基于网络时代的社会保险档案信息化建设研究

田敏

摘 要：以互联网为背景，全面开展信息化、数字化和智能化建设，不仅提升了各行各业的信息化水平，而且有助于推进我国现代化建设目标的实现。其中，社会保险档案管理工作是至关重要的部分，既代表了我国社保管理信息化、数字化水平，又直接体现人口大国、强国社会保险事业的发展状况，需要重点分析。与传统的社会保险档案管理工作不同，应用网络信息化建设优势显著，可有效提升档案管理效率，促进档案再利用的价值，有效减少人工管理成本，减少各种财力、物力投入。在此基础上，社会保险事业将得到快速发展，为我国小康社会发展奠定良好基础。因此，完善社会保险档案管理信息化建设体系，强化信息化管理的高效性和时效性，打造优秀的管理平台，提高档案再利用价值，提升政府社保服务能力与水平，完全符合我国发展，属于利国利民的重要举措。

关键词：网络时代；社会保险档案管理；信息化建设；有效途径

我国是人口大国，在民生建设与民生利益保障中，坚持社会主义发展方向，建设良好的社会保障体系。随着社保新政策的不断出台与实施，参保人数每年呈指数级增长，相应的档案管理工作也得到完善。但是，社会保险档案管理工作量越来越大，传统的人工管理已无法适应、满足需求，特别是在档案资料的调取、再利用中，无法发挥各种档案资料的价值，也起不到互通互联、共享信息的作用，给社会保险服务工作带来一定影响。在当前网络时代背景下，信息化建设可有效提升社保档案管理工作效率，使社保档案以数据形式存储、分析，对于后续社保管理工作将起到积极作用。本文着重阐述了社保档案管理信息化建设的重要性，分析了当前工作中存在的困难，并提出优化举措，为我国社会保险档案管理信息化建设提供科学依据，助力社保档案管理工作有序、高效开展。

一、网络时代社会保险档案信息化建设的重要性

1.降低成本，提高效率

传统的社会保险档案管理工作中，大量的档案资料搜集、整理、存档、保管和调阅等工作均需通过人工开展，不仅要投入大量的人员，还要配备合理的空间条件，以满足档案管理需求。在这个过程中，随着档案资料的不断增加，人为失误极易产生，不仅拉低整体工作效率，更引发一些恶性档案安全事件，给档案管理带来严重损失。同时，由于档案共享或调取手续非常复杂，相关工作也需要其他部门的协助，无形中降低了其他部门的工作效率，造成政府服务效率不高的情况。在社保参与人数逐年递增、资料档案呈几何数量增加的情况下，这种管理模式已经无法满足需求，只有依靠网络时代的科学技术，提高社保档案管理信息化建设，才能更好地开展社保档案管理工作，提高档案再利用价值，为社保事业提供良好的支持与服务。随着我国各项发展政策的实施，人口的流动性也越来越高，大量的劳动力从农村走向城市，从家乡进入经济发达的地区务工，社会保险档案内容就需要及时更新。由于效率低下，大量务工人员的社会保险处于混乱状态，只有快速建设社会保险档案管理信息化、数据化，才能实现参保人员档案信息的快速完善、更新，满足参保人员变换保险地后对保险的要求，促进全国社会保险事业的全面、统一发展。

2.提高管理工作的主动性、前瞻性

全民社会保险是我国重要的国策之一，不仅可以保障社会人员利益，更可促进我国经济的发展。开办社会保险有助于保障参保人员的健康安全，进而稳定社会和谐因素，促进社会全面进步。未来，社会保险的作用仍将继续提升，被誉为人们的第二张“身份证”，日常生活中的诸多事宜都可通过社保卡完成，这就需要大量的社保档案信息共享，尤其是将信息传至网络平台，便于服务单位开展查询或核对。在传统的社保档案查询与调取时，往往需要大量的时间，经过多个部门的审核才能批准，浪费参保人员时间与金钱，遭到众多诟病。一旦某一时间段内发起查询或使用档案的申请数量较多，社保中心档案管理人员有限，就无法及时提供相关的服务，必然会在不同程度上降低社保参保者或单位的服务体验。充分利用信息技术，改善服务机制与模式，可解决上述社会保险档案管理问题，这也是网络时代社会保險档案管理信息化建设的重要意义之一。借助网络等先进技术，社会保险档案管理能够从根本上突破被动服务、滞后管理的不良状态。

二、网络时代的社会保险档案信息化建设面临的困境

1.管理表面化、简单化

互联网技术的普及与应用，提高了各行各业的信息化建设水平，行业发展形成了海量的数字资源，其交互过程往往均以网络形式开展，强化了信息交互的效率。当前，对社会保险档案管理工作来说，仍有部分地区沿用传统管理模式，整体信息化建设水平过低，从而影响社保联网服务能力。而部分已经开展信息化建设的地区或单位整体的信息化技术应用并没有全面实施，落实效果不佳，主要体现在过于表面化、简单化，这也是当前社保档案管理信息化操作的主要矛盾点。表面化，主要是相关人员对于社保档案管理工作认识度不够，未理解档案管理信息化的意义与作用，只是单纯应付要求而已，常见的情况就是取消纸质档案，采用电子档案，但电子档案却无法应用于查询、审核等；简单化也是表面化的衍生，只是体现了信息化建设中的便捷优势，而没有真正发挥信息化功效与水平。

2.局部性、片面化

基于当前已经开展信息化建设的现状，总结部分地区应用社保档案管理的效果，发现局部性与片面化严重，也成为社保档案管理最为凸显的问题之一。档案管理信息化的最终目的非常明确，即实现档案资料再利用的价值，提升社保服务质量。但是，部分单位仅仅只是在内部局域网上传或调阅社保电子档案信息，无法为其他地区、行业开展查询服务，当参保用户需要跨区使用保险时，就出现了无法操作的状况，这也是局限性的重要体现。在互联网背景下，信息的互通互联是极其关键和高效的，社会保险档案信息也需要参与其中，可以建立或利用政府已有的网络平台，通过综合平台提供查询或调取服务，才能真正实现社保档案的信息化操作，改变原有传统模式，完成转型与创新。

三、网络时代的社会保险档案信息化建设路径

1.完善信息基础设备设施构建

网络时代背景下，开展信息化建设的前提是各项计算机设备设施必须完善，不仅要更新升级相应的操作系统，还要配备合理、科学的新型设备设施，提高信息化建设水平，提高工作效率。首先，要开展基础计算机设备设施和人员的应用，将传统纸质档案资料、影像档案资料和图片档案资料等多形式的档案展开数据信息的转换，不仅要有效保存、完善，还需要确认相关信息，提高其准确性和完整性。在此基础上，需要配置相应数量、系统的计算机及操作人员，过程也是非常烦琐的，一旦档案资料实现了数据化，以电子档案形式存在，就可以应用数据库存储与保护，避免出现纸质档案丢失和人工误差的情况。同时，档案信息数字化也是开展信息化管理的基础，只有将基础夯实，确保原始档案资料信息全部转换为数字形式，才能为后续网络应用奠定基础。因此，各单位应从实际出发，根据需求加大设备设施的投入，储备、配备计算机人才，使当地的传统社保档案资料完全转化成数字资料，才能开展后续工作。其次，网络配置也是开展信息化建设的重点和关键点。如果将数字信息停留在单位内部网络展开交互，与传统的社保档案管理效率没有明显差异，无法实现社保服务能力的提升，更无法满足外部单位调取资料的需求。因此，相关单位应强化网络建设，从内部局域网到外网建设，不仅要保障网络安全，还要确保与外网的互联互通，才能实现社保档案数据资料的传输与交互，从而提升社保档案管理效率和应用价值。

2.建立健全精细化标准体系

社会保险档案管理工作具有成熟的流程与制度，在开展信息化建设的过程中，需要整合优化整个体系、制度，以建立健全精细化标准作业体系为目标，实现社会保险档案管理工作的高效性。首先，在拥有海量的数据信息后，需要应用先进的大数据技术开展分析，根据需求合理调配各种类型信息，并对相关数据开展分析，得出真实的结果或结论，这就需要配备相应的软件系统、技术和人才，才能实现精细化管理体系的建设。其次，从政府层面来说，应该出台相应的管理政策、制度或相关法律条文，确保社保档案管理过程中数据格式统一、应用系统统一以及分类管理统一等，重置不规范档案，为后续开展分析打下基础。因此，从信息形式到保存标准都要实现统一确保跨地区应用的有效性。最后，从地方社保单位来说，要根据当地社保实际情况和需求，细化档案管理工作内容，以类型、地区等不同开展分类，细化具体档案标准，确保在最短时间内分级分类查询和调取工作。基于此，在具体查询调取工作中，可以将平台搜索关键词设定多个要求，从而提升查询的准确度。另外，在有需要的情况下，社保中心可以与资质齐全、技术一流、品质优异的互联网企业等机构展开合作，由专业机构的专业人士提供可行、可靠的操作方案。

3.构建联动机制，深化沟通交流

社会保险档案管理信息化建设的最终目的是提高服务质量，这个过程需要机构或个人为基础，实施合理的管理制度，利用网络技术全面提高档案信息的共享能力与水平。因此，在明确相关部门，如银行、税务、公安和社保总局等多部门联动机制的前提下，建立共同的管理平台开展业务联动，提高社保档案共享应用。通过综合平台和系统的建设，确保有需求的客户在遵循相应的要求下，通过平台完成档案调取和查阅，而对于相关联部门在开展业务时，也可以利用部门权限调取社保档案资料，后台会在社保中心或社保档案管理模块中记录和标记，对档案资料的管理起到安全保护的作用。当社保档案信息出现更新、完善时，由相应的社保档案管理人员根据权限调整，在系统审核后可直接更新，将最新资料共享到平台，便于联动部门完成业务。

4.深化资源价值挖掘，提高主动服务能力

当社会保险档案管理工作信息化水平达到一定程度后，其相应的数据分析功能将得到进一步推广，不仅提高社保服务能力与水平，还直接与企业发展、社会经济发展建立联系。新型网络技术的应用，可以将社保档案数据中心的资源展开需求分析，从而发现内在规律与本质特征，帮助使用者发现、挖掘具体的内在价值，转变单纯的档案查询、审核功能。特别是在当前大力发展中小微企业的过程中，社保档案资料的规律与特性可以直接对接相应的就业企业。对刚毕业求职的大學生而言，可以知晓入职的保险状况，明确相关企业的社保制度和优势，从而选择更为合适的职业。对新创业的中小微企业来说，社保档案还可以作为企业人事薪酬制度制定的参考依据，不仅有效保障企业利益，还能保护员工利益，一旦出现资金压力，企业也可以应用社保政策实行减免或调档，保障企业运行的稳定性。对于城镇居民来说，也可以根据自身实际收入，选择合理的保险档次，实现更为合理的资产调配。对社保单位而言，可以应用先进的信息化管理，针对不同企业、个人等开展专项、专业服务，推送或建议更为合适的社保类型，不仅有效扩大社保覆盖人群范围，更提高社会保险与参保人的匹配度，有效实现全面的社会保障制度。在不断提升社保服务质量、主动服务意识的同时，参保人和企业都能享受到保障服务，促进个人、企业保障力度，逐步打造和实现覆盖全民、统筹城乡、公平统一、安全规范与可持续的多层次社会保障体系。

5.重视安全管理，提高安防水平

互联网应用至今，最大的问题主要来源于网络安全，这已经成为互联网背景下各行各业都非常重视的核心问题。互联网技术日新月异，其进步过程中的漏洞及迭代落差都成为网络黑客攻击的重点。因此，在发展社保档案管理信息化建设的同时，一定要重视网络安全管理，应用防火墙等各种安全软件，提升网络安全性。首先，档案信息是相对隐私的资料，确保其完整性、准确性是实现保险的重要要求，也是对个人隐私的保护。因此，随着各种安全技术的升级，在社保档案管理中可以应用先进的权限管理、生物识别技术等授权，及时确认通行证的准确性，提升多种形式的保护措施。其次，定期检测漏洞也是提高信息化管理安全水平的重要手段。档案管理所在单位可以与专业网安机构、企业等建立长期合作关系，由专业机构负责设计、测试和检验数字档案管理的安全性，并始终保持对网络安全风险的监控与警示。

四、结束语

综上所述，与传统的社会保险档案管理工作不同，应用网络信息化建设优势显著，可有效提升档案管理效率，减少各种财力、物力投入。另外，社会保险事业将得到快速发展，为我国小康社会发展奠定良好基础。网络时代背景下，社会保险档案管理工作应顺应时代需求，不断提高自身信息化建设水平，应用各种先进计算机技术，将社会保险档案利用价值不断提升；优化管理流程，提高管理效率，才能保障我国社会保险事业的良性发展。在此基础上，人民生活得到保障，实现老有所养、老有所依，真实体现社会主义制度下的保险新局面，为国家进步发展奠定坚实基础。

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（作者单位：青州市社会保险事业中心）