信息化视阈下档案管理工作存在问题及改进措施研讨

石丽静

摘 要：档案管理工作是否能达到良好的管理成效和目标，关键决定于档案管理中的现有技术手段。现阶段的档案管理工作，需要依靠信息化的管理平台作为必要支撑，充分体现了信息化转型对于提升档案管理质量的必要性。档案管理工作具有流程烦琐的显著特征，决定了档案管理的信息化实施过程应当得到全面的整改，完善档案信息化管理的规范保障制度。文章探讨了档案管理工作在信息化视阈下的实践缺陷，并提出改进措施，以期能促进档案管理的工作效率的提高。

关键词：信息化视阈；档案管理工作；现存问题；改进措施要点

引言

目前，信息技术已经在社会各领域得到了普遍应用，档案管理工作与信息技术的联系也非常紧密。档案管理工作的内涵存在广泛性，档案管理的现有缺陷亟待得到全面整改与优化。从目前的情况来看，档案管理中的信息化系统平台需要实现转型，确保做到全面巩固并夯实档案管理的基础设施体系。档案管理工作的人才资源保障力度有待强化，通过提供档案管理中的信息化人才，保障档案资源的完整性和安全性，降低档案数据资料的安全风险。

一、档案管理信息化的基本内涵

在信息化的视阈下，档案管理的内涵在于采取信息技术、网络、计算机软件系统和硬件基础设备设施，实现档案资料的采集、档案汇总与存储、档案数据共享等各项管理措施，确保实现档案管理模式的智能化转型目标。档案管理与信息的技术融合，集中表现在调整了档案管理的原有技术实现思路，采取无纸档案的网络数据库来完整保存事业单位的档案资源，促进档案资源形成更大规模的数据共享。并且，信息化视阈下的档案管理，还应体现在管理资源的集约利用与科学分配，提升档案管理的人员素养与能力。

档案信息化管理的侧重点在于转变档案资料的采集与存储技术手段，进而实现档案资料的信息化与数字化转型，促进档案资料在事业单位内部的共享。档案信息化能夠达到支撑事业单位制定科学的决策，降低事业单位档案的管理实践成本以及提升档案管理的实施成效等目标。目前，档案信息化的总体发展趋势已经在事业单位表现得日益突出，充分展现了档案信息化融入事业单位转型发展的重要价值。近年来，事业单位的档案资料已经呈现了日益增多的发展特征，档案管理人员将会面临明显的工作压力，人工实施的档案资料存储与采集过程还容易出现资料收集不完整、保管不当等缺陷。事业单位数字化档案管理机制保障了档案资料的良好完整程度，保证事业单位档案资料能够得到及时汇总与采集。信息化的网络技术平台显著提高了事业单位档案的共享效率，突破了事业单位传统纸质档案的管理实践方法。

二、信息化建设对于档案管理工作的重要作用

1.提高档案管理的质量

信息化视阈下，事业单位的档案管理质量需要得到显著的提高，不同层面的管理实践因素决定了档案的管理质量。在事业单位全面信息化技术方案支撑下，无纸化的档案资料将会获得更加全面的保存，确保档案资源的不被丢失与盗用。目前，事业单位档案资料具有规模庞大、种类复杂的基本特征，档案管理的原有技术方案已经不再具备良好的适应性。由此可见，档案管理工作的整体质量只有依靠信息技术转型，才能得以非常显著的提升。

2.节约纸质档案管理资源，更具环保

在智能化与信息化转型作用促进下，档案资源已经得到了利用。科学、高效的档案管理资源利用，能够明显提升档案智能化管理的总体成效，并且，节约了纸质档案的管理资源。无纸化的网络档案管理，对于高效配置以及科学利用现有的档案资源将会形成显著影响，能够明显节约档案管理的成本。从以上角度来讲，想要节约档案管理资源，利用档案信息技术是必要的措施。

3.转变档案管理的传统思路

在事业单位传统的档案管理思路下，档案管理人员收集纸质档案资料，并通过人工整理、汇总和归档保存。但从现状来看，传统的档案管理方案较为滞后，无法确保事业单位档案无纸化转型以及档案管理规模快速扩大的实践需求。与之相比，采取现代化的事业单位档案管理思路，将会更加有益于档案资料的完整保存，最大化控制和降低了档案资源的损失风险。因此，事业单位应持续推行档案管理信息化工作模式。

三、档案管理工作的实施问题

档案管理工作是确保事业单位实现科学决策的重要保障前提，档案管理工作的现有实践内涵较为广泛。事业单位应当尽快整改、优化档案管理技术保障平台，确保形成规范化的管理制度流程，促进电子档案实现安全收集和保存。从总体角度来讲，档案管理工作的现有实施缺陷仍然较为突出，关键体现在档案管理的规范保障缺失、人才队伍缺失以及物质资源的供给缺失等。为了促进档案管理与信息技术实现更加紧密的融合，解决档案管理中的技术实践难题，可以采取相应的举措。

1.档案管理制度问题

档案管理缺失制度，就会导致档案管理出现随意性与主观性，严重阻碍档案管理的质量提升。档案管理的整体质量能否得到平稳提升，对于事业单位的综合效益以及科学决策将会产生非常明显的影响。在当前的实施情况下，档案管理信息化的规范制度还不够完善，不利于保障档案管理的良好质量。档案管理质量的实践影响要素涉及管理人才队伍、管理技术方法与管理规范体系。事业单位未能将档案管理纳入单位的内控规范，对于档案管理的各个实施环节欠缺必要的约束，忽视了档案管理与事业单位智能化手段之间的融合。

事业单位档案管理的现有制度如果长期不能得到完善和更新，那么事业单位档案资源的良好安全性就会失去保障。现阶段，应事业单位的内控管理规范中，未能完整包含档案信息化管理机制，造成了事业单位档案管理全过程的随意性与盲目性。数字化的事业单位档案没有经过全面的信息收集归纳，导致现有的档案资料容易发生缺损或信息错误。档案管理人员没有得到规范化的管理制度约束，使其忽视了档案数字化管理的重要性。事业单位数字化档案的良好利用效率应当建立在档案资料充分共享的前提下，但是，没有相应制度的制约和规范，事业单位档案资料也就未能得到规范化的管理和利用，导致档案资料的利用率低下。

2.档案管理基础设备设施问题

基础设备设施对档案管理的预期效果产生有决定性作用，事业单位如果缺少实现档案信息化管理转型的基础设备设施，就无法顺利开展档案管理工作，给事业单位的发展带来影响。现阶段，事业单位档案管理基础设备设施配备不足，管理者不重视档案管理的网络数据库的构建，即便设计出档案信息化数据库，由于长期未能配备必要的设备设施，无法控制网络访问以及网络病毒查杀等专业技术操作，增加了档案管理的安全隐患。

3.档案管理的人员素养问题

档案管理的人员业务素养直接关系到管理实践效率，档案管理的现有人员队伍存在综合素养不高的问题。事业单位档案管理的人才队伍没有得到专业化的训练，造成档案管理人员无法正确采用信息技术收集档案资料、归档整理以及档案分类保存等，并忽视了数字档案管理的安全性。档案管理人员在收集数字档案时，没有实施妥善的档案资料加密管理，造成档案数据信息存在重大的遗失安全隐患。

4.档案资料信息的安全风险问题

档案资料的安全程度与完整度都会直接关系到档案管理的总体效果，档案管理人员要重点关注档案资料信息的安全管控。现阶段，事業单位的档案资料本身存在较为突出的安全隐患，主要是因为档案管理信息化数据库长期未能更新，或者缺少了档案管理网络的杀毒措施或访问审查措施等，档案资料如果遭到违法盗用，就会存在被泄露的安全隐患。档案管理部门没有关注档案数据库的日常更新与系统管理措施，忽视了提高档案数据库与网络资料库的完整度。在此种情况下，档案数据库有可能就会频繁受到非法攻击，增加了档案资料的安全风险。

现阶段，档案利用率对于事业单位的档案管理成效会产生非常显著的影响，体现了事业单位规范档案收集、存储以及共享的必要性。事业单位的管理人员在制定单位决策的环节中，未能充分利用单位的档案资料，事业单位内部的档案资源共享保障体系没有得到构建。档案数据库长期未能得到必要的维护，导致事业单位的档案数据库出现信息安全的保护漏洞，缺少了档案安全保护的规范制度支撑，现有档案资料就可能会发生严重的缺损，还会造成经济损失。

四、信息化视阈下的档案管理工作改进路径要点

1.完善档案管理法律法规和制度体系

必须建立健全档案管理的规范体系，采取档案智能化管理与自动化收集、存储的创新技术手段，才能保证事业单位珍贵的档案数据资料不会发生丢失。在此基础上，针对完善档案管理信息化规范体系，应当侧重保证档案的完整性与真实性，制定各项相关制度。涉及档案管理业务的相关部门之间，要强化信息互动与交流，从而切实保证档案资料能够得到更为妥善的存储和利用。档案信息资料在详细的类型划分下，事业单位有必要建立档案数字化收集系统保障机制，拓宽现有收集档案资料的种类。档案管理工作需要纳入事业单位的内控管理范围，确保档案管理与事业单位信息化之间能够实现紧密的融合。

2.健全档案管理网络平台的基础设备设施

现阶段，纸质档案与数字化档案应当共同发挥出应有的作用，事业单位必须加强档案管理网络平台的建设。及时优化档案智能化存储的技术手段，从而达到健全档案智能化管理平台的目标。同时，构建事业单位档案资源共享保障机制，确保事业单位的各个部门能够实时获取并共享档案资源。此外，管理人员对于档案资料库应当定期升级与更新，切实做好档案资料库的日常维护工作。

3.增强对档案管理工作人员的信息化培训力度

档案管理人员的综合素养需要得到持续提升。事业单位的档案管理人员不仅需要掌握档案信息化与数字化管理的基本常识，还要注重自身业务素养的提高。在此过程中，事业单位应当给档案管理人员提供档案管理信息化专业技术培训的机会，使其积极参与档案数据库的维护和使用过程。同时，培养档案管理工作人员良好的综合实践能力，使其业务素养得到不断的巩固提高。

4.确保档案资料的安全性

档案资料的安全性需要得到切实的保证，数字化档案如果无法严格保证其符合信息安全的基本实践要求，那么，档案资源的真实价值就会很难得到充分体现。因此，在事业单位构建档案资料网络数据库的过程中，最为关键的措施是要确保档案资料的网络信息安全。具体在事业单位的工作中，应当同步增强纸质档案与数字化档案的安全管理，利用监测平台做到不间断的信息跟踪，确保档案存储和利用达到安全管理的基本标准。此外，纸质档案存储空间的湿度与温度需要符合规定要求。

五、信息化视域下档案管理工作的未来发展展望

1.数字化

信息化技术的高速发展促使档案管理工作逐渐从传统手工操作转变为自动化整理，以此提高管理工作效率。同时在未来信息化技术持续深入应用的背景下，档案管理工作也将朝向数字化方向转型发展，即是在管理纸质档案的同时，强调对数字档案的管理。因此，在今后的档案部门工作中，将会越来越重视对数字化技术的应用，如构建统一的数字化信息管理平台，采用云端服务器展开档案信息的储存、共享、加密等，实现档案采集、整理、归档、调用等呈现全程数字化的特点，进一步提高档案资源的利用效率。

2.智能化

档案资源作为开展各项活动的一项基础保障，在利用资源时往往需要较高的时效性，且需保障资源完整性，以此指导活动的实施。在信息化技术的支持下，档案管理工作也将随着资源利用的需求增多而逐渐向智能化方向演变，即是利用人工智能、大数据等技术手段，为各项活动的需求提供个性化服务。例如，在未来可实现智能检索、智能调取等功能，降低管理人员的日常工作压力和负担，仅需借助专业化的管理系统平台实现对档案资源的管控和利用，为档案事业的创新发展奠定良好基础。

3.共享化

随着我国社会经济的持续发展，为支持高质量建设活动的有序开展，则需要利用多种档案资源，进而实现有效指导，避免出现资源浪费和低效发展的状况。由此在今后阶段中，对于档案管理将趋向共享化，改善传统封闭式的管理，对大多数非高密性档案可实现社会化共享，以此支持各项社会发展活动的高效开展，推动我国档案事业转型升级，发挥引领作用，切实提高档案资源的利用效率。

五、结束语

通过上述分析可以发现，档案管理工作在信息化视阈下必须得到全面的整改完善，集中表现在应提高档案管理现有人才队伍的综合素养，使档案管理的质量和效率获得更多保障。近些年，档案信息化管理的实践措施正在得到稳步推行。因此，针对档案管理与信息技术的融合发展，应当加强对档案管理工作人员的信息化培训，健全档案管理网络平台的基础设备设施，并完善档案管理的法律法规和管理制度体系。

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（作者单位：山东省济宁市公路事业发展中心）