地勘单位加强合同管理的有效措施探讨

2023-12-09刘菲

企业改革与管理 2023年19期

关键词：合同条款情况管理工作

刘菲

（甘肃省地质矿产勘查开发局第二地质矿产勘查院，甘肃兰州 730000）

一、地勘单位加强合同管理工作的意义

第一，合同规范化管理有利于地勘单位稳定发展。地勘单位通过合同的签订和履行完成主要经济活动，合同规范化管理会对单位的经营管理工作产生积极影响，避免造成不必要的经济损失和负面影响，保证合同各方利益的实现，有利于地勘单位健康稳定的发展。

第二，加强合同管理有利于防范和规避风险。加强合同管理可以尽早防范和规避经营风险，用预防代替补救，减少纠纷，维护权益，为地勘单位开展生产经营活动，取得高效的经济效益保驾护航。

第三，有效的合同管理有利于提升单位的形象。合同是地勘单位对外合作的纽带，单位通过对合同的严格管理，将大大提高合同的履约率，增强单位知名度和信誉度，有利于提升单位形象。

二、地勘单位合同管理工作存在的问题

大部分地勘单位在合同管理中已经完成了制度和相应的审批流程的制定，较为有效地规范了合同从提交到审批再到实施等一系列环节，但是随着地勘单位市场化的深入，合同管理工作也出现一些问题。

（一）对合同管理重视程度不足

部分地勘单位不仅未能从战略层面布局合同管理，甚至连专业的合同管理科室都没有，更没有深刻意识到合同管理工作对学习和迭代相关知识的内在需求，对合同管理人员的培训严重不足，使得他们的管理思想和方法缺乏新理念的补充，导致合同管理工作一直处于自学摸索阶段，管理方法相对固化，很难适应市场变化的要求。另外，一些具体项目负责人没有认识到合同和市场之间的必然联系，专注于承揽项目和施工，在合同签订时不细究条款，增加了不必要的风险。总之，地勘单位从上到下对于合同管理的重视程度都有待提高。

（二）制度细则不够完善

地勘单位虽然大部分都制定了合同管理制度，但细则还不够完善，具体管理时会出现无规可依的情况，特别是当遇到合同需重新签订或变更时缺乏有效的制度监督，加之权责划分不清晰和人员职责不明确，出现问题时会出现互相推诿和难于认定负责人的情况。只有不断完善的合同管理制度，才能使合同管理工作确实做到有据可依。

（三）合同审批审核不够严谨

地勘单位的合同中经常会出现以下情况：1.文字表述不明确不严谨，容易产生歧义；2.部分合同条款会呈现权责不对等的情况；3.合同主体单位名称会因为各种原因出错；4.合同文本中的工期、签订时间等等关键内容与实际情况不符。在审批审核的过程中，可能存在对以上问题审核不严格未及时发现的情况，从而产生不必要纠纷，导致后续一系列问题。

（四）风险预判和谈判能力不足

1.对于风险的预判能力不足。由于缺乏市场经验，对合同风险造成的严重后果缺乏客观的预判，抱有侥幸心理，缺乏自我保护的意识。表现在合同条款中就会出现以下情况：（1）甲乙双方权责不对等，有时甲方单位甚至要求使用甲方合同文本，条款内容明显有利于他们，特别是一部分合同甲方固定单价，要求乙方一定要在项目实施过程中明显低于已经规定的单价，乙方利润空间很小，如果具体项目实施现场出现无法预知的突发情况而且又很难协商达成一致时，地勘单位就会面临很大的合同风险。（2）默认行业中违规行为，例如，合同后置，先干活，后签合同，无法保障在施工阶段产生的突发状况带来的后果，可能产生纠纷，让单位蒙受不必要的经济损失；违约条款表述含糊不清或者从字面看双方都有违约责任，但实质上基层地勘单位承担无限违约责任，而合作方却有不合理的违约责任上限保护；缺少退出（解除）条款或者相关条款太粗，为合作无法继续时埋下纠纷隐患。

2.合同谈判能力较弱。在市场环境中，大多数地勘单位缺乏核心竞争力，很多时候存在受制于合作方、缺少话语权的情况，为了争取更多的经济效益、完成单位的经营指标，在合同条款中明显存在自身权利受损的情况却不敢据理力争，甚至主动放弃了谈判的权利，埋下合同风险的隐患。

（五）合同管理效率低，缺乏信息化管理手段

大部分地勘单位仍在使用“手工台账+Excel表格”的模式完成合同登记和信息汇总的相关工作，由于地勘单位的合同数量大、类型多，利用这种方式录入、查阅和汇总信息都会占用大量的时间，而且存在信息遗漏的风险，工作效率低，时效性不强，不便于合同履行过程化管理，大大影响了合同管理水平的提高。

（六）重静态管理、轻动态管理

1.合同履约过程的监管不到位。大部分地勘单位的合同管理部门没有参与前期谈判工作，工作的重点放在了合同的签订和存档环节，项目实施过程中涉及的资金情况变化、工程量调整变更、合同主要信息变更等情况合同管理部门都没有在项目落实的过程中形成动态的监督与管理，存在合同履约过程监管不及时、不到位的情况。

2.预警机制不健全。静态管理较之于动态管理反应会明显滞后，合同主管科室缺乏对项目的进度、结款情况等关键节点的管控，大部分地勘单位未能通过有效的管理软件进行合同管理的全过程联动，很难准确预测项目资金的收支情况、项目履行情况以及合同风险情况等，导致不能很好地进行财务风险和履约风险管控的前置规划。

三、加强地勘单位合同管理的有效措施

（一）全面认识合同管理工作的重要性

1.重视合同管理工作。提升全员对合同管理工作的重视程度是提高地勘单位合同管理水平的前提，把合同管理提升到战略层面，将抓合同管理放到与质量和安全管理同等重要的位置，秉承“重合同，守信用”的原则，将合同管理作为一项重要日程常抓不懈、有效落实，从而实现单位经济效益和社会效益最大化，规避风险，提升经济效益。

2.加强合同管理人员专业化培训。一是做好合同管理人员的选拔工作。合同管理人员必须具备较强的责任感和认真的工作态度，熟悉并正确运用合同管理相关知识和技能，同时，也应具有相应的学历和工作经验。二是定期组织合同管理人员培训，帮助其提高认知能力与综合素养。培训的主要形式可采取有计划地选派管理骨干参加相关主管部门组织的业务培训；邀请相关领域的专家、主管部门的领导来授课指导；内部组织相关业务交流和总结，对工作过程中经常出现的共性问题进行及时归纳和总结，还要不断学习与合同管理相关的其他学科知识及基本能力，例如，财务审计、风险评估、项目管理、表达能力、数据分析能力等。

（二）完善合同管理制度、机构及合同条款

1.完善合同管理制度。结合实际情况，建立健全职责清晰、流程顺畅、管理层级明确的合同管理制度。合同管理相关制度包括主体资信调查制度、合同审查制度、合同台账、文本、档案、专用印章等管理制度、合同履约监督管理制度、合同归档制度、合同管理工作考核、奖惩制度等合同管理办法等。

2.合理设置合同管理机构和岗位。（1）应明确统一管理合同的部门。专设一个科室和专门的合同管理岗位，配备专业的合同管理人员，结合各二级业务部门的协作配合，在相关法规、制度指导下，办理合同的起草拟定、审批核准、签订盖章等管理工作。（2）在二级业务部门建立合同管理小组，配备专职的合同管理人员。由部门负责人牵头把关，同时必须明确科室之间和科室内部的岗位职责，划分权责边界，明确授权委托事宜、招投标管理、合同审核审批、合同终止变更、合同借阅存档、合同履约过程监督等各环节的具体负责人，保障分工明确。

3.完善合同条款。（1）规范合同范本。订立规范的合同范本是合同管理工作必要的环节，合同管理人员应尽量采用本单位合同范本，争取从合同拟定阶段就能更多考虑本单位的权利需求。合同风险大多起源于合同本身，在制定范本的过程中应对合同内容和文字表达仔细推敲，避免出现双重含义或歧义，把合同条款中的风险降到最低，做好前置把控。另外，必须定期修订合同范本，将周期内累计的共性问题、突出问题通过合同范本的有效修正降低合同风险，减少合同签订带来的隐患。（2）注重违约责任条款。退出条款、解除条款和违约条款比合作条款更为重要，一旦出现合作分歧、合同纠纷双方再去谈判的成本会很高，在合作之初应将相关条款尽量准确地写进合同里，最好能明确表述做了哪些事情赔付多少钱，出现哪种情况解除合同，双方承担什么责任，不能写得太简单或者过于笼统。

（三）加大合同审查管理力度

1.建立合同审核的工作程序。首先，明确审查对方主体资格、资信及履约能力的部门和负责人，并制定调查方案，保证相关审查的准确性；其次，建立重大合同的谈判、审批和签约制度，明确审批流程、确定谈判方案、组建谈判小组、完善报批登记签约手续；再次，明确会签审核制度，对于不同类型合同确定具体审批负责人，如果在履约过程中出现合同变更情况，应按照合同会签流程进行重新审批。

2.明确合同审核各环节责任。明确合同审查各环节的责任，避免职责重复，提高审查效力，并对合同进行分级管理，合同主管科室负责制定合同管理的相关规章制度并审查监督合同履行情况。二级业务部门负责承揽项目、参与谈判，及时密切监督合同的执行情况，随时处理突发情况，减少合同纠纷。

3.加强合同条款中重要信息的审核。首先，要对合同条款、内容是否平等、双方权利义务关系是否明确等进行审核。其次，特别关注合同的关键信息审核，包括合同的签订时间和工作地点、合同额的约定及付款方式、合同期限、技术手段要求及工作内容、双方权责义务、违约责任等。最后，如果遇到甲方硬性要求使用甲方合同版本，应对提出的不公平或者不合理的要求仔细甄别、认真审查。

（四）加强合同全过程管理

1.完善合同管理的各项基础工作。合同管理的基础工作包括以下内容：（1）建立合同管理台账，尽可能完整录入合同的所有相关信息；（2）合同文本的存档归档管理；（3）合同变更等相关材料的收集、登记和保管工作；（4）合同印章使用、保管和登记；（5）实时监管合同履约情况；（6）规范合同的变更与解除程序；（7）项目的验收、决算和结算；（8）合同纠纷的解决流程；（9）合同管理工作的检查、考核、奖惩；（10）合同终结工作。

2.加强合同履行的动态监管。合同行为并不局限于与合同相对人签署合同的静态时间点，而是一个动态、连续的过程，地勘单位合同管理就是围绕这个过程展开的风险预防和实时控制活动。（1）合同履约情况的动态监管。如果合同一经生效，合同的签订双方将必须严格按照合同条款约定履行各方的权利和义务，签约单位须进行全程监管，从而了解合同的履行情况，合同管理部门需要与项目实施部门密切加强联系，及时发现阻碍履约的因素，便于及时沟通、排除不利因素，尽量避免违约情况的发生。另外，合同资料的管理也不仅指合同文本，还包括项目履行过程中的往来信函、投标书、确认单、委托书、中标函等信息要件。（2）合同风险的动态监控。合同风险存在于单位经营管理的各个环节，对于合同风险的监控应该是伴随其签订和履约全流程的动态监管过程，合同主管科室必须负起责任，如果全面监管的过程中出现偏差要及时采取措施加以控制、及时处理，尽量把风险降低到最低程度，以保证合同按照签订要求顺利履行。

（五）加强合同管理的信息化建设

目前，大部分地勘单位的合同管理方式仍然非常低效，已经无法适应现在合同管理工作的需要，必须引入高效合同管理系统。当前市面上可选择的合同管理软件中，国外的产品品牌价格偏高、使用方法繁琐，如果选用可能需要合同管理人员花很多不必要的时间去学习和适用，国内软件品牌主要是针对财务方面专用软件，合同管理只是附属的一部分模块，针对性和专业性都很难满足地勘单位的使用要求。就地勘单位目前情况来看，比较适合引进一些办公系统中的合同管理模块，比如办公室OA系统和企业ERP等。尽管这样的合同管理系统相对来讲功能比较单一，但足以满足现阶段地勘单位的合同管理工作需求，同时还可以将相关模块与财务、技术及二级业务部门进行关联，实现合同履约全过程联动，可以优化管理的流程，有效缩短管理时间。