疾控中心档案管理信息化和科学化建设探析

摘 要：医疗事业进入现代化阶段后，疾控中心的工作迎来了巨大的变革，特别是档案管理方面应突破原先的管理模式，积极采用新技术加速信息化、科学化建设。目前，部分地区的疾控中心在档案管理信息化、科学化建设中投入了较大的资源，开展了制度建设、技术更新、人才引进取得了一定的成效。但在技术稳步发展的过程中，疾控中心档案管理的科学化、信息化建设任重而道远。基于此，文章重点分析了疾控中心档案管理的信息化、科学化建设路径，对实际工作具有指导价值。

关键词：疾控中心；档案管理；信息化；科学化

近年来，随着疾控中心在保障公共卫生安全方面的作用越发突出，国家对其档案管理提出了较高的要求。疾控中心的档案对预防公共卫生突发事件等具有重要的意义，也是中心管理决策的依据。部分疾控中心长久在档案管理方面存在理念落后、制度不全、人才缺失的问题，难以发挥档案的价值。进入信息时代后，陆续出现了多种新技术，疾控中心档案管理引入这些新技术可提升管理效率和水平。未来，各疾控中心应继续加大在档案管理中的资源投入，助推管理的信息化、科学化。

一、疾控中心档案管理信息化建设的重要性

1.提升档案管理水平

档案管理是疾控中心的重要工作，引进信息技术助推档案信息化管理可改变人工工作模式，大幅提升管理的现代化水平。疾控中心原有的档案方式下因为技术相对滞后，大部分档案管理任务由人工来完成，工作效率低下且经常存在管理漏洞。而信息技术下的档案管理，很多环节的工作都由系统或平台自动完成，管理技术先进，不同部门能及时向系统提交档案信息，且相互之间能共享信息。

2．有助于疾控中心制定正确的决策

疾控中心在各项工作中产生的档案信息总量大，档案的来源不同，如有各级卫生部门的疾病预防、控制与管理资料，还有疾病控制管理部门的有关数据，这些都能作为公共卫生安全管理、决策的依据，在完整和准确的数据下有关人员可从中提取出更有价值的信息，能够辅助疾控中心制定决策，避免决策失误引发的公共卫生事件。

3.提高档案管理工作的效率

在疾控中心的档案管理中，最初为人工管理，档案收集、整理、更新以及分析等均由人工完成，有关人员在这些工作中往往需耗费较长时间，工作效率异常低。而计算机信息技术发展的今天，疾控中心档案管理中信息化成为主要方式，借助信息技术疾控中心可建立档案信息化管理系统或平台，随着疾控中心的相关工作，系统或平台可自动储存、分类档案，档案的收集、分配以及存储等不再需要人工完成，工作效率极大提高，且在后续工作中一旦有需求，可立即查询和调用，十分方便。

4.有助于档案信息的长时间保存

疾控中心在原先的档案工作中，大部分均为纸质档案，保存难度较大，对存储环境的要求较高，如存储环境湿度较大，纸质档案可能存在损毁风险，无法长时间保存。而在档案信息化管理模式下，大部分档案均为电子化存储方式，档案信息保存在硬盘、数据库中，只要硬盘、数据库等存储介质安全且无损坏，就能长期保存。

5.强化各部门之间的协同合作

疾控中心各内部门之间的工作有一定的交叉，为保障各自工作顺利开展，部门之间需加强沟通与协调。在原先的档案管理模式下，疾控中心各部门之间因为信息传输不畅，各自的工作完全割裂，不利于提高疾控中心的工作质量。而在档案信息化管理模式下各部门之间能共享信息，避免了原先沟通不畅的问题，使部门之间能够协同工作。

二、疾控中心档案管理信息化建设措施

1.加大档案管理的资金投入，完善硬件设备设施及安全环境

档案管理是疾控中心不可忽视的工作，在当下时代变化的过程中，疾控中心的档案管理需克服原先的工作理念、模式等限制，大力推进管理信息化。为实现档案管理的信息化目标，各疾控中心需充分意识到信息化与硬件设施、环境等之间的关系，加大资金投入，根据档案信息化管理要求配备各种先进的硬件设备设施，并构建更为安全且稳定的网络环境。目前，许多疾控中心在档案信息化管理中已取得了一定的工作成效，但其信息化依旧有很长的道路要走。为提升信息化水平，疾控中心需增大在档案管理信息化建设中的资金投入，使有关部门有足够的资金配备新设备、引进专业人才、采用现代技术。疾控中心的档案资料属于公共资源，其私密性、使用价值较高，为有效保存、利用这些档案，疾控中心必须密切关注行业内对档案管理提出的新要求，并掌握技术趋势及发展现状，根据自身情况预留资金，在足够的资金支持下，以档案信息化管理为目标，配备各种先进的软硬件设备设施。与此同时，加强安全防护，营造安全的网络环境，避免档案信息化系统、平台等存在安全风险，增强系统的安全防护能力，保障疾控中心的各种档案资料均可安全存储于系统内，避免档案丢失或者被泄露。

2.培养思维创新人才，提升业务能力

疾控中心档案管理中采用信息化模式，对管理人员的专业素质有较高的要求，如果档案管理人员继续采用传统的管理理念和方式，将很难适应信息化时代下的管理规范，可能因为人员素质偏低而影响管理效果。当前，我国进入了信息化时代，旧的管理理念和方法暴露了诸多问题，为此，疾控中心的档案管理部门需意识到人才的作用，在实际的工作中注重培养人才的创新思维，使有关管理人员掌握档案信息化管理的理论、方法与技术，真正让这些岗位人员发挥其专业优势。档案信息化管理模式不同于传统的人工模式，其对人员的专业能力要求更高，管理人员不仅要具有信息化意识，还需要熟悉计算机操作，了解信息技术。因此，疾控中心需将人才培养作为常态化工作，定期或不定期培训档案管理人才，在具体的培训过程中不仅要向这些人才传输信息化管理的相关理论知识，还需适当组织实践活动，使这些管理人员既有丰富的知识储备，又能具有极强的操作能力，可在档案信息化管理中应用自身的专业知识解决实际问题。为保障培训工作的效果，疾控中心需创新培训方法，既可采用传统的线下培训方式，也可開辟线上培训模式，通过保持培训形式的多样性来提高管理人员参与培训的积极性。另外，疾控中心也需要根据档案信息化管理要求引进专业人才，由这些人才带来新理念、新技术，促进档案管理的变革。

3.加强“云计算”在档案管理中的应用

互联网时代，大数据、人工智能等技术高速发展，云计算技术更广受关注。疾控中心的档案资料来源多、数量大，单纯采用传统的纸质、电子存储方式并不可行，需要引进云技术，建立云平台存储档案，其存储方便且存储容量异常大，后续即使需要查询档案，直接利用云平台的检索功能，操作简单且高效。因此，疾控中心档案信息化管理人员需合理采用云计算技术，发挥该技术的优势整理、分析、存储来自公共卫生部门、企业以及政府等方面的档案，保障档案资料的完整性和准确性。

4.提高档案信息的私密性

疾控中心档案管理信息化的实现需关注很多方面，有关人员不应单纯局限在建立档案信息化系统，完善系统功能上，还需从根本上重视系统的安全性，以增强各种档案资料的私密性。在传统的档案管理模式下，管理人员更为关注管理效率和水平，不重视文件资料的私密性，经常会发生资料丢失的问题。信息化管理模式下虽档案资料存放在虚拟计算机、硬盘中，但如果计算机或者硬盘发生问题，也会造成档案的丢失，或者不法分子攻击档案信息化系统，也会增大档案丢失的风险。为此，档案信息化管理人员需将安全工作放在首位，采取多种措施提高信息化系统的安全性，如采用防火墙技术、入侵检测技术、访问控制等。

5.建立疾控中心档案资料信息化电子采集系统

疾控中心的档案信息化管理十分复杂，为发挥信息化管理优势，疾控中心需加大投入，建立完善的档案资料信息化电子采集系统，该系统兼具档案采集、分类和整理功能。近年来，随着时代的发展，档案资料的电子存储成为主要趋势，疾控中心的档案管理也需要迎合这一趋势，了解电子档案的特点，清楚信息系统中电子文件的数字编码方式，从而构建功能全面的信息化采集系统，建立档案数据库。该电子采集系统需具备多种功能，能够在疾控中心工作时同步更新系统内的档案类型、数据，保障系统内档案的完整性、准确性。由于疾控中心的工作繁多，其电子文件的数量持续增多，计算机系统面临较大的存储压力，电子采集系统的存储空间有限，如存储内容过多可能引发系统崩溃问题，使档案资料丢失。为避免出现上述问题，疾控中心在建立电子采集系统时必须引进现代化采集技术、存储技术，拓宽系统的采集路径，增大存储容量。

6.建立疾控中心档案资源信息化共享平台

在传统的档案管理模式下，档案资料无法共享，影响了疾控中心内的信息传递，也不利于顺利开展各项工作。而在当前的时代背景下，疾控中心为形成档案信息化管理模式，应渗透共享原则，建立檔案资源信息化共享平台，使不同部门之间能共享各类档案资料，将这些档案资料作为工作依据。首先，疾控中心相关人员需及时将各类纸质档案转变为数字档案，将这些档案资料导入电子档案系统中，并配套建设数字化信息查询系统、内部档案信息共享系统、档案保密系统以及资源调取系统，使这些不同级别、类型的系统之间相互配合，为疾控中心的档案调取、共享等提供便捷。其次，有关管理人员需引入网络技术，建立多种功能的档案共享平台，该平台不同部门之间可相互借阅、调取档案，并给该平台增加检索模块，实现高效、精准查询。

7.建立疾控中心档案信息化管理机制

疾控中心的档案管理内容繁多，为发挥信息化管理优势，管理人员需立足疾控中心的档案工作情况，制定完善的信息化管理机制，在该机制中清晰规定档案分析、整合、分类以及归档等要求，为相关部门、岗位人员的工作提供制度保障，并加强档案信息化管理的全过程监督。首先，档案信息化管理机制应包含责任机制。细分各部门、各岗位人员的管理职责，使疾控中心的档案工作由档案管理部门统筹，其他部门配合完成，各部门、岗位人员需切实履行其职责，保障管理工作的全面性与有效性，避免管理漏洞。其次，形成档案资料的借阅监督机制。任何个人在借阅时都需加强权限管理，并采取只读形式。最后，管理制度应包含电子文件预归档机制。疾控中心各部门在任何情况下都应及时做好各种文件、资料的归档，不得随意篡改档案。

三、疾控中心档案管理的科学化建设路径

1.开展内部继续教育，打造科学化档案管理人才队伍

针对疾控中心档案管理的科学化建设，关键应加强人才建设，使档案管理信息化过程中可发挥人才优势，用优秀人才为档案管理注入活力。因此，疾控中心需强化内部继续教育，必须让管理人才意识到行业内对档案管理提出的新要求，通过开展继续教育与培训来提高这些人员的专业素养、职业技能，逐步在内部建立高素质的档案管理团队。当然，各疾控中心之间也应该就档案管理展开一系列交流，相互之间借鉴与学习，如某一疾控中心在档案管理方面的信息化水平较高，其他疾控中心可立足自身情况学习其经验。

2.营造良好的影音档案保存环境，提升档案管理科学性

信息化管理与传统管理在保存环境方面存在显著区别，疾控中心需充分意识到这一区别，特别是领导层应正确看待档案信息化管理，增加投入。例如，让专业人员分析近几年来中心的档案资源组成结构，并掌握档案管理中的信息技术类型、发展趋势，在这些前提下营造良好的影音档案保存环境。与传统的纸质档案相比，影音档案对保存环境有更高要求，潮湿、高温等都不利于其保存。虽然大部分影音资料为电脑存储，但电脑可能遭遇病毒攻击、异常入侵，无法保障档案资料的安全性。考虑这一方面，疾控中心在当前及未来都需根据档案信息化管理要求，继续完善、优化影音档案保存环境，增强保存环境的安全性。

3.建立科学化档案管理机制，促进疾控中心档案管理发展

首先，要实现档案管理的信息化，疾控中心需不断总结经验，根据其在档案管理方面的经验以及信息化管理的相关尝试，逐步构建科学化档案管理机制，在其中明确规定档案资源的管理制度，如应包含档案收集、分类、查询、归档等制度，确保在制度指导下相关岗位人员能在档案管理的全过程中加强检查与监督，提高档案资料的完整性、准确性，并使电子档案与纸质文件完全对应。其次，疾控中心档案管理部门在长期的工作中还需根据资料、文件的类型，制定完善的档案利用机制，在借出档案时仅提供电子版拷贝文件，不得提供原版或者纸质文件。

4.建立科学化考评机制，激发档案管理人员工作热情

疾控中心要实现档案管理科学化，相关部门也需逐步构建科学化考评机制，在该机制中细化考核评价标准、优化考核方法，通过合理化考核将考核结果与个人绩效相挂钩，提高岗位人员的工作积极性。考评机制不仅须包含定性考核部分，还要重视定量考核，通过量化标准使每个档案管理人才均能以饱满的热情、严谨的态度参与到档案管理中，遵守档案科学化管理要求，并在岗位上注重创新。

四、结束语

档案管理对疾控中心的各项工作都具有重要意义，在公共事业发展的今天，疾控中心的档案管理越发重要。各疾控中心除了要从思想上重视档案管理，更需转变档案管理理念与思路，积极引进新技术，促进档案管理的信息化与科学化。

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（作者单位：石家庄市疾病预防控制中心）

作者简介：王建红（1974—），女 ，汉族，河北深泽人，本科，馆员，研究方向：档案管理。