基于信息化背景， 加强中学档案保密管理的几点思考

摘 要：档案管理作为学校正常运行和有效管理的重要环节，在一定程度上体现了学校整体的管理水平。就中级学校管理而言，档案包含了学校的发展情况和学生的全部信息资料，提高档案保密管理水平，逐渐成为学校开展档案管理工作的重要方向。在信息化背景下，校方在制定档案管理体系时要结合学校的发展情况，发挥信息技术的优势，实现档案的精细化管理，提高档案信息的安全性。文章基于信息化背景，探究中学开展档案保密管理工作的重要性及具体策略，旨在凸显信息化手段的优势，提高中学档案管理水平，改变传统的管理模式，促进档案管理的改革与优化。

关键词：信息化；中学；档案保密管理

传统的档案管理工作大多围绕纸质文件展开，由于文件不易保存，且这种管理模式安全性较低，一旦疏忽，必然会导致档案信息被泄露。中学的档案室包含了每一名学生、每一位教职员工的信息，为了防止信息被泄露，保护学生和教职员工的隐私，校方要制定信息化档案管理体系。在节约人力和物力资源、提高管理质量与水平、凸显档案价值的同时，还要加强保密管理，体现管理过程的精准性，提高档案信息的安全性。档案管理者要有明确的认知，认识到信息化管理改革的必要性，提高自身的信息化水平。校方领导也要加强档案管理人才队伍建设，结合学校的实际发展情况，制定完善的管理体系，發挥档案的服务性功能。

一、中学档案管理工作现状

档案管理是学校开展管理工作的基础性工作之一，直接反映学校的管理水平。在信息化背景下，校方在开展档案管理工作时必须实现改革与创新，优化管理模式，利用电子数据替代传统的纸质文件，实现自动化管理。在科学技术不断发展的背景下，信息技术已经逐渐影响人们的工作、学习和生活，但观察目前的中学档案管理工作，建立电子档案管理体系的数量屈指可数。

许多学校对纸质档案十分“偏爱”，认为电子档案会存在信息缺失和流失等问题，在制订档案管理计划时仍然遵循传统的纸质档案文件管理模式，导致档案管理信息化建设的水平较低。有的学校认为信息化档案管理工作无关紧要，在思想认识上忽视了档案管理的重要性，也缺乏对档案管理信息化建设的支持力度，导致档案管理体系发展停滞不前。还有许多学校虽然能认识到了档案管理信息化建设的重要性，但在实际工作中却没有支持力度，使得档案管理人员在工作中缺乏电子设备设施、网络等硬件的支持，无法真正实现信息化管理。

档案管理基础设备设施滞后，造成现阶段大多数学校档案管理仍处于高度依赖人力操作的阶段。这种现象使得中学档案管理的发展陷入停滞。有些学校虽然配备了充足的计算机，但在实际工作中仍然依靠人工，信息设备成了摆设，主要原因就是人员对信息技术的操作水平较低，对信息化档案管理缺乏认识，导致档案管理信息化建设工作形同虚设。

中学开展档案管理工作是一项系统性、复杂性较强的工程。在传统的管理体系下，需要人工筛选整理资料，必然会造成时间和人力资源的极大浪费。但在信息化视角下，开展档案信息收集与分类整理工作，完全可以依靠专业技术软件和大数据，利用关键词精准提取数据，并实现有效的分类。在缩短档案整理时间、提高档案管理效率的同时，借助信息技术还可以实现针对性权限的开放和关闭，提高档案的安全性，真正实现有效的保密管理。

二、借助信息化手段加强中学档案保密管理的优势

1.节约资源，提高管理水平

相较于传统档案管理体系，信息化档案管理的优势十分明显，可以实现人力、物力资源的节约，提高档案管理水平。如今，信息化资源逐渐成为人们工作、学习不可缺少的部分，而随着我国科学技术的发展，社会运行方式出现了较大的改变，常规的档案管理工作已经无法满足人们的需求。为此，学校要注重提高档案管理信息化水平，加强对档案信息的保密处理。

中学有大量的学生与教职员工，这些人员的信息是档案资料的重要组成部分。这些资料的归档、分类、整理和查找是一项较为复杂的工作。在以往的管理模式下，想要查找资料时需要依据学生所在的班级，根据学生的学号提取其所有的纸质信息资料，浪费时间和精力。在信息化背景下，只需要利用网络检索功能，输入学生的姓名或身份证号，即能实现信息的精准提取。这种档案管理模式既能实现人力资源和时间的节约，又能提高档案的查找效率和使用效率，真正提高了中学档案管理水平，凸显档案的作用。

2.提高服务质量，凸显档案的价值

档案的基本功能是记录历史和传承历史，可以采取文字、图表、音像等多种表现形式记录与传承。随着社会的发展，档案的基本功能也在不断拓展，其在基础性公共服务、经济性公共服务和教育性公共服务等方面的作用需要进一步开发。就中学而言，档案有着极强的服务性功能，若想凸显档案的价值，加强档案管理、实现信息化建设是十分重要且必要的。学校的档案信息不仅包含学生和教师的个人资料，还包括学校的发展历程，若想体现档案资料的指导性作用，将其作为推动学校可持续发展的重要依据，必须注重档案的精细化管理。

相较于传统的档案管理体系，信息化档案管理更能凸显档案的价值。档案不仅在于收集和整理，更在于正确地使用。学校要紧跟教育体制的改革，不断提高自身的教学水平与管理水平，要结合以往的发展历程和经验，提高发展计划的时效性和可操作性。为了达成这一目的，校方在实现档案管理工作时要借助网络信息，实现档案信息的有效管理与传递。在以往纸质档案管理体系下，在实现档案传递时大多需要邮寄、传真等方式，给档案的使用者带来极大的不便。但在信息化体系下，可以借助网络实现线上信息传输，不仅可以节省人力和财力资源，还能提高档案的使用率，真正发挥档案的作用和价值。

3.实现精准管理，提高档案信息安全性

档案信息的安全问题是档案管理工作的重中之重。在传统纸质档案的管理工作中，实现有效的管理需要多个部门协同配合。档案管理部门要提交文件，由学校的领导签字或盖章，虽然可以有效识别档案的合法性和真实性，但会造成大量人力资源的浪费。档案传输的过程中也需要涉及多个部门，严重影响档案信息传输的效率。而在信息化模式下，这一问题可以被有效解决。为了保证档案的安全性，可以在电子档案体系内安装安全保护设备。需要查阅档案时，只要输入特定的口令或验证码，不仅能避免档案信息的随意传播，提高了信息的安全性，还能实现档案的精准管理。

在中学，档案的使用率较高。例如，学生转学、升学都需要使用档案信息。在传统纸质档案管理模式下，档案信息的传递无法保证数据信息的安全性，而且纸质档案容易损坏、丢失。在信息化档案管理工作中，能够极大地避免出现此类问题。档案管理人员在实现档案分类管理的同时，可以建立档案信息的备份。一个小小的移动硬盘能放入大量的档案信息，可以减少传统纸质档案管理空间的浪费。此外，电子档案还可使用加密技术，在查找档案时输入对应的解密密钥，实现档案信息的加密保护，不仅可以提高档案管理水平，还能真正保证档案信息资料的安全性，避免信息遗失或被泄露。

三、借助信息化手段加强中学档案保密管理的具体策略

1.强化观念认知

许多中学的档案管理人员缺乏档案信息化建设的认知，认为网络是不可靠的，实现信息化档案管理会出现信息被泄露的情况。但其实，制定完善的信息化档案建设体系是可以提高档案信息资料安全性的。若想凸显信息化手段在中学档案保密管理中的优势，校方管理人员要强化自身的观念与认知，客观地看待信息化技术，推动档案管理工作的创新与优化。学校常用的档案管理模式可分为纳入管理模式和非纳入管理模式，这两种管理模式的形式不同，所达成的管理目标也有所差异。但无论哪种管理模式，其根本目的都是保证档案信息的完整性，提高档案的使用率，提高学校档案管理的水平。

实现档案管理信息化建设，可以保证信息资源共享，只需要少量的人力和物力资源，就能实现档案的精准管理。而对于档案资料的收集也可借助信息化手段，可以完整地實现档案资料的转移。学校领导要加大对档案管理信息化建设的重视，增加资源的投入力度，减轻档案管理工作人员的工作强度。除此之外，实现档案信息化建设也是推动学校信息化建设的基础。在如今的教育体系下，网络已经成为教育教学和教学管理的关键媒介，学校的信息化建设水平在一定程度上反映了学校整体的管理水平。管理者要树立正确的认知，积极引入先进的档案管理技术，注重专业技能型人才的培养，提高档案的利用率，充分发挥档案对学校发展的促进作用。

2.提高信息化水平

针对校园档案的具体特点，管理人员要转变原有的管理思路，积极借助先进的科学技术，推动档案数字化的实现，为学校发展提供更好的服务。众所周知，学校档案内容繁杂且数量较多，在实现档案管理时需要大量人力、物力和财力的支持。提高档案管理的信息化水平除了可以实现资源的节约外，还可以提高管理效率，提高档案资料的使用率。当然，在建设数字化档案管理体系的初期阶段，也需要有较多的物力和财力投入，但相较于后续管理工作而言，资源的投入是非常值得的。

在具体的数字化建设过程中，要充分考虑学校档案资料数量巨大，加强对档案信息的数字化处理。对于一些价值较高、较重要的档案，要实行加密处理，保证档案信息的安全性。除此之外，为了发挥档案资料在学校发展中的价值，要凸显档案管理的服务性职能。在构建数字化管理体系时，先对资料做好调研工作，结合调研结果制定高效的数字化建设方案。同时，要严格把握档案资料数字化处理的程度，严格控制处理成本，提高档案资源的利用率，避免出现资源浪费、成本浪费，使后续的档案管理成本有所降低。档案管理人员要不断学习先进的管理理念和管理手段，真正提高自身的专业素质，凸显数字化档案建设的优势，提高档案管理水平。

3.加强人才队伍建设

人才是实现档案高效管理的关键因素。在信息化背景下，学校实现档案信息化管理不仅要依靠先进技术，人员的力量也不容小觑。为了真正提高档案管理水平，除了要建立完善的信息化档案管理制度，还要注重人才队伍的建设，提高人员的专业能力和素质，使其可以在工作中灵活应用信息技术和电子设备设施。高水平的档案管理人员应当具备以下几点素质：首先，具有较强的政策解读能力和较高的思想政治素质；其次，具备信息化的管理理念，与合作的意识和能力；最后，掌握现代化的管理手段与方法。为了凸显档案信息化建设的价值，学校要制定完善的人才培养方案。

众所周知，档案管理是一项烦琐且工程量较大的工作。因此，档案管理人员必须有较强的责任心，在工作时要做到兢兢业业，事无巨细，要有足够的耐心。只有在工作中要获得良好的成就感和荣誉感，才能真正提升其参与工作的动力，促进自我价值的实现。除此之外，团队合作的精神与能力也是提高档案管理信息化建设水平的重要因素。在对人员开展培训时，要帮助其树立信息服务观，加强人员之间的相互协作，保证档案管理工作顺利完成。先进的管理手段不仅可以提高档案管理工作水平，还能提高档案信息的安全性，在信息化档案建设过程中，档案管理人员要具备较强的专业能力，熟练操作电子设备设施和软件与硬件系统，力求提高档案管理效率。为了达到这一标准，管理人员要有较强的学习意识，建立明确的工作目标，真正在工作中提升自己，提高管理工作水平。

4.制定完善的管理体系

21世纪是信息化的时代，传统档案管理模式实现信息化的转变是必然趋势。中学在开展档案管理工作时要合理利用网络资源，构建信息化、网络化的档案管理体系，促进资源共享，提高档案的安全性。众所周知，档案作为学校发展的重要信息源，对其整体管理工作的重要性不言而喻，提高档案管理信息化水平，可以促进学校整体管理工作迈上新的台阶。

中学实现档案管理信息化建设时，要制定完善的管理体系。要求管理人员严格遵守规则，保证档案管理信息化建设顺利开展。对于不同内容、不同类型的档案信息，要有不同的格式和代码符号，保证管理标准的规范性。在工作时，在保证信息资源分类整理的高效性的同时，要加强对档案信息的日常维护与保护，避免信息被泄露，提高信息资源的安全性，让档案信息真正成为推动学校可持续发展的重要力量。

四、结论

综上所述，中学档案管理工作十分重要，其在一定程度上影响了学校整体管理工作的运行。在信息化背景下，中学要构建信息化的档案管理体系，加强档案的保密管理，凸显档案的服务功能，实现信息化档案管理能够保证节约资源，提高管理水平，还能提高档案的服务质量，凸显其的价值。在工作中要实现精准管理，提升档案信息的安全性。管理者要强化自身的观念认知，提升信息化建设水平。当然，也要注重人才队伍的建设，制定完善的管理体系，让档案管理工作成为推动学校信息化建设的中坚力量。

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（作者单位：南宁市三美学校 ）

作者简介：曾小亮（1986—），女，汉族，广西南宁人，本科，中级馆员，研究方向：中学档案管理。