信息化在国有固定资产项目管理中的探索与应用

2023-11-29鲁鑫

企业科技与发展 2023年9期

鲁鑫

（航空工业西安航空计算技术研究所，陕西西安 710065）

0 引言

在当今竞争日益激烈的经济环境中，国有固定资产的管理和利用对实现国有固定资产项目可持续发展至关重要。国有固定资产项目作为国家经济建设和发展的重要组成部分，在提升基础设施、推动产业升级等方面具有不可替代的作用［1］。然而，国有固定资产项目管理中存在的效率低下、信息不透明等问题，已经阻碍了这些项目的顺利实施和管理［2］。鉴于固定资产投资项目系企业提高经营管理水平的关键，为实现企业可持续发展，必须对企业固定资产投资项目进行规范化管理［3］。因此，借助信息化技术，优化国有固定资产项目管理已成为刻不容缓的任务。

1 国有固定资产项目管理发展现状及其存在的问题

1.1 重视程度低

现阶段，国有固定资产项目管理普遍存在重视程度低的问题，许多国有企业对固定资产项目管理的资源分配不够充足，没有充分投入人力、财力和时间支持项目管理活动，项目的执行和控制效率低下。同时，在一些国有企业中，缺乏明确的项目管理文化和理念，导致项目管理被视为次要工作，这可能导致项目管理活动被忽视或被边缘化，从而降低了管理的质量和效果。此外，许多国有企业未能充分认识到项目管理与风险管理之间的紧密关系，管理层忽视了项目管理的潜在风险，导致项目在执行过程中无法及时应对出现的问题。

1.2 管理体系不够完善

在许多国有企业中，项目管理缺乏标准化的流程和方法，导致项目管理活动混乱，难以对不同项目进行比较和评估。没有明确的流程，也可能导致项目执行中的不确定性和风险增加，项目团队成员不清楚自己的责任和任务，导致协作问题和责任推诿。与此同时，一些国有企业还没有建立有效的绩效评估机制，无法对项目管理的效果进行定量和定性评估，导致管理人员难以了解项目的进展，也难以从过去的经验中吸取教训。此外，一些企业没有建立有效的数据管理和分析体系，导致信息的滞后、不准确或被分散存储，从而妨碍企业制定决策和解决问题。

1.3 信息技术应用程度不深

许多国有企业可能仍然依赖人工方式收集、存储和处理项目相关数据，导致数据输入错误、信息不及时、数据冗余等问题，影响管理的决策质量和效率。与此同时，信息系统通常以独立部门或业务功能存在，引发信息孤岛问题，使不同部门之间的协作和信息共享变得困难，影响了项目管理的协同性。在信息化管理中，数据安全和隐私保护是至关重要的工作，然而现阶段部分国有企业仍在使用老旧的信息技术系统，这些系统可能无法满足现代项目管理的需求，系统维护和升级困难，存在安全漏洞，缺乏充分的措施保护项目数据，存在敏感信息泄露和不合规使用的风险。

1.4 实际与制度脱节

国家或地方政府颁布了一系列法规和政策规范国有资产项目的管理，然而在实际操作中，由于复杂的法规和政策环境，项目管理人员可能难以全面理解并正确地应用这些法规，导致项目在合规性方面存在风险，也增加了管理的不确定性［4］。同时，项目的初步决策可能是在政府层面做出的，而实际项目执行需要在不同层级和部门之间协调，这种脱节可能导致项目目标和实施方案不匹配，增加了项目失败的风险。此外，信息共享是确保决策者和执行者之间协调的关键，然而由于信息传递和共享的障碍，政策和决策未能准确地传达项目管理团队，或者项目执行情况未能及时反馈给政府部门，项目进度不透明，使问题无法及时解决。

2 信息化对国有固定资产项目管理的影响

2.1 提高项目管理的效率和效果

2.1.1 自动化和数字化工作流程

信息化工具可以促进项目管理自动化和数字化。从项目计划和进度跟踪到资源分配和任务分配，都可以通过系统化和自动化简化。这意味着项目团队能够更快速地完成任务，减少手动处理数据和文件所需的时间，提高项目管理效率。

2.1.2 协作和沟通的改进

信息化工具可以改善项目团队之间的协作和沟通。团队成员可以通过在线协作平台实时共享信息，包括文件、进展报告和沟通记录，极大地降低了信息传递延误的概率，有助于团队更好地协调工作，减少沟通误解，提高项目效果。

2.1.3 实时数据分析和决策支持

信息化系统可以提供实时数据分析功能，帮助项目经理和干系人更好地了解项目的状态和进展，使决策可以基于实际数据而不是主观判断。项目管理者可以根据信息更快速地做出必要的调整，以应对问题和风险，提高项目管理效果。

2.1.4 资源管理和优化

信息化系统有助于更好地管理项目资源，包括人力资源、物资和资金。通过实时跟踪资源的使用情况，项目团队可以确保资源被最佳化配置，避免浪费，降低了项目成本，提高了资源的利用效率。

2.1.5 错误减少和问题预警

信息化系统可以捕获并报告错误和问题，使其可以更早地被识别和解决，避免问题升级成严重挑战，提高项目的效果和可维护性。

2.2 确保项目的透明度和可追踪性

2.2.1 透明度的提升

信息化系统能够实时记录和展示项目的各个方面，包括预算、进度、资源分配、问题解决等，使得项目团队成员、决策者及其他利益相关者能够随时了解项目的状态和进展情况［5］。透明度的提升有助于减少信息不对称的情况，避免信息被扭曲或隐瞒，建立起更加公平和诚信的合作环境。

2.2.2 实时监控与反馈

信息化系统可以提供实时的监控和反馈机制。项目团队可以通过实时数据、图表和报告了解项目的状态，从而及时发现问题或偏差，这种实时监控能早期识别问题，有助于项目管理者采取迅速的措施，避免问题升级，保障项目顺利进行。

2.2.3 数据追溯与分析

信息化系统记录了项目的各种数据和操作，使项目的历史信息可以被追溯和分析，对项目管理的回顾和总结非常有价值，有助于识别成功因素和失败原因。通过对历史数据进行分析，项目团队可以更好地规划未来的项目，借鉴成功经验，避免重复错误。

2.2.4 利益相关者的参与

信息化系统可以为不同的利益相关者提供定制化的访问权限，意味着项目团队成员、高层管理层、监管部门及投资者等可以根据需要访问项目数据和报告，针对不同角色的数据展示有助于确保信息的准确性和适用性，同时也保证敏感信息安全。

2.3 加强项目投资决策的科学性

2.3.1 数据驱动的决策

信息化系统能够收集、存储和分析大量与项目相关数据，包括过往项目的执行情况、成本、时间线和关键风险指标，利用这些数据可以建立可靠的决策依据。投资者和决策者可以通过深入分析数据，了解项目的历史表现，识别成功因素和失败模式，以及评估类似项目的风险和回报。这种数据驱动的方法可以有效地降低主观判断的偏见，提高决策的科学性。

2.3.2 风险评估和模拟

信息化系统可以用于建立风险模型和模拟工具，帮助决策者更好地理解潜在的风险和不确定性。通过模拟不同的项目执行情景，包括成本超支、延误和市场波动，决策者能够评估不同决策选择对项目结果的潜在影响，这种模拟和风险评估可以帮助决策者制定更具预见性的决策，降低项目失败的风险。

2.3.3 实时监控和反馈

信息化系统可以提供实时的项目绩效监控和反馈机制。决策者可以随时访问项目的关键性能指标、了解项目的当前状态，如果项目偏离了原定计划，系统可以及时提供警报和建议，使决策者能够快速地做出反应，这种实时监控和反馈有助于确保决策在项目执行过程中保持科学性，不断进行必要的调整以达到项目成功的目标。

2.3.4 多方数据集成

信息化系统可以集成不同来源的数据，包括市场数据、供应链数据和财务数据等，这种多方数据集成可以帮助决策者更全面地评估项目的影响因素。例如，考虑市场趋势如何影响项目回报，以及供应链问题如何影响项目进度。这种综合性的数据视角有助于决策者制定更全面的投资决策，使项目更具科学性和可持续性。

2.4 确保项目合规和风险管理效果

2.4.1 自动化合规性监测

信息化系统可以集成合规性检查流程，确保项目在各个阶段始终符合法规、政策和法律的要求。系统可以设定提醒和警报，确保项目团队及时了解和响应可能的合规性问题，有助于预防潜在的法律风险，避免不必要的法律纠纷，并维护项目的声誉。

2.4.2 实时风险监控和评估

信息化系统可以提供实时的风险监控和评估功能。通过数据分析和风险模型，项目团队能够快速识别潜在的风险因素，评估其可能性和影响程度，使团队能够及早采取风险缓解措施，以降低风险对项目目标的不利影响。

2.4.3 建立风险应对计划

信息化系统可以帮助项目团队建立详细的风险应对计划。根据不同类型的风险，团队可以制定相应的策略和措施，以应对风险的发生，包括制订预案、明确责任、分配资源等，以确保项目团队能够在风险发生时迅速、有序地应对。

2.4.4 提升风险管理的预测能力

信息化系统可以通过历史数据分析和模拟预测，提升团队对风险的预测能力，有助于在项目计划阶段预测可能出现的风险，从而在项目实施过程中降低不确定性。预测能力还可以帮助团队更好地评估风险事件的影响，制定更有针对性的应对策略。

3 国有固定资产项目信息化管理策略

3.1 重视固定资产项目信息化管理

3.1.1 明确信息化管理的价值

管理层应该明确信息化管理对固定资产项目的重要性，包括理解信息化如何可以提高项目管理的效率、降低成本、提高质量，并在整个项目生命周期中提供更好的可控性和可追踪性，这种理解可以推动高层决策者为信息化项目提供必要的支持和资源。

3.1.2 制定信息化管理战略

一旦认识到信息化的价值，组织就应该制定明确的信息化管理战略。信息化管理战略应该明确项目目标、范围、时间和资源需求。同时，还应该考虑信息化管理与整个组织战略的一致性，确保信息化项目与组织的长期目标相契合。

3.1.3 分配资源和预算

信息化管理需要适当的资源和预算支持。管理层应该分配足够的人力资源、财力和技术支持，以确保信息化项目能够成功实施，包括招聘或培训专业人员，购置必要的硬件和软件，以及维护信息化系统的运行。

3.1.4 评估和监督

重视信息化管理还意味着定期评估和监督项目的进展。管理层应该设定关键绩效指标（KPIs），以便可以测量信息化项目的成功，KPIs 可以包括项目完成时间、成本控制、数据质量等方面的指标。定期评估和监督有助于及时发现问题并采取纠正措施［6］。

3.2 搭建固定资产项目信息化共享平台

3.2.1 确定平台的目标和范围

明确定义信息化共享平台的目标和范围，意味着确定平台将用于管理哪些类型的项目，哪些数据和信息将被纳入，以及平台应该实现哪些功能。这可以通过与利益相关者的讨论和合作完成。

3.2.2 选择适当的技术和工具

根据平台的目标，选择适当的技术和工具建立和维护平台，包括数据库管理系统、云计算服务、数据集成工具和安全性措施。确保所选择的技术能够满足项目的需求，并具备扩展性以适应未来的增长。

3.2.3 数据标准化和一致性

制定和实施数据标准，确保不同项目和部门提交的数据可以被系统正确解释和整合，有助于减少数据发生错误和混淆，并提高数据的可用性和可信度。

3.2.4 数据安全和隐私保护

由于平台包含敏感信息，如财务数据和项目计划，因此必须制定强有力的数据安全措施，包括访问控制、数据加密、定期备份和监控，同时应确保平台符合相关的法规和隐私政策。

3.2.5 持续改进

信息化共享平台应该是一个持续改进的过程，应定期评估平台的性能，收集用户反馈，识别问题并采取相应措施解决。随着项目需求和技术进展的变化，需要不断更新和改进平台。

3.3 实现对固定资产的动态化管理

3.3.1 引入实时监控技术

首先，在关键资产上安装传感器监测温度、湿度、压力、振动等参数。这些传感器可以实时收集数据，并将数据传输到中央控制系统，以便及时发现问题。其次，利用物联网技术，将固定资产连接到互联网，可以实时监测设备的状态和性能，甚至可以通过远程控制解决出现的问题。

3.3.2 数据分析和预测

首先，建立数据库存储从传感器和其他数据源收集的信息，包括设备运行状况、维护历史、能源消耗等。其次，使用数据分析工具对历史数据进行分析，以识别潜在问题和趋势，有助于预测设备的维护需求和性能下降情况。最后，基于数据分析的结果，制定预测性维护计划，意味着项目管理者可以在设备完全失效之前采取预防性维护措施，减少停机时间和修复成本。

3.3.3 资产生命周期管理

首先，对所有固定资产进行标识和分类，以便更好地跟踪和管理其生命周期，包括资产购置、使用、维护和处置等各个阶段。其次，定期评估资产的价值和性能，有助于项目管理者决定是否需要更新、升级或处置资产。最后，基于资产生命周期信息，制定决策策略，包括采购、保养、维修和退役计划。