企事业单位营业执照的有效管理

2023-11-09崔婧殷斌张梦妍王欣媛北京强度环境研究所

管理学家 2023年19期

崔婧殷斌张梦妍王欣媛北京强度环境研究所

企事业单位营业执照的管理工作是一项切实关系到单位本身管理事务的工作，涉及企事业单位如何更规范地使用营业执照及更有效地规避因为营业执照丢失或被不法人员利用而给企事业单位带来的风险，这一问题引起了各企事业单位越来越多的关注。在信息技术和科技不断向前发展的情况下，为了更加有效地管理营业执照，将信息化管理引入到营业执照主管部门的实际工作中，不仅可以提高工作效率，也可以大大节省人力、物力等资源成本，更重要的是可以更有效地规避营业执照借出使用办理业务时被丢失或非法利用等风险，帮助企事业单位实现营业执照管理的自动化、标准化、规范化和专业化，更好地解决企事业单位营业执照管理难题。

一、“三证合一”给企事业单位带来的影响

自2015 年10 月1 日工商行政管理部门在全国范围内全面实施“三证合一”登记制度起，从之前工商营业执照、统一社会信用代码证和税务登记证三证到目前统一社会信用代码的营业执照，各企事业单位由管理三证改为管理一证，相应的管理办法也随之更改。更改后的营业执照主要包括：统一社会信用代码、单位名称、宗旨和业务范围、住所、法定代表人、经费来源、开办资金、举办单位和有效日期。其中，统一社会信用代码具有唯一性和稳定性，它是各类企事业单位在社会经济活动中独一无二的身份证，即便该企事业单位被注销，统一社会信用代码依然会留存，日后还可追溯查询，即便法定代表人变更、经营范围变更、地址转移，统一社会信用代码也始终不变[1]。

（一）“三证合一”给企事业单位带来的便利

实行“三证合一”登记制度，不仅可以节约企事业单位的成本，也有利于优化国家营商环境、激发社会投资创业活力，同时为企事业单位带来了很大的便利，主要有以下五点。

第一，营业执照工本费免征。

第二，统一社会信用代码年审改为统一社会信用代码网上年度报告制。

第三，各企事业单位取得营业执照后在有效期内如果无信息变更，不必再办理营业执照的机构。

第四，简化证书信息变更时提供的手续。

第五，优化营业执照发放流程，建立证书电子档案。

上述“三证合一”给企事业单位带来的五点便利，使得企事业单位免去了耗时耗力的业务办理，既简化程序又方便办理，更大范围地缩短时限，提高了企事业单位的效率，使其更好地降低成本、减轻负担。

（二）“三证合一”对企事业单位的影响

随着“三证合一”的实行，企事业单位也逐步适应了相关部门业务系统完全整合的大环境，但在营业执照的管理业务上出现了不少漏洞。虽然“三证合一”为企事业单位带来了很大的便利，但同时也带来了很大的隐患，主要是因为营业执照一旦丢失或是不法人员将其盗走冒用，就会给企事业单位带来很大的影响及风险[2]。

二、营业执照丢失存在的风险与补救措施

目前，很多企事业单位为了各组织机构办理业务更加便利，将营业执照放在相应的主管业务部门处保管，包括同样重要的单位公章及法定代表人身份证复印件。如果办理业务部门需要使用营业执照、单位公章及法定代表人身份证复印件，便可直接从主管业务部门处登记借走。这种方法虽然方便各组织机构办理业务，但会对企事业单位造成很大的风险隐患。营业执照、单位公章及法定代表人身份证复印件丢失或被不法人员盗走冒用，可能会给企事业单位或是单位法定代表人造成利益损失，严重者甚至会危害企事业单位的利益或名誉。

（一）单位营业执照、公章、法定代表人身份证丢失存在的风险

营业执照、公章、法定代表人身份证都是各企事业单位非常重要的证件和物品，其中营业执照相当于企事业单位的身份证，如果丢失会影响企事业单位的正常运行，会给其带来一定的风险，法律对此也有相应的规定[3]。营业执照虽然有正本和副本，但具有同等的法律效力，本质上没有区别。

如果单位公章和法定代表人身份证丢失，他人有可能会将这些资料用于非法目的，从而给企事业单位造成不可估量的损失。单位在将公章和法定代表人身份证交给办理业务人员时，应加强对其使用的监督管理，以防止使用不当造成的损失。如果被不法之人拿去做了违法的事，法定代表人不仅要负部分法律责任，还要承担经济损失，可能在主管监督管理部门审查时单位无法提供合法的证件，对单位的正常经营造成影响，甚至存在有人冒用法定代表人身份处理已违法单位或公司事情的风险。企事业单位相应的法律责任应由法定代表人承担，如果冒用单位或公司有任何违法行为，法定代表人同样必须承担相应的法律责任[4]，可能还会面临民事责任、行政责任或刑事责任的风险，对法定代表人造成不可估量的损失，也会给企事业单位造成严重的损失。

（二）营业执照丢失、损坏后的补救措施

营业执照一旦丢失，首先要马上报警、登记、挂失，尽快申报营业执照丢失，以防出现不法人员利用营业执照非法经营等情况。登记挂失后，需要在当地报刊上刊登“营业执照遗失公告”，公告内容需要详细描述营业执照的统一社会信用代码及主体信息等重要信息[5]。如果营业执照因管理不善，造成损坏、遗失或被盗，除按有关法律法规追究责任管理人员的责任外，还须尽快向上级机关及相关部门报告，一方面采取相应的措施挽救损失，另一方面要尽快补办手续，以免延误正常工作。

三、企事业单位营业执照有效管理流程设计

如今，大部分企事业单位的业务部门在使用营业执照时，采用的方式基本上都是纸质手动登记后直接借走使用，这种方式同样适用于单位公章和法定代表人身份证或身份证复印件。以上任何一样丢失都会给企事业单位造成很大的风险。采用纸质登记的方式，一方面会造成资源浪费，而且后期纸质存储过多会造成存储困难等问题；另一方面会在追溯、查询营业执照、公章和法定代表人身份证的申请历史时造成不便。为了更好地对营业执照进行管理和追溯，可以利用现代化信息技术，设计开发营业执照使用流程，实现企事业单位营业执照的信息化，更有利于企事业单位对营业执照的管理。在总结多年来企事业单位对使用营业执照的基本需求的基础上，设计营业执照使用流程模块，方便办理业务人员使用，同时也方便营业执照管理部门实施有效管理。

（一）营业执照使用流程的功能性设计原则

营业执照使用流程的设计应有较强的针对性、操作的简易性、技术的先进性和良好的稳定性，还要在流程与功能设计方面坚持全过程控制、文档化管理、实时更新等原则，做到管理权限清晰、归口要求明确、全体职工参与，能够保证全程记录，实现对企事业单位营业执照的高效管理[6]。

1.较强的针对性

本流程的设计主要针对企事业单位营业执照使用业务流程的特点设计，使用营业执照的管理要做到从使用人借出到返回营业执照主管部门处的全过程管理与跟踪。因此，企事业单位营业执照使用流程的设计应尽可能全面、功能要充分明确。

2.操作的简易性

营业执照使用流程具有良好的操作性，主要是指流程合理、操作简单、界面舒适。流程用户一般是企事业单位的职工。在用户使用过程中，要避免流程烦琐，整个流程的设计应尽量与职工用户已形成的工作习惯相匹配，以便更好地被职工所接受和使用[7]。

3.技术的先进性

技术的先进性主要体现在营业执照使用流程的灵活性、兼容性等性能的控制上，在流程使用后期，还要求系统保持良好的扩展性，对于已有的数据要实现后续无限次的查找使用，便于营业执照的管理人员对过去或正在使用的相关信息进行查询及统计管理，以便在更大程度上提高营业执照管理人员的工作效率。

4.良好的稳定性

在营业执照使用流程投入使用后，要保证流程在日常运行中具有良好的稳定性，主要体现在数据库稳定、运行流畅等方面，能够完全满足企事业单位对营业执照使用管理的需求。

（二）营业执照使用流程的主要功能设计与应用

在总结多年来企事业单位对使用营业执照的基本需求的基础上，初步探究营业执照使用流程的功能设计。其实可以将单位公章和法定代表人身份证或身份证复印件的使用一起并入到营业执照使用流程中，便于主管部门统一管理。

在营业执照使用流程中，信息要素非常重要。总结多年来的使用经验，主要包括使用人姓名、使用人部门、使用人联系电话、使用证书名称、使用证书原因、使用公章名称、使用公章原因、使用时间、营业执照复印件是否需要加盖公章、法定代表人身份证复印件是否需要加盖公章及填写审批领导姓名等要素。

其中，“使用证书名称”项中有六个选项：营业执照正本、营业执照副本、营业执照正本复印件、营业执照副本复印件、法定代表人身份证、法定代表人身份证复印件。“使用时间”项是指使用人员要借用的时间，主管营业执照正副本、单位公章和法定代表人身份证的部门可以在使用人填写的使用时间内为其提供所需证件或公章。“营业执照复印件是否需要加盖公章”项和“法定代表人身份证复印件是否需要加盖公章”项是指使用人可根据具体业务选择是否需要在证书复印件上加盖公章。如果需要，选“是”；反之，则选“否”。“填写审批领导姓名”是指使用人可根据需办理的业务填写主管领导的姓名，流程提交后会根据填写领导的姓名转至领导处审批，经过主管领导审批同意后才可使用相应的证书或公章，否则不可使用。

当所有申请信息要素都填写完成后，使用人点击“提交”，流程会先经过使用人所在的部门责任人审批，审批同意后流程再转到使用人填写的主管领导处审批，主管领导审批同意后就转到主管营业执照、单位公章和法定代表人身份证或身份证复印件的部门处，同时使用人可在主管部门处办理使用相关证件或单位公章等业务。

当使用部门在单位营业执照、公章或法定代表人身份证、身份证复印件使用结束返回主管部门时，主管人员要将证件或公章的返回时间填入流程中的“返还时间”项，点击“提交”后整个流程才可视为结束。注意在部门领导审批节点或是在主管领导审批节点处如果有任何一项没有被审批通过时，则该使用流程结束。