信息化视角下地方高校财务报销现状与优化探索

摘 要：高校财务信息化是高校财务管理的重要组成部分，财务报销环节尤其离不开信息化的支持。随着《会计信息化发展规划（2021—2025 年）》的发布，今后高校财务将在信息化建设、业财融合方面进一步深化发展。本文以湖北经济学院为例，将学校财务信息化历程分为三个阶段，并对每个阶段的发展历程进行探讨和研究，针对当前高校财务报销信息化面临的难点及不足提出打造智能化报销平台、深入开展高校信息化业财融合等优化措施。

关键词：高校财务;信息化;财务报销

自2015年8月国务院提出《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》以来，国家将进一步深化教育体制改革，推进我国高等教育现代化发展提升到一个新的战略高度。随着“双一流”建设的快速发展，各高校教育经费投入持续增加，高校经费来源与支出日益多样化，伴随经费收支而产生的高校财务管理问题更加复杂多样。为进一步提升经费使用效率、改善经费使用效果、提高经费使用产出，信息化技术越来越广泛地应用于高校财务管理全过程，极大地提高了财务管理的效率，减轻了财务人员的负担。2021年12月，财政部印发《会计信息化发展规划（2021—2025年）》（财会〔2021〕36号），规划中指出，要推进会计数字化转型，支撑会计职能拓展，推动会计信息化工作向更高水平迈进;2022年10月，习近平总书记在中国共产党第二十次全国代表大会上所作的报告中提出，到二〇三五年，基本实现信息化，建成教育强国等总体目标。通过加强高校财务信息化建设，从而提升高校财务报销效率，提高高校财务管理水平，持续深化科研经费“放管服”工作，保障经费的合理高效使用是大势所趋。

一、湖北经济学院财务报销信息化现状

湖北经济学院财务报销信息化起步较晚，报销人员长期受到手工填单烦琐、领导审批难、长期现场排队等报销弊端的困扰;另一方面，随着学校的进一步发展，经费支出金额日益增多，尤其是科研经费的不断增长，各项报销政策日益严格，财务报销的业务数量和业务的复杂性也与日俱增。随着2019年《政府会计制度》改革落地，事业单位会计核算发生了重大变化，“双功能”“双基础”“双报告”的核算模式对会计人员账务处理提出了更高更复杂的要求。之前传统的报销模式已经无法满足学校“双一流”建设、“高质量”发展的目标，财务信息化建设迫在眉睫，自2018年起，网上报账系统等一系列信息化手段应运而生。

本文选取学校2016—2022年的预算支出数、凭证数、凭证笔数三项指标作为业务量衡量指标，详见图1（已剔除因政府会计双分录产生的凭证笔数重复影响）：

2016年以来，随着人员经费、建设经费等支出增多，学校预算支出逐年增长，2016年预算支出执行数仅为38091.49万元，至2022年，预算支出执行数达到了89240.38万元，预算支出执行数已经翻倍，支出数的增长带来了业务量的大量增长，凭证量和凭证笔数也同步大幅增长，2019年起，凭证量突破4000笔，由于政府会计制度需要以双分录做账，2019年后的凭证笔数剔除因政府会计双分录的重复影响，也突破了50000笔，虽然2020—2022年这三年期间，受新冠疫情的影响，凭证数及凭证笔数略有波动，但是总的上升趋势已不可逆。

由此可见，自2018年起，在业务量大幅增长之时，财务报销业务开始试运行网上报账系统恰逢其时，随后每年对系统进行各项升级完善。本文综合分析多项因素，并结合财务报销信息化各项措施时间线，将湖北经济学院财务信息化发展分为以下三个阶段。

第一阶段：2018年以前，这一阶段的报销业务还处于电算化时代，报销人员手工填写相应的项目与金额，并在线下找领导面签审核，财务人员使用单机财务软件进行手工录入制证，财务信息化还处在初级阶段，只能实现财务内部的信息共享，既不能与其他部门实现信息直联共享，也无法连接报销端与审批端。一次报销业务需要报销人跑多个部门办理，要提高财务报销效率，推行财务信息化手段势在必行。

第二阶段：2018—2022年，由于业务量的大量增长，如何提高财务报销效率，实现财务各科室、各部门的信息互联共享、业财融合已经成为摆在面前的一大难题，财务信息化显然是解决这一问题的重要手段。笔者梳理了学校财务处近年来推出的各项财务信息化举措，如图2。

从2018年4月开通国库柜面电子支付，6月开始试运行网上报账系统，此后每年都针对财务报销信息化进行功能的补充和完善。一方面财务内部系统进行了打通，国库柜面电子支付、微信公众号、银校直联等系统功能的开通使财务软件制单所需的信息能实现自动提取，制单后的信息能直接推送给国库与网银，报销人基本不再需要在报销后再多跑一趟将付款凭证投递给银行;另一方面，报销人在进行報销活动时，可以在系统中提前了解各项项目额度，避免在报销时报销金额少于可用额度的情况发生。通过线上审批功能，实现无接触式审批，提高审批效率，实现“信息多跑路、人员少跑路”的目标。2022年以来，财务处陆续实现了和资产系统、人事系统部分功能的对接，使人员信息、资产信息等能够实现跨部门共享，以上种种信息化手段进一步提高了财务报销工作的准确性、时效性，体现了《会计信息化发展规划（2021—2025）》业财融合程度逐步加强，提升了单位经营管理水平的信息化工作成果。

第三阶段：2023年以后，湖北经济学院将继续推进财务报销平台的建设，后期陆续尝试自助投单机、单据物流系统等，并实现财务系统与科研系统等其他部门的系统继续对接，从而使财务报销平台进一步智能化，以提升财务管理水平，实现新时期财务对高校发展的支撑作用。根据《会计信息化发展规划（2021—2025）》的文件精神，通过会计信息的标准化和数字化建设，推动学校深入开展业财融合，充分运用各类信息技术，提升数据治理水平，提升内部控制水平。

二、财务报销信息化存在的难点与不足

（一）学校财务信息化资金投入不足

财务信息化的更新与优化是提高高校财务管理工作效率、准确性，并有效推动高校业财融合，进一步服务高校各项规划建设的关键一步。根据教育部公布的数据，截至2022年5月31日，全国高等学校数量总计3013所，与针对企业财务软件的市场相比，高校财务软件市场规模较小，整个行业缺少规模经济效应，因此高校财务软件供应商对软件的投入动力不足，软件更新较慢，使得高校财务信息化水平与企业财务信息化的水平相距甚远，难以满足高校信息化改革的迫切需要。另一方面，湖北经济学院作为地方省属高校，学校发展资金投入由地方财政负担，受限于地方财政状况及高校自身的产学研水平，学校年度预算规模目前不到10亿元，对财务信息化建设的投入相对有限。众所周知，要想财务信息化能跟上信息技术的发展，在硬件设备维护、软件更新，应用功能的拓展等方面都需要资金支持，才能确保财务信息化发挥出应有的功能和作用。如果因为资金投入不足使得财务信息化体系缺乏维护而影响正常使用，将会严重影响到财务管理工作的正常开展和工作效率的提升。

（二）学校财务信息化人才储备不足

高校财务信息化的推进发展离不开高素质信息技术人才，只有专业信息化人才的助力，高校信息化建设才能更好地与高校各项发展相适应相契合，充分发挥协同效应。但是高校普遍面临着财务信息化人才储备不足的问题。以湖北经济学院为例，财务处现有职工22名，基本都是财务会计类专业毕业，没有专业为信息管理类的职工，财务信息化的管理维护等工作只有一两位会计人员兼职负责。财务人员虽然对财务核算、财务管理等工作有着丰富的经验，但是在财务信息化方面仍需要时间进行学习和探索，缺乏较高的信息化素养。尤其是近年来财务信息化脚步加快，伴随政府会计制度的落地，政策与信息系统的同时更新对会计人员信息化知识和应用是一个巨大的考验，每次出现相关问题，只能求助于负责信息化工作的同事，对财务工作效率有不小的影响。但若招聘单独的信息化人员，又会由于缺乏财务知识基础，在信息化建设过程中无法将财务各项工作内容嵌入到信息系统中，影响财务信息化质量。与此同时，由于各学校都有自己的个性化需求，因此财务负责信息化的人员在与供应商沟通过程中需要实现功能的定制化，这也对财务人员的信息化能力提出了更高的要求，因此培养复合型财务信息化人员迫在眉睫。

（三）学校财务信息化顶层设计不足

各大高校都已经充分认识到开展信息化建设对学校长期发展的关键作用，但大多数高校在进行信息化建设的规划中缺乏科学性、全面性。在湖北经济学院财务信息化建设初期，主要解决的是手工填单、面对面审批带来的流程烦琐及报销准确度不高的问题，通过系统填单、线上审批解决了这一部分报销的问题，之后由于对收入缴税的准确度的要求，又陆续推出了收入申报系统;为了让教职工少跑银行推出了银校直联等功能，可见财务信息化的每一步改进，都解决了财务管理过程中的一部分痛点，但是我们也要看到，信息化建设由于缺少合理的规划，都是在建设过程中，发现了问题，再上线相应的系统，或者软件供应商推出了新的功能再进行功能的更新，建设过程碎片化现象严重。再者，财务信息化的最终目的是提升财务管理能力，从而更好地为学校各项业务提供支撑保障作用，即我们需要向业财融合方向努力，由于顶层设计的缺失，各部门的系统往往各自采购，软件开发商不同，软件建设阶段不一，财务系统要与科研、人事、教务等部门系统对接困难重重，这就严重阻碍了业财融合目标的实现，无法站在长远规划的角度，来考虑财务信息化对学校业务发展提供的保障与支持。可喜的是，2022年以来，财务系统先后实现了与资产等部门的部分功能对接，为接下来的校內各信息系统的全面交互开了一个好头。

三、财务报销信息化的优化建议

（一）打造智能化财务报销平台

前文提到湖北经济学院财务报销信息化将进入第三个阶段，在这一阶段，学校将继续推进财务报销平台的建设，对内完善财务报销相关功能，对外加强与其他部门的信息共享，从而打造一个更加智能化的财务报销平台。具体来说，现有的财务报销平台还有许多功能上的不足，比如面对日益增多的电子发票，每一张都需要财务人员手工扫描判断是否重复，浪费了大量人力和时间，这一点在未来通过OCR技术直接扫描发票进行自动识别验证将得到解决;再者通过智能差旅平台对接教职工的差旅需求，自动将相关的车票、住宿等信息导入到报销系统，免去了人工填写的烦琐，并可在报销系统中嵌入智能预警系统，当出现超标出差、差旅时间矛盾等问题时，第一时间系统自动识别预警，财务人员仅需对特殊情况进行审核，进一步提高财务报销效率。同时将问题前置，通过智能问答平台，常见问题即可在微信公众号等渠道得到答案，问题库随政策变化实时更新，避免报销人员在报销时因为前期对相关问题不了解而被退单。通过打造智能化财务报销平台，进一步提高业务流程智能化、自动化水平，提高财务工作效率，将财务人员解放出来投入到附加值更高的财务管理工作。

（二）深入开展高校信息化业财融合

高校应将信息化整体建设、开展高校业财融合上升到战略角度来重视。从学校层面加强信息化平台的顶层设计规划，避免各部门信息孤岛的问题。由于各部门的业务系统并不相同，信息化建设进程也不一致，要真正实现财务部门与其他业务部门的“业财融合”，需将财务信息系统对接人事、科研等其他业务部门的系统，实现信息的共通共享，目前湖北经济学院财务系统已与多个部门打通，部分实现了上述信息共享的目标，但是对于拟建设的业务信息系统，应与有相应业务关联的部门提前沟通对接，避免系统建成后再对接的成本剧增问题。高校信息系统业财融合是高校推进全面信息化的重要一环，做好各部门信息共享及高校信息系统一体化建设，有利于提高高校各部门的协同办公效率，减少信息沟通成本，发挥财务信息化在学校统筹分析各项数据中的作用，提高学校资金使用效益。

（三）加强复合型会计信息化人才培养

《会计信息化发展规划（2021—2025年）》中指出“十四五”期间会计信息化发展的主要任务之一就是加强会计信息化人才培养，繁荣会计信息化理论。其中各单位要加强复合型会计信息化人才培养，高等院校要适当增加会计信息化课程内容的比重，加大会计信息化人才培养力度。由此可见，随着高校财务信息化的进一步发展，复合型信息化人才在财务管理中起到的作用至关重要。对于目前高校财务信息化人才匮乏的情况，一方面要招聘对财务会计和信息化都精通的复合型财务人才，另一方面，针对现有的财务人员，除了需要不断学习更新财务专业知识以外，对财务信息化的各项知识也要提高重视、加强学习。还应定期开展财务人员相关培训，既可以让财务人员对各类信息技术有所了解，提升信息系统方面的知识基础，也可参加现有财务系统供应商开展的业务培训，加强对现有信息化体系及具体应用知识的掌握。一方面可以更好地服务广大师生，另一方面，也有助于财务人员从日常财务报销业务中解放出来，进一步锻炼财务数据分析能力，提升财务人员的整体素质，提高整体财务管理水平，为财务事业的健康发展提供保障，更好地为学校的发展规划提供决策依据。

参考文献：

[1] 财政部.关于印发《会计信息化发展规划（2021—2025年）》的通知[Z].财会〔2021〕36号，2021.

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[3] 陈晓伟，黄青山.高校线上线下一体化财务报销模式研究[J].教育财会研究，2021（3）：67-71.

[4] 顾婷.从信息化角度浅析高校财务报销的演进与发展——以H大学为例[J].教育财会研究，2022（10）：75-78.

[5] 杨松.新时期高校财务管理信息化建设优化路径[J].普洱学院学报，2022（10）：21-23.

作者简介：吴嫣然（1990- ），女，湖北武穴人，湖北经济学院财务处，中级会计师，硕士，研究方向为财务管理、财务信息化。