是较为严重的问题。部分基层法院都存在卷宗封面、目录等不完整情况，装卷不够整齐，书写不够工整等，出现不合格装卷、不合格归档等问题，影响卷宗质量，甚至影响法院相关工作的开展。这些问题都急需档案智能化管理的出现，对其进行解决和优化。

2 新时代法院档案智能化管理策略

2.1 建立智能档案管理机构

新时代下，法院档案智能化管理的实现，根本在于智能档案管理机构的建立。

2.1.1建立无纸化办公聚能中心。对于法院工作而言，诉讼档案为诉讼过程的原始记录凭证，对其真实性和完整性要求极高，因此加强诉讼档案管理至关重要。传统的诉讼档案管理程序流程严格，在结案后，由案卷承办单位统一整理卷宗，并在规定时间内将其上交的档案部门，但这势必需要消耗较长的时间周期。因此，实现无纸化办公是智能化管理實现的重要切入点。建立无纸化办公聚能中心，需配置相应的订卷员、评查员和档案员，对档案工作提前介入管理，以保证诉讼材料的完整性和规范性。

2.1.2建立云柜和智库枢纽。通过云柜和智库枢纽的建立，可有效完善电子卷宗的存储和使用等功能，以保证诉讼档案的准确性和完整性，确保法官案件审判的合理性和公正性。云柜使用材料的收转系统，可以对案件相关档案资料及时补充和优化，通过短信平台等对法官发出提醒，确保法官案件审判的质量和效率。通过云柜和智库枢纽的建立，可以保证诉讼档案的安全性，无需进行额外的防火措施，保存起来更加便利。在此基础上，建立统一的智库管理标准，结合物联网技术，建立智能平台，对档案存储、接受、跟踪记录等工作进行全面安全保障。

2.1.3建立智能文书编写终端和智能庭审终端。电子诉讼档案管理过程中，裁判文书和庭审纪实占据重要地位，对庭审现场的实际情况加以记录。智慧庭审终端，在大数据技术的作用下，自动形成庭审笔录，可有效提高庭审诉讼档案的准确性和完整性。利用OCR技术、智能文书编写终端，可极大程度地提高裁判文书的撰写速度和效率，并实现证据标注功能，保证文书格式规范性，为后续的档案管理奠定基础。

2.2 完善智能档案资源体系

2.2.1建设完备的资源体系。法院智能化档案管理的实施，应当突破原有的双套制限制，落实单套制诉讼档案，就需要具有完备的资源体系，提高电子档案的公信力和可靠性。电子诉讼档案，根本是完整的诉讼案件，整合从立案到结案全部诉讼过程的相关材料，涉及全部诉讼流程，所以，电子诉讼档案的建立，应当具备完整的体系，具备必不可少的环节材料，保证材料资源的连续性。

2.2.2完善诉讼档案数字化建设。要充分利用互联网、大数据技术等，参与立案、审判到结案的全过程。利用跟踪技术，确保档案材料流转的安全性、有效性和连续性。在落实历史诉讼档案数字化管理的操作过程中，诉讼档案数字化建设能够对档案资源进行进一步整合和利用，以此提高档案信息资源的共享效果。另外，历史档案数字化形态的转换，能够有效促进法院档案管理理念、管理方法乃至整个管理流程的数字化转型，保障历史诉讼档案的安全性、保密性，并促进档案管理方法的多元化和便捷性，为充分挖掘和展现诉讼档案的价值提供更宽阔的平台。

2.3 健全智能档案管理制度

2.3.1完善智能档案管理制度。完善档案智能化管理流程，以统一化、合理性的档案管理流程制度作为档案管理控制的重要手段，实现高效的档案统一规范管控。在管理过程中，需要综合性把控各电子档案处理的细节问题，确保各环节电子档案管理的规范性，符合相关规定标准。在档案数据处理过程中，需按照不同的特征，对其进行统一梳理和相互交流，统一构造档案管理规范，确保智能化档案管理效果，达到新时代法院档案智能化管理要求。

2.3.2完善档案查阅的信息防控。在制度建立的过程中，尤其要注重管理查阅制度的制定，以确保电子档案控制和调度的高效性，保证档案资源的保密效果。所以，必须完善档案查阅的信息防控。电子档案智能化处理和管理应当在严格的调阅制度标准下进行，保证满足档案智能化管理的基本保密需求，为后续工作的公正、高质量开展提供有力支撑。

2.4 优化智能档案管理方法

2.4.1加大智能化管理设备投入。信息化时代下，法院档案智能化管理，需要根据实际情况，全方位落实科技化管理模式，加大智能管理设备的建设，才能够进一步提高现代化档案管理水平，促进档案智能化管理效果的实现，为智能化档案管理提供必要保障。在智能化档案管理过程中，法院需要不断探索和研究电子档案的管理和存储方式，加强新媒体技术、各类新兴技术的应用，根据目前法院档案管理需求和现状，加大投资力度，优化科技硬件设备的配置，如引进更多的信息化存储设备和计算机系统等，为电子档案资料数据的安全高效的管理提供重要工具，并强化备份达到合理管控。

2.4.2强化网络信息安全。在智能化管理设备投入的基础上，管理部门的加密管理系统和资料管理空间会被进一步完善，在档案管理过程中，可进一步提高调查的时效性，检查和修复的及时性。同时，还需要加强建设网络安全防火墙，做好设备系统的维护，保障和防控病毒软件。另外，在电子档案相关设备系统使用过程中，需要注意档案的下载和上传管理过程设置保护权限，加强档案的保密性管理，提高档案安全。

2.4.3升级电子文件设施。电子文档软件设施，在档案的归档工作中发挥重要作用。在新时代下，智能化设备更新换代更快，合理运用软件系统，能够进一步推动智能化档案管理工作的实现。加强对现有的电子文件软硬件设施的更换和升级，可以加强对档案管理工作的管控和安全维护，确保文件始终保持在安全运转状态下，促进档案管理的智能化、信息化，将细节工作落实到位，加强全过程监管，以信息化手段，保证档案智能化管理高质量落实。

2.4.4提升人员能力素质。提升工作人员的能力素质是法院智能化档案管理实现中必不可少的一步。对此，需要加强对档案管理工作人员的日常培训，提高其责任意识和专业能力素质，确保其满足新时代档案管理的要求，不断提高专业能力和智能化操作能力。在信息化时代下，法院需强调工作人员信息基础的提升和人工智能相关技能水平的提升，尽可能提高全部档案管理人员的职业技能。培训可以通过讲座、线上学习、实战演练等方式开展，结合培训考核、奖惩制度等，提高管理人员重视度，使其不断借鉴先进经验，學习先进技术技能，推动档案智能化管理的实施。

2.5 创新智能档案管理技术

新时代，人工智能的发展为法院档案智能化管理的建设和实施创造了更有利的条件，促进档案研究的深化推进和档案知识体系的快速重构。人工智能+法院的管理模式，对于诉讼档案资源的挖掘和管理具有重要的意义。基于此，从诉讼、裁判的预测和监督以及管理辅助系统智能化两方面，探究管理技术的创新。

2.5.1诉讼、裁判的预测和监督。通过人工智能技术，对海量的诉讼档案相关数据信息进行智能化识别，分析案件特征，并对案件的记录信息进行选择提取，在相应的智能算法模型下，构建类案预测机制。对于法院而言，智能化预测机制的应用主要在于两个方面。其一为对预测当事人诉讼。在自助设计理念下，在法院安装自动诉讼服务一体机，根据诉讼当事人的问答事实和关键点，为其提供针对性类案查询和风险评估等服务，并智能化生成诉状服务。其二是预测法官裁判。在当事人诉讼前，进行线上线下的调解和评估，（下接45页）

（上接42页）对案件类型加以预测。在人工智能终端，对案件相关因素自动化识别，并将不同类型的案子分配到相对应的审判团队。根据历史诉讼档案记录，自动生成案件的难易程度，将简单案件和繁琐案件分别推送至速裁审判法官和综合审判法官。通过人工智能技术，充分发挥其智能化学习功能，为法官的裁判提供预测价值，优化资源的合理配置，并在智能预测模型下，自动提取相关关键词，匹配类似案件，推送词条等，保障法官支持并掌控裁判尺度等。

2.5.2管理辅助系统智能化。建立统一规范的诉讼档案数据管理标准，将数据化、电子化的诉讼档案数据作为基础，在人工智能的内在逻辑支持下，实现审判、查阅、绩效等相关辅助功能智能化。管理辅助系统智能化，可以体现在法院管理和工作的多方面，如查阅智能化和绩效智能化等。查阅智能化，需建立智能诉讼服务中心，以智能化技术手段建立专门的电子诉讼档案查阅区，实现诉讼当事人身份快速对接。在通过审核过程的基础上，可在规定时间内对所需的电子诉讼档案资源进行查阅，并将相关档案数据直接自动化生成水印，使得借阅过程更加便捷，同时也能保证档案资源的保密性和安全性。绩效智能化，可以对法官进行智能化评估，解决角色冲突等困境问题，提高法官评判水平，在法院工作场景内，利用智能化绩效平台，自动收集相关数据信息，生成业绩考核档案资源，以保证绩效考核的合理性和科学性。

结语

综上所述，新时代，法院档案智能化管理工作的落实和完善，是优化档案管理，契合法院工作需求的关键。档案智能化管理，势必经历无纸化管理过程，而对于电子档案管理而言，把控档案资源的安全性和完整性是尤为重要的。为推进档案智能化管理工作开展，法院可从建立智能档案管理机构、完善智能档案资源体系、健全智能档案管理制度、优化智能档案管理方法、创新智能档案管理技术等方面出发，不断提高档案智能化管理质量和效率。

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作者简介：刘玉娟（1974— ），本科学历，烟台市中级人民法院机关综合保障中心馆员，研究方向：档案管理与档案信息化。