档案资源数据库建设研究

摘 要：档案资源数据库建设是保护档案信息安全、改善档案资源利用效率、促进档案信息化和智慧化发展，推动档案资源共享与交流的基础和重要手段。文章结合档案管理利用实际，分析了档案资源数据库设计和开发的方法步骤、分类和索引体系以及数据标准和规范、维护和更新等具体内容。

关键词：档案；资源数据库；建设

档案资源数据库建设是指通过数字化手段，将各种形式的档案资源整合成一个集中、系统化的数据库，并开展分类、编目、存储、管理和服务，以提供更加便捷、高效、精准的档案资源利用服务。

一、档案资源数据库建设的基本原则和步骤

1.基本原则

（1）依法依规。遵循相关法律法规和规范性文件，保证数据的合法性、规范性和可信性。（2）整体规划。制定完整的规划和方案，合理布局和组织各类档案资源，保证数据的完整性和系统性。（3）多元共享。考虑多元的使用需求，充分利用数字化技术，实现多样化的数据共享和服务。（4）保障安全。保障档案资源的安全性，建立完善的权限管理、数据备份和灾备机制。（5）创新发展。不断推进技术创新和工作创新，提高数据利用效率和服务质量。

2.基本步骤

（1）需求调研。档案资源数据库建设之前，需要详细调研和分析，明确用户需求和数据特点，为后续规划和设计提供参考。（2）规划设计。在确定需求之后，需要全面规划和设计工作，包括数据库架构、数据模型以及数据字典等。（3）系统建设。在规划设计阶段完成后，需要根据设计方案建设档案资源数据库系统和数据导入，并实行必要测试和调试工作。（4）运行维护。档案资源数据库建设完成后，开展日常运行和维护工作，包括数据备份、权限管理和安全保障等。（5）使用服务。建设完成的档案资源数据库需要提供丰富的使用服务，包括检索、浏览、下载及在线展示等。（6）持续改进。档案资源数据库建设是一个不断完善和改进的过程，需要不断优化和更新数据库系统和使用服务，以适应不断变化的用户需求和技术环境。

二、档案资源数据库的设计和开发

档案资源数据库的设计和开发是一个非常复杂和系统性的工程，需要在需求分析、数据库设计和数据库开发等多个阶段，全面考虑和综合设计。在设计和开发过程中，不仅要确保数据库的数据完整性和一致性，提高数据库的查询效率和处理能力，还要提高数据库的可扩展性和可维护性，方便后续的升级和维护。

1.需求分析

在档案资源数据库设计和开发之前，需要对资源需求展开分析。需求分析是指通过调研和分析用户需求，确定数据库的功能需求和数据特点。

（1）用户需求。通过与用户交流和调研，了解用户对于档案资源数据库的使用需求和功能要求。（2）数据来源。确定数据来源，包括纸质档案、电子档案、图书文献以及数据的类型、格式和规模等。（3）数据特点。分析数据的结构和特点，如数据之间的关联关系、数据的时间序列性、数据的空间位置关系等。（4）应用场景。确定数据库的应用场景，如数据检索、数据浏览、数据下载、在线展示等。

通过需求分析，可以明确数据库的功能需求和数据特点，为后续的数据库设计和开发提供重要的参考。

2.数据库设计

一是数据库概念设计。是指通过需求分析，确定数据库概念结构和数据模型。在数据库概念设计阶段，需要开展以下工作：（1）确定实体—关系模型。根据数据特点，设计实体—关系模型，明确各实体之间的关系和属性；（2）设计数据字典。对实体和属性详细定义，包括名称、描述、类型、长度、约束条件等；（3）设计数据流程图。明确数据的流向和处理流程，如数据录入、数据清洗、数据存储等。

二是数据库逻辑设计。是指在概念设计的基础上，对数据库结构的详细设计。在数据库逻辑设计阶段，需要开展以下工作：（1）确定数据表结构：根据数据字典，设计各数据表的结构和字段，包括主键、外键、索引等；（2）设计数据视图：根据应用场景，设计数据视图，方便用户对数据检索和浏览；（3）设计数据访问权限：根据用户需求和安全性要求，设计数据库的用户角色和权限等。

三是数据库物理设计。是指将逻辑设计转换为物理结构，确定数据库的存储方式和数据存储设备。在数据库物理设计阶段，需要开展以下工作：（1）设计物理存储结构，确定数据库的物理结构；（2）设计数据备份和恢复策略，确定数据备份的方式和频率以及数据恢复的策略和流程；（3）设计数据安全策略，包括用户认证、数据加密、防火墙等，确保数据库数据的安全性。

3.数据库开发

一是数据库建立和初始化。是指在数据库管理系统上建立数据库、数据表和索引，以及初始化数据等。在数据库建立和初始化阶段，需要开展以下工作：（1）建立数據库。在数据库管理系统上，创建数据库和用户账户等。（2）创建数据表。根据数据库逻辑设计，创建数据表和字段。（3）建立索引。为数据表建立索引，提高数据检索效率。（4）导入数据。将数据从源文件或其他数据库导入新建数据库中。

二是数据库测试和调试。测试和调试数据库系统，以确保其稳定性和正确性。在数据库测试和调试阶段，需要开展以下工作：（1）单元测试。对数据库系统的各模块展开单元测试，确保其功能正常。（2）集成测试。对数据库系统的集成测试，测试不同模块之间的协作和兼容性。（3）性能测试。测试数据库系统的性能指标，如响应时间、并发处理能力等。

三是数据库维护和升级。是指对数据库系统的日常维护和升级。在数据库维护和升级阶段，需要开展以下工作：（1）数据库备份。定期备份数据库，确保数据的安全性和可靠性。（2）数据库监控。监控数据库系统的运行状态，及时处理错误和异常情况。（3）数据库升级。根据用户需求和系统性能，对数据库系统的升级和优化。

三、档案资源数据库的分类和索引体系

档案资源数据库是将档案资料实行数字化处理后建立起来的数据库系统，在帮助人们更方便地存取、查询、利用档案资源的同时，为档案资源的保护和传承提供技术保障。档案资源数据库可以根据不同的方式实行分类，而索引体系则是档案资源数据库中非常重要的组成部分，其作用是对数据库中的信息组织、分类、标注和检索，以方便用户检索和使用。

1.档案资源数据库的分类

（1）按照内容分类。如历史档案、文学档案、科学技术档案等，这种分类方式可以让用户更好地找到自己需要的资料。（2）按照机构分类。如国家档案馆、省级档案馆及市级档案馆等，这种分类方式可以让用户更加便捷地查找特定机构的档案资源。（3）按照时间分类。如清代档案、现代档案和近现代档案等，这种分类方式可以让用户更好地了解历史的演变和发展。

2.按照地域分类

如全国性档案、地方性档案以及外国档案等，这种分类方式可以让用户更好地了解不同地域的文化和历史。

索引体系是档案资源数据库中非常重要的组成部分，其作用是对数据库中的信息展开组织、分类、标注和检索，以方便用户检索和使用。索引体系一般由主索引和辅助索引两部分组成。主索引是索引体系最基础的组成部分，其目的是对数据库中的信息展开全面、深入地分类和组织，以便用户能够快速、准确地对信息檢索。主索引一般由条目、年代、档案馆和作者等组成，可以对数据库中的资料达到快速检索和定位。一般采用专业的分类法或主题词表，其中分类法可以根据实际需求实行选取和调整，主题词表可以根据实际内容来制定和更新。主索引是档案资源数据库的核心索引体系，主索引的建立应当遵循一定的规范和标准，以确保其可靠性和可用性；辅助索引是主索引的补充和扩展，其作用是对主索引进一步细化和分类，以更加精确地展开信息检索。辅助索引可以按照资料内容、档案馆分类、时间等多个维度开展分类，如关键词索引、时间索引和地理索引，可以帮助用户方便地查找和使用数据库中的资料。

3.档案资源数据库的分类体系

（1）层次分类。是档案资源数据库中常见的分类方式之一，其特点是将信息展开多级分类和组织，形成一个树形结构。层次分类的优点是分类清晰、结构清晰、层次分明，便于用户展开信息检索和利用。层次分类的缺点是分类体系复杂、分类过程烦琐、分类结果易产生歧义。（2）平面分类。是档案资源数据库中另一种常见的分类方式，其特点是将信息单层分类和组织，形成一个扁平的结构。平面分类的优点是分类简单、分类结果明确、易于使用和维护。平面分类的缺点是分类不够清晰、分类结果不够精准、分类容易混淆。

四、档案资源数据库的数据标准和规范

档案资源数据库是档案管理和利用的重要工具，为了保证数据库中的数据质量和可靠性，必须建立相应的数据标准和规范，这是数据库设计和管理的基础，对于数据库的正常运行和数据的有效利用具有至关重要的作用。

1.档案资源数据库的数据标准

（1）数据格式标准。是指规范数据的存储和呈现格式，包括数据类型、数据长度、数据格式、数据表示和数据编码等要素。在数据库建设中，应根据实际需求制定数据格式标准，以确保数据库中数据的一致性和可操作性。（2）数据项标准。是指规范数据库中各个数据项的定义和描述，包括数据项名称、类型、长度及说明等。在设计数据库时，应按照标准的数据项定义和描述，对数据库开展建模，以确保数据库中数据的一致性和可维护性。（3）数据字典标准。是指数据库中各个数据元素的集合，用于描述和标识数据库中的各个数据元素。数据字典标准是指规范数据字典中各个数据元素的定义、描述和使用，以确保数据库中各个数据元素的一致性和可维护性。（4）数据质量标准。是指数据库对数据质量的评估和控制的标准和要求。数据质量标准应包括数据完整性、准确性、一致性、可靠性、可重复性等指标，以确保数据库中数据的质量和可靠性。

2.档案资源数据库的数据规范化

数据规范化是数据库设计和管理的基础，对于数据库的正常运行和数据的有效利用具有至关重要的作用。在档案资源数据库的建设中，应采用数据规范化原则对数据库设计和管理，避免数据冗余，确保数据的一致性、可维护性和可操作性。

3.档案资源数据库的数据模型

（1）层次模型。是指通过树状结构来表示数据之间的层次关系，通常用于表示档案资源之间的层次关系，如机构层次、部门层次、文献层次等。（2）网络模型。是指通过图形结构来表示数据之间的关系，通常用于表示档案资源之间的复杂关系，如人员关系、机构关系、地理位置关系等。（3）关系模型。是指通过表格结构来表示数据之间的关系，最常用的数据模型通常用于表示档案资源之间的关系，如文件和案卷之间的关系、档案馆和机构之间的关系、档案资源和用户之间的关系等。

4.档案资源数据库的数据安全和保护

（1）数据备份。定期数据备份，确保数据在发生意外情况时能够恢复。（2）数据加密。对重要数据加密，以确保数据不被未经授权的人员访问。（3）权限控制。对不同的用户设置不同的权限，确保数据只能被授权的人员访问。（4）数据审计。定期对数据审计，确保数据的安全和保护。（5）防火墙。在数据库服务器上安装防火墙，防止未经授权的人员从外部攻击数据库服务器。（6）数据恢复。定期对数据恢复测试，确保在发生意外情况时能够快速恢复数据。（7）安全策略。建立合理的安全策略，包括密码复杂度要求、密码过期时间、账户锁定时间等，以确保数据的安全和保护。（8）安全培训。对管理员和用户开展安全培训，增强他们的安全意识和技能。（9）安全审计。定期对安全审计，检查数据的安全和保护情况，及时发现和解决潜在的安全问题。（10）安全更新。定期更新数据库软件和补丁程序，确保数据库的安全性和稳定性。

5.档案资源数据库的数据共享和开放

档案资源数据库的建设不仅是为了保护和管理档案资源，更重要的是为了有效利用档案资源，提供更好的服务和支持。因此，在档案资源数据库的建设中，应考虑数据的共享和开放问题。（1）数据共享。将数据库中的数据共享给其他相关机构和单位，以提高数据的利用率和效益。（2）数据开放。将数据库中的数据向公众开放，以提高公众的知情权和参与度。（3）数据交换。与其他机构和单位数据交换，以丰富和完善自身的数据资源。（4）数据标准化。采用标准化的数据格式和数据交换方式，以确保数据的一致性和可操作性。（5）数据保密。在数据共享和开放过程中，应注意保护机密和敏感信息的安全性和保密性。

五、档案资源数据库的维护和更新

1.数据库维护

（1）数据库备份。定期对数据库实行备份，以防止数据的丢失和损坏。备份频率要根据数据的重要性和变化程度决定，一般建议每天备份一次。（2）数据库优化。定期对数据库优化，包括索引优化、查询优化、表空间优化等，以提高数据库的性能和响应速度。（3）数据库监控。建立数据库监控系统，对数据库实行实时监控，及时发现和解决数据库故障和问题。（4）数据库安全。加强数据库的安全管理，建立完善的数据库安全策略，包括权限管理、密码管理、访问控制等，确保数据库的安全性和保密性。（5）数据库维护计划。制定数据库维护计划，包括备份计划、优化计划、监控计划等，按计划执行数据库维护工作，确保数据库的正常运行和数据质量。

2.数据库更新

（1）数据库版本更新。定期更新数据库的版本，及时更新数据库软件和补丁程序，以确保数据库的安全性和稳定性。（2）数据库结构更新。根据业务需求和数据变化情况，及时更新数据库的结构，包括表结构、字段结构等，以满足数据处理和查询的需要。（3）数据库数据更新。定期对数据库的数据更新，包括新增数据、删除数据、修改数据等，以确保数据库的数据内容和时效性。（4）数据库文档更新。及时更新数据库的文档和说明，包括数据库结构图、数据字典、操作手册等，以便于管理员和用户理解和使用数据库。（5）数据库测试更新。对数据库的测试更新，包括功能测试、性能测试、安全测试等，及时发现和解决潜在的问题，确保数据库的质量和稳定性。

（作者单位：昆明市档案馆）

作者简介：李嘉（1981—），男，汉族，云南昆明人，本科，副研究馆员 ，研究方向：档案整理归档、档案信息化、档案保管和利用。