高校干部人事档案专项审核的相关问题及建议探析

2023-12-02王芳

兰台内外 2023年32期

摘要：在人才培养以及干部选拔任用工作当中，干部人事档案具备十分重要的价值，作为目前中国共产党执政的一项重要资源，亦是国家的一项宝贵财富。党的十八大之后，新一届的中央政府对干部人事档案工作的重视程度也在不断提升，明确指示对干部人事档案必须要从严管理，并在制度化和规范化方面提出了更高的要求。文章分析了高校干部人事档案专项审核工作开展的必要性，探讨了当前高校干部人事档案专项审核工作过程中所发现的相关问题，并根据现有问题提出针对性的提升建议。

关键词：高校干部人事档案；专项审核；档案管理

干部人事档案是由国家相关部门或者其他社会组织，在人事档案管理工作开展过程中直接产生，以个人姓名作为主要特征所组成的一种专卷。人事档案客观且真实地记录了个人的轨迹，主要内容包括工作经历、政治表现、作风品德以及专业技能情况，其真实反映并记载了一个人的成长历史，本身具备一定的法律效力。因此，干部人事档案已经成为干部考核以及提拔任用的重要依据，如何能够确保干部人事档案的准确性、真实性以及严肃性，已经成为干部人事档案管理工作中必须引起重视的问题。就目前而言，在实际开展干部人事档案管理工作中，档案造假以及涂改的现象较为常见，导致群众对于干部人事档案的真实性产生怀疑，势必会在很大程度上导致干部人事档案本身的真实性、权威性，甚至严肃性受到巨大影响。为更好地解决此问题，国内各高校正在积极推动干部人事档案的专项审核工作，严格审核三龄两历一身份，以此确保干部人事档案的完整性、可靠性、权威性以及真实性。

一、当前高校干部人事档案专项审核中存在的主要问题

1.档案材料缺失的现象较为普遍

干部人事档案材料主要分为十大类：履历材料、自传材料，考察、考核、鉴定材料、学历学位材料、政审材料、党、团材料以及招录、聘用材料、表彰奖励材料、涉法违纪材料和其他材料。档案材料的缺失一般主要体现在学籍档案材料以及工作档案材料两方面。学籍档案的缺失主要包括报考登记表、入学登记表、高校毕业生登记表、成绩单、学位授予决定书、学历学位的认证报告、学历学位证书的复印件等；工作经历材料的缺失主要包括录用表、干部聘（录）用审批表、干部就业报到证、干部年度考核登记表、干部履历表、干部调动申请表、干部培训以及进修相关材料、干部下派挂职相关材料、干部职务职称变动审批表等。导致档案材料缺失的主要原因包括组织单位原因以及个人原因。其中，属于组织单位原因的档案材料缺失问题，应该由组织部门依照目前单位的基本情况展开必要的补充。例如，针对干部任免审批表缺失的情况，可以与学校档案馆对接查询，找到干部任免的红头文件，复印、加盖公章并归档。另外，针对有一部分高校干部在进入高校任职之前有企业工作经历，但未与企业签订正式劳动合同而导致工作年限不连续，可以回到原单位查询工资发放证明、社保、医保等缴费记录等文件；由于个人原因而导致的档案材料缺失问题，应及时补充缺失的档案材料。例如，针对缺失的年度考核表，可以向学校申请查询并复印，将其补充到档案当中；针对考生报名登记表缺失，可以返回所属学校查询并复印录取时的花名册，以此来作为佐证归档；针对学历学位认证报告缺失的情况，必须主動通过教育部的指定网站展开学历以及学位的认定，并在获取认证报告之后，第一时间交由组织部门审核以及验证，验证通过后归档。如果存在学历学位证书复印件缺失的情况，则应该及时复印学历学位证书，并交由主管部门审验之后归档；针对进修培训材料的缺失，应该及时归档滞留于个人手中的相关材料。

2.档案材料记载的内容存在前后不一致的情况

档案材料中记载的出生日期存在不一致的情况。一部分档案中早期记载的某些材料与后期记载材料存在不一致的情况，一部分错误是由于个人在思想上不重视，填写随意性较大，有时填实岁有时填虚岁，而导致档案前后填写不一致，也有的将阳历与阴历日期混填，导致两个日期相差一两个月，还有一部分人基于上学、入团、招工和提干等，为满足个人利益而更改年龄；第二，参加工作的日期前后不一致。导致此类问题出现的原因主要是档案主体对参加工作时间记忆不够清晰，导致档案填写中相差几个月时间。除此之外，由于招工合同、录用审批表等重要材料存在缺失的情况，很难确认参加工作日期；第三，入党日期存在记载不一致的情况。此问题出现的原因，主要是因为时间相对久远，干部本身对于入党时间已经记忆模糊，因非主观因素而导致材料填写的错误。另外，有一部分人员对于政策了解不够，误把成为转正党员的时间写为入党日期，进而导致时间上存在不一致的情况。除此之外，还有一部分干部存在主观因素，为了提拔晋升等将入党日期提前，作为组织部门针对此类情况，必须及时查实并严厉禁止发生此类行为；第四，学历学位的记载存在不一致的情况。有的干部在进入工作岗位之后又攻读了在职学历，并取得了学历学位，但由于自身缺乏档案意识，而没有及时归档相关材料。

3.干部人事档案材料不规范的情况极为普遍

在实际开展高校干部人事档案专项整治工作过程中，由于很多单位对干部人事档案材料的重要性缺乏科学的认知，导致干部人事档案材料不规范的问题普遍存在，具体表现主要在以下几个方面：

第一，原始档案材料形式存在严重的不规范情况。例如，档案材料的用纸五花八门，有5B、6K，还有A4纸张，纸张的薄厚程度不同，档案材料有双面也有单面，还有文件纸以及便笺纸等多种形式，严重影响了档案材料本身的规范性。

原始档案材料在内容层面上存在不规范情况。例如，在档案材料书写过程当中，没有严格按照要求使用碳素笔或者钢笔，档案材料书写不完整的情况也时有存在。除此之外，一部分档案材料书写的字迹十分潦草，辨认难度较高，存在档案材料涂改勾画的情况。

对原始档案材料在审批流程上不够规范。例如，待完成一部分档案材料的填写工作之后，档案材料上缺乏干部本人的签名以及填写日期等必要的内容；再如，在组织审批之后缺少结论性意见、印章以及审批日期等内容，严重影响了干部人事档案规范性的相关要求。

二、规范高校干部人事档案专项审核工作的相关建议

1.推动建立现代化档案管理理念

作为高校的领导干部必须起到应有的模范带头作用，从自身做起，积极推动思想观念的转变，对于干部人事档案管理工作的严肃性、专业性以及科学性形成必要的认知。在高校加大干部人事档案管理工作的宣传力度，让档案管理部门乃至于广大的教职工能充分意识到保证档案管理工作准确性与完整性的重要意义，进一步明确人事管理过程当中干部人事档案的地位以及作用，给干部人事档案工作提供更加充分的支持。

作为高校干部人事档案管理人员，必须积极推动开展档案管理工作的基本观念，努力提升自身的职业认同感，并通过积极进修学习来努力提升档案管理工作的基本素养，积极改进传统档案管理工作模式，树立现代化的档案管理理念。

高校的所有教职工是开展干部人事档案管理工作的所有者以及受益者。基于此，高校的所有教职员工应该从自身做起，充分重视每一份档案材料，确保所有档案材料的真实性以及规范性，支持并主动配合学校的档案管理工作。

2.完善干部人事档案管理制度建设

高校干部人事档案是具备法律效力的依据和重要凭证，其管理工作本身具备严肃性、科学性以及多元性等，在实际开展干部档案管理过程中必须严格依法依规开展。针对涉及干部人事档案管理工作相关的职能部门，必须通过制度来进一步明确职责，并以此为基础制定一系列的工作条例，针对干部人事档案所形成的相关环节，必须严把质量关，相关部门要分工协作，各司其职，从而更好地提升档案材料的真实性与可靠性，这对于更好地推动干部人事档案管理工作的规范化建设具有十分重要的作用。

提升干部人事档案材料收集的全面性。依照中共中央组织部要求，明确干部人事档案材料归档的范围，必须按照归档规定的基本要求，基于档案利用作为导向，归档的材料要尽可能全面收集。除了常规、普遍的档案材料，还应该进一步拓宽档案材料收集的渠道，将干部的身体情况、社会实践以及教师评价等非常规的材料，纳入干部人事档案管理体系当中。力求建立集中、科学且高效的干部人事档案数据库，这不仅更符合当前信息化时代的大背景，还能够在很大程度上提升干部人事档案管理工作的服务质量。

提升干部人事档案材料归档的实效性。依照2009版归档规定，第37条“符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档”。针对干部职称晋升以及年度考核等相关周期性材料，必须在工作过程中进一步总结经验，并摸清规律，把握好材料形成的时间，紧密联系相关职能部门并及时完成归档工作；针对学历、履历以及岗位变动等较强时效性的非周期性材料，必须充分掌握关键节点，主动追踪、收集、归档，以更好地提升档案材料的时效性。

加大干部人事档案材料精细化管理。作为档案管理部门，档案材料必须尽可能细致地鉴别及整理，始终保持高度负责的态度对待档案材料真实性的核实以及鉴定工作。例如，如果干部任免、先进事迹材料等存在自相矛盾等情况，可以通过文书档案来作为佐证材料，并将奖励发文以及任免材料归档。另外，如果学历材料中的成绩单、证书复印件以及其他相关登记表存在不全的情况，可以借助大型平台来展开查询工作，降低对于相关部门的依赖性，这对于保障归档材料本身的准确性以及归档材料达标率的提高具有十分重要的价值。

3.推动干部人事档案专项审核常态化

开发利用是干部人事档案的最主要价值，而要想合理地开发利用干部人事档案，必须确保干部人事档案信息的准确性以及完整性。开展干部人事档案开发工作，并不是一朝一夕就能完成的，干部人事档案信息的整理以及收集工作也不能一蹴而就。通过将干部人事档案管理纳入信息化、规范化的进程，是一个系统且长期的工程，必须坚决避免被动的以改促查，敷衍检查等情况。除此之外，在日常工作过程中，应依据全面自查干部人事档案专项审核工作基本要求以及相关标准，积极查找其中所存在的漏洞，努力查漏补缺，将干部人事档案管理中的所有环节严格依照相关审核标准来推进，以此来更好地推动干部人事档案专项审核工作向常态化的方向转变，推动干部人事档案审核工作实现常态化。

4.提升干部人事档案信息化建设以及利用效率

在大数据时代，传统人事档案管理模式的弊端正在不断凸显，在现代人事档案管理过程中，必须积极利用大数据技术，充分发挥互联网的优势，积极推动人事档案数据库的建设工作，为档案信息的保存查阅提供应有的便利。通过电子档案查阅不仅更加高效且省时，还能够在很大程度上起到保护纸质档案，避免纸质档案被涂改造假。以此为基础，通过现代化技术的应用，有效整合并动态化管理人事档案数据库中的相关资源。充分发挥人事档案信息化建设在高校人事管理中的参考、预测和决策作用，最大化地发掘信息背后的潜在价值，提高信息的利用率。

5.积极推动档案管理人员综合业务能力的提升

人是各种活动的主导力量，对于各种类型事业的发展具备根本性的推动力。档案管理工作自然也不例外，要想从根本上提高档案管理水平，必须大力提升档案管理者的综合素养以及业务能力。作为高校干部人事档案管理人员，无论是在专业技术还是管理理念上，都应该顺应人事制度改革以及档案管理信息化建设的基本要求。通过开展积极有效的业务培训以及工作实践等诸多方式，帮助档案管理人员提升业务能力，使其逐步成长为掌握现代化档案管理技术的复合型专业人才，为更好地推动干部人事档案管理工作，提供更加优质、安全、高效的服务。

三、结语

干部人事档案管理规范化是评价档案管理水平的重要指标，体现了干部任免工作中的公正性。高校干部人事档案专项审核工作有力打击了档案造假现象的同时，也对高校档案管理发起了新挑战，进一步推动了高校档案管理规范化、制度化。档案管理部门应发挥高校天然的科研创新优势，不断总结新经验，摸索新规律，以更好地适应新形势的需求，为高校人力资源管理工作提供服务。

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