财务共享模式下集团企业费用报销集中支付模式研究

马丽晓

［摘 要］随着财务共享服务在集团企业中的推广和应用，对企业资金进行集中统一管理得到了广泛的应用。文章通过分析A集团共享费用报销对私付款流程中存在的问题，分别对集中支付管理、方案保障措施、预期效果和风险评估等方面进行探讨，分析实现费用报销集中支付管理的必要性，为集团企业资金管理的转型升级提供新思路。

［关键词］财务共享；费用报销；资金管理；集中支付

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.17.013

［中图分类号］F275 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2023）17-0044-04

0     引 言

自2014年集团财务共享费用报销模块上线运行以来，所有分子公司费用报销业务已全面纳入财务共享中心集中处理，在规范核算、统一标准、流程优化和再造方面发挥了巨大作用。随着大智移云物等新技术的快速应用，费用报销系统和支付流程持续进行了智能化、自动化优化升级，整体运行质量与效率较之前大幅提高。但受内外部客观条件限制和影响，该系统依然存在较多问题和较大提升空间。为此，本文提出对共享服务费用报销资金支付流程进行统一账户集中支付的方案，探索进一步提升报销对私支付效率，降低企业资金运营成本，持续提高资金管控效能的可行性。

1     财务共享费用报销模块运行现状

A集团作为跨领域全球化集团企业，境内外拥有数百家下属分公司和数十万名员工。传统方式的费用报销模式是在集团总部的财务会计制度规范框架下根据不同板块、不同行业、地域、规模等因素，由各分子公司制定适合本企业的具体报销规定和执行标准，各类企业间差异较大，审批和内控要求复杂多样，资金管理及支付方式也大相径庭。

1.1   共享费用报销资金支付流程

企业报销人在费用报销系统提交申请，按流程企业审核后，由共享中心费用报销业务部进行财务初审、挂账、企业资金计划审批、支付导出处理、付款凭证制单处理。目前，费用报销系统中所有的对私资金支付业务均采用先挂账、后支付模式。

（1）资金计划确认。共享中心对报销业务进行初审并核定挂账制单后，由企业根据本单位的资金计划对准备支付的金额进行确认或申请，并将足额的资金转入银行费用报销专户。

（2）支付处理导出。支付处理由共享中心出纳对企业已确认资金计划的报销支付业务，根据不同支付方式完成对私付款。目前主要有两类：一是采用“银企直联”支付方式的报销单，先要分批分户确认各报销专户资金余额充足后，再将业务提交到支付指令提交系统，再经复核及支付导出后，由开户银行通过小额系统完成同行（跨行）公转私汇款和清算。二是对现金、支票、POS机、网银等其他支付方式的报销申请，企业已在线下自行支付的，由共享中心通过线下打包支付确认后进入到付款凭证制单环节。

（3）付款凭证编制。在费用报销系统，根据支付指令提交系统返回支付成功信息的业务，按照各企业的核算要求进行付款凭证的编制。

（4）对账及清账。每日对所有付款银行账户进行对账及清账工作，目前这项工作需要在企业SAP系统中进行电子对账和清账操作，确保日清日结。

1.2   银行账户分类及资金收付管理

目前，共享费用报销系统境内上线企业共开设银行账户九百多个，涉及中、农、工、建、交、邮储等各大国有银行，遍布全国所有省市区，报销收款人银行账户则涉及国内所有股份制及商业银行机构。用于支付报销款项的账户类型主要有两类：基本账户和费用报销专户，大部分企业已开通银企直联公转私功能来实现对私付款，部分新设和并表企业也还存在现金、网银、POS机、支票等其他付款方式。A集团通过财务公司和资金集中管理系统已实现了资金全面预算和资金池统一管理功能，各企业日常资金是通过该资金系统按照资金预算进行计划申请、项目审批、资金划拨和收付结算，其中用于支付费用报销款项的资金头寸到达付款账户后由共享中心完成企业已确认资金计划业务的银企直联支付导出及核算，同时通过银企日对账确保收支相符。

2     现有费用报销系统和支付流程存在的问题

2.1   銀行账户多，付款效率低，共享工作量大

首先，从集团整体来看，已实施财务共享服务的企业银行账户多且分散，现有共享端支付流程和系统暂不具备对所有银行账户的集中管理和对资金的实时管控的功能，有悖于财务共享费用报销流程化、自动化、标准化的初衷，导致可能出现财务监督不到位、资金监管不到位等风险［1］。其次，对私支付金额小但业务量较大，特别是在业务集中提交期间，支付笔数远远超过支付指令系统的处理能力，虽经过数次升级和更新，但在复核及支付导出的时候，必须要区分单位、区分账户、区分同行或跨行、区分时段等诸多限制因素之后才能支付成功，稍有疏忽就会导致付款失败或其他滞留问题。最后，对账人员每天要对所有银行账户逐一进行电子对账和清账，由于对私支付业务笔数多，异常状态和支付失败业务占比高，因此，未达、未清项处理工作量也非常大。

2.2   资金流转慢，使用效率低

由于整个资金流转划拨管理环节多，时间节点有较多限制，常常与共享费用报销系统实际支付金额、时间存在差异，主要表现为两种情形：一是账户有资金的当日无付款业务；二是需要及时付款的报销业务因账户余额不足而延误支付，特别是备用金借款、月末月结等紧急业务发生时，因资金拨付不及时、不到位从而影响支付时效。另外，部分上线企业为保证日常报销支付业务的足额支付，一次性拨入较大数额资金到费用报销专户，完成当期付款后仍有较大资金冗余，如未及时回笼资金则会造成过夜资金或月末超限额的情况。整体来看，银行账户资金余额超限、管理分散、回笼不及时等资金使用效率低的问题依然存在。

3     报销系统实现集中支付管理的目标定位及模式选取

针对费用报销资金支付流程工序重复度高、金额小业务量大、同质化程度高的特点，共享业务系统已逐步进行智能化、自动化升级，同时也利用RPA技术实现了业务批量自动处理，共享服务运营质量和效率均有了大幅的提升。同时，通过同一企业集中代付等流程优化措施，已在省级公司层面实现了报销资金的集中管理和实时监控，进一步提高了资金管理效益、降低資金运营成本和强化风险管控效果。例如目前某省公司及下属21家地市分公司仅开立了一个总公司级的费用报销专户，全公司的员工报销款都从此账户进行支付，月底统一进行各地市的资金补平核算。在此基础上，本文对在共享费用报销流程中开设总部级银行集中支付账户（以下简称“集中账户”），为全集团范围内上线企业的员工报销款项统一垫资集中代付并实现自动清算的管理模式进行探讨。

3.1   目标定位

通过财务共享服务平台，对集中账户进行统一的管理和控制，将现金流与业务流高效地衔接起来，实现资金的自动划拨、资金凭证的自动生成和银企自动对账，建立财务共享服务费用报销资金统一管理目标［2］。

（1）加强银行账户管理，提高资金使用效率。通过对集中账户报销资金的统一规划和管控，有利于强化银行账户管理，夯实银行账户管理基础，在严格账户银行用途管理和结算管理以及严格执行存款日限额规定方面将发挥重要作用。集中账户资金实行统一调度和集中支付后，资金的归集方式变得简单有效，资金实时监控分析更高效，限额管理执行更彻底，资金流转支付效率更快，集团整体资金池收益率进一步提高。

（2）方便获取营运资金现金流量信息。通过集中账户的银企直联功能，确保了共享中心处理支付数据的及时性和准确性。通过系统权限定义，总部和各企业资金管理人员可以随时从资金管理系统中提取营运资金流量数据，及时了解不同时段的实时资金支付情况，详细掌握各时点资金存量状况。

（3）强化资金风险管理。通过对集中账户设定额度与风险管控规则，业务审批层及决策层可根据提示实时了解风险信息清单，谨慎审批资金流出。截断了人为干预的渠道，资金随意划拨和支付的风险得到了有效控制，集中账户的透支和实时清算避免了资金到位不及时、资金沉淀和冗余等问题。

3.2   报销集中支付管理模式具体实施方案探讨

共享费用报销集中支付账户管理，是实现报销资金集中支付的主要载体。该模式对提高资金使用效益，实现总部对上线企业资金的实时监管、降低资金使用风险和运营成本，提高企业整体管理水平方面意义重大［3］。综合考虑共享报销支付流程以及资金管理方面的主要因素，本文提出由总部层面在合作银行建立若干个费用报销资金集中支付银行账户，开通账户的“银企直联”和“法人账户透支”功能，由共享中心负责支付处理上线企业对私报销支付业务的统一支付方案。

（1）账户设立和支付流程。由集团或委托共享公司在合作银行开立总部级报销集中支付账户，同时申请开通银企直联和法人账户透支功能，获取集中账户的日间透支服务。该账户仅用于费用报销系统的支付业务，所需资金可以在预先设定的额度范围内先行透支支付，也可以由集团总部财务部根据各分子公司上报的资金计划批准后拨付（推荐前一种方式，即透支模式）。共享中心每日打包企业确认资金计划后的付款业务，通过支付指令提交系统直接从集中账户中支付；通过对支付规则的设定，实现付款业务同行自动匹配支付、款项实时到账并返回信息、付款凭证自动生成的理想状态。

（2）日间清算流程。对于集中账户提前透支支付的情况，每日设定结算时点，由系统自动对当日所有发生支出的项目进行清算，统一由集团总部指定账户的资金自动补平各个报销集中账户的日间透支支出，同时生成对各企业的资金拨款凭证，集中账户的每日余额为零。共享中心对各个报销专户进行电子对账清账，实现日清日结。

（3）用款额度管理。用款额度是集团总部财务部根据资金计划审批各成员单位的支付额度，通过银企直联系统通知银行，对各企业在集中账户的支付（透支）限额进行控制，共享中心根据该额度执行各企业的报销对私付款业务。

4     实现报销集中账户管理的预期效果和保障措施

4.1   预期效果

报销集中账户的实施，可以有效地将资金流与业务流结合在一起，把银行账户管理制度和实际执行整合起来，使信息数据处理实时并且高效，资金管理更加科学规范。

（1）大幅度提高共享报销支付效率。实现报销集中账户管理后，可以避免目前各家企业存在的资金不足或冗余问题，以及银行大量跨行业务不能及时反馈支付结果的弊端。共享中心可以及时支付当日确认计划的报销款项，同时通过系统自动同行匹配支付，大幅度提高了支付效率，实时到账，实时反馈支付结果，实时处理支付失败业务。

（2）进一步夯实银行账户管理基础工作。集中账户实施后，强化了集团对银行账户实行统一管理制度的落实，减少了各企业单独开立报销专户的数量，提高了系统自动化处理程度，可以有效避免违规操作或不符合内控制度要求问题的出现。对严格银行账户用途管理、严格账户结算管理和存款日限额管理有积极的推动作用。

（3）有效提升资金管理水平，降低运营成本。按照预先设置好的资金预算及每日资金计划安排，对上线企业的报销现金需求量进行统筹分配，在集团内部资金池内合理调拨，实现在上线企业报销支付资金的快速流转和补充。同时由于减少银行开户数量，也大幅缩减了分账户的银行手续费和管理费支出，而支付业务归集到集中账户来处理，可以争取到合作银行更加优惠的银行业务端收费，进一步降低资金的运营成本。

（4）简化配置工作，提高上线效率。在实施报销集中账户统一管理后，企业新上线共享费用报销系统，无须再单独设立报销专户，从而简化了银行报批手续和相关配置流程，资金和ERP系统中相应功能和权限的申请、配置和调整工作等也大幅度提速，对企业、项目组和共享三方高效完成上线前各项准备工作将起到积极作用。

4.2   评估和保障措施

财务共享模式下的集中账户支付管理体系要想实现有效、顺畅运行，提高资金使用效率，提高财务管理效率，防范各种资金风险，必须做好以下几个方面的保障工作。

（1）优化和评估具体实施方案。首先要由总部牵头，由业务主管部门、财务公司、合作银行、软件系统开发企业、共享上线企业以及共享中心的相关人员共同参与商讨具体的实施方案，综合评估执行步骤，规避可能带来的风险和不确定性，确保实施方案能够平稳、安全、高效落实。

（2）系统开发方案论证。针对方案涉及的资金管理系统、费用报销系统、企业ERP系统以及现有其他系统，需要综合考虑开发计划，本着程序结构小调整、大优化的原则，尽量在已有系统中增加和融合新功能，包括自动同行匹配支付、透支账户自动清算、资金预算及计划控制、账户额度管理、自动生成资金拨款凭证、实时现金流信息查询等相应模块，为整个支付清算流程提供功能强大、逻辑清晰、安全高效、操作便捷的系统保障。

（3）风险防范及完善内控。根据实施方案，要及时完善和更新支付环节的内控流程、控制节点、权限分配及潜在风险点的防范措施，同时结合服务水平协议（SLA）將企业和共享的责任权限明确分清，建立费用报销系统资金统一支付风险管控体系。

（4）前期测试及试点方案。为保证报销统一支付系统开发实施工作稳步推进，必须在正式上线前对新增系统功能进行大量的前期测试，及时发现并解决运行中出现的各类问题，力求信息流通畅、数据流安全、反馈信息及时、业务处理精准，还要对支付系统进行压力测试和峰值测试，以保证处理海量业务的能力。在通过测试验收后选择部分共享正式上线企业先进行试点，并持续优化和提升系统功能，最终正式上线后达到资金安全有保障，款项支付无滞留，会计核算无差错，整体经济效益最大化的效果。

5     结束语

A集团实施统一支付方案后，可以从多个层级对企业乃至集团报销资金的整体情况进行直观的了解和分析，实时掌握共享企业的现金流状况，更加便于总部对上线企业和共享中心执行有关银行账户管理规定和资金管理制度进行监督和考核，亦可设定相应的绩效考核指标对具体执行情况进行评估，不断促进和推动共享服务质量水平的提高。

主要参考文献

［1］麦志航.财务共享模式下集团企业资金集中支付管理优化对策探讨［J］.财务管理研究，2021（6）：132-136.

［2］秦小艳.财务共享模式下费用报销优化探讨［J］.商业会计，2019（13）：74-76.

［3］朱应伟.集团公司财务共享资金管理问题及对策探讨［J］.中国集体经济，2021（22）：123-124.