医院科研档案管理现状及其规范化管理思考

摘 要：医院科研档案是医院科研工作的成果，能够为医院将要开展的科研项目提供数据支持和参考，对医院发展至关重要，是医院的宝贵财富。文章分析了医院科研档案的特点以及管理现状，发现目前部分医院在科研档案管理方面存在一些不足之处，如科研档案收集归档不及时、科研档案管理制度不完善和科研档案信息化水平较低等，影响了医院科研档案管理的效率和质量。随着知识经济和科学技术的不断发展，科研档案的管理对医院科教兴院的意义重大。因此，医院要从管理制度、工作流程和信息化建设等方面加强规范化建设，以提高科研档案管理水平，为医学研究提供良好保障。

关键词：医院；科研档案；档案管理；规范化

医院科研档案是医院科研人员的科研成果，也是醫院进一步开展医学研究的重要参考资料，关系到最终医学研究的成果和效率。随着科学技术的发展，医院实施人才培养、科教兴院战略等，均需要以科研档案为必要条件和依据。部分医院将工作中心放在医疗服务和运营管理方面，对于如何保存、归纳和利用好科研资料，存在一些不足与疏漏，再加上档案信息化建设投入不足，科研档案信息化管理水平落后，依然采用人工管理和纸质载体的模式管理科研档案，管理效率低且容易出错，还可能会损坏宝贵的科研档案。随着医疗体制改革的深化和科学技术的快速发展，科研档案在医院档案中的占比增大，在医学科学化发展中的价值也日益凸显。因此，重视科研档案管理工作，建立完善的管理制度，梳理规范的工作流程，推动其向数字化、智能化发展，不断提高科研档案管理的效率和质量，对于医院医学科研事业发展，具有重要的价值与意义。

一、医院科研档案的特点

1.档案形成周期长

科研档案的形成与科研工作的周期紧密相关，科研工作周期越长，科研档案形成周期也越长。科研项目一般要经过申报、立项审批等流程，需要多个部门的审批和鉴定，因此，医院科研工作耗费时间比较长，从课题申报、立项到结题一般需要耗费两三年时间，重大科研项目消耗的时间会更长，而且重大科研项目会设置阶段性课题，不同阶段的课题不同，形成的科研档案资料也不同，最后将各个阶段的科研档案资料汇总在一起，形成完整的科研项目档案资料。由此可见，科研档案资料的形成贯穿科研项目实施全过程，导致科研档案形成周期都比较长。

2.档案专业性高

在开展科研项目时，科研工作者需要收集医学方面的大量资料，这些资料涵盖医学各个科目和课题，如在临床研究过程中需要收集内科、外科、儿科和妇科等方面的医学资料，在基础医学的研究过程中，需要收集生物化学、病理学和药理学等方面的专业资料等，不同学科之间存在较大的不同，需要科研工作者建立单独的科研档案。因此，科研档案大多会根据医学科目和课题不同而分门别类，这些科研档案都具有针对性和专业性。

3.档案综合性强

医学研究工作涵盖医学各个领域的内容，涵盖了内科、外科、妇科和儿科等科目，因此，科研资料具有较强的综合性。近些年，很多高新技术在医学领域得到应用，如人工智能技术、大数据技术和云计算技术等，高新技术与传统医学相融合，不仅使得传统医学科目更加复杂，也使得医学科研档案更加复杂，医学科研档案中不仅要有该课题所需的医学方面的数据资料，也要有高新技术和其他领域技术和方法相关的资料记载，这就使得医院科研档案呈现出综合性强的特点。

4.保密性较强

医院的科研工作大都涉及医院内部的医疗技术和数据资料，形成的医学科研档案也都具有保密性。各个医院在医学和药学方面的科研重点不同，形成的科研档案和科研成果也不相同，很多医院在科研项目上投入了大量的人力、物力和财力，科研成果涉及专利权，如果科研档案被泄露，会影响科研医院的经济效益，给医院造成经济压力，甚至直接影响医院的正常运行，所以，医院需要加强科研档案的保密管理工作。

二、医院科研档案管理现状

1.科研档案收集与归档资料不全面

因为医院科研档案具有综合性强和周期性强的特点，档案管理人员应该将科研档案管理工作贯穿科研活动全过程，并根据涉及的科目和技术类别对科研档案分类。但是，很多医院在科研档案资料收集和归档过程中存在误区，认为科研档案的收集和归档只包括科研项目的立项、审批和成果等方面，忽略了对科研过程中形成的数据资料和图像资料的收集和归档，使得科研档案不齐全，难以真实、全面地反映该科研项目全过程的信息，也难以对接下来的科研工作起到很好的借鉴和参考作用。科研项目主持人及团队成员的基本信息资料收集也非常有必要。医院科研项目周期长，涉及的科目和领域较多，档案管理人员要想收集好众多档案资料需要耗费大量时间和精力，加上档案管理人员缺乏科研档案收集和归档意识，对科研档案收集和归档范围与内容不明确，没有对科研项目全过程跟踪，档案管理人员没有及时与科研工作者沟通，不了解科研项目的真实进度，使得档案资料收集归档进度落后于科研项目实际进度，这些都使得科研档案资料的收集和归档存在漏洞，很多档案资料没有收集完整和保存妥当。

2.科研档案管理制度不完善

目前，部分医院的档案管理制度不完善，仍沿用传统落后的档案管理制度，还有一些医院甚至没有成立专门的科研档案管理部门，而是由各科室自行保管，即便是设置了专门的科研档案管理部门，档案管理制度大多缺乏统一化和标准化的档案管理流程，没有明确档案管理人员的工作职责和权利范围，没有落实对档案管理工作的有效监管，使得科研档案管理工作比较混乱，很多档案的存放没有分类，也没有检查科研档案的完整性。很多医院的科研档案资料是纸质的，加上没有分门别类存放，使得在科研档案检索或查找资料时难以快速、准确查找到目标档案资料，或者查找到的档案资料信息不全，影响了档案资料的利用价值。此外，因为科研档案作为医院档案管理中的一项内容，从医院顶层就未纳入医院档案的统一管理，由科研处职能处室单独管理，医院综合档案室日常的监管未形成集中管理、分散保存的模式，形成科研档案处于“碎片化”的管理，同时没有科学、合理的规章制度来约束和激励科研档案管理人员，档案管理人员从思想认识层面也未引起足够的重视，很多档案管理细则不明确，即便是建立了完善的科研档案管理制度，也因缺乏有效绩效和监管而落实不到位，而导致医院科研档案管理较为混乱，无法做到全面收集和归档科研档案，科研档案资料检索和利用效率也受到一定的影响。

3.科研档案管理信息化程度较低

目前，一些医院科研档案管理仍采用传统的人工纸质化的管理模式，这种传统的科研档案管理模式具有很多弊端。一方面，大量的纸质科研档案需要占用大量的空间去存放，医院需要购置大量的档案袋和档案柜，甚至需要建造空间很大的档案室来存放这些科研档案，必要时要配置摄像监控等设备，无形中增加了医院的档案管理成本；另一方面，纸质科研档案不容易完好保存，保存在档案袋和档案柜时需要注意防潮、防虫和防晒，需要定期对科研档案的完整性和安全性检查，避免纸质科研档案受潮、氧化和虫蛀。除此之外，纸质科研档案也不利于高效检索和利用，因为医院科研档案五花八门，种类繁多，不同专业和科目的科研档案存放在不同的档案室、档案柜和档案袋中，在检索重要信息过程中，需要翻看目录再去相应的档案室、档案柜和档案袋中查找，比较耗费时间和人力，而且查找到的资料信息不一定符合要求，使得科研档案利用率较低。改变这一档案管理模式的路径就是将纸质档案转变为电子档案，但目前很多医院科研档案电子化和信息化水平比较低，主要是医院没有足够的扫描仪等设备设施将纸质科研档案电子化，也没有建立完善的科研档案信息化平台，无法将电子化的科研档案存放到科研档案信息化平台中，难以实现快速检索电子档案信息，更难提高科研档案的利用率。

三、医院科研档案管理加强规范化建设的建议

1.增强科研档案规范化管理意识

关于医院科研档案管理，要解决医院管理者对科研档案管理工作不重视的问题。应把档案管理培训纳入相应干部和专业管理人员年度工作培训计划，依据医院发展需求来了解科研档案的重要性，转变传统错误的认知与观念，在此基础上加强对科研档案及其管理的宣传教育。

首先，通过宣传教育让各部门人员提高对科研档案管理的重视，做好档案资料上传和提交，与档案管理部门紧密配合，尤其是科研人员要与档案管理人员积极沟通交流，提高科研工作人员主动归档的意识，及时更新项目最新动态和进展，档案管理人员也要认真对待科研档案，了解各部门的档案内容和范围，尤其是要了解科研项目的进展情况，并全过程跟进科研项目，全面收集整理和归档科研项目开展过程中形成的各类资料信息。

其次，要通过培训教育来提高档案管理人员的责任感和专业技能。例如，通过职业道德教育来提高档案管理人员的职业道德水平，做好本职工作，确保科研档案收集和归档的完整性和及时性；再如，培训档案管理人员对《档案法》《科学技术研究档案管理暂行规定》等法律法规的认识，通过培训提高档案管理人员对待工作的严肃性和谨慎性。同时，也要培训科研档案管理人员的沟通合作能力，加强与科研工作者的沟通交流，只有这样双方才能高效高质地沟通交流档案信息，只有双方高效的合作，科研档案管理人员才能及时了解科研工作动态，收集最新、最全的科研档案资料信息，提高科研档案的归档质量和效率。

2.完善科研档案管理制度

首先，在科研档案管理制度中要明确科研档案归档范围和保存日期，科研档案的保存归档内容一般是课题计划、科研项目实施方案和科研成果数据信息等，也包括科研成果报告、科研工作总结和项目审批鉴定资料等内容，不同类型的资料如何收集、分类和存放等，以规章制度的形式明确下来，并要制定各类科研档案的收集方法、渠道以及存放方法等工作的标准统一规范，确保科研档案收集归档的完整性和全面性。

其次，要以规章制度的形式明确科研档案收集、分类、整理、移交和归档的各个流程和环节，明确各个工作流程中相关部门工作人员的职责，尤其是明确管理人员和档案提供者在各个流程和环节的权責，并以此建立绩效考核制度，对档案管理人员和科研工作人员实行绩效考核，将科研档案管理工作成果与科研工作者和档案管理人员的薪酬待遇、晋升资格联系起来，从而激励和约束员工的工作行为。

最后，完善对科研档案管理工作的监督机制。医院要定期对科研档案检查，查看科研档案是否根据科研项目的实际开展情况，及时、全面地收集、整理和归档，查看科研档案资料的分类是否有误，一旦发现科研档案管理存在问题要及时指正，并采取有效措施，规避风险隐患，以持续提升科研档案管理工作的效率和质量。

3.加强科研档案管理信息化建设

首先，医院要配备足够的扫描设备，促进纸质科研档案的电子化转变，加大纸质档案电子化的人力投入，争取在短时间内将医院所有纸质科研档案都电子化。医院需要加强档案室的网络建设，确保档案室网络全覆盖，并建立专门的科研档案信息化平台，在平台建立专门的数据库，将电子科研档案及时录入科研档案信息管理平台的数据库中。医院各部门人员想要查询科研档案数据信息，在经过审批后，可以直接登录信息平台查询所需的数据资料。通过科研档案信息管理平台的检索功能，能够快速查找想要查询的档案信息，提高了科研档案的应用效率。

其次，要做好科研档案信息平台的维护工作。虽然通过科研档案信息化管理可以节省档案管理成本以及提高科研档案利用率，但由于信息化平台与互联网连接，可能会遭受网络病毒或黑客的入侵，导致科研档案资料被窃或损坏，给医院带来不可估量的损失。因此，医院要加强科研档案信息平台的维护，定期升级系统和查杀病毒，做好科研档案信息平台的安全管理工作。

最后，要提升科研档案管理人员的信息技术应用水平。随着档案管理数字化、智能化的发展，科研档案管理工作模式发生很大变化，对管理人员也提出新的要求，如档案管理人员在科研档案日常化管理中，要能够熟练运用各类计算机系统和扫描设备。所以，医院要加大对相关人员的信息素养培训，提高档案管理人员计算机操作能力、信息系统应用能力等信息技术的应用水平，真正落实科研档案信息化管理。

四、结论

从医院科研档案的特点入手，探讨目前科研档案管理在制度、流程和信息化方面的发展现状，针对存在的问题提出对策和建议。医院科研档案关系到最先进和宝贵的医疗技术和知识，科研档案是医院无形的财富，医院需要加强对科研档案的管理。科研档案管理是医院档案管理中的重要环节，医院应该重视科研档案管理工作，但由于科研档案具有形成周期较长、专业性较高、综合性较强和保密性较强等特点，使得科研档案在收集和归档中难以齐全，很多重要科研信息没有及时归档，给医院医学科研工作造成不利影响。因此，医院应通过科研档案管理的规范化建设，持续提高科研档案管理效率和专业水平。

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作者简介：杨晓燕（1982—），女，汉族，宁夏银川人，硕士研究生，中级馆员，研究方向：医院档案管理、人力资源。