大数据时代电子档案管理现状和发展策略研究

周颖

摘 要：进入大数据时代，档案管理工作与时俱进，呈现出融合大数据技术的电子档案管理模式。然而，在这一过程当中，由于缺乏足够的参考经验，导致电子档案的管理仍旧存在一些问题。文章基于此进一步探讨关于大数据时代电子档案管理现状，针对其中存在的问题，提出了促进大数据充分融合应用、加强安全防护、健全管理机制以及培养高素质管理队伍的相关发展建议。

关键词：大数据；电子档案；发展

现代科学技术的高速发展，人们已经迎来大数据时代。在社会的各个领域当中，广泛应用大数据技术为人们的生活和工作提供了便利条件。在海量数据爆发式增长的趋势下，给档案管理工作带来了一定的考验，为提高管理效率，在传统档案管理中运用大数据技术，出现了新的电子档案管理模式。通过对大数据技术的合理应用，能够促使电子档案管理效率得到有效提升，进而为电子档案管理提供可持续发展的充足动力。

一、大数据技术的特征

1.多元化

大数据技术多种多样，为适应不同应用需求衍生了更加多元化的特征。这是由于在大数据时代背景下，海量的数据来源渠道具有差异性，在数据格式与类型上均具有多元化特征。为了适应这样的数据处理需求，大数据技术衍生出了适应性的应用表现。

2.运行速度高

进入信息化时代，大数据技术应运而生。信息爆炸式增长诱发了技术变革，而在这样的背景下，大数据技术展现出较高运行速度的特征。通过对海量数据加以整合，从中提取最具价值的数据信息，在生成以及处理环节中的大数据技术具有较快的应用速度。在有关大数据技术的应用研究中，甚至提出了一秒定律特征的研究成果，是指在一秒钟内可借助大数据技术完成高效的数据处理任务。

3.数据量大

大数据时代背景下，数据量更为庞大，大数据技术的最早应用是适应海量数据的存储需求，为其提供充足的储存空间，便于后续对数据加以提取应用。因此，这就相应地造就了大数据技术应用数据量较为庞大的特征，尤其是在云计算以及互联网等相应的支撑下，获得更加广阔的数据储存空间，进一步提升了数据存储量，从而为大数据技术的应用提供了更加充足的数据支撑。

二、大数据技术背景下的电子档案管理现状

1.大数据技术应用不充分

与大数据技术相互融合所形成的电子档案管理工作，受到科技创新驱动，是现代社会的必然发展趋势。在电子档案管理广泛应用大数据技术的背景之下，通过利用软件分析以及数据挖掘等技术手段，促使电子档案深度关联用户行为信息以及社会资源等，并深度开发，以期能够提高电子档案的利用率，切实解决实际问题。但是，综合当前阶段在电子档案管理工作中所应用到的大数据技术现状而言，包括云计算、数据挖掘、可视化以及物联网等新兴技术的应用程度较为不足。电子档案管理在利用大数据技术时，仅仅是基于浅层技术应用，向用户所提供的档案信息多为原始信息，而无法深入地精细加工与二次开发。

在电子档案管理工作中，无法利用大数据技术创造具有画面感的、鲜活生动的多媒体信息，仍旧向用户提供静态的文字排版。并且，在电子档案管理咨询中，仍旧以电子邮件或电话咨询为主，尚未有效应用在线网络智能平台答疑模式。种种迹象表明，在当前电子档案管理领域的大数据技术应用尚不充分，无法为用户提供更加良好的电子档案使用体验。因此，在电子档案与大数据技术相互融合应用的发展背景下，加强新技术的开发利用，确保为用户提供个性化的档案管理以及智慧化服务，是今后大数据背景下电子档案工作的主要突破所在。

2.电子档案管理安全隐患严重

由于电子档案管理模式深刻结合大数据技术，带来了一定的便捷应用助力，同时，也面临一定的安全风险。大数据技术更为灵活且运行速度较快的特征，促使其广泛应用于网络环境，而更加开放的网络背景导致电子档案管理面临一定的安全风险。由于缺乏参考经验，促使电子档案与大数据融合时，可能会存在部分技术漏洞而无法完善应用。若网络受到非法攻击或是人为侵害等，可能会造成档案信息被泄露或丢失，从而严重损害电子档案价值。同时，我国有关电子档案与大数据技术应用的立法相对较为落后，缺乏明确规定的法律标准，面临更加严峻的安全风险。并且，部分档案管理工作人员缺乏安全防范意识，无法针对电子档案建立相应的保密制度，安全风险导致电子档案无法实现较高程度的开放应用，严重影响电子档案的价值。

3.缺乏规范的档案信息化管理标准

进入大数据时代，随着现代科学技术发展，为更好地在电子档案管理中应用大数据技术，需要创建统一的规范标准。但目前，我国电子档案的储存、应用、备份、统计以及维护等方面尚未确定基于大数据技术的标准要求。电子档案管理领域仍旧存在管理规范滞后、空缺、无法严格执行的问题，进而对电子档案信息管理、对接、融合，以及资源流动产生了影响。

4.档案管理人员服务意识薄弱

当电子档案与大数据技术相互融合时，对档案管理工作人员提出了较高的要求。在大数据时代，人们更加注重节约时间，提高效率，而在海量的档案数据中以最快时间寻找到人们所需的有效信息尤为重要。基于我国当前阶段电子档案管理队伍而言，人员数量较为庞大，但由于长期处于传统档案管理服务模式下，缺乏前瞻性与主动性，无法为电子档案用户提供前沿服务。落后的服务意识导致电子档案管理工作人员，无法利用大数据技术提升电子档案的管理价值，难以敏锐捕捉电子档案中的高价值信息，無法与现实问题相互融合。

三、电子档案管理与大数据技术的融合发展

1.提高电子档案管理与大数据技术的融合程度

在电子档案管理中应用对大数据技术，需要促进二者之间形成良好的融合共通应用趋势。因此，需要电子档案管理工作人员充分意识到大数据技术应用，对于电子档案所能够发挥的有效价值，积极转变自身工作观念。确保在实施电子档案管理工作的过程当中，明确以用户需求为导向，借助于大数据、融媒体，真正意义上促使电子档案呈现出个性化服务效果，充分满足用户的智能化使用需求。

以山东省某报社为例，针对报社人员档案展开大数据技术的电子化管理，创建了完整的大数据技术平台。通过搭建互联网通信管理模式，在报社内为人力资源部提供了电子档案提取渠道。促使人力资源部门能够利用大数据技术挖掘电子档案高价值信息，深耕有关人员档案的详细内容。通过充分分析报社内部人员的电子档案信息，为后续人力资源调配提供了更加充足的参考。与此同时，通过创建档案数据管理平台，定期审核平台内容，通过对档案管理平台的服务状况加以监控，确保档案服务得到有效管理。并且，该报社通过档案管理工作，创建了明确的规章制度，形成责任清单，促使电子档案管理部门与其他部门之间形成清晰的职责划分，确保电子档案数据安全。

以笔者所在单位为例，创建了在融媒体平台等软件基础上的电子档案，通过充分融合信息技术，开发了更加多元的应用模式。例如，创建了某博与某信公众号，定期发布各项资讯内容。通过在报社某信公众号中设置用户问卷调查，集中访问了用户在使用过程中对于电子档案资讯获取的种类倾向，通过统计之后，发现用户所需的电子档案信息，与民生类的资讯内容有关。包括社会民生保障政策的变动以及物价变化档案信息等，这些档案信息内容由本报社所创建的某信公众号向公众加以发布，形成了更加真实且具有画面感的电子档案交互效果。在与群众利用某信公众号互动的过程当中，全面体现了电子档案的社会化服务作用。

此外，需要在融合大数据技术为电子档案创建交互式智能服务平台，切实解决电子档案用户实际问题，进而构建人机交互的智能网络电子档案管理生态环境。在电子档案构建中，充分利用云计算、网络应用平台等搭建用户互助答疑档案、专业咨询以及网站智能服务的有机结合体，确保为用户提供多元感知服务体验。以用户需求作为导向，借助于大数据技术平台，真正意义上实现智能化与个性化的电子档案建立，充分提高电子档案的价值，为人们提供高质量的电子档案信息服务。

2.加强电子档案信息安全防护

首先，考虑到本报社电子档案数据的安全问题，做好大数据技术下的安全防护尤为重要。纸质档案向电子版档案转换，需要报社的所有档案管理人员共同完成数据的批量录入。这一工作较为枯燥乏味，重复、机械地输入档案数据可能会造成档案工作人员疏忽，出现失误。比如，在某次纸质版档案向电子档案转化的过程当中，某一档案管理工作人员录入错误，后续才发现出现问题，需要重新将这一时期的档案重新录入，增加了相关工作人员的工作量。因此，本报社设计了基于大数据筛选比对的应用软件，与相关软件单位合作，为本报社制定了符合工作实际要求的大数据筛查程序。在每一次档案管理工作人员录入档案数据之后，大数据筛查软件能够自动审核校对，发现异常问题能够及时显示，并由工作人员更改，能够有效避免电子档案数据出现信息失真的问题。

其次，由于电子档案利用大数据技术时可能会存在网络安全等问题。因此，需要设置网络防火墙的防护措施。通过与专业网络安全防护技术单位沟通，除了对现有的电子档案系统加以更新优化之外，建立了更为强大的网络安全防护体系，基于设备系统以及网络安全等防护工作，积极重视电子档案备份、储存以及传输过程中的安全管理。对电子档案系统定期清理维护并做好电子档案软硬件设备设施的更新升级，定期查杀网络安全漏洞，清除木马病毒，避免遭受不明网络攻击，影响电子档案的使用安全。

最后，为电子档案管理人员分发专属的身份验证信息，对应账号登录密码才能够进入电子档案管理系统，避免随意盗用档案信息违法操作。在档案信息传输过程当中，设置双重密钥保护，通过档案管理人员向档案使用者提供公钥，解开外层档案加密保障后，由档案使用者使用私钥解开内层加密防护，确保在双重密钥安全防护下，尽可能地保障电子档案应用安全无误。

3.建立健全电子档案管理机制

笔者所在单位基于大数据技术的应用，为电子档案创建了共享服务平台，由档案管理部门为核心向其他部门发出连接通道，形成区块链模式下的档案管理格局，促使档案管理部门与报社内的其他部门形成了良好的资源互通渠道，其他部门人员需要提取电子档案时，无须人工调动，仅需要通过计算机系统登录电子档案资源库，使用档案管理部门为每一部门提供的登录账号与密码访问。输入专属的账号与密码之后，经过身份认证审核，在电子档案资源库中可自行选择所需的档案内容。

基于大数据技术创建的电子档案资源库，数据分类清晰明确，根据不同档案内容、用途、格式等创建不同模块。电子档案调取人员可通过搜索框输入所需档案的关键字，就能够直接在资源库中获取相关档案内容。并且在严格的档案管理机制下，将会自动储存电子档案资源库来访者的身份、使用时间、调取记录等，确保电子档案使用安全。

4.树立服务意识，培养高素质管理队伍

从某种程度上来讲，电子档案管理的工作效率与质量，往往取决于档案管理工作人员的综合素质。因此，创建高质量的档案管理队伍，增强服务意识，才能够有效提升电子檔案管理质量。在大数据技术的应用背景下，要求档案管理工作人员具备熟练应用现代信息技术的专业能力，同时，也要求档案管理人员具备敏锐的信息视角，能够充分利用大数据技术挖掘电子档案潜在高价值信息。为了更好地培养创新型档案管理人才，满足基于大数据应用的电子档案管理工作需要，进一步改革现有的人才教育模式，在各大高校应设置教学档案资源等理论课程，包括智能检索、信息预测以及社会媒体处理等专业知识的教学培养，注重实践技能的应用，为电子档案管理工作培养更具专业性对口人才。

当档案管理部门聘用专业人才后，促使其在工作中能够根据实际情况对电子档案加以整合、分类、储存并修改，充分利用大数据技术完善电子档案管理工作。与此同时，应对现有档案管理人员做好相应的培训教育工作，创建以大数据技术为基础的电子档案创新技术学习活动。通过网络平台组织大量从业人员，掌握大数据技术的新技能应用，增强工作人员服务意识。结合思想政治教育工作要求，电子档案管理工作人员以正确的观念意识，为用户提供优质服务，全面优化电子档案管理工作效果。

大数据技术的应用为电子档案管理提供了创新驱动力。在这一过程当中，需要注重电子档案管理现状的不足，并通过相应的举措加以弥补，确保大数据技术在电子档案管理中得以充分应用，为电子档案管理的开展提供保障。

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（作者单位：淄博日报社）