企业财务管理工作中电子发票的应用研究

秦晓露

（作者单位：国网上海市电力公司）

随着互联网技术的迅速发展和移动支付方式的普及，传统的纸质发票逐渐无法满足财务管理工作的需求。为适应社会经济的发展趋势，越来越多的企业开始进行数字化转型，并采用电子发票来替代传统的纸质发票，以提升财务管理工作效率。通过引入电子发票管理系统，企业实现了自动化数据录入和实时数据更新，电子发票为企业提供了更加高效便捷的财务管理方式。可见，电子发票作为一种替代传统纸质发票的数字化解决方案，具有优化和提升财务管理工作效率的功能。

一、电子发票概述

（一）电子发票定义与电子发票管理系统功能

电子发票是指通过电子发票管理系统以电子形式开具、传递和存储的财务凭证，是推动企业财务管理数字化转型的重要部分。电子发票管理系统具有较多现代应用功能，能够更好地适应现代企业财务管理模式，具体如下：

1.自动生成和录入

电子发票管理系统具有自动化结算与支付的功能，通过集成企业的财务管理系统和支付系统，进行自动化的财务结算[1]。电子发票管理系统通过集成企业内部的销售订单、销售合同等信息，根据销售数据、价格协议和相关税务规定，以数字化形式自动生成符合财务和税务要求的电子发票并录入发票信息。只要发票得到核准，电子发票管理系统就会自动生成付款申请单，并自动转入供应商的账户，由财务管理系统发起支付处理申请。

2.实时核验和审批

电子发票管理系统可以进行实时的发票核验和审批流程。在开具电子发票的过程中，电子发票管理系统会通过检查发票号码、销售方和购买方的纳税人识别号等信息是否一致的方式自动验证发票的准确性、合法性和完整性；通过设定特定金额、特定供应商信息或其他规则，调整核验及审批流程，使审批人员在确保发票真实性的基础上进行发票审批，以有效防止虚假开具发票的违规操作。

3.多元传递和存储

在开具电子发票的过程中，电子发票管理系统具有多元传递与存储功能，通过电子邮件、电子信息交换、移动应用程序和云存储等方式，实现数字化发票信息的快速、安全和便捷传递[2]。同时，电子发票可以电子文档的形式存储在计算机、服务器或云端平台上，且电子发票本身具有高效的检索和管理功能。因此，企业可以利用电子发票管理系统，通过关键词检索、筛选和排序电子发票信息来跟踪电子发票的历史记录和状态变更。

（二）电子发票在财务管理中的应用特点

在财务管理中，电子发票相较传统纸质发票具有多种应用特点。首先，电子发票具有开具、传递、存储便捷的特点。与纸质发票相比，电子发票可以通过电子邮件、电子数据交换（Electronic Data Interchange,EDI）等方式进行信息数据传递，无须依赖传统的纸张和物流运输环节，在较大程度上减少了相关资金成本、时间成本与人力资源成本，还降低了工作人员出现误操作的可能性[3]。同时，电子发票能够以电子文档的形式存储在计算机或云端平台上，财务管理人员可以随时在系统中查找并复制需要的发票信息，确认资产处置收入费用明细，由此实现更加快速地检索发票信息并进行高效管理，从而提高财务管理工作的效率和便利性。其次，电子发票具有高准确性与可追溯性的应用特点。电子发票是通过电子发票管理系统自动生成和处理的，通过系统算法与数据处理技术，有效避免了手动录入的风险操作[4]。在应用过程中，电子发票与供应商所产生的关键信息实时匹配，确保了财务数据的准确性和一致性。最后，电子发票具有实时跟踪和可视化监控的应用特征。通过电子发票管理系统，企业可以实时了解发票的开具、送达和支付状态，并及时获取发票上的重要财务信息，对于资金流转和财务分析具有重要意义。

二、财务管理工作中电子发票的实际应用

（一）优化电子发票管理系统配置，精准对接财务管理系统

为从根本上提升财务管理工作效率，企业需要确定符合自身财务管理需求的电子发票管理系统。在选择电子发票管理系统时，企业需要重点考虑系统的功能和易用性等要素，以确保系统具备开具、验真、管理、查询和报表等核心功能，并能够支持各种发票类型和相关业务流程[5]。在设计电子发票管理系统操作界面时，企业应遵循简洁设计和清晰逻辑的原则，这样不仅可以降低员工培训成本和系统使用难度，还可以让财务管理人员更高效地上手操作。在确定符合企业需求的电子发票管理系统之后，企业需要对电子发票管理系统进行优化部署，具体措施如下：

首先，企业需要按照国家税务总局提供的安装指南，在企业服务器上安装电子发票管理系统软件，并根据企业规模和使用量预估进行服务器配置，以保证电子发票管理系统稳定运行。其次，在完成电子发票管理系统配置后，企业需要将电子发票管理系统与已有的财务管理系统进行无缝衔接，确保电子发票管理系统与财务管理系统中的数据交互畅通，以此实现发票信息的即时更新和同步传输。最后，企业需要进行有效的数据验证和匹配工作，确保电子发票中的关键数据（如发票号码、金额、税额等）与财务管理系统中的数据一致，以便财务管理人员通过电子发票获取关键的财务指标，并生成可靠准确的财务分析报告和财务报表。通过以上优化措施，企业可以实现高效的发票管理和财务流程优化，进而提升财务管理工作效率。

（二）强化发票开具与验真环节，确保财务管理工作中发票信息的准确性

在开具电子发票之前，企业需要开展必要的发票审核和确认工作，以确保电子发票的准确性和合规性。财务管理人员需要根据业务需求和相关税务规定，选择合适的电子发票类型，按照规定确认和审核电子发票的主体信息，包括销售方和购买方的名称、纳税人识别号、地址电话等。同时，企业还要确认电子发票的商品或服务明细，包括名称、规格型号、数量、单价、金额等。在接收到电子发票时，企业需要进行发票验真，以确保电子发票真实有效。

在财务管理工作中，企业可以通过检查发票号码来验证电子发票的唯一识别信息，从而确认电子发票信息的准确性。同时，核对发票金额、税额与业务交易金额是否相符，以避免财务风险发生。此外，为确保接收到的电子发票真实有效，避免出现伪造或篡改风险，企业需要使用电子发票管理系统中的验真功能，输入发票号码等信息进行验证。

通过以上措施，企业不仅可以确保财务管理工作中电子发票的准确性和合规性，还可以规避财务风险，从而提升财务管理工作的可靠性和整体效率。

三、在财务管理工作中应用电子发票的策略

基于上述分析，为优化企业财务管理，接下来就电子发票在企业财务管理中应用的策略进行探究。

（一）搭建配套的财务管理系统

互联网背景下，企业应结合电子发票特性，积极健全相关配套设施和制度，搭建与电子发票配套的财务管理系统，如报销信息自动采集与真伪核验系统等。首先，企业应设立专门的财务系统管理岗位，由专业技术人员负责财务管理系统的维护与管理工作，确保财务管理系统正常运行。其次，企业需要制定科学可行的在线报销制度，落实电子发票实名制度，要求报账人员进入财务在线预约平台，提交电子发票信息，选择发票进行预约报销。再次，企业可以将财务管理系统与企业内部系统进行对接，使财务人员能够直接获取员工报销所涉及的电子发票数据，不需要手动录入，既减少人为操作带来的风险，确保电子发票的合法性和准确性，又节省时间和劳动成本。最后，财务管理系统需要具备可视化的财务数据分析功能，以帮助企业对财务情况进行更加全面和深入的分析。通过该系统，财务人员可以快速生成财务报表，进行财务指标分析和比较，并及时获得财务决策所需的数据支持，这对企业的财务决策和战略规划具有重要意义。未来，企业可以考虑将财务管理系统与其他企业资源管理系统进行集成，实现信息的共享和协同。例如，将财务数据与采购、销售等流程进行关联，可以实现采购成本、销售收入与财务核算数据的自动对接，提高财务数据的准确性和一致性。

（二）加强财务管理和安全风险防范

电子发票的应用在企业财务管理中具有重要战略意义。为实现优化财务管理的目标，企业除要搭建与电子发票配套的财务管理系统外，还要加强财务管理和安全风险防范。

首先，企业应建立健全内部控制制度。内部控制是确保企业财务活动合规性和准确性的基础。企业应针对电子发票的应用，在内部控制制度中明确电子发票的审核、验真和入账等程序，并指定负责人对电子发票进行详细的检查和核对，以确保电子发票的真实性和准确性。

其次，企业应建立明确的审批流程和责任分工制度，以避免潜在的财务风险。一方面，在电子发票应用过程中，明确的审批流程能够保障财务凭证的准确性和合规性。在建立审批流程时，企业需要根据实际情况设置不同审批节点，并明确各个节点的权限和审批要求。例如，对电子发票的初审可以由税务专员负责，确认电子发票的真实性和合法性；再由成本专员进行复审，确保电子发票符合相关法规和企业政策；最后由财务主任进行终审，确保最终入账的电子发票没有任何问题。另一方面，责任分工也是财务控制的重要一环。通过明确各个财务岗位的职责和权限，可以确保每个岗位的工作职责清晰，并有效监控财务活动的合规性。企业应建立责任分工制度，以明确每个财务岗位的职责和权限，避免人员滥用权限或不当操作而引发的潜在财务风险。例如，安排专门负责电子发票审核的员工，确保电子发票的真实性、准确性和合规性；安排税务专员或风控专员，负责对财务活动进行监督和审计，以防止潜在风险发生。通过建立明确的审批流程和责任分工制度，企业可以确保电子发票审批流程规范、合规，财务活动权责清晰、分工明确，从而有效避免潜在的财务风险，提高财务数据的可靠性，为企业决策提供准确的财务依据。

最后，企业需要加强对电子发票的安全管理。电子发票作为重要的财务凭证，其安全性与数据完整性至关重要。为此，企业应采取合适的加密和备份措施，以防止电子发票数据被泄露和窜改。例如，企业可以使用高级加密技术和数字签名技术来保障电子发票的机密性和完整性，确保其不被非法访问或窜改；定期进行数据备份和恢复测试，以应对意外情况和技术故障，降低数据丢失的风险。

（三）加强企业财务人员队伍管理与建设

为提高企业财务管理效率，加强财务人员队伍管理与建设至关重要。企业应通过有效管理财务人员并提高其能力，更好地应用电子发票。

首先，企业应注重财务人员的培训和学习。企业可以提供相关培训课程和学习资源，帮助财务人员熟悉和掌握电子发票管理系统的操作及应用技巧。同时，加强对财务人员财务知识和技能的培训，包括财务报表分析、成本控制、风险管理等方面的知识。通过持续的培训和学习，财务人员能够不断提升自身专业素质，从而更好地适应不断变化的财务管理环境。

其次，建立财务人员绩效考核制度。该制度应以财务管理的效果和质量为基准，将财务人员的绩效与其个人能力、完成的任务和团队合作等因素挂钩。通过定期的绩效评估，财务人员可以了解自身的表现，并得到针对性的反馈和指导，进而提升自身专业水平。

再次，建立激励机制，激发财务人员的积极性和创造力。企业可以根据财务人员的贡献度和绩效水平，及时调整相关薪酬制度、职务晋升通道和其他激励措施。这样能够给予财务人员明确的目标和动力，激发其更好地投入工作，并推动个人和团队的进步。

最后，注重团队合作和知识共享。企业可以通过定期组织财务人员开展会议和工作交流，促进财务人员彼此之间的沟通和学习；建立内部知识库或在线平台，供财务人员分享经验和学习资源，从而形成相互借鉴、共同进步的氛围。

实施上述措施，可以提高财务人员的专业素质和应用能力，激发其积极性和创造力，从而有效应用电子发票，给企业财务管理带来更大的效益。

四、结语

电子发票在财务管理中的应用，能够增强财务数据的可追溯性和传输安全性，使财务信息的处理更加快速和准确，对于企业财务管理工作的优化和效率的提升有着重要作用。本文通过分析电子发票的概念与应用特点，探究应用电子发票提升财务管理工作效率的方式，并对电子发票在企业财务管理中应用的支撑策略进行探讨，能够帮助企业有效改善财务管理效果。