对水力发电企业集团档案信息化建设问题的思考

余国惠

广东粤海飞来峡水力发电有限公司 广东 清远 511825

引言

推行档案信息化建设模式，能够在有效提高档案管理效能的同时，保证档案管理方式的科学性以及智能性，可以实现对档案信息数据的深度挖掘，会对水力发电企业发展产生积极影响。为更好地推动档案管理信息化建设，需要加大对传统档案管理模式的研究力度，对互联网时代档案信息化建设重点问题展开深度剖析，并结合水力发电企业具体情况，制定出较为合理的管控方案，以便达到切实提升档案信息化建设水平的目标，保证档案管理工作开展质量。

1 档案信息化建设必要性分析

为更好地推动企业发展，各企业均加大了信息化建设力度，而档案信息化作为企业信息化重要内容，也是水力发电企业关注重点。在进行档案信息化建设过程中，会依托企业信息一体化建设，对企业一体化发展形成有效促进。作为企业改革发展根本要求，创新是保证档案工作质量与效率的关键所在，而以信息化建设作为带动，推动企业档案信息管理工作发展和改革，将实现对档案信息的最大化挖掘和应用，能够为企业各项运营以及决策工作开展提供可靠数据依据，会对企业日常管理和发展产生积极影响，因此进行档案信息化建设是极为必要的[1]。

2 水力发电企业档案管理特点以及档案信息化建设内容

2.1 水力发电企业档案管理特点分析

水力发电企业整体机构规模相对较为庞大，包含的下属单位也相对较多，整体层次复杂程度相对较高，下属单位会分布到全国各地或者全省各地，管理难度相对较高。同时，下属单位均设有独立档案管理机构，能够对单位内部各项资料进行收集和存档等处理，在集团总部对下属单位进行业务指导过程中，多数以档案管理规则和办法制定为主。档案管理规则有着明显共性特点，会因为下属单位业务不同，而在档案管理重点以及特性方面存在差异，会根据集团总部要求进行档案信息汇总，供集团进行利用。集团总部和各下属单位在信息化模式以及网络建设等方面存在一定不同，在进行系统部署过程中，会按照分布式以及集中式等原则进行整体部署设计[2]。具有良好网络建设基础，会通过VPN或专用网络进行相关内容传输和下属单位与总部集团之间的网络衔接。

2.2 档案信息化建设内容

2.2.1 硬件设施建设。在进行档案信息化建设过程中，需要保证硬件设施的完整性，以便保证档案管理工作能够顺利实施。强调在具体进行硬件设施建设过程中，需要做好信息存储空间以及计算机等设施的建设工作，应按照信息化建设的具体需要，展开硬件设施平台设置，以便更好地完成各项信息化建设以及管理工作。

2.2.2 服务意识建设。档案人员服务意识建设也是档案信息化建设不可忽视的重要内容，强调要通过对人员服务意识进行有效培养的方式，保证人员能够更好地为档案信息化建设和管理提供服务。需要根据信息化建设需求，对人员进行专业性培养，帮助人员掌握基本技能以及专业知识，并且能够通过设置奖惩机制的方式，对员工工作积极性和服务意识形成有效带动，确保人员能够更加积极地投入到信息化建设和管理工作之中。

2.2.3 管理水平建设。档案管理工作的建设也是保证信息化建设工作的重要手段，提出在对档案管理模式进行改革的同时，应按照科技的具体应用情况，设置配套管理方案[3]。例如，需要根据电子化档案的实际管控需求，设计管控规则以及管控内容，以便保证信息化建设配套管理工作的执行质量，确保档案管理工作开展水平能够得到有效提升，保证档案数据信息能够得到深度挖掘和充分应用。

3 企业集团档案信息化建设存在的问题

3.1 档案管理方面

目前，企业集团采用的档案管理模式主要以电子和手工相辅助管理模式为主，会通过电子化运行和人工管理相结合的方法，进行档案接收以及整理等一系列管控操作。会在进行电子档案保存过程中，按照国家规定要求进行手工实体档案的归档整理。现阶段文书档案管理系统主要以OA系统应用为主，可以保证公文归档以及流转的规范性，其他形式档案资料会在移交到档案部门之后，根据相关的类别规划方案进行电子文件的转换和处理，可以达到电子化档案管控模式。但因为科技档案管理不仅要使用OA系统，同时还要对其他软件进行应用，所以企业所使用的系统版本并不能完全适应现代电子化建设的具体要求，软件全文检索功能不足以及在线查询功能不理想等问题，直接对档案管控工作开展造成的不利影响，并不利于信息化建设工作实施。

3.2 档案存储方面

档案存储也是信息化建设需要关注的重点内容之一，就目前水利开发企业集团的档案存储情况来看，存储介质主要以纸张存储为主，并没有实现完全电子化的处理模式。这实际进行存储过程中，需要对部分纸质档案进行数字化的处理和转换，并且需要完成视频信息以及声音信息等各种类型档案信息的数字化处理，整体工作量相对较大，工作开展效率也相对有限，智能性水平相对较低。

3.3 档案查询方面

档案查询是保证对档案数据信息进行合理利用的重要手段，也是帮助人员进行日常管理的有效举措，传统人工查询档案模式，会通过对案卷目录以及文件目录进行查询的方式，获得档案信息所在位置以及相关编号，从而通知库房调卷，办理相关手续。整体查询途径较为单一，而且存在查询准确率较低和效率不足的问题，容易造成文件损坏或者丢失等方面的状况，并不利于对档案资源的充分性应用。同时，OA系统并不是专业档案管理系统，查询功能相对有限，存在查询准确率不足以及查全率相对较差的状况，并不能在短时间内快速完成对所需要信息的搜寻，会对档案管理工作造成不利影响[4]。此外，因为水力发电企业属于大型集团，所属企业不仅数量较多，而且档案管理也相对较为独立，存在纵向和横向互通性较弱的问题，不能达到理想资源整合和共享的效果，也会对档案效益发挥形成阻碍。

4 档案信息化建设问题优化策略

4.1 按照企业实际情况设置信息化管理系统

为妥善解决企业集团在档案信息化建设所存在的各项问题，需要根据水力发电企业集团具体情况，确定明确系统建设目标以及建设方案，通过构建与企业情况相配套信息化管理系统的方式，更好地推进企业档案信息化管理[5]。

按照上述企业档案信息化管理特征分析可以发现，企业在进行信息化系统建设过程中，需要满足以下几方面目标：首先，保证档案信息化管理系统能够为企业现代化管理提供服务，能够为企业生产经营提供支持，会在严格遵守国家档案管控相关法律法规的前提下，通过采用先进技术的方式，保证档案信息管控水平能够达到国内领先状态；其次，保证企业内部档案利用者可以在网络的支持之下，随时随地进行档案信息的调取以及查阅服务，整体信息服务工作可以更加灵活﹑智能，保证信息服务能够涵盖生产技术管理﹑行政管理以及科学技术研究等各项内容；再次，需要构建档案管理业务流程数字化管理系统，实现文档一体化以及科案一体化管理模式，做好电子文档的归档以及整理，确保档案收集时限能够提前，需要和其他系统处于无缝连接状态，能够达到对下属单位形成电子文件进行远程监控的目标，可以对各项数据信息进行实时接收和共享，运用数字化手段实现对档案业务流程的精准管理，保证整体管理智能化水平；最后，构建数字信息资源库，通过对数据信息进行深层次挖掘的方式，为企业生产以及管理等各项工作开展提供可靠数据信息支持[6]。同时，构建虚拟档案馆，通过组建若干个数字档案室的方式，形成较为独立的档案管理机构，对集团所有档案信息进行全方位管理，有效规避以往下属单位过多以及层次过于复杂所造成的档案信息管理不畅问题。

在具体进行系统建设过程中，一方面，需要构建集团公司总部和下属机构统一档案管理信息系统，对历史档案数据进行信息化处理，达到对现行文件进行有效管理的目标，保证集团内部所有数据信息能够得到合理管控，能够达到和现有系统进行有效衔接的目的，通过对同一界面的应用，完成对下属机构各项档案数据资源的调取和阅览；另一方面，需要做好下属机构和集团总公司之间的信息资源传输渠道建设，保证档案信息资源的互联互通质量，按照集团的具体档案数据运行需要，展开数字化档案资源的建设工作，构建分布式虚拟数字档案馆，通过对大规模集团数字档案馆的建设和应用，满足各项数据应用需求[7]。

4.2 合理进行档案信息化建设系统部署

在进行系统部署过程中，因为集团和下属单位的资产以及权益等各项内容并不相同，所以在档案管理模式以及信息披露方面也存在着明显不同，需要根据具体情况确定合理的部署方案，以便保证系统部署的可行性和有效性[8]。

通过对水力发电集团档案信息管控情况的综合分析发现，适合企业集团档案信息化系统部署的方案共有以下三种：①会以集团总部作为管理中心和维护中心，通过将应用服务器和数据库服务器等设置在总部的方式，确保下属单位能够通过VPN或专网对总部系统进行访问，进而完成相应信息化建设和管理，此种部署方式主要适用于网络连接性能较为理想，且下属单位对于系统维护能力较弱的情况，强调集团总部需要对下属单位进行统一权限管理；②分布式部署模式会将下属单位和集团总部作为独立部署地点进行部署，通过构建若干数据中心以及管理中心的方法，由下属单位按照集团统一要求进行信息的汇总和移交，并通过在集团总部形成数据中心的方式进行一系列管理，此种部署方法适用于网络连接情况较差的环境，如果下属单位和总部集团无法完全做到集中式管理，便可以采用此种部署模式；③混合部署模式会通过大集中管理的方式，通过和其他机构采用分布式独立部署配合的方法，在进行独立档案信息移交以及汇总等各项处理之后，经由大集中管理机构进行管理和控制，在集团总部中形成数据中心，从而完成后续的信息化管控[9]。

5 结束语

水力发电企业需要进一步加大对自身档案信息化建设问题的研究力度，需要按照与时俱进原则，将现代化技术科学融入档案管理之中，构建完善档案信息化建设方案，确保能够利用智能化管理优势，对传统档案管理模式存在的问题进行有效处理。应结合水力发电企业档案信息特点，制定出较为合理的信息化建设优化方案，以便高质量完成档案信息化建设任务，确保档案信息化建设优势能够得到充分性发挥。