浅谈医院档案信息化管理建设

摘 要：随着现代化信息技术逐步渗透各行各业，医院也需要随着时代的变化而创新档案管理模式。原有的档案管理模式以及观念已经无法满足医院长期健康发展的需求，档案管理是医院管理系统的一个重要部分，医院档案管理不仅要规范，而且要做到档案信息化、时代化且适应新时期的管理需求。随着管理意识更加先进，各大医院利用大数据、云计算、局域网等信息技术所带来的优势，档案信息化建设成为医院发展的必然趋势。医院档案管理在合理管理的基础上融入信息化管理，不仅可以提高工作效率，还能降低医院的人力、空间等成本，为医院的后续医疗工作的展开建设提供有力的数据保障。基于此，本文从档案管理以及数据管理的视角，浅谈档案信息化管理的重要性，并根据大部分医院的档案管理模式和现状展开分析研究，并以此给出合理、有效的档案信息化管理策略。

关键词：医院档案；信息化；档案信息化建设；管理

医院档案包含就诊患者和医院的各种信息资料，如患者的住院信息、基本信息、缴费信息以及医保报销信息等，还有医院的业务档案信息、教学档案信息、医学科技档案信息、后勤保障信息、行政党务档案信息和医疗资料（资源信息，物料信息）等。

目前，大多医院是由纸质文件或者以实物的形式存储，以往医院所采用的档案管理方式是人工管理，档案丢失和遗露存放的问题会高频出现，降低了档案管理的效率，严重影响了对患者的治疗效果，损害了国家医疗卫生事业的健康发展。由此可见，在信息技术不断的应用中，医院档案管理需要创新档案管理理念，构建与时俱进的档案信息管理模式，不仅可以有效避免一些错误的出现，还可以促进医院档案信息化建设顺利开展，提高档案管理工作效率，从而保护病人的切身利益，提高医院在各方面的能力。

一、医院档案管理信息化概念

医院档案管理是医院数据管理工作的一部分，它是一项非常重要的工作，它包含了大量的图像和文字，种类繁多，门类繁杂，但这些资料需要频繁地被调用和利用，若能对档案信息化管理，使其能够实行数字化的利用，从而便于医生检索到相关数据，为医院领导实行决策。医院档案管理的主要内容有以下几点：①运用信息技术，能对医院的档案展开系统化的归类，使其能够更好地完成查询、文件编辑、归档保存等工作。②在档案检索中运用信息技术，克服了传统文献所带来的种种不便，有利于对档案管理的革新。

二、医院档案管理现状分析

1.医院档案管理制度不完善

医院对档案管理不重视，缺乏统一性，医院档案管理工作的制度约束不规范。目前，医院档案管理制度建设还比较滞后，主要表现为：档案管理部门的分类不清晰、管理工作机制不健全、相关的管理制度不完善。在档案管理方面由于人员配置不足，使医院档案资料收集出现不完整或者被遗露的问题。

2.档案管理人员管理认识不足

由于档案管理意识薄弱，不被重视，工作开展缺乏科学性，在收集档案信息方面，信息资源的深度和完整性不足，造成了档案的利用不充分。有些档案工作人员的档案管理意识较差，如不能及時收集和录入、归档文件，导致文件缺失和损坏，或者归档和存储数据的标准不高，也影响了后续工作的开展。

3.信息化建设不充足、设备设施投入较少

此前，医院的档案管理方法、理念陈旧，对照片及音像资料的保存和归档重视不够，导致档案资料收集不全，不能为医院的发展和管理提供有价值的参考信息。目前，医院档案信息化建设水平不足是档案管理中面临的主要问题，由于对相关设备设施和技术投入不足，难以充分利用现代信息技术和相关的设备设施，影响了医院档案管理信息化建设。

4.档案管理人员综合素质较低

由于档案管理工作在医院没有得到应有的重视，档案管理人员专业知识不够，无法有效完成档案管理信息化建设。虽然医院会定期安排医务人员开展档案管理培训，但由于工作性质不同，并没有达到档案管理人员的专业性，无法实现档案资料的有效管理。

三、档案信息化建设在医院档案管理中的作用

1.有效提升医院档案管理工作效率

医院每天都会产生大量档案资料，如果按照传统的档案管理方式，操作难度相对较大，工作效率低下。要想提高档案信息化水平，必须改变以往依靠人工档案管理的局面，可以通过医院的病历系统，直接利用身份证上的信息调取病人的病历和治疗记录，以电子方式录入和存储各种记录信息，不用花很多时间去寻找、检查和整理。在使用档案信息的时候，利用文件管理系统，既能对数据交换，又能对文件备份，确保档案信息的安全性。借助网络信息传输功能，能够迅速开展档案服务，为经办人员节省时间，提高档案管理工作的效率。

在当今时代，人们对信息的需要越来越多，由于数字信息的共享和海量性，医院的档案管理信息化已经成了一个必然的发展方向。随着医疗行业的发展，医疗服务领域的扩大，医疗服务水平也面临着新的挑战，传统的医疗档案管理方式已无法适应现代社会对信息技术的要求。为了给医护人员、研究者和病人提供更好的信息，能够更好地满足他们对资料和记录的需求，从而达到一种现代化的管理方式，提升医院的服务水平，推动医疗保健行业的发展。当前，全国各级医院的档案管理工作存在着高低之分，多数单位的信息化程度还比较低。在医疗档案的管理过程中，加强信息技术的应用，可以帮助我们从过去的经验中摆脱烦琐的人工管理。档案管理的信息化，可以让档案的共享得到最大程度的发挥，让每一个家庭成员都能在最短的时间内使用这些数据，提高档案的利用率，防止在管理上产生混乱和闲置。

2.档案信息化建设有助于提升医院的整体管理水平

没有档案信息的支持，医院是不可能顺利发展的。例如，在病人管理方面，需要根据各种信息记录，医务人员需要依据住院、用药和治疗等数据，采取适当的医疗措施，帮助病人尽快康复。对有类似症状的患者，医生可以通过病历档案信息获得相关内容，制定治疗方案。同时，医院业务和管理部门也能够根据相关档案信息做出适当的决定和决策。例如，在药品、病房和其他领域管理中，需要根据档案中的条款展开工作。然而，传统的人工搜索以及记录方法让医院档案管理人员在工作中非常烦琐不便捷。通过建立信息化档案管理系统，病人可以在注册时输入相关信息，根据系统中显示的信息，体现病人的病史和药物过敏等情况，帮助医生做出准确判断，给患者以良好的治疗。

医院档案管理者在日常工作中可以随时登录系统，检索各种信息，其中包括病历报告和医院会议记录等。在使用过程中医务人员有权登录档案管理系统，在短时间内找到相关信息。此外，通过使用信息系统管理医院档案，可以保证信息数据的准确性，使科室建设以实际数据为依据，从而保证医院管理的有效性。面对竞争日益激烈的医疗行业，医院要通过档案信息建设来提高自身的管理水平和服务质量，从而提高自身的综合竞争力。

3.档案信息化建设为推动国家医疗事业的发展助力

要建立国家医疗安全体系，须整合医院病历资料信息，了解医疗状况和患者的医疗需求。在传统的病历管理中，各医院的病历数据和信息是相互独立的，无法实现信息资源的传播和共享。随着医疗水平的不断提高，传统的档案信息记录和检索方式不仅浪费时间，还耽误患者接受治疗。要想使病历档案信息化在今后的发展中更好地发挥作用，就必须加大对病历的管理力度，使病历档案能够资源共享，为医疗事业的发展提供信息化支持。相对于其他产业而言，医院的医疗服务更多是强调效率与品质。利用多种信息技术，提高医院档案管理的信息化水平，可以实现医患间、各医疗机构间信息的安全传递，从而提高我国医疗水平。例如，在医疗服务方面，通过电子网络平台有效利用医院档案信息，使不在医院的人也能轻松看病。因此，从全国卫生体系的宏观视角出发，强化档案信息化建设能够推动我国卫生事业的发展。

四、医院档案管理工作信息化建设的主要策略

1.培养专业的高素质档案管理人员

医院档案工作要求具有综合素质的人才，既要具备一定的管理水平，又要掌握一定的计算机、网络技术。首先，医院应定期组织培训，为档案管理人员提供全面的学习机会。培训应综合考虑国家发展、医院发展、医患发展以及个人发展等方面的要求。其次，拓展管理人员的招聘渠道，在招聘管理岗位时，提高管理人才的招聘标准，以打造高素质、高标准的档案管理人才。从个人层面来看，档案管理人员必须提高在档案管理方面的专业水平和综合素质，优化知识结构，提高信息水平。此外，随着信息化进程的不断完善，档案管理人员必须培养终身学习的意识，不断提高学习能力，建立相关的监督机制，为有效提高管理人员的学习积极性，规范信息技术培训机制，建立考核和奖惩机制。档案管理人员应掌握信息系统和技术设备设施的基本工作原理以及相应信息技术的操作技能，提高服务效率。

2.创新档案管理模式

档案管理是医院的主要工作之一，具有很大的使用价值。目前，各部门的档案资源难以实现信息共享，想查阅档案信息过程相对烦琐，很难发挥档案信息的价值。所以，医院实行档案管理信息化建设是非常有必要的，不仅要强化资源的整合性，还应提供资源共建共享功能。此外，医院要完善档案信息数据资源架构，建立一个有条理、有内涵的数据库，使档案数据能够充分被利用，为医院档案管理信息化建设打下坚实基础。

3.加强各科室之间的沟通交流

档案管理工作需要的是系统性和完整性，而非个性独立的元素，医院开展各项工作离不开档案管理工作，因此，档案管理与各部门之间的关系应更加密切。在医院档案信息化建设期间，各部门之间要保证及时、有效的沟通，提高工作效率。 还要明确各部门的需求，有计划地推进档案信息化建设，不断创新思路。例如，医院应加强档案部门与其他部门的沟通，可以在医院组织一些茶话会、交流会，以加强档案人员与其他部门的有效沟通，在实际工作中相互了解对方的需求。

4.构建完整的档案管理机制，确保档案管理效果

为了保证档案管理信息化工作顺利开展，需要建立健全相关制度和机制。尽管使用信息技术来管理档案更为有效，出错率更低，但有些档案仍然需要手工输入，在输入过程中，有可能发生差错。另外，有些网络黑客会非法进入医院的病历管理平台，导致患者信息被盗取，造成不良影响，甚至是经济损失。因此，为了确保医院档案信息的安全，减少漏洞和错误率，必须建立一个科学、安全的档案管理系统以及完整的档案管理机制，以确保档案管理效果。

5.確保归档信息资料的准确度

在档案信息化建设的过程中，档案管理人员需要将纸质档案资料准确无误地录入计算机系统，这也是档案管理的一项重要工作内容。所以，要想确保档案信息化建设工作得到全面实施，要确保输入档案资料的准确性，这就需要档案管理人员在录入过程中要反复检查，确保资料没有遗失和错误。比如，工作人员在录入数据时，可以通过看数据、查资料和比对三种方式，即第一遍录入数据时，对数据有一个基本的了解，第二遍检查资料是否正确，第三遍比对资料最关键的内容，以确保档案信息准确录入管理系统。

五、结语

做好档案管理信息化建设工作是医院健康发展的重要前提，医院应深刻认识到信息化建设在医院档案管理中的价值，创建有利于医院发展的档案信息化管理系统。医院档案管理信息化建设不仅可以提高医院档案管理的效率，还可以提高医院管理水平，有助于医疗事业前进与发展。实际操作时要有着不断进取的心态，遇到困难要不断探索，如加强配套设备设施的建设、制定完善的档案信息化管理制度和加强培养信息技术人才，要做到一步一个脚印，坚持不懈。在信息技术飞速发展的今天，医院档案管理也必须与时俱进。医院必须做好档案信息化建设工作，这也是加强档案管理机制、确保档案信息数据完整、安全的重要手段，是医院提高服务质量的重要策略。此外，医院档案信息化管理的建设也为医院决策者对医院的未来发展提供有效的判断依据。

总而言之，任何行业都离不开信息技术的发展，希望医院能够结合现代科学技术，改善软硬件环境，增强防范风险的能力，提高档案管理和医疗服务水平，提高医院的工作效率，为患者提供更好的医疗服务，实现医院健康、长远发展。

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（作者单位：淄博市第一医院综合档案室  ）

作者简介：王欣（1981—），女，汉族，山东淄博人，本科，档案馆员，研究方向：档案信息化建设。