基于三支柱模型的医院人力资源信息化建设实践探索

赵 冬 万 壮 罗 玮 王玉龙 戴军进

1 中山大学肿瘤防治中心 广东广州 510060; 2 广州市花都区人民医院 广东广州 510800

随着信息技术的不断发展,人工智能、云端服务、深度学习、多系统集成等信息技术为人力资源管理带来了崭新的技术变革[1],信息化已成为人力资源管理不可或缺的组成部分[2]。大型三甲公立医院作为我国医疗卫生系统的关键组成部分,具有人员规模庞大、部门构成复杂、三方人员众多等特点,随着医药卫生体制改革的不断深入及三级公立医院绩效考核的明确导向,如何做好公立医院人力资源信息化建设,打造智能化、现代化医院人力资源管理体系显得尤为重要[3-4]。

1 人力资源三支柱模型

人力资源的“三支柱”模型概念由人力资源管理专家Dave Ulrich教授于1996年提出,经学者的不断研究完善及知名企业的广泛应用,形成了目前的人力资源管理“三支柱”模型[5],具体可划分为:专家中心(HR center of expertise,HR COE)、业务伙伴(HR business partner,HRBP)、共享服务中心(HR shared service center,HRSSC)三大支柱构成,三支柱各方的关系与职能如图1所示。

图1 人力资源三支柱模型

在模型中合作伙伴(HRBP)关注收集业务部门的需求,提供具体支持与解决方案。专家中心(HRCOE)负责根据企业的发展目标制定相适应的人力资源发展规划、规范、准则并作为三支柱的核心对另外的部分提供专业咨询及指导意见。具体事务由共享服务中心(HRSSC)执行,将HRBP与HRCOE从事务性工作分离,从事人事方面的基础性工作,专注于提高服务效率。

2 基于三支柱模型的智能人力资源信息化服务平台

Z医院高度重视人力资源信息化建设,自2006年建成人力资源管理系统以来不断进行系统智能化升级改造,现已初步建成基于三支柱模型的以员工为中心智能人力资源信息化服务平台,涵盖智能人事系统、钉钉人事业务流程、BI数据大屏、员工自助服务系统、钉钉考勤系统、智能人事服务门户6大部分,平台架构如图2所示。

图2 基于三支柱模型的以员工为中心智能人力资源信息化服务平台

2.1 智能人事系统

作为人力资源信息化服务平台的核心,智能人事系统起到数据管理、信息分发、基础支撑、互联互通等关键性作用,主要由人员管理、招聘管理、考勤管理、数据报表、薪酬福利、考核考评6大模块构成,系统架构如图3所示。

图3 智能人事系统架构图

2.1.1 人员管理模块 人员管理作为智能人事系统的核心模块,是其他模块功能实现的基础,主要目的是进行全院人员信息管理与维护,包含基本信息、流动情况、教育经历、专业技术职务、岗位等级聘用、行政职务、党内职务、年度考核及人员异动情况等158个子集3 600余个数据字段,Z医院通过该功能模块实现了员工人事相关数据全录入,改变了以往靠手工、单个文件管理的数据存储模式[6],将海量信息存储为结构化数据,作为上游系统关键模块,为其他系统其他功能实现打下基础,以实现各类独特功能。

2.1.2 招聘管理模块 招聘管理模块以人员招聘工作流程为主线,实现岗位发布、简历投递、简历预览、短信通知等关键功能。相较于传统的人工收集纸质版、邮箱接收简历、早期简历系统的管理方式[7],该模块具有全程电子化、数据结构化、流程扁平化的优点。通过用户授权实现用人部门在线浏览挑选各岗位简历,科面环节在部门即可完成,增加科室用人自主权的同时极大地降低人事部门人员工作负担。应聘人员仅需维护一份简历即可投递多个岗位,各类材料只需上传一次,入职信息可直接导入正式人员库,避免反复填写,进一步提升了工作效率。

2.1.3 考勤管理模块 考勤工作历来都是人力资源管理的重点,Z医院作为大型三甲公立医院,具有岗位众多,班次复杂等特点[8],仅护理岗位打卡班次就超过40种。为满足医院考勤要求,考勤模块经过升级改造后,将钉钉考勤模块、考勤汇总、考勤上报根据业务逻辑进行深度结合。实现了打卡班次自由定制、打卡地点精准定位、请假流程细化至科室及岗位、考勤报表自动生成几大功能。解决了以往人工登记耗时费力、报表管理流程不畅、月底报送漏统漏报等问题。面对多院区人员管理的难题[9],通过结合打卡地点等信息,实时分析各院区人力资源分布,为院区成本核算与人力资源配置提供数据支持。

2.1.4 报表管理模块 人事统计直接影响医院人力资源战略规划及政策制定[10],各类人力资源数据统计上报(月报、季报、年报)是医院人事工作的重要环节,通常存在统计报表多、涉及内容杂、口径区别大等特点,统计结果的质量甚至影响上级单位决策部署。通过报表管理模块,能够将各类报表结构直接维护在系统内,实现一键生成导出,自动逻辑校验,定期归档存储等功能。相较于通过表格软件结合公式的方式,免去维护海量统计公式、结果受数据格式影响小,针对特定报表提前定义数据口径,有效避免误报漏报等问题,为进行数据分析打下基础,助力人力资源决策支持。

2.1.5 薪酬福利模块 Z医院作为大型三甲医院员工人数众多,存在多种聘用形式,为激发员工积极性,设置了较为完善且复杂的薪酬体系。为确保效率的同时提高准确性,薪酬福利模块在工资快速核算、科学管理等方面起到至关重要的作用[11]。Z医院根据员工类别搭建7个薪酬管理账套,实现了社保缴费数据导入,自动匹配社保扣费信息。根据科室上报考勤数据,自动计算考勤扣款。通过简易表单功能实现各类人员入职定薪、离职停薪、变动调整。自动生成各账套工资变动比对表,将不同时期数据进行比对,分析变动情况,用于工资数据核验;自动提醒需当月需要进行工资、绩效变动人员名单等。通过该模块极大地简化了重复操作,将更多的精力放在分析统计数据部分,为薪酬体系改革提供参考依据。

2.1.6 考核考评模块 Z医院作为事业单位,民主测评与年度考核均为年度必选工作,需要覆盖到全院的每一位员工,通过考核考评模块,实现精准推送、匿名投票、划定范围等多项功能。考核完成后电子表格可由组织部门统一打印归档,免去传统下发、收集等环节,有效提高工作效率。民主测评已实现全电子化流程,较传统方式节约大量纸张,在一定程度上避免面对面测评时的“老好人”、“不说真话”、“平均主义”及流于形式的问题[12],针对大范围测评时,极大提升了结果的统计速度与准确性,做到即测既出,方便可靠。

2.2 钉钉人事业务流程及智能人事服务门户

2.2.1 人事业务流程 现如今移动端OA(office automation,OA)系统 因方便快捷、不受设备和地点限制的特点,已成为员工日常行政业务处理的发展趋势[13]。得益于钉钉OA系统在Z医院的全面推广,在“让数据多跑路,让员工少跑路”管理观念的推动下,通过不断梳理归纳,Z医院人事部门将90%以上的常规人事业务迁移至在线办理,包含劳动关系、证明开具、计生材料、医保社保、档案查阅、数据信息更新统计等6门类,合计35个业务流程,员工不用频繁的往返人事部门即可得到高效的人事服务,经开通以来,有效避免了人事部门扎堆排队的现象,尤其面对多院区的管理,受到了广大员工的普遍认可,有效地提升了办事效率与员工满意度。

2.2.2 智能人事门户 随着人力资源信息化建设水平不断提高,越来越多的业务流程在OA系统上线,其中人事相关的系统/业务流程就涵盖了人事数据、工资社保、考勤假期、职称评聘等纷繁复杂的数十个系统或审批流程,为了规避繁杂系统与业务流程所造成的员工“信息过载”(information overload)现象[14]。Z医院通过钉钉宜搭系统,打造了以员工为中心的智能人事服务门户,在分类整合的基础上(人员招聘与配置、薪酬社保、劳动关系、职称评聘、考勤假期、计划生育),以“办事目的-所需材料-标准流程-造成结果”的逻辑链条重构人事相关信息业务模块。通过公示公告、文件制度浏览、办事流程指引、常见问题解答等模块,将具体业务流程指引细化打磨,做到“具体问题责任到人、模糊问题责任到岗”的业务流程指引模式,通过常见问题解答模块,引导员工处理人事相关业务问题,在提升员工用户体验的基础上,进一步提高人力资源信息化管理与服务水平。

2.3 BI数据大屏

商业智能(business intelligence,BI)软件通过数据挖掘和数据展现技术分析经营数据,辅助决策支持,目前已被越来越多的医院、事业单位使用于单位运营管理、三级公立医院绩效考核等工作[15]。Z医院以智能人事系统的海量人事数据为基础,依托数据可视化软件,打造人力资源BI数据大屏。通过交互性图表,实时分析医院或部门层级的岗位、职称、教育水平、工作年限、入离职、职称晋升时间、人员业务量比例、人员科研产出比例等多类数据。该系统能够实现分级下钻、数据组配(自由选择数据项进行对比)、趋势展望等功能,具有直观可视、动态交互的特点,帮助领导层迅速掌握现状,回顾历史,预测发展,能够有效辅助人力资源决策,减少印象式决策、用人部门与人事部门角力等情况的出现,经上线以来,已在制定2023年补充人员规划时发挥了关键作用,得到广泛认可。

3 人力资源信息化建设的思考与展望

3.1 总体布局,全盘考虑人力资源信息化建设

人力资源信息化建设经过数十年的发展,从最早的单文件的报表式管理,到如今涵盖人事数据、业务流程、移动OA、数据分析等多个板块的复杂系统[16]。在进行人力资源信息化建设时要充分认识到不同系统面向的服务对象不同,实现同一种功能的成本不一致,擅长的领域不一样,应当避免不断堆砌功能式的信息化建设,围绕同一个早期系统,不断加码,实现各类非该系统专业领域的功能及需求,导致系统过于冗余,响应效率及可靠性显著降低,后期升级维护成本螺旋式上升。应当在信息化建设初期进行全方位规划,明确各子系统的负责内容及系统间接口数据格式标准。Z医院人力资源信息化建设以智能人事系统为基础,通过拓展了多个外围子系统,依托医院信息中心主数据平台,在数据通信时将工号、科室、病区班组等信息均转化为全院各类系统统一标准格式,降低通信成本、避免成为信息孤岛,实现了“专业领域用专业系统”的管理模式,有效提升了管理效率及后期维护升级的可行性。

3.2 筑牢核心,明确智能人事系统的中心地位

人力资源信息化的首要核心是人力资源数据,人事系统作为管理人力资源数据的核心系统,更是整个人事信息化服务平台的基石,作为其他系统的数据来源与运行基础,将面对最高的操作量与访问压力。在进行人力资源信息化建设时应当着重建设人事系统,规划初期应充分考虑后期的发展及扩充,系统性能及各项指标应在承受范围内应尽量提高,着重提升系统的可靠性、易用性、互通性,便于大批量数据的维护更新及与其他系统的互联互通。在此基础上应当进一步提高信息安全水平[17],人事系统存储了大量核心私密信息,信息丢失或泄露会造成灾难性后果。Z医院自2006年进行信息化建设以来,针对智能人事系统进行了多次专项开发与系统升级,历经3个大版本更新,在充分可靠的基础上不断提高易用性与便捷程度。针对信息安全,在软硬件建设(信息安全审查,硬件防火墙)之外,通过权限管理、系统用户责任到人、定期培训等方式不断提高智能人事系统的多方面能力,助力人力资源信息化服务平台建设。

3.3 用户分类,充分掌握各类用户真实需求

人力资源信息化的目的是服务多类用户,要充分理解不同用户间的需求区别[18],避免主观思想导致的需求谬误。例如面对管理人员,系统功能要尽可能多、要实现大屏幕的多窗口操作,用户界面(user interface,UI)内容及各类操作要面面俱到。但针对普通用户需求正好相反,功能应聚焦于常用功能,UI要尽可能简单易懂,不必要的信息要进行隐藏,尤其针对医院普遍用户,应当着重于移动端的功能开发,实现信息查阅、业务办理均不依托于指定设备或特定网络。如果采取同一种模式服务两类用户,极易造成一方或双方都难以使用的“双输”局面,显著降低用户使用意愿,造成恶性循环。Z医院通过不断摸索尝试,为占比最大的普通用户打造了更为便捷的移动端体验,通过管理端与移动端解耦,实现不同端口不同配置,在移动端着重于信息查询和常用业务处理等服务型业务,实现90%以上的常规人事业务在线办理,真正落实“数据多跑路,员工少跑路”的管理服务理念。在桌面端则着重于专业用户的专业需求,便于大屏操作与多维数据处理,双管齐下有效提升整个系统运行效率。

3.4 展望

在医药卫生体制改革及三级公立医院绩效考核不断深入的大背景下,Z医院以人力资源三支柱模型为指导,打造成多个子系统为一体的智能人力资源信息化服务平台,便于更加高效的进行人力资源管理。随着人工智能技术的不断发展,诸如ChatGPT等大模型技术的涌现,未来的人力资源信息化建设应当在AI领域进行深度挖掘[19],Z医院也将不断深入探索,以期更好地实现智能人事、智慧管理、高效服务的人力资源管理宗旨,助力医院高质量内涵式发展。