农业科研单位会计档案规范化管理刍议

2023-11-26郭伟

中国农业会计 2023年21期

郭伟

（作者单位：河北省农林科学院）

中华人民共和国财政部、国家档案局令第79 号《会计档案管理办法》第五条明确规定“单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全”[1]。从法制化角度要求单位加强会计档案的管理工作。对于单位而言，通过会计档案，可以了解以往每项经济业务的来龙去脉，为单位提供详细的经济信息，为单位发展和领导决策提供参考。同时会计档案也是检查单位是否遵守财务纪律的重要依据，是单位对外提供审计等检查的重要的窗口资料，其整齐、规范不仅为工作提供便利，也是一个单位的工作风貌展示。因此，加强会计档案规范化管理是法制的要求也是单位开展各项工作的要求。

一、会计档案规范化管理的瓶颈及现状

2021 年，某院对其所属14 个农业科研事业单位近年来档案管理工作进行了联查，档案内容规范管理也逐年提高，例如有的单位完善了实物档案，其他各门类档案管理和档案室建设也逐步提升。但其规范化管理还远远不够。尤其在档案的数字化建设方面，只有一个事业单位购置了软件并运行。在会计档案管理方面多数单位延续着以前规矩和惯例，没有相关方面的培训，对会计档案整理、归档等规范化管理认识不够。没有与时俱进，对电子会计档案内容认知不清，只做简单备份，没有存档和提供利用。

现阶段，农业作为国民经济的首要产业，在“科技是第一生产力”的前提下，农业科研事业单位资金投入逐年增大。单位各项工作大踏步发展，资金的使用及管理趋向完善，财务管理工作更趋于高效和规范，而会计档案作为财务管理工作中的最后一环，在经济大发展的浪潮中，凭证、账簿、报表增加了厚度，增加了内容，增加了数量，却忽视了会计档案的规范化管理。对于会计机构而言，政府会计制度改革，事业单位财务实行“双基础、双核算、双分录”，加大了会计人员工作难度和强度。业务量大、人员少、老龄化是多数科研事业单位存在的普遍现象，工作重心往往放在日常核算、财务管理、各类报表的填制等事项上，忽视了会计档案的基础规范工作。科研事业单位科研任务重，多数单位档案管理部门机构不健全，无档案管理工作规划和年度计划，单位档案管理人员多为兼职，档案工作成了“说起来重要、做起来不重要、忙起来甚至不要”，造成了档案管理工作的弱化、边缘化。加之软硬件配套措施的不完善，阻碍了会计档案规范化管理的发展。

二、影响会计档案规范化管理的主要因素

（一）会计档案内容要素不规范

会计凭证、账簿、报表等不符合《会计基础规范》要求。会计档案内容序时性、相关性、严肃性以及档案格式的规范性等特殊属性决定了会计档案基础工作的重要性。主要表现在：一是要素填写不完整，装订不符合规范。记账人、审核人、财务主管、单位领导人等时有漏签，有的采购合同、封面未加盖财务章及单位公章等。凭证装订不整齐，有的原始凭证内还有未去除的金属物。二是内容不完整，格式不统一。会计账簿首页启用表、账户目录、页码不齐全，有的没有目录，不打印页码，不能达到利用账簿迅速、准确定位到要查找的经济业务。会计报表格式不统一等，影响了会计档案内容的特殊属性，不能体现相关人员的权责，不利于档案的保管和查找利用。

（二）会计档案归档内容不准确

主要体现在对会计档案界定和内容认知不清，一是少归。有的单位会计凭证、账簿归档，移交单位档案室保管，而会计报表及其他资料却一直在会计室保存，不认为是会计档案，有的在工作中不注意留痕，各类报表收集不齐全，主要体现在会计日常工作中形成的具有一定价值分析、统计类报表，如季度、年度财务管理分析表，一些电子报送且不需要报送纸质报表，如季度、年度增值税、所得税报表等；还有的大多单位缺少银行存款余额调节表等。二是多归。把不属于会计档案的文件、项目合同书、绩效目标责任书等列入会计档案归档，造成与文书、科研档案重复归档。

（三）会计档案移交不及时

依据国家的《会计档案管理办法》第十一条：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，因工作需要须推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意，但最长不超过三年。但通过调研和检查发现，有的单位并未及时移交，主要存在几种情况：一是单位为了工作查找的便利，会计档案常年在会计室保存；二是单位挂靠有学会户、工会账户的，因其业务量小，形成的会计档案较少，没有按规定时间移交；三是单位有所属控股的企业的，其会计档案因企业不具备档案管理条件，也没有明确需移交给所属单位档案部门，自成立以来一直由企业会计室保管；四是有的单位因为单位档案室不具备存放条件等。这些严重影响了会计档案安全性和整体性，易造成会计档案的丢失和损坏。

（四）电子会计档案缺失

会计电算化已运行多年，多数单位财务核算软件更新迭代，农业科研事业单位目前使用财政一体化平台核算，已平稳实施，但大多单位只是作为一个会计核算的平台，年末对其简单备份，对电子会计档案的归档内容、归档条件等不了解，目前只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存。且由于单位会计核算软件的多样性和网络要求的特殊性，多数单位档案室也不具有保管和提供利用电子会计档案的软、硬件条件，制约了会计档案的高效利用，不利于电子会计档案信息化的发展。

（五）会计档案管理配套不完善

一是软、硬件配备欠缺。有的单位档案库房没有按照国家库房建设标准进行选址；有的单位库房狭小、面积不达标、装具不足，没有及时购置铁皮柜、档案盒，会计档案装在一个大纸箱中，随意堆放地上，很容易造成泄密或丢失。在软件使用方面，检查中14 个科研单位只有一个使用了专门的档案管理软件，多数单位没有配备，有的虽然购置了档案管理软件，但没有使用，使软件成了摆设。二是档案管理人员能力欠缺。各单位档案管理人员多为兼职，缺乏档案管理专业背景，对档案管理理解不到位。这些都影响了会计档案信息资源的保管和作用的发挥[2]。

三、做好会计档案规范化管理的基础条件

（一）正确理解会计档案的特性及内容

会计档案具有突出的专业属性，档案内容具有序时性、相关性、严肃性。档案内容仅指会计活动中形成的会计核算资料，会计管理活动中形成的文件资料，如会计政策法规、制度办法、预算、财务计划、总结等不属于会计档案的范畴，而是属于文书档案的范畴。

会计档案归档的内容一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，包括原始凭证、记账凭证。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、系统地记录各项业务簿籍，包括总账、明细账、日记账以及辅助登记备查账等。会计报表是反映单位会计财务状况和经费成果总结性书面文件，包括月、季、年度各类报表等。其他会计核算资料是指与会计核算、会计监督紧密相关，由会计部门负责办理的有关数据资料，包括银行存款对账单、银行存款余额调整表、纳税申报表、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册等。

（二）端正工作态度，严格按规定执行

在充分了解会计档案内容的基础上，重视档案归档工作，按照《会计基础规范》《会计档案管理办法》要求做好会计档案的规范管理。会计凭证的整理，年末按月梳理凭证的内容、凭证的编号无短缺、凭证内无金属物、内容和签章齐全，装订厚度建议2 厘米左右，整洁美观，并在封面的骑缝处加盖装订者印章或财务章。各类账簿要有首页启用表、账户目录、页码，内容填写完整、规范，签章齐全，分类打印、装订。账簿封面上写明单位名称和账簿名称等。财务报表封面注明单位名称，单位地址，财务报告所属年度、季度、月度，报表日期，并由单位领导人、会计机构负责人、会计主管、制表人签名或者盖章，单位领导人对财务报告的合法性、真实性负法律责任。其他会计资料按要求收集齐全、完整。按规定时间移交单位档案室归档保存[3]。

四、提升会计档案规范化管理的措施

会计档案的规范化管理是需要单位会计机构和单位档案管理部门共同协调、合作的，会计档案的规范化管理是体现单位各项管理水平的标志之一，其内容完整、真实、科学保管和有效利用是单位经济活动有效运行的保障。

（一）重视会计档案基础规范，加强会计人才队伍建设

会计档案是财务工作的重要组成部分。其内容的规范更能体现财务工作的细致和严谨，也直接反映会计机构工作的质量。单位会计机构要将《会计工作基础工作规范》《会计档案管理办法》有关内容纳入会计人员每年的继续教育培训，从思想上重视，从细节上入手，从会计档案源头抓起，形成要素齐全、内容规范的会计档案资料。同时加强会计人才队伍的建设，解决单位会计人员新老交替及人员力量薄弱的情况，提高会计人员的专业素养和认知水平，端正工作态度。培养一批复合型会计人员，是做好会计档案归档规范化的前提和基础。

（二）明确岗位职责范围，制订相关规章制度

单位会计机构要建立会计电算化岗位责任制，明确各个工作岗位的职责范围，明确其相应的权利和责任。切实做到事事有人管，人人有专责，指定专人负责会计档案整理、归档以及电子会计档案输出、备份等工作。单位应依据相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本单位的《会计档案管理办法》。对挂靠单位的各种学会团体、控股企业会计档案移交、管理要有明确的要求。实行岗位职责奖惩机制，以制度为准绳，以机制为约束，奖罚分明，切实做好会计档案规范化管理工作。

（三）定期督导检查交流，及时查漏整改

农业科研单位主管部门要把会计档案规范管理作为财务管理督查的一项内容列入年度工作计划，重视会计档案规范管理工作，将会计档案规范管理作为财务绩效管理的一项考核内容，其考核结果应用于单位的绩效考评中。各事业单位间也要加强会计档案工作自查与交流学习，取长补短，及时整改。年末，按照《会计工作基础规范》要求，做好会计档案的规范整理、应归尽归。对于已到移交期限的会计档案，按规定时间移交单位档案室管理。

（四）提高电子会计档案认知，推进电子会计档案信息化建设

财政部《会计工作基础规范》要求：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”国家《会计档案管理办法》规定：“特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。”单位领导应将电子会计档案信息化建设列入年度工作计划，制订《电子会计档案管理办法》，加大人、财、物的资金投入，通过软硬件设施的改善，逐步推进电子会计档案有序开展，提高会计档案利用效率[4]。

（五）提升软、硬件设施，加强档案管理水平

单位领导要重视档案管理工作，按要求配备档案库房，对房屋作承重、加固处理。按照防盗、防火、防高温、防潮湿、防霉菌、防尘、防光、防虫的“八防”要求配备相应设备。购置铁皮柜、档案密集架，便于对档案分类存放及管理。加强档案信息化、数字化建设，购置档案管理软件，实现从传统手工到电子查阅的快捷服务。单位要尽可能配备专业性、复合型的专、兼职档案管理人员。如为兼职，档案管理工作应为主业。单位档案管理人员不只是单纯保管和提供利用，还要对会计等各类档案移交时督促、审核、整理、保管。同时，还要打造良好的档案保管环境，为会计档案等各类档案的保管和利用提供必要的条件[5]。