关于标准化助力机关事业单位基建档案管理的思考

摘 要：基建档案管理作为基建管理的重要环节，是基建工程的有机组成部分，直接反映基建工程质量的好坏，决定整个基建工程能否顺利完成。本文对机关事业单位基建档案管理存在的主要问题进行探讨及原因剖析，并提出了标准化助力机关事业单位基建檔案管理的相关措施，旨在推动基建档案管理的规范化，提升基建档案管理质量。

关键词：基建档案，管理，标准化

DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.01.021

Thoughts on Standardization Improving the Infrastructure Archives Management of Government Institutions

WEI Gui-Hua

（Xiamen Institute of Standardization）

Abstract： As an important part of infrastructure management， infrastructure archives management is a key factor to promote the sound development of infrastructure projects and determine whether the entire infrastructure projects can be completed smoothly. This paper discusses the main problems in the management of infrastructure archives in government institutions and analyzes the reasons， then puts forward relevant measures to improve the management of archives in government institutions through standardization， aiming to promote the standardization of infrastructure archives management and improve the quality of infrastructure archives management.

Keywords： infrastructure archives， management， standardization

基建档案指在基建工程施工从开始到验收项目建设全过程中形成的文字、图表、音像、实物等形式的文件资料[1]，遵循一定的管理原则、管理要求，由建设单位工程管理相关部门及参建单位将办理完毕且具有保存价值的项目文件资料经鉴定、整理并归档，移交给建设单位档案管理机构的过程。机关事业单位基建档案管理大部分抽调人员，对相关文件实施管理。由于基建档案管理工作的复杂性及相关管理人员的特殊性，机关事业基建档案工作长期存在着诸多的问题，开展机关事业单位基建档案规范化、标准化管理，对有效实施机关事业单位基建工程具有重大的现实意义。

1 机关事业单位基建档案管理主要问题及原因分析

目前机关事业单位基建档案收集、整理、归档等管理过程中主要存在以下问题。

1.1 资源配备不足

机关事业单位领导对基建工作重点关注工程进度、质量、资金落实等方面，对基建档案的收集、整理、归档等管理的重要性认识不足，对基建档案管理缺乏一定的有力支持[2]。在人力资源方面，工作职责和岗位要求不明确，基建档案管理部门在工作上力不从心[3]；在财政方面，缺乏利用计算机、信息化技术、数字化技术等现代管理手段完善、提高基建档案管理质量的认识和投入；在制度建设方面，管理制度不健全、档案业务规范内容不充分、操作性不强，过程控制、监督考核标准缺乏系统性、科学性、合理性。

1.2 管理漏洞多

目前机关事业单位基建档案管理大部分是基于纸质文件的记录和人工操作[4]，这种传统的管理方式虽然操作比较简单，但档案的格式、编号、内容等的准确性、完整性、规范性、系统性都存在一定的不足。有的基建档案未完全融入项目建设，项目文件过程管理，包括项目形成文件、流转到归档管理的全过程控制存在明显瑕疵；有的档案字迹潦草，图纸涂改多次辨认不清，签字及盖章手续不完备，无法满足耐久性要求；有的项目文件未按形成阶段、专业、内容等特征进行科学分类，组卷不合理，卷内文件印件及定稿、正件及附件、复文及来文、文字及图样的排序零乱，有的案卷编目混乱不利于保管和利用等。

1.3 人员素质有很大提升空间

现阶段有些基建档案管理人员对岗位职责认识不清，有些人工作经验不足[5]，或未掌握必要的专业岗位知识，不能胜任现代基建档案管理要求，有的档案交接时不完善，导致基建档案遗失或没有交接到位，档案收集不全、归档质量参差不齐等问题层出不穷。究其原因有二个方面，一方面，机关事业单位基建项目档案人员通常多为兼职，且人员流动频繁。另一方面，基建档案具有鲜明的专业性，内容面大量广且工作环境复杂，档案收集、整理、归档的周期长。因此要做好基建档案工作，对相应岗位的人员提出了很高的要求：不仅应具有档案方面的专业知识和技能，还必须具备一定的建筑施工工程专业知识，掌握基建项目施工各阶段的环节、流程、基本术语等，同时还应有良好的沟通交流能力，以便与建设单位、参建单位更好地沟通。

2 机关事业单位基建档案管理质量提升的主要途径

标准化是在经济、技术、科学及管理等社会实践中，对重复性事物和概念通过制定、发布、贯彻标准而取得最佳秩序和社会效率的全过程。标准作为人类赖以生存和发展的基础，是人类文明进步的成果展现[6]。为了提升机关事业单位基建档案管理质量，满足基建档案的需求，应结合项目特点和本单位实际情况，建议运用以下的标准化手段及措施。

2.1 有序推进基建档案管理标准的编制

制定标准是标准化工作的一项重要任务。机关事业单位应综合考虑基建项目和基建档案的管理要求，结合档案需求及其自身特点等，形成适用于本单位的基建档案管理机制，明确组织机构、管理制度、岗位职责、过程控制、过程质量评估及改进等内容，为本单位、相关部门、相关人员开展基建档案标准化工作提供依据。其次构建涵盖管理标准、岗位标准、工作标准的基建档案管理标准体系。接着，遵循相关法律法规、规章制度和标准规范，按照职责明确、流程清晰、措施有效、要求具体的原则，编制项目文件管理、档案管理的制度、规范、程序。在项目文件管理方法中，明确项目文件管理流程、文件格式、编号、归档要求，规定竣工图的编制单位、编制要求、审查流程和责任，确定照片、音频文件摄录的责任主体、阶段、节点、部位、内容、技术参数等。在档案管理规范方面，制定项目档案管理办法，明确档案分类方案、归档范围、档案保管期限表、整理编目细则等。同时，还应制定机关事业单位基建档案工作绩效评价标准以及档案标准化工作指南、档案数字化工作指南等。必要时对这些管理制度和业务规范进行修订完善。

2.2 加快推进基建档案管理标准落地实施

实施标准是实现标准化目的的重要环节。落实基建档案管理责任制，确保管理标准、岗位标准、工作标准的执行。除了汇总整理、提交档案外，作业人员应以书面签章的形式确保档案的完整、真实、详尽，使基建档案记录可追溯。另一方面，随着计算机与信息技术的快速发展，数字化的建设深入到社会建设的各个层面，基于计算机技术的管理系统要求基建档案管理人员要按照标准形成电子数据，上传数字化的档案信息。机关事业单位应搭建基建档案信息管理系统或在原有的综合管理信息化平台[2]上搭建基建档案信息管理模块，为其基建档案管理数字化工作的开展提供技术支持。通过将建设过程中形成的项目文件资料以文字、图片、视频等为基础的档案数据和信息进行规范化整理，形成标准化的电子档案数据信息，确保数据的准确、完整、翔实、规范，并建立相应的检索系统，实现基建档案数字化和共享应用，提高管理和应用效率。

2.3 强化基建档案管理标准监督

标准实施监督是主管部门领导和管理标准化活动的重要手段。应开展绩效考评工作，围绕机关事业单位基建档案收集、整理、归档全过程，重点围绕机关事业单位基建档案的工作机制建设、标准实施情况、过程档案控制及最终质量结果四个方面展开考核，建立评价指标体系、明确指标及权重，依据策划开展综合绩效评价，将基建上档案管理的标准化实施责任与个体关注的薪资、福利等切身利益绩效考核相结合，使基建档案标准化管理成为一种义务，以推动基建档案管理质量提升。

2.4 夯实基建档案管理人才队伍

人才是事业发展的根基。机关事业单位领导应重视基建档案的管理，及时配备专职且具备相应专业能力和个人素质的基建档案管理人员。在个人素养上，应热爱本职工作，具有强烈的责任心，具备良好的沟通协调能力，明确责任落实机制，及时把握机关事业单位工程建设各个环节，对资料进行分门别类、有序、妥善地核对、收集、确认、归纳、保管、分类等，发现问题及时修改、纠正、解决、上报[7]；在专业素养上，能熟练掌握基建档案收集、整理、归档的标准有效的操作方法，熟悉基建工程施工流程；在培训方面，应适时参加基建项目管理、档案管理相关的继续教育培训，充分利用计算机技术对资料进行科学、准确地甄别筛选、数据处理，掌握基建管理工作的新技能新技巧，能科学、及时、准确地开展基建档案管理工作，为项目检查、竣工验收及档案的开发利用提供有力支撑；在人员意识方面，应培养基建档案管理人员的标准化意识，实施较为系统的标准化知识培训，提高基建档案相关管理人员开展标准化工作的能力，掌握标准化的原理和方法，在基建档案收集、整理、归档控制、质量评估及改进等过程导入标准化管理，为档案规范化、数字化、精细化管理提供标准化支撑。

3 结 语

时代的发展、科技的进步对机关事业单位基建档案管理工作提出了更高的要求。更新观念，加强对基建档案管理工作过程中出现的各种问题进行实时的调查研究，机关事业单位应从制定标准、实施标准、监督标准等标准化手段及夯实人才队伍等方面入手，最大化发挥标准化工作的力量，增强标准化的引领与支撑作用，为机关事业单位基建档案管理提升保驾护航。

参考文献

[1]国家档案局.建设项目档案管理规范：DA/T 28-2018[S].北京：中国标准出版社，2018.

[2]姚庆群，严琳玲.农业科研单位基建档案科学管理初探[J].中国科技纵横，2022（5）：110-112.

[3]李淑芸.规范化与标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用[J].办公室业务，2018（21）：86.

[4]汤得阳.基建项目档案标准化規范化管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2019（7）：57.

[5]李治.基建档案管理中存在的问题及其对策[J].城建档案，2021（1）：97-98.

[6]朱斌，陈惠玲，郑华婷，等.浅谈标准化助力智能制造发展[J].中国标准化，2021（2）：22-25.

[7]韩素军.规范化与标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用分析[J].卷宗，2017（4）：30-31.

作者简介

魏贵华，大专，技师，主要从事基建档案管理工作。

（责任编辑：张佩玉）