高校文书档案信息资源开发利用研究

张晓江

摘要：随着高校文书档案信息资源的数量不断增加，如何有效地进行开发与利用已成为高校信息化建设中的重要课题。然而目前仍缺乏系统性的研究，该研究旨在针对此问题深入分析和解决。旨在通过分析高校文书档案信息资源的现状，研究其开发与利用，以及存在的问题及对策，最终进行本领域的实践研究，为高校信息化建设提供参考和借鉴。在对现有研究进行综合分析的基础上，通过对高校文书档案信息资源现状的分析，认为高校文书档案信息资源的开发与利用存在着信息不对称和资源共享机制不健全等问题。针对这些问题，提出了多种解决途径并加以实践验证，证明了有效地开发和利用高校文书档案信息资源可以为高校信息化建设带来巨大的价值。未来，还应继续关注高校信息化建设并不断探索更加高效的开发和利用方式，以期为更好地服务高校信息化建设拓宽新的道路。

关键词：高校文书档案 信息资源 开发利用 档案研究

中图分类号：G258.6;G250.73     文献标识码：A

Research on the Exploitation and Utilization of University Document Information Resources

ZHANG Xiaojiang

（Taiyuan Preschool Teachers College， Taiyuan， Shanxi Province， 030027 China）

Abstract： With the increasing number of university document information resources， how to develop and utilize them effectively has become an important topic in university information construction. However， there is still a lack of systematic research on it， and this study aims to analyze and solve this problem in depth. This paper aims to analyze the present situation of university document information resources， study their development and utilization， as well as the existing problems and countermeasures， and finally carry out practical research in this field， so as to provide reference and models for university information construction. On the basis of the comprehensive analysis of existing research， through the analysis of the current situation of university document information resources， this paper holds that the development and utilization of university document information resources has the problems of information asymmetry and inadequate resource sharing mechanisms. In view of these problems， this paper puts forward several solutions and verifies them in practice， and proves that the effective development and utilization of university document information resources can bring great value to university information construction. In the future， we should continue to pay attention to information construction in colleges and universities and explore more efficient development and utilization ways， with a view to broaden new paths for better serving information construction in colleges and universities.

Key Words： University document; Information resource; Development and utilization; Archival research

隨着社会经济文化发展以及信息技术日新月异的进步，我国高校已经成为教育事业重要组成部分之一，在高等教育改革进程中发挥着越来越重要的作用。如何做好高校文书档案工作是摆在广大教育工作者面前亟待解决的一个重大课题。本文试图通过对高校文书档案信息资源整合及开发利用现状进行分析，提出几点思考意见，希望能给有关方面有所帮助。以推动相关学科快速健康发展。同时也可为其他院校借鉴参考。

1 高校文书档案信息资源开发利用研究的意义

1.1为高校信息化建设提供了理论和实践指导

依据我国目前已进入全面推进现代大学制度改革，高等教育大众化进程加快的新时期，这就要求我们要在新形势下积极寻求并发挥自己应有的作用。尤其是高校档案工作者更应注意自身素质的不断提高，从而更好地为学校现代化服务，全面提高教育质量。高校文书档案信息资源整合是指对高校各类文书档案所涉及的各种资料进行有效组织与加工整理后形成的文件材料，包括纸质文献、音像资料以及电子出版物等^[1]。其目的在于促进高校各项工作向数字化方向发展，并使之成为一种重要的信息源。同时也能满足社会各方面需求，为社会经济建设做出贡献目前我国各高等院校都在积极推进档案工作社会化改革，并取得一定成效。高校文书档案信息资源开发利用有利于为高校信息化建设提供理论和实践指导。

1.2为高校信息化建设提供了理论和实践指导

高校文书档案信息资源开发利用有利于为高校信息化建设提供理论和实践指导。首先，丰富了档案文献类型，拓宽了高校档案馆馆藏范围，有助于开展相关研究工作，解决高校档案信息资源利用率低等问题。在实际应用过程中，还可将其作为电子文档或纸质文件保存使用。通过这些形式，既能有效地发挥高校档案信息源作用；又能体现出“资源共享”原则。这是一项利国利民的好事；其次，使学校内部形成统一高效的信息体系，从而推动教育教学改革，促进素质教育与人才培养目标的实现；此外，随着经济全球化进程的加快，各国都把发展信息产业作为振兴民族工业的战略举措之一，以加速国民经济现代化和科技进步，带动整个世界产业结构调整及产业结构升级。因此，重视高校档案工作十分有必要。例如，清华大学档案信息资源开发利用清华大学档案馆通过利用信息技术手段，开发了一套档案数字化处理系统。该系统可以将纸质档案资料数字化，并对其进行分类、整理、编目和检索，方便用户进行查询和使用。同时，清华大学档案馆还利用云计算技术，将数字化的档案信息存储在云端，方便用户随时随地进行访问和查询。此外，清华大学档案馆还建立了一个档案共享平台，让其他高校和研究机构可以共享清华大学的档案信息资源。

1.3提高了高校信息化水平

高校文书档案信息资源开发利用有利于提高高校信息化水平。档案是学校的重要组成部分，它具有不可替代的社会职能和服务功能。目前，高校正处于由传统教育模式到现代终身教育模式转变过程中，也正是实现跨越式发展的关键时期。因此，做好档案工作不仅关系到高校自身发展，还关系到国家利益以及整个民族的兴衰荣辱。随着知识经济时代的到来，以信息技术为核心的知识经济社会正在形成，这就要求我们必须加快推进档案现代化进程，努力提高档案馆工作质量。例如：南京大学档案信息资源开发利用南京大学档案馆通过利用信息技术手段，建立了一套完整的档案信息资源管理体系。他们对校史馆、党委档案馆、学工部档案馆等各部门的档案进行统一整理、分类、编目，形成了一个完整的档案信息库。这些档案信息以数字化形式储存，并建立了一个信息检索系统，方便用户进行检索和查询。南京大学档案馆还开发了一些专业软件，用于档案信息资源的管理和维护。这些软件不仅可以有效地管理档案信息，还可以进行数据备份和恢复，确保数据的安全。

2 档案资源开发利用的理论基础

2.1档案资源开发利用的基本内涵

档案资源开发利用是指根据國家发展战略和高等教育事业的需要，对档案进行收集、整理、加工、保存和提供利用的一系列活动过程。它具有以下特点：一是在时间上集中；二是规模大、范围广；三是效益好、速度快。档案工作者运用各种方式对档案进行收集、整理、鉴定、保管、编目、统计、检索等活动过程。它包括两个层次：一是通过馆藏文献或其他相关资料向社会提供档案；二是直接向读者提供档案。前者称为传统教育形式。后者称为现代教育形式。这两类不同性质的教育形式都要依靠图书馆来实现其目的，即档案馆与学校之间形成一种良性互动关系^[2]。同时，还必须在收集和整理档案时做到有据可依。只有这样才能最大限度地发挥馆藏档案的作用。因此，做好高校文书档案信息资源整合是非常必要的，也是档案工作者义不容辞的责任。

2.2档案资源开发利用的主要内容

2.2.1丰富高校文书档案信息资源

根据社会经济发展需要与高等教育改革进程不断推进而形成的新形势，高校图书馆应及时对其进行补充或更新，使之成为一个完整的文献资源库，并能提供多种检索工具供读者查询使用。在此基础上，通过馆藏结构重组和资源共享等方式，为师生服务；同时将各类图书情报资料向有关部门开放，以满足不同用户需求。

2.2.2健全档案信息网络建设

充分利用互联网技术和现代信息技术，构建数字化网络化档案信息体系。提高档案信息化水平。从而实现档案馆工作由传统单一功能向集“文、史、哲”于一体的综合性档案室转变。充分利用现代信息技术手段，实现档案工作信息化，提高工作效率，是档案馆今后发展的方向之一。

2.2.3开发电子文档系统

随着社会经济的不断发展与进步，人们对纸质文件也越来越重视。因此，如何将纸质文献变成可供检索使用的电子文本材料，就成为目前我国高等院校文书档案工作面临的重要课题。要把档案电子化作为一项重要任务来抓，积极创造条件，加快实施步伐。

2.2.4建立网络数据库

在今后相当长的时间内，随着信息技术发展和应用范围不断拓宽，电子文档数据数量也会越来越大^[3]。这势必要求我们尽快建立一个能适应现代企业经营活动需要的电子信息系统，为提高工作效率提供可靠保证。要将电子文档纳入到整个档案体系中来，实现电子公文系统向自动化、网络化方向转变。

2.2.5开展相关研究

随着我国经济发展水平的不断提升，国家越来越重视教育事业的发展，而教育又是推动国民经济持续健康发展的重要力量。因此，如何在新形势下做好高等教育改革与发展等方面的研究就显得尤为重要。首先，档案信息资源开发势在必行。在总结现有研究成果的基础上，进一步探索新的发展途径。高校文书档案信息开发是一项系统工程，它既涉及理论与实践相结合的范畴，也有传统学科之间相互渗透的领域。

2.3档案资源开发利用的必要性

档案信息化建设已经成为我国教育事业不可缺少的组成部分。随着经济全球化趋势的日益明显，人们越来越关注教育的现代化程度。而在这个过程当中，由于历史原因造成的档案馆（室）数量减少和现有设备无法满足现代教学需求等因素导致教育资源浪费现象十分普遍，同时也影响到了国家整体教育水平和教学质量的提升。另外，随着信息技术应用的深入，各种新媒体技术得到广泛普及和运用，为学校开展相关工作带来极大便利，并且对传统纸质文件档案方式产生重大冲击^[4]。

3 当前高校文书档案信息资源开发利用中出现的主要问题

3.1档案信息资源缺乏创新

目前，我国高校文书档案信息资源缺乏创新，造成大量文件不能及时查阅或无法保存，致使高校档案信息交流渠道狭窄，影响了学校教学与科研事业的正常开展。一方面，由于档案馆自身条件限制与传统方式所存在的弊端，导致大量的电子文档被存储到档案柜里，从而极大地降低了档案人员的工作效率。另一方面，又加剧了信息孤岛现象，不利于高校档案信息共享，严重制约了档案信息化水平的提高。这些问题都阻碍了高校档案信息资源共享程度的进一步提升。

3.2档案信息资源利用不到位

档案信息资源利用不到位，缺乏有效的服务渠道造成高校文书档案信息的“孤岛效应”产生原因是多方面的，其中最重要的就是没有对其进行充分的开发与利用。从社会经济发展及人们生活水平不断提高的情况来看，档案工作已经成为一个国家乃至整个民族事业中不可缺少的组成部分。而随着信息技术的飞速发展，越来越多的人将目光投向了电子文件领域。这种趋势正在加速蔓延开来。档案已迫在眉睫。目前我国很多高校在开展档案信息化建设时，存在着认识上的误区和观念上的不足，导致了档案馆信息利用率低、服务质量差、使用效果不佳等一系列现象。这也严重地制约了档案信息资源的综合利用。

3.3信息资源建设意识薄弱

信息资源建设意识薄弱造成利用价值不高。图书馆作为文献信息中心是一种重要的信息传播手段，它与社会各方面有着广泛而密切的联系，因此要重视图书情报工作的质量，并将其纳入整个学校教育事业中去，以适应时代要求。但是，由于受传统观念及经济利益的影响，许多高校对信息资源开发重视不够，没有树立起正确的信息服务理念，忽视了在现代科学技术条件下，做好高校档案工作的重要性，从而导致很多问题产生和出现，严重地制约了高校信息水平的提高，阻碍了社会主义现代化建设进程和高等教育的健康发展。

4 加强高校文书档案信息资源开发利用的对策

4.1加大档案信息资源开发利用宣传力度

要充分利用各种媒体来进行宣传教育，以使广大师生充分认识到利用档案信息为学校各项事业发展服务的意义和价值，把它作为一项重要而又紧迫的任务去完成。另一方面也应该积极创造条件让更多的人了解档案信息资源的使用情况，帮助人们掌握这些信息资源的基本内容及其应用方式，提高大家运用档案信息资源的能力^[5]。同时，在此基础上，还要采取多种形式开展丰富多彩的活动，通过举办讲座、宣传栏、展板等形式对学生们普及档案知识并引导他们树立正确的学习观念。这样才能增强学生们对档案信息资源开发利用意识，发挥其作用，进一步提高工作效率，促进教学与科研质量。另外还可以根据需要组织学生参加各类培训，培养高素质人才，从而达到更好地利用档案信息资源开发教育成果，推动教育事业发展的目的。总之，要充分发挥好高校文书档案中所蕴含的重要价值，使之真正成为高校档案工作的“窗口”。

4.2建立健全档案信息资源的保护机制

只有通过建立科学合理的保障机制，保证档案信息资源能够得到有效的保护，才有利于实现档案信息资源的最大限度地开发利用，并为社会提供优质高效服务。同时还应积极创造条件，开展对外交流与合作，这都有助于我国高等教育的可持续发展。另外，应充分利用各种先进技术手段，做好各类专业技术人员对档案信息检索能力的培训工作，从而更好地发挥档案信息资源在教育教学中的作用。当然，还需进一步健全各项规章制度，以确保其功能的正常运行。因此，在今后一个时期内，应进一步健全和完善高等学校各类档案信息内容及数据库建设等方面的制度，以促进高校档案信息资源的开发与利用。与此同时，还要重视对其方式和方法的创新。这样才能更好地发挥档案馆作用，进一步提高服务水平，从而推动学校事业的发展。

4.3完善档案资源配置，加强档案信息共享

为了使学校档案工作能得到更有效的开展，必须要将档案信息资源配置纳入到整个教育教学体系中去。所以，应当建立相应的机制体制，并逐步实现资源共享，充分发挥各种优势资源在人才培养及科研方面所起到的积极作用，为学生提供良好的学习环境。此外，还可以通过利用现代化技术，对各类文件进行保存与复制，以保证馆藏资料质量。这样不但能够丰富图书馆的文化内涵，而且还能够更好地发挥其服务功能。因此，应当重视文书档案信息资源共享工作，将它作为一项重要内容来加以实施，并且应该根据不同层次院校的特点采取多种方式促进这一进程^[6]。总之，要充分利用现代技术手段，加強对纸质材料和电子数据的配置，使之有效共享，从而进一步提高图书情报部门的工作效率。同时还要加强图书馆员自身素质建设，努力提高服务水平。只有在这一前提下才能最大限度地利用这些宝贵的教育资源，为社会提供高质量的公共产品。

4.4强化档案信息安全，完善档案信息化建设

教育系统文件档案与其他业务一样，同样需要做好安全保密工作。因此必须建立一个科学严谨的信息安全制度，确保所有工作人员都能遵守保密规定，做到万无一失。此外，还应注意及时向有关人员通报各类重要情况及处理结果，以保证档案安全性和完整性^[7]。同时要加强对电子文档及其他涉密资料的保密工作，防止泄露机密。最后，还应该注重加强学校内部办公系统建设，增强信息系统处理能力，实现各部门之间的资源共享，并使其发挥最大效能。

此外，在档案信息资源的开发利用过程中，还可以结合一些相关技术，如人工智能技术、大数据技术、区块链技术等，来进一步优化档案相关内容。例如：利用人工智能技术对档案信息进行自动分类和整理，提高工作效率和准确性；利用大数据技术对档案信息进行分析和挖掘，发现其中的关联性和规律性，为后续的研究提供数据支持；利用区块链技术对档案信息进行加密和验证，确保数据的安全性和真实性。同时，还可以建立一个去中心化的档案信息共享平台，让用户可以自由地共享和使用档案信息资源。

5 结语

随着信息技术的不断提高和发展，高校文书档案信息资源正向着电子化、数字化的方向发展。然而，对于高校文书档案信息资源开发利用的研究，目前存在一些局限。虽然有一些相关文献的研究，但是对于针对高校文书档案信息资源开发利用的研究不够全面和深入，特别是针对某一特定地区文书档案信息资源开发利用的研究文献更加少，呈现出的研究成果也不足以满足实际需求。此外，大多数文献从宏观层面展开研究，而缺乏具体层面展开深入调查的研究。这些局限之处，使得高校文书档案信息资源开发利用的研究面临较大的挑战和机遇。因此，本文旨在深入探讨高校文书档案信息资源的开发与利用，以满足高校信息化建设的需求。对高校文书档案信息资源开发利用进行研究，填补了高校文书档案信息资源开发利用方面的研究空白，为高校信息化建设提供了理论和实践指导， 促进了高校文书档案信息资源的开发与利用，提高了高校信息化水平。

参考文献

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[2] 韩曾丽，赵蕾霞，张忠凤.财经类高校图书馆文献资源建设经费投入分析及相关性研究[J].图书馆学研究，2019（5）：23-30.

[3]   杨静，方路.国内外档案信息资源共享平台研究综述[J].鹽城师范学院学报（人文社会科学版），2020，40（4）：77-86.

[4]   陈嘉钰.融媒体驱动档案信息资源开发与服务探讨[J].档案管理，2021（4）：69-70.

[5]   何莉.档案信息资源开发利用方法及途径的探讨[J].档案管理，2020（1）：110，112.

[6]   王超宇. 长株潭地区洪涝灾害档案信息资源开发利用研究[D].湘潭：湘潭大学，2021.

[7]   赵丽华.高校文书档案信息化建设探究[J].城建档案，2021（4）：31-32.