纸质档案管理与电子档案管理的融合分析

付虓

摘 要：档案在人类社会发展过程中起着查询、记录的重要作用，如果没有档案的记录，人们将无法获取不同时期的重要信息。档案也可以作为一种凭证，方便后来者参考和使用。随着科技的进步和信息技术的发展，人类生产活动和文化建设等各方面对于档案管理也提出了新的要求。传统纸质档案记录方式不能完全适应时代发展的要求，但纸质档案也有其不可比拟的优势。电子档案是现代科学技术的产物，电子管理方式更加高效，但也同样有缺点。本文主要阐述纸质档案与电子档案二者各自的优缺点以及对纸质档案管理与电子档案管理的有效融合分析。

关键词：档案管理；纸质版档案管理；电子档案管理；融合

随着信息化时代的发展，电子档案管理的应用范围不断扩大，而纸质档案管理的范围则在不断缩小，这种互动融合的过程，使得纸质档案管理的范围和规模都受到了影响。

尽管当今我国档案管理取得一定的成绩，但仍然存在许多挑战，有必要采取有效的措施来加强电子档案的管理，并要及时保护纸质档案，从而促进电子档案管理的发展。通过将电子档案与纸质档案的有机结合，充分发挥两者的优势，加强档案管理，可以大幅提升我国档案管理的水平，实现更高的管理质效。

一、电子档案管理的产生及其现状

1.电子档案管理的产生

随着科技的进步，电子档案已经成为一种新的文件形式。它不仅能够提高文件的记录效率，还能够快速、便捷地保存文件，使用者可以在短时间内轻松获取所需的信息，并通过计算机处理技术实现数据整合和利用。

2.电子档案管理的现状

IT与计算机技术的完美融合，为电子档案带来诸多优势，它不仅可以呈现文件的多种形式，让用户更清晰和直观地了解其中的内容，还拥有极少的存储空间和丰富的信息，并且可以长久保存，方便快捷地复制与传输。利用电子档案，用户能够轻松快捷地获取有价值的资讯。虽然电子档案可以通过多种方式传输，如“云空间”、磁盘或磁带，但是这些方式也有一些局限性，如不够稳定、使用寿命短、容易被氧化或被化学物质破坏。随着信息技术和计算机技术的发展，电子档案已经成为一种必要的存储方式，其存储和管理离不开计算机的支持，由于电子档案可能会受到恶意软件的篡改和攻击，安全性可能会受到影响，这就需要专业人士参与管理，保护电子档案的安全。

二、纸质档案管理的独特价值及弊端

1.纸质档案管理的独特价值

纸质档案存储具有更高的真实性，读者可以更加准确地查阅和理解信息，但纸质档案存储易受到自身条件的限制，其寿命较短，容易被人更改信息，从而降低数据的准确性。利用先进的技术，电子档案的存储能力较强，从而更好地满足用户的需求。电子档案可以提供便捷的信息传输，但同时也有许多缺点，如容易受到外界的电磁干扰，会导致数据的损失。

2.纸质档案管理的弊端

尽管纸质档案具有许多优势，但它也存在一些缺陷：第一，它的保存条件非常苛刻，因为其载体是由纤维素构成的纸张，易受酸碱性物质的影响，物体很容易受损；第二，由于纸质档案的存储空间有限，必须购买昂贵的存儲设备设施，导致档案存储成本显著提高。

三、纸质档案管理与电子档案管理的差异

1.纸质档案与电子档案归档时间的区别

通常情况下，传统纸质档案需要在第二年的上半年提交给本单位的档案管理部门，便于检索和使用。电子文件可以在处理结束后立即存储，并通过互联网发送到相关的档案管理机构，所有的文件都能够有效交换，从而保证信息的安全性和准确性。档案管理人员将根据需要登记的档案，并将其划分为不同的类别，并为其设置访问权限和等级，方便档案利用者查询与使用。定期归档有助于防止遗失或损坏文件，并能确保其准确性和完整性。电子文件具有许多优势，如易于管理、高效率和较安全等。它们不仅能够防止数据丢失，而且能够抵御微生物的侵蚀。

2.纸质档案与电子档案的归档方式不同

随着技术的发展，“一事一卷软卷皮、用盒装”的方法被广泛应用于传统纸质档案归档，但仍存在一些问题，如文件分类困难、程序烦琐、要求严格以及工作量大等。随着电子编码技术的发展，电子文件的编辑和修改几乎没有任何痕迹，其载体也无法被固定，甚至一些关键的凭据信息也可能被更改。因此，要想准确地识别出电子文件的真实性和有效性，就显得异常困难。为了确保电子文件的完整性、准确性和可用性，应该严格执行数字签名、身份验证、信息认证和加密技术，以防止文件被泄露、篡改或丢失，要求相关人员出示有效的法律文书，以便档案管理机构能够准确、及时地收集、分析和利用相关资料。

3.纸质档案与电子档案在保管方式上存在着差异

目前，保护纸质档案的主要技术包括提高档案材料的耐用性、改善档案保存条件，并采取措施来维持其完整性。这些措施可能包括调整温度和湿度，防止灰尘、阳光和有毒生物的侵蚀，并采取措施来避免有害气体的排放。此外，还可能采取一些措施来修复已经损坏的档案，如清除污渍和消除酸碱，恢复文本的清晰度，并重新装订纸张。随着科技的飞速发展，档案管理人员已经能够通过使用电子文件来替代传统的纸质档案，能够更加方便地存储和传递信息。当收到电子文件时，可以将其转换为统一的格式，并将其存储在专业的数据库中，确保信息资源得到充分的利用。

4.纸质档案与电子档案查询、利用方式不同

纸质档案的利用是指以利用者为服务对象，以提供档案室库藏档案为手段，采用多种形式和方法，开发和提供档案为利用者服务，从而实现信息的快速传递与共享纸质档案的查询和使用可能会受到空间和人力资源的限制。电子档案查询和利用，只要符合一定条件，利用者可以注册、登记成为电子文件中心的会员，就能够通过远程登录等方式，经电子文件中心确认身份并确定查阅权限获得许可后，可以查询有关的电子档案信息。

四、电子档案管理与纸质档案管理的融合

1.电子档案管理与纸质档案管理共存

随着科技的不断发展，电子档案已经成为一种可靠的档案管理方式，其拥有许多优势，但是要想让它真正发挥作用，就必须将其与传统的纸质档案管理相结合，以实现更加全面和高效的管理。电子档案和纸质档案共存的主要原因在于：第一，电子档案是基于传统档案管理发展而来的，它利用了现代技术和计算机，使得档案管理更加便捷。为了提高工作效率，相关人员在条件允许的情况下改变了传统的纸质档案管理方式，但这种转变并不意味着完全取代了纸质档案的管理方式；第二，高效率要求极大地影响了人们的工作模式，使得传统的纸质文件无法满足需求，但纸质档案的使用仍然至关重要。作为档案管理人员，应该将重要的信息和数据保存在纸质档案中。如果电子档案出现丢失或其他问题，可以通过查询纸质档案来第一时间解决。尽管电子档案存储在一些落后地区可能会带来一定的成本增长，但它仍然是一种有效的存储方式。因此，档案管理人员不仅要熟悉档案的日常操作，还要具备专业的计算机技能，以便更好地实现这一目标。

2.电子档案管理与纸质档案管理的互动

一般而言，档案的管理可分为两种：电子档案和纸质档案。不同的存储和管理方法各有其优势和不足，档案管理人员应该根据自身的经验和专业知识，综合考虑各种因素，确定最佳的档案管理策略，从而有效地提高档案的利用率。只有明确各种档案管理方法的优劣，才能够有效地开展档案管理，并充分体现其在档案保存和利用上的重要性。通过相互促进和推动，使得自身功能得到完善，从而实现最佳效果的同时，也节省了大量的成本。电子档案管理和纸质档案管理之间存在着相互促进和完善的关系，这种关系表现在两个方面：

第一，电子档案管理可以加快纸质档案管理的改进速度。随着电子档案的普及，纸质档案的管理方式发生了巨大变化，大幅度提高了档案管理的效率，为实现档案一体化提供了重要支持。通过采用电子档案管理模式，可以极大地改善传统纸质档案管理的不足之处，这种模式的核心在于建立一个灵活的实体系统以及一个稳定的关系档案，从而使得档案的检索变得更加便捷。随着互联网的普及，电子档案管理技术已经成为一种极具价值的工具，它可以快速、准确地搜索出用户所需的信息，并且可以根据不同的需求建立多种联系，从而使得纸质档案也能够通过软件的检索，迅速地被查找出来；第二，随着纸质档案的普及，电子档案的管理也将取得长足的进步。通过相互作用，双方都能够充分利用各自的优势，并不断发展壮大，最终构建出一个完整的管理体系。

五、纸质档案管理与电子档案管理的融合路径

1.合理实施“双套归档制”

采用先进的技术，可以将电子和纸质文档的信息安全、高效地存储于同一个磁盘空间，并利用专业的软件构建出完善的数据库索引，从而可以快速、准确地查询和管理电子文档。“双套归档制”規定，不仅要将电子文件归档保存，还必须将其转换为纸质文件，并且其中的内容和描述必须完全一致。通过建立两套不同的管理系统，既要强调它们之间的联系，又要突出它们各自的独特性。“通道”的出现，大大改善了业务处理的效率，能够让人们在浏览一篇文章的同时，迅速查找与它有关的其他文档，极大方便了人们获取和利用信息。

2.管理模式的融合

目前，尽管诸多企业及单位有意识地开展档案管理信息化建设，但出于多种因素的限制，纸质档案与电子档案的融入现状不容乐观，致使二者的优势仍处于相对独立的状态。由作用优势上看，电子档案无论是在信息传输、处理模式或是开发应用中均实现了便捷与高效，但随之而来的网络安全问题也令管理人员苦恼，因而为规避这一问题，管理者仍会采用纸质档案管理模式。首先，需要在管理模式上实现融合，实现双套制与双轨制。为达到统一管理档案的目的，将电子档案转化为纸质并加以备份，为纸质档案赋予了数字化的特征；而基于双轨制，可以简单理解为档案在生成、使用过程中的关系，这种关系会随档案的有效利用而出现改变，在这一模式下，可促进纸质档案与电子档案的融合过程。

3.建立健全相互配合的档案管理制度

为了更好地协调电子档案和纸质档案的管理，需要建立一个协调的档案管理体系，以确保这两种管理手段能够高效运行。管理者应该充分发挥两种档案的优势，将其有效结合起来，以达到最佳的管理效果。同时，也应该建立良好的沟通机制，以确保档案的信息储存和业务的一致性。重要的文件资料应该采取多种方式保管，包括纸质和电子两种。一旦完成文件的归档，应立即将其输入计算机中，转换成可供查阅的文件格式。一些永久保留的文件，如工作经验、教育背景等应当采取电子化的方式来保管，以确保其有效性和安全性。通过使用电子档案的形式，可以快速、准确地记录和管理各种不断变化的信息，如采购、考察等，可以及时调整信息的内容，同时，每次调整也会记录下相关的历史记录，从而为人们的工作提供便利。

4.管理流程的融合

现阶段，互联网技术已步入了稳定发展时期，电子商务、电子政务等在管理中占据着重要地位，办公网络系统也日趋完善，为纸质档案、电子档案二者的有效融合提供了有力支持。为促使二者更好地融合，需要不断改善与优化管理流程。分析档案管理的整个流程，涉及了较多的工作内容，包括档案的鉴定、整合归纳等，要求管理者能够做到统一管理，这不仅应体现在后期的归档工作中，也需要落实到最初的鉴定工作、整理环节中。

5.发挥管理优势，加强复合型人才培养

为了实现长期的纸质档案与电子档案的共存管理，必须充分利用双方的优势，将传统的管理方式与现代的科技手段相结合，并灵活选择最有效的工作方式。采用电子档案为核心，纸质档案为辅助，可以有效地减少纸质档案的分类和整理工作，从而提高管理效率。管理纸质档案需要人工整理、归档和分类存档文件，需要大量人力，增加了管理成本，通过计算机处理电子文件，可以大大提高信息处理的效率，简化处理过程，节省时间和精力。利用先进的电子档案技术，能够极大地方便用户的使用，快速有效地激活他们收集的资料，为其提供全面的服务，大幅提高了工作效率与质量。利用计算机技术，用户可以迅速、精确地对文档内容展开分类、组织、编辑、打印和复制，以达到高效、安全的信息传递。利用电子档案的管理优势，让档案管理人员摆脱烦琐的日常工作，转而投入更具创新性、更智慧的档案服务中，从而提升档案管理的效率和质量。随着电子档案信息化的发展，档案管理人员需要具备全面的知识储备和先进的技术水平，不仅要掌握传统纸质档案管理的知识，还要具备电子档案管理的技能，以确保电子档案的安全性和可靠性。为了更好地满足社会发展的需求，相关部门应该引进复合型人才，并加强对现有档案管理团队的专业培训，以提升他们在信息化方面的基础知识和技能。

六、结语

纸质档案和电子档案的管理，一个是传统的管理方式，一个是基于现代化技术的产物，两者各有优点，也各有劣势和不足。因此，在未来很长一段时间内，只有将两者完美融合，不断创新，共同进步，才能在档案管理工作中不被淘汰，才能建立一个完善的一体化的档案管理体系，更利于档案管理工作开展。

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（作者单位：北京石油化工学院）