数字化时代医院突发公共卫生事件档案管理初探

毛鹏远 徐震

突发公共卫生事件属于重大社会事件，不仅直接关系民众的生命健康安全，还会影响经济发展和社会安定，处置不当易引发公众危机。医院突发公共卫生事件档案的规范化管理，不但可以为应急决策提供信息支持，还能够为医学研究提供珍贵数据资源。南京市妇幼保健院积极探索、破除困境，创新档案管理模式，构建适合当下数字时代发展需要的医院突发公共卫生事件档案全周期管理体系。

一、 南京市妇幼保健院突发公共卫生事件档案资源概况

1. 综合文书档案

新冠疫情暴发后，南京市妇幼保健院严格贯彻落实上级主管部门下发的文件精神，完整保存每一份文件、规范化实施各项流程，采用电子文件与纸质文书档案并举的保管方式进行资料存储管理，在电子文件的基础上进行筛选，将重要的资料打印成纸版资料装订成册，进行归档管理。经过整理的文书档案不但可以提升准确性、完整性与可靠性，也进一步完善了档案管理的模式，为今后处置类似的突发公共卫生事件提供有效的实践参考和理论依据。

2. 电子档案

南京市妇幼保健院积极运用电子化信息平台管理电子档案数据资料。通过以物联网为基础的数据化信息技术搭建满足数据存储、分析和处理等功能的平台，更新原有的软硬件设施，为疫情中产生的各类电子档案提供足够的存储空间，并尝试通过图像识别、数字记忆等功能快速实现知识生产与数据更新，为档案管理者节省大量的人力和时间成本。

3. 声像档案

在抗击新冠疫情的过程中，照片档案将相关影像永久保存下来。2021年1月河北省出现疫情，南京市妇幼保健院李航同志临危受命，院领导、科室负责人一行前往机场送行。次日该新闻照片被《人民日报》与“学习强国”江苏学习平台转载，在全国范围内引起广泛反响。

在数字化时代背景下，音视频档案的价值和功能日益凸显。南京市妇幼保健院在2021年夏季南京本土疫情发生期间，曾以官方视频号的形式发布了“战疫有我，妇幼全员在行动”“妇幼人为宁叕出发”等小视频，对于引导全市人民积极抗击疫情起到正向激励作用。

二、 医院突发公共卫生事件档案资源管理困境

突发公共卫生事件发生后，相关档案的存储比重在医院整体档案体系中必然上升，管理需求也会日益增强。将疫情防控过程中产生的各类专题资料转化为利用信息空间储藏的数据文件，具备流通性强、跨域面广、信息量大、查阅便捷等优越性能。但在转化实施过程中也存在部分管理困境，值得我们关注与研究。

1. 多元部门管理标准未统一

当前档案数据种类繁杂、来源广泛、形式多样，多元化的产出部门衍生出不一致的异构性数据档案，造成各类档案资料数字化标准不同、格式冲突等矛盾，制约了档案数据的利用效能。而不同的管理主体也会根据自身侧重开发、收集、发掘档案资料，服务能力存在差异，直接导致了档案数据零散、重复且开发深度不一的情况。以2021年7月南京本土疫情为例，南京市妇幼保健院医务处、党办、护理部等职能部门均接收到上级派遣志愿者的通知，各部门因为时间紧迫，在未经充分沟通的情况下下派了支援任务，后经多方口径统计，派出人员信息均有出入。

2. 系统性管理规划缺失

2021年颁布实施的《重大活动和突发事件档案管理办法》提出，各部门各地区应加强对于重大活动和突发事件档案工作组织领导，必要时甚至可以提前介入并采取拍照、录音、录像等方式直接形成事件档案。但在现实工作中，档案人员介入收集、整理工作具有滞后性，一定程度上会影响档案资料收集整理的及时性和完整性。各部门通常会选择性地记录受主流价值观影响的信息，有悖于医院突发公共卫生事件档案的系统性管理。因未及时整理建档，导致院内部分疫情资料在修改过程中被覆盖。

3. 管理人才队伍待健全

突发公共卫生事件按照时间线可划分为预警、监测、评价三个阶段，从事该项档案管理工作的医院工作人员必须具备极强的专业性，才能够精准定位档案资料的发生阶段，所以应当由相应的专业技术人员承担收集、鉴定、整理、编目、加密及保管工作。然而档案管理在医院中属于旁属专业，从业人数占比极小，长期以来未受到关注，多不具备专业管理素养。目前南京市妇幼保健院内综合档案管理人员隶属于院长办公室，在承担院办大量烦琐的管理和接待工作的同时，还需要处理各类文书材料，能够用于整理档案的时间和精力有限，无论从专业性还是职业化角度来看，都不具备数字化时代突发公共卫生事件档案管理的素养。

4. 网络监管依据缺乏

数字化时代背景下，在网络空间构建的数据虚拟世界中，档案资料面临着多种无形风险，特别是电子档案易受电脑病毒感染和破坏。突发公共卫生档案中包含医院内大量的政务文件、会议纪要及实验数据等涉密资料，一定要谨防被泄露和篡改。但目前在法律监管层面，对于数据的所有权、处置权和使用权暂时都还没有作出明确的权利归属，缺乏管理的标准和依据，所以各机构对于档案共享服务采取慎之又慎的态度。

三、 医院突发公共卫生事件档案管理体系完善措施

根据前述研究与分析，笔者拟结合实际工作，进一步探讨如何完善数字化时代医院突发公共卫生事件档案全周期管理体系。

1. 制定统一的管理标准

由于当前医院突发公共卫生事件档案管理规章制度尚不健全，档案管理水平难以满足数字化时代发展的具体要求，因此可依旧指定院办为档案终末管理部门，制定统一的管理标准，下设综合档案室。针对院内档案管理无序现象，按照《卫生档案管理暂行规定》的要求实施统一领导、分级管理，针对不同的档案数据制定不同的载体保管方案，下发给各档案产出部门，最后再统一归口院办综合档案室进行整理。

2. 构建多元协同共治管理模式

由档案终末管理部门负责人牵头，在确保突发公共卫生事件防控工作有效开展的前提下，联合各职能部门与临床科室建立联防联控机制，明确组织方式与部门职责，科学有序开展防疫工作与档案收集工作。本着内防感控、外强沟通的行动原则，对照院内突发公共卫生事件应急预案，认真落实防控主体责任，不断加强与各部门间的信息联系，并以多样化手段广泛征集档案资料，明确落实监督、考核机制。后期归口整理时，由专人将行政文件、临床病历、改造图纸、宣教照片及录像等多元异构档案资料统一成标准化格式进行存储，重要的资料留有多种备份。

3. 加强专业人才队伍建设

人才队伍建设是引领档案管理体系建设持续推进的有力推手。南京市妇幼保健院拟通过招聘、引进业务素质过硬的档案学、法学、信息技术等专业人员或管理能力突出的专家型人才进行档案管理工作，紧跟时代发展的步伐，不断提升自身的业务能力水平，争取能够获得更高的社会评价和管理收益。

4. 更新安全信息管理平台

为真正实现数据化档案安全管理，避免关键设施和技术遭受攻击及干扰，南京市妇幼保健院现通过不间断优化信息平台，搭建以物联网为基础的数字化智能信息平台，满足数据存储、数据分析和數据处理等功能需求，为疫情中产生的档案数据提供足够的存储空间，且拟通过图像识别、认知计算、视觉分析、数字记忆等人工智能方式，将现有仅停留在浅层次开发利用的档案信息进行深度挖掘，持续提升档案数据利用价值。

*本文系江苏省社会科学基金项目“妇幼保健机构纵向医联体模式研究”（项目编号：18GLC013）、江苏省妇幼健康科研项目“三级妇幼保健机构高危孕产管理联合诊疗服务模式研究”（项目编号：F201825）、南京市卫生科技发展专项资金项目计划及资助管理A类项目（项目编号：GAX21285）阶段性研究成果。