档案电子化及电子档案整理与保护探讨

刘懿

中国航空工业空气动力研究院 黑龙江 哈尔滨 150001

引言

随着信息化技术的快速发展，在社会各个领域也都相继实现了办公电子化、信息化和现代化。而档案电子化管理也是信息化时代发展的需要，那么，如何加快档案电子化管理水平，进一步实现档案管理工作的信息化，从而大力提升档案管理工作的质量和效益，也是当前档案管理工作人员需要认真思考的问题。那么，什么是档案电子化管理。档案电子化管理实际就是积极利用计算机网络技术，对档案信息内容以电子化信息形式进行收集、整理、加工、存储、分析和归纳总结的过程。与纸质的档案信息文件存储相比，档案电子化管理具有节省人力、物力和财力资源的优势，可以说，是既提升了档案信息存储和应用的效率，也节省了时间和空间，并且，非常便于查询。虽然，档案电子化管理与传统的纸质档案信息文件管理相比，具有较大的优势，然而，档案电子化管理工作却也是一项极为细致和艰苦的工作，需要档案工作人员具备较高的档案电子化管理水平和相应的信息化知识，从而进一步推进档案电子化管理工作的发展。

1 档案电子化管理的重要意义

随着信息化社会的到来，传统的纸质档案文件管理模式早已不适应当前社会日益高速发展的节奏，而档案电子化管理的优势已经被社会所共识，并成为信息化社会档案管理工作发展的必然趋势。

1.1 档案电子化管理发展是社会进步和发展的必然趋势

由于信息化技术的迅猛发展，新一代信息技术已经被人们应用在社会的各个领域。而在档案电子化管理工作中，办公无纸化、自动化已经促使档案信息管理工作方式发生了巨大的转变。档案电子化管理必须通过网络计算机的运算处理，在这一过程之中，可以使存储和处理的档案信息具有一定的价值性，也是一个去粗取精的过程[1]。而用户通过计算机的存储和处理，可以快捷的完成档案信息文件的起草、签发和归档等一系列工作，从而使用户获得满意而完善的服务体验，因此，档案电子化管理工作赢得了广大用户的高度认可和支持，成为一种社会进步和发展的必然趋势。

1.2 档案电子化管理适应了新时期档案管理工作的需求

传统的档案管理工作中，因为档案的纸质化等原因，档案信息文件只能存储于一个相对固定的空间之内，如果需要提取档案信息，就必须到档案存储部门进行调取，同时，纸质的档案信息资料大部分都具有唯一性，调取过程中必须得进行复印、打印等环节，极大的耗费了人力、物力和财力等资源。而信息网络技术的发展使档案电子化管理工作具有了网络化属性，而用户在调取档案信息文件的过程中，可以不局限于某种硬件、软件的兼容性和交互性，突破时空的限制，快捷、方便的对档案电子信息进行检索、查询和调取等，极大地提升了档案管理工作的效率和质量，更是新时期档案管理工作发展的实际需要[2]。

2 档案电子化管理的时代特征

2.1 有利于网络空间的电子档案信息的存储和应用

20世纪初，信息化技术虽然有了较大的发展，但由于移动互联技术并没有实现广泛的应用，因此，电子档案信息仍然存储于软盘、光盘、硬盘等固定载体中。而新一代信息网络技术发展应用以来，移动终端、大数据、数字化和云计算等技术的不断发展，促进了档案电子化管理工作，使电子档案信息非常方便地存储在网络之中。这种存储在网络空间中的电子档案信息方式，给用户调取档案信息提供了极大的便利条件，也突破了时间和空间的限制，从而不仅延续了电子档案信息存储空间小、不易丢失、操作简单、节省人力物力等特点，并且，还使档案电子化管理功能进一步拓展，使用户能够随时随地的调取存储在网络上的电子档案信息资源[3]。

2.2 有利于电子档案文件传递的高效性和安全性

档案文件信息是需要被用户所使用的，而在传统的纸质档案信息使用过程中，用户必须先到固定的场所对档案文件进行调取，这一过程极大的受到时间和空间的限制，需要耗费一定的人力、物力和财力，使档案使用过程变得效率十分低下，并且，在档案文件运输的过程中，经常会出现丢失等情况的发生，并不利于档案保管的安全性。而电子档案通过信息网络实现传递，既体现了网络传输的高效性和快捷性特点，也能够使用户百分之百的准确获得档案信息资料，从而使文件在传递过程中的效率和安全性都大大增强。

2.3 有利于档案信息的检索和调取

在传统的文书档案管理中，处于闲置和封存的档案文件非常普遍，许多档案文件因为年头久远等原因，极易造成无人问津，从而导致丢失、损毁等情况发生。而档案电子化管理是在计算机网络中进行无纸化的管理过程，因此，任何的档案信息资料都是以电子数据信息形式存储在计算机之中，没有丢失和损毁的风险存在。另外，计算机网络的信息资料检索和调取功能十分强大，非常方便的可以使用户精确的查询到有用的档案信息资源，既避免了档案信息资源闲置的大量消费，又使档案信息查询变得非常的便捷和高效。

2.4 有利于档案信息的传输共享

传统的档案信息文件因为存储等方面的原因，大多只有正本与副本两种文件存储类型进行保管，而这种保管方式并不利于多人传阅与共享文件信息的内容[4]。档案电子化管理方式就很好地解决了这个问题，电子档案信息资料是通过网络技术进行存储、传阅和共享的，完全可以支持众多用户同时传阅和共享电子档案文件信息，以实现电子文档资源多人共享和快速传阅的目的。

3 档案电子化管理易发生的问题

3.1 网络的开放性使电子文件信息真实可靠性难以保证

档案电子化管理虽然给人们调取和查询档案信息资料带来了诸多的方便，然而，由于网络系统的开放性和共享性等原因，从而也造成了网络上的档案文档信息内容很容易被人修改和替换，并且，以现代的信息网络技术来说，足可以做到以假乱真的程度，因此，也出现了档案电子化文件信息的真实可靠性难以保证的问题。而电子文件在签发时，签发人的笔迹在网络中非常容易被人伪造和篡改，从而使文件的真实性也无法得到进一步的保障。

3.2 网络开放性易造成电子文档信息数据外泄

电子档案信息文件依靠网络拥有了快捷的传输性、广泛的共享性和存储的稳定性等诸多优势，但是，网络功能有时也是一把“双刃剑”，网络的开放性和共享性带来便利的同时，也带来了一些网络常见的安全隐患。如：在电子文件传输的过程当中，十分有可能因为文件信息得不到应有的保护，从而极易造成信息数据的外泄和被窃取的可能，从而给档案持有单位和用户带来不必要的损失。

4 电子档案整理与保护方法对策

4.1 严格管理措施，统一管理标准

由于我国的《信息保护法》已经出台，因此，对电子档案文件信息资源的保护也逐步形成了一种完整的保护体系[5]。然而，在电子档案文件信息保护的具体措施方面，还需要从我国的现有实际出发，详细制定出针对性和操作性较强的具体的电子档案管理机制，同时，进一步统一电子档案的管理要求和管理标准，特别是在风险管理、灾害管理、人员管理和系统安全管理等方面，要根据实际需要和安全等级，制定出详细的具体内容，形成强而有力的制度管理体系。

4.2 进行电子档案安全设置功能，防止内容随意修改

通过应用先进的信息科学技术，对电子档案进行加密设置及处理，强化电子档案数据信息的安全属性。一是完善加密技术。通过先进的数学和物理学科学技术，进一步保护电子档案信息在存储、传输过程中的安全，通过研发防止档案信息外泄的科学技术，保护好各个使用环节的信息安全。二是签署安全技术[6]。通过对电子文件的签署安全技术和生物测定技术的应用，对各种文件和证书的签字字迹进行科学的识别和验证，进一步确定签署人与签名之间的联系。另外，通过密码技术把签名与文件使用联系在一起。三是档案电子文件信息的环境使用监测。对于密级较高的档案文件信息要做到全过程利用监控设备进行全程监控，进一步防止文件信息资料的外泄。

4.3 严格执行电子档案审批程序，保证文档的安全性

电子文档在传阅和归档时，应制定一整套的科学管用的审批程序，以保证电子文档使用的安全性原则。而内部用户要使用电子档案文件信息时，必须经过档案管理部门的领导签字批准，做好登记并签名确认。而当电子档案使用完毕后，应由使用者主动上报档案管理部门，由档案管理部门的领导对使用的电子档案文件内容进行审查，确认文件内容符合归档要求后，再进行归档工作。如果有外单位对电子档案文件进行使用，那么，就需要本单位的主管领导进行审查把关，同时，签署相关的使用管理协议，由双方领导及负责同志签字确认，并派相关负责人到场全程进行监控[7]。电子档案在使用过程中严禁复制、剪切、传输、删除等操作，以保证原文档的真实性和完整性。

4.4 加强素质建设，培养提高管理人员信息化技术水平

电子档案的整理和保护质量与效率主要还是在于档案管理人员业务能力的高低，而档案的管理单位平时就应该定期组织档案管理人员进行职业道德和爱岗敬业教育，提高管理人员的法律法规意识和职业素质修养。与此同时，更要加强档案管理人员的业务技能培训，以请进来和走出去的方法，聘请有关专家学者到单位对档案管理人员进行专业讲座培训，或派档案管理人员到当地档案馆接受岗位实践培训。档案管理人员思想上应高度重视，做好定期“充电”的思想准备，珍惜任何学习培训的有利时机，不断提升计算机网络技术、档案管理理论知识和现代管理理论水平等业务理论素养。

4.5 加强管理服务意识，力求档案管理标准化

档案管理人员要不断加强自身的管理服务意识，不断的钻研相关的业务理论，提升档案管理标准化建设要求[8]。档案电子化管理中能够迅速发掘出电子档案的相关价值和信息属性，力争使电子档案管理工作逐步走向标准化、职能化和正规化，使电子档案整理与保护工作迈向新的台阶。

5 结束语

综上所述，现代的档案信息电子化管理工作的最终目标在于对电子档案数据信息的存储、传输、共享和开发利用。那么，如何推进档案电子化管理工作的各种职能和应用水平的提升，实现档案电子化、信息化和数字化发展，也是当前档案管理人员需要积极思考的主要问题之一。因此，在档案电子化管理及电子档案整理和保护工作中，档案管理部门应充分考虑到单位工作实际，加强统筹协调、积极利用先进的信息科学前沿技术，逐步完善档案管理体系的各项功能应用。同时，应充分调动各方面的积极性，深入思考与分析研究电子化发展方向及发展趋势，对出现的问题，积极加以研究，寻求最佳解决途径，以期达到电子档案管理水平快速提升的目的。