浅谈“互联网+”时代教育系统的档案管理

文/兰明全

引言

在互联网背景下，大数据已经成为不可或缺的生产资料。在这种背景下，教育系统档案管理工作也面临着全新的发展环境，迎来新的挑战。因此在整个教育系统内部，要改变长期以来以纸质档案为主，电子档案为辅的传统档案管理模式。在档案管理过程中积极的挖掘和应用大数据等技术，主动拥抱大数据，充分的认识档案管理过程中大数据产生的价值，将其转变为不可或缺的档案数字化资源，为教育系统人员管理更加高质量、更加高效发展提供全新的思路和方法[1]。

教育部门的档案工作非常重要，不仅关系着本单位的长远发展，也与整个国家的教育水平息息相关。当前教育系统在档案管理工作过程中，存在着一些突出的问题。例如管理工作人员服务意识整体上较弱，档案管理过程中，信息资源开发利用的主动性不高等。针对这些突出问题，如何在当前互联网不断发展的背景下提升教育系统档案管理工作水平尤为重要。

一、“互联网+”背景下教育系统档案管理工作的机遇和挑战

作为公共服务领域当中不可或缺的一部分，“互联网+”时代教育档案管理对于教育教学活动而言是非常关键的，档案信息应当更加深入的进行挖掘和利用，为信息使用者提供更加多元化和个性化的服务，在提升教学质量方面贡献出应有的力量。互联网和大数据的融入对于教育系统档案管理工作而言是一种全新的工作思路。互联网和信息技术的广泛应用为教育系统档案管理带来了诸多机遇，从提高效率到拓展服务范围，从优化资源利用到提升数据安全性，互联网信息技术都发挥着重要作用。

（一）信息化助推档案管理效率提升

随着现代信息技术的发展，电子档案管理系统的应用为教育系统档案管理带来了高效、便捷的工作方式。通过电子档案系统，可以实现档案的数字化存储、检索、共享与传递，大大提高了档案管理的效率。教育系统可以利用云存储技术，将档案数据存储在云端，实现跨地域、跨学校的档案信息共享，加快办事效率，提升工作质量。

（二）拓展了档案管理服务范围

互联网的普及为教育系统档案管理工作提供了更为丰富的技术支持。通过建设教育档案管理平台，教育系统可以为学生、教师、家长等提供在线查询、申请办理等服务，方便用户随时随地获取所需信息。同时，通过互联网技术，可以将档案管理服务拓展到校外，为校友、社会单位等提供档案查询与认证服务，进一步提升教育系统档案管理的服务水平与影响力。

（三）实现了档案信息资源整合

“互联网+”背景下，教育系统档案管理工作可以借助信息技术实现资源整合。通过建立统一的档案管理平台，实现各部门、各学校档案的整合与共享，避免出现重复建设与信息孤岛现象。同时，利用数据分析与挖掘技术，对档案数据进行深入分析，能够更好的发现潜在问题，科学总结规律，为决策提供科学依据，优化教育资源配置[2]。

（四）提升了档案数据安全性与隐私性

随着大数据时代的到来，教育系统档案管理面临着更高的数据安全性和隐私性要求。在“互联网+”背景下，通过采用先进的信息安全技术，可以加强对档案数据的保护，防止数据泄露和非法访问。同时，建立完善的隐私保护机制，能够更好的保护教育系统档案中涉及个人隐私的信息，提升用户对档案管理工作的信任感与满意度。

但同时，我们也深刻认识到，当前整个社会范围内对档案利用服务需求呈现出日益增加的趋势，教育档案的信息化、电子化、数据化也必将会呈常态化发展态势，所以多样性、常态化对教育系统档案管理工作提出了更高的要求，带来了更多的挑战。

二、互联网背景下教育系统档案管理工作存在的问题

当前教育系统内档案管理工作依旧以纸质档案为主，电子档案为辅。对于教育教学过程没有进行完整准确地记录，对于教学活动的成效更无法全面客观地作出评价。

（一）管理服务思路创新能力不足

当前教育系统档案管理关键目的是对教育活动的核心信息材料进行保存，这一目的当然是无可厚非的。但这一目的显然是从保管者的视角出发的，档案管理工作者的主动性创新性无法体现出来，没有站在档案信息使用者的角度更加主动的对档案范围进行拓展、丰富，去满足使用者更加多元个性的利用需求。所以当前教育系统档案管理工作者显然没有从真正意义上贯彻服务至上的理念。

（二）与信息技术融合不够紧密

当前从教育系统档案管理工作具体实践角度来看，各个教育部门对于档案管理信息化工作的重视度越来越高，都纷纷建立了独立的档案管理平台，这一做法在很大程度上实现了教育部门内部部分数字化资源的共享，归档方式更加高效便捷。但从本质上来看，这一做法仅仅是对信息技术的初级应用，信息化程度整体上并不高。相对于真正意义上的大数据应用理念，这种仅仅是以电子化材料附件形式存在的，与档案信息化应用方式相比还存在较大距离。同时很多档案管理者天然的对大数据技术存在排斥心理，认为这一技术的普遍而深度的应用对当前封闭的网络环境的档案管理信息安全会带来潜在的负面影响[3]。

（三）档案内容的缺失

以网络教育为例，很多过程性学习档案是缺失的。网络教育对学生通过互联网自主学习非常关注和强调，对过程的考核非常注重，因此对过程考核指标进行了进一步的细化。所以对于网络教育学生而言，过程考核是其学习活动当中的一大显著特点，这也是网络教育与全日制教育相区别的关键点，当前档案管理工作只关注入学和毕业，对过程性档案是有所忽视的。在参与网络教育的学生群体中，在职人员占据主导。其变动情况比较大，每年很多学生都会提出专业变更申请，而这些信息没有纳入当前档案体系当中，因为不属于核心关键数据。如果采取纸质归档则必要性不大，通过电子化方式很好的解决了这一问题。采取电子化方式一方面可以完整的保留学生的信息，另一方面档案的严肃性也可以更好的体现出来。

三、“互联网+”背景下提升教育系统档案管理水平的建议

（一）扎实做好档案基础业务建设

在档案管理工作过程当中，如果要提升档案信息资源的开发利用水平，前提和基础就是要做好相关基础业务建设，丰富档案资源内容。要实现这一点首先就要使原始档案收集归档力度进一步加强。根据相关法律法规的要求可以得知，档案、资源书籍范围要进一步拓展，档案资源内容要进一步丰富，通过这种方式确保归档文件材料的真实准确、齐全，做到这一点才能够为档案资源开发利用奠定坚实的基础。具体而言，在资源收集的时候对于一些经济领域的档案，以及专题类、科技类、电子类、声像类、实物类等其他过去忽视的档案载体和形式都要加大收集力度，收集方式也可以实现多元化，定向常规收集、实时收集等方式都可以应用。只有这样才能从根本上从资源收集工作源头确保档案资料的丰富性、全面性，实现应收尽收。

（二）转变思路，让档案“活”起来

互联网和大数据时代是不可逆转的，要尊重和善于利用这一规律。对于教育系统档案管理人员而言，首先要树立起信息化和大数据意识，主动拥抱这一工具。对于档案管理与互联网之间的契合点要有正确全面的认知，对于现有档案管理思路和流程要充分运用和依托互联网进行改造，使档案管理工作规范性。只有如此，才能在档案管理工作中能够敏锐地将大数据和信息技术应用其中。

在“互联网+”背景下，教育系统档案管理部门应当与时俱进及时的转变工作思路，创新工作方法，服务理念要牢牢的坚持以人为本。过去档案资源主要特征以保管型为主，而在当前要积极的向服务型特征转变。通过让档案“活”起来的方式，切实有效的提高资源利用率，不断满足公众对档案信息资源更加多元化的需求。例如一些地方，由教育局牵头开发学历证明查询认定打印系统，该系统可以实现智能化学习管理功能，学生如果存在毕业证丢失等情形，学历证明开具需求只需登录该系统，输入毕业证书编号、验证码等相关查询信息和条件就可以打印学历证明。可以说这一系统真正的使学籍档案管理工作“活”了起来，进一步使学习档案的利用率得到提升。在海量纸质档案当中，系统使用者能够实现相关信息精准、高效、快捷的查询。特别是对于那些没有办法实现实地档案查阅的使用者而言，提供了很大的便利，深受学生和家长的好评。

对于大数据而言，服务创新是应用的最终体现。“互联网+”时代背景下教育系统档案管理工作不仅仅局限于档案的整理和保存，更大意义上是对教学管理工作开展过程中产生的各类信息进行综合精准管理和深度利用服务。教育系统档案管理需要依托于互联网、大数据等，对于档案深层次的价值第一时间深度、全面的挖掘获取、发现。实现档案管理工作的内在价值，也为广大师生提供更加真实快捷的服务。以更加开放的理念，通过更加多样化的技术和手段，不断的丰富和拓展教育系统档案服务的领域与深度，提升档案服务水平。

（三）打通资源共享渠道，重视信息安全

档案资源要更加深入全面的开发利用，使其满足教育系统档案资源使用者多元化的需求，应当着力构建档案网络系统平台，这一平台以数字化、信息化和系统化作为依托。要实现多元化的功能，如档案书籍分类、销毁等等，而且要关注电子档案系统与其他部门之间信息数据的对接共享，避免形成信息孤岛效应，实现资源的共享互通。但系统平台的安全性工作也要高度关注，增设信息防盗系统，确保系统安全稳定运营。档案管理过程中，做好信息安全工作，首先应当对核心和非核心数据做出区分。不同种类的数据以不同的手段和方式获取，构建起立体的、多层次的档案信息安全保障体系。多种技术可以应用，其中包括防火墙、信息加密等等，同时管理过程中要实现实名制，增强安全性[4]。

（四）搭建平台实现智能化管理，完善归档管理模式

随着网络和信息化的不断发展，档案管理工作也发生了很大的改变，数字化、信息化在管理工作中的价值日益凸显。很多教育部门为此搭建起了各种工作平台极大的提升了工作效率的同时，使档案收集利用工作便利性大幅度提升，在信息平台搭建过程中，要使信息技术的优势最大限度发挥出来，从根本上做好档案收集、数据汇总等工作，依托于互联网和信息化的平台为档案信息使用者提供更加高效便捷的服务。

当前很多教育部门内档案管理纸质档案与电子档案同步归档，针对这种问题，在归档管理中要做到有所区分，有所重点。如果一些档案是非核心的，可以采取电子化的方式，实现档案数据更加全面化的目标。根据一定的规则，对于哪些过程性学习档案进行电子化归档，可以对教学的整体状况充分的反映出来，为学生今后档案数据的应用提供凭证。针对当前很多教育部门存在的信息孤岛现象，需要进一步打通各种档案管理平台以及教学管理平台，使数据信息使用者能够在不同平台之间自由的切换[5]。

（五）加强新型档案团队建设

在过去教育系统档案管理传统模式之下，采取以纸质档案为主，电子为辅的数据采集方式，在档案管理过程当中也会应用信息技术，但这种应用是简单而初级的。“互联网+”背景下，大数据环境下，档案工作面临着更加复杂的环境，信息技术可以更加深入的挖掘和应用需要充分的依托于互联网信息技术、计算机软件技术来进行数据的采集。这对于档案管理人员而言，计算机能力是最关键、最基本的职业素养和能力之一。传统档案管理模式之下，很多管理人员是兼职的，其技能和知识结构已经不适合在大数据和互联网模式之下的档案管理工作，所以对于很多教育部门而言，需要组建一支具备信息技术专业知识和技能的专业档案团队。

结语

在新时期，特别是在“互联网+”时代背景下，国家和社会对于档案信息资源开发以及档案利用服务能力提出了更高的要求，整个教育部门要充分认识到这一变化，意识到档案信息管理工作的价值，重视档案管理工作和互联网的连接，转变工作思路，提升服务意识。使教育系统档案管理工作更加智能化，更加电子化、信息化，更好的为信息资源的使用者提供更加高质量的服务，使得档案管理工作的价值最大程度发挥出来。