浅谈做好房地一体农村不动产登记档案工作的“三字诀”
2023-11-12龚云燕
龚云燕
为深入实施乡村振兴战略、推动农村土地制度改革、加快城乡融合发展、推进宅基地“三权分置”,根据自然资源部《关于加快宅基地和集体建设用地使用权确权登记工作的通知》(自然资发〔2020〕84号)及省市统一部署,常州市武进区正式启动房地一体农村不动产确权登记工作。为及时巩固确权登记成果,有效维护农民合法权益,近年来常州市不动产登记交易中心武进分中心(以下简称“武进不动产中心”)坚持“创新补短、登记为民”工作理念,在加强房地一体农村不动产登记档案(以下简称“农房登记档案”)质量管控、信息化建设和惠民服务等方面不断探索实践,取得了较好的经济效益和社会效益,走出了一条以档案管理标准化推动不动产管理现代化的新路径。
一、 在“严”字上下功夫,提升农房登记档案资源质量
农房登记档案是维护农民合法权益、解决农村产权纠纷的重要凭证。登记内容的准确性和归档材料的齐全度直接关系广大农民的切身利益、关系房地一体农村不动产登记工作效能的发挥。为了提高档案质量,武进不动产中心将档案工作与农房登记工作同部署、同推进、同检查,对归档材料质量实现全流程监管。
一是一张清单明要求。为顺利推进全区128个自然村12万宗地确权登记工作,武进不动产中心成立了6个作业组。为保证作业标准统一,武进不动产中心根据登记工作环节,结合工作实际,量身定制“一户一档”目录清单,下发给各个作业组,清单内容包括:不动产登记表、不动产申请书、武进区宅基地使用权及房屋所有权确权申请审核表、申请人身份证明、宅基地保障对象成员资格证明材料、权属来源材料(各类不动产权证或农房审批表、1987年宅基地清理证或1998年农村地籍调查和土地登记档案等)、不动产权籍调查表、房屋测绘报告、地名、公安编号证明、授权委托书、房产分层分户图、宗地图、其他有关材料(公告、具结、公证)等。这份极具操作性的工作清单不仅明确了具体归档范围,还对归档材料质量、归档时间等作了具体规定,成为名副其实的资源清单,保证了农房登记档案材料收集的系统完整。
二是一支队伍强规范。武进区农房登记工作任务重、周期长,为了提高工作效率,武进不动产中心实行包干负责制,即每个作业组包干负责本组调查登记工作中形成的材料收集、整理和归档工作。为了提高作业组档案整理质量,武进不动产中心第一时间选派档案专业人员对作业组工作人员进行现场示范,按照“一户一档”的原则,指导各作业组对照卷内文件目录清单,进行立卷整理。在农房登记发证工作推进过程中,档案人员多次深入作业组,随机抽取案卷进行质量核查。作业组“登记—收集—整理—归档”一条龙的工作模式,促进了登记工作规范化,缩短了归档周期,从源头上提高了农房登记档案整理的规范性。
三是一套机制管质量。为严格把控农房登记工作的时间节点和工作进度,加强成果质量管控,武进不动产中心认真制定工作方案,根据目标任务倒排时间表,将工作细化到组,责任落实到人。严格落实工作日报制,实时掌握作业组工作情况,发现问题及时通报整改;严格落实质量审核制度,严把档案接收关。为了确保登记工作质量,武进不动产中心发动全体工作人员加班加点逐件逐页审核登记簿材料信息。在此基础上,中心档案信息科接收农房登记档案时,还会进行二次质检,清点档案数量,抽查归档材料是否齐全,案卷整理是否规范,档案实体与目录信息、全文数字化扫描件是否一致,发现问题及时落实整改,确保入库档案质量。至2022年底,武进不动产中心档案室共接收农房登记档案73175宗,为登记汇交成果顺利通过江苏省自然资源厅检查提供了坚实基础保障。
二、 在“融”字上下功夫,实现农房登记档案管理常态化
按照江蘇省自然资源厅、常州市自然资源和规划局下发的《关于加快推进房地一体农村不动产确权登记工作方案》,自2022年起,武进区农房登记工作从“总登记”模式切换成“日常登记”模式,实现不动产登记城乡全覆盖。针对工作模式的转变,武进不动产中心推动档案工作与业务工作深度融合,在实现登记工作标准化的同时,农房登记档案管理也步入了可持续发展轨道。
一是将档案工作纳入日常登记流程。武进不动产中心通过部门职能整合、工作流程优化,将农房登记档案整理归档环节纳入日常登记工作流程,实现农房登记日常受理、材料审核、登记发证、整理归档“一窗办结”。农房不动产登记“业务办理和档案管理一体化”工作模式的运行,不仅有效减少了登记工作的差错率、提高了窗口服务水平,也确保了农房登记档案整理归档的及时性。
二是将档案工作纳入信息平台建设。档案信息化是实现不动产管理现代化的重要基础。武进不动产中心运行以来,始终将档案管理作为信息平台的重要功能,统一规划、统一实施、统一维护。为了推进农房登记档案信息化,武进不动产中心一方面不断优化不动产登记信息平台的收件、审核、缮证、归档、查询、统计功能。2022年10月起全面实行农房登记电子文件在线归档,截至今年6月共形成农房登记电子档案6479份。农房登记档案归档由传统的线下纸质归档方式向电子化在线归档方式转变,不仅简化了工作流程,提高了工作效率,也大幅度降低了档案管理成本。另一方面启动数据整合工程。根据省自然资源厅下发的《关于做好不动产登记数据质量和共享应用能力提升等相关工作的通知》,武进不动产中心将不同来源、系统分散、格式不一的地籍、房产等历史数据按照空间位置关系和标准要求,统一整合到不动产登记信息平台,建立起各类数据之间的有机联系,实现房屋、土地等空间数据和登记业务数据、档案数据一体化存储,以达到图、属、档一体化管理的应用目标。如武进区1998年农村地籍调查和土地登记档案,只有扫描图片,而如今按照不动产登记信息平台建设要求需补充录入各项数据信息,武进不动产中心通过数据整合,将之与农房登记档案数据实现上下手挂接,从而提高了农房不动产数据库的系统性、完整性。
三是将档案工作纳入绩效考核。实践证明,人是做好档案工作的关键性因素。随着档案工作与业务工作的深度融合,武进不动产中心的档案管理进入全员参与的良性运转模式。为激发各部门和人员的工作积极性,推动档案工作走向规范化、制度化和现代化,武进不动产中心一方面通过加强人员培训交流、组织技能竞赛、鼓励申报档案职称等不断提升工作人员档案意识和业务水平;一方面将档案工作纳入制度考核,纳入相关部门和人员岗位职责,将档案规范标准作为日常业务工作要求,定期组织农房登记档案管理专项检查,检查结果直接与部门及人员绩效考核挂钩。“人人都是档案员”的责任意识在武进不动产中心深入人心。因工作业绩突出,2021年中心档案信息科获得武进区“巾帼文明岗”称号,中心档案工作连续多年受武进区档案局通报表扬。
三、 在“新”字上下功夫,不断释放农房登记档案活力
近年来,武进不动产中心以实施“红色党建引领房地一体农村宅基地不动产登记”书记项目为契机,加快农房登记档案数字化转型,积极推进“互联网+”服务模式,不断拓展农房登记档案惠民服务新领域,创建“吾来登”党建品牌,彰显档案工作新作为。
一是推行“一窗通办”省心服务。武进不动产中心牢固树立为民服务理念,以打造一流营商环境为目标,不断更新企业、群众满意的“服务菜单”,充分运用“互联网+”,不断提升不动产登记服务水平。如以档案信息化为基础,实现档案数据共享,推动与税务、供水、供电、燃气等部门的业务协同,全面开启不动产交易、缴税缴费、登记、水电气等关联业务“一窗受理”服务模式,构建前台统一受理、统一系统流转、后台分类审批“一窗通办”省心服务,确保群众“只进一扇窗,办结所有事”,大幅度缩短了业务办理时间,彻底解决了办证办事窗口多头跑、资料反复送的问题,受到企业和群众的普遍好评。
二是开通档案“线上查”便民服务。面对每年数以万计的档案查询量,武进不动产中心充分运用档案电子化成果,利用政务服务平台和手机APP多渠道开通“线上查、网上办”便捷服务,获得较好的社会效果。一方面采用人脸识别和电子签章等信息安全技术,在“我的常州”APP、“江苏政务信息平台”开通不动产登记信息在线查询服务,老百姓只要一机在手,足不出户便能查到所需档案信息,真正实现了掌上查、网上看、跨省办。另一方面主动将不动产档案信息在线查询系统向教育、住建、公安、法院、民政等部门延伸,推动全区民生服务一体化体系的构建。如今法院通过不动产档案信息延伸服务平台,可以在线查询不动产相关信息,并凭有效法律文书在线实时申请办理不动产查档、查封、解封登记业务,基本实现“即传即办”。武进不动产中心开通的档案查询延伸服务不仅促进了部门协作,有效提升了部门工作效率,而且创造性地拓宽了档案数据的应用场景。
三是打造24小时自助服务。为了让群众办事的时间和通道更加自由和便捷,尤其是解决部分群众存在“上班之内没空办、下班之外无处办”的尴尬,2022年武进不动产中心加大投入,在政务服务中心东门打造24小时自助服务区,配备不动产自助查档打证综合一体机,面向群众开通覆盖常武地区范围的不动产自助查询、打证服务。办事群众只需在自助查询服务设备上刷二代居民身份证,经人臉识别即可全天候自助查询不动产信息,在自助打证服务设备上通过输入受理编号或扫描二维码即可自助打印不动产登记证书,实现了随到随查、即来即打的24小时“不打烊”自助服务。自助服务区的设立,对业务办事群众还起到了积极分流作用,减少了办事窗口的人员聚集,大幅缩短了办事群众的等待时间,受到基层群众的好评。
四是推出“融E办”贴心服务。为了提升农房登记档案数据共享应用能力,增加群众“获得感”,武进不动产中心积极拓展“互联网+”应用领域,推出“融e办”服务,就是一次成功案例,让原本需要来回折腾的“闹心事”变成了“贴心服”。原先企业、群众办理房产抵押贷款和注销,需要在不动产、银行、金融机构及担保公司多处往返办理,十分不便;业务相关部门也因重复归档,档案库房日趋紧张。针对这一现状,武进不动产中心联手全市27家银行、金融机构及担保公司共同推出“互联网+不动产登记+金融服务”,采用“线上申请—线上受理—后台审核—电子发证”的工作模式,实现贷款申请、不动产抵押登记及注销的一站式服务。凡在上线服务的机构申请贷款的不动产权利人,均可通过银行端口发起抵押登记、抵押注销申请,无须再到不动产登记大厅提交申请,线上办理时限也同步压缩了50%以上。不动产与银行、金融机构及担保公司按照“谁办理谁归档”的原则进行档案管理,避免了同笔业务重复归档现象。“档案数据共建共享”的合作机制,提高了档案数据利用效率,产生了较好的经济效益和社会效益。
习近平总书记在中国共产党百年华诞之际明确指出:档案工作存史资政育人,是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业,对新时期档案工作更是明确提出“四个好、两个服务”的要求。武进不动产中心将牢记“国之大者”,不断夯实档案业务基础,持续推进档案信息化,加强档案在办理户籍、子女入学、工商注册、核税缴税、抵押贷款等民生事项中的广泛应用,让档案成为提升全民“幸福指数”的重要变量。